Så förbättrar du din videokonferensetikett

Vad är videokonferenser?

Videokonferenser är alla typer av telekommunikation mellan två eller flera personer via video och ljud. Distansarbetare och de som bor långt ifrån sin familj och sina vänner är sannolikt redan experter på videosamtal. Och med det ökande antalet människor som arbetar hemifrån och på distans blir det bara allt vanligare att kommunicera med kollegor via videokonferenser.

Varför behövs en etikett för videokonferenser?

Med tanke på hur allestädes närvarande programvara för videokonferenser är idag, skulle man kunna tro att korrekt etikett skulle vara väl förstått vid det här laget. Även om det vanligtvis inte är några problem att FaceTima familjemedlemmar eller vänner bekvämt från sängen, är det inte fallet med kommunikationsverktyg på arbetsplatsen – som Microsoft Teams – som kräver större framförhållning för både anständighet och effektivitet. Du kanske är expert på att ha möten på kontoret, men den extra virtuella barriären med videokonferenser kan utgöra en utmaning för vissa.

Det är lätt att bli distraherad eller tappa fokus när man arbetar hemifrån, och videokonferensmöten är inget undantag. Och det kanske är gulligt när en kollegas hund vandrar in framför kameran, men också en älskvärd valp kan vara lite distraherande. Detsamma gäller ointresserade deltagare som helt uppenbart inte lyssnar eller är uppmärksamma under mötet.

Grundläggande etikettsregler för videokonferenser

Det första steget för att ha produktiva videosamtal är att se till att de är funktionella, både ur ett tekniskt och ett mänskligt perspektiv. Så för att säkerställa att du får ut det mesta av videomöten med dina kollegor har vi sammanställt en checklista med några av de viktigaste tipsen för etikett vid videosamtal:

Kontrollera ditt internet och din maskinvara i förväg

Du kommer att känna dig vilsen och oproffsig om du försöker starta ett möte utan att din mikrofon eller webbkamera fungerar. Om mötet är planerat i förväg ska du alltid se till att videokonferensinstallationen fungerar i förväg – börja inte två minuter innan mötet. Kontrollera att din programvara har hittat din inbyggda mikrofon eller ditt headset.

Du bör också testa om din internetanslutning klarar av en videokonferens. Du vill inte tappa uppkopplingen i ett kritiskt ögonblick eller mitt i samtalet.

Om uppkopplingen nätt och jämnt orkar med kan du i många appar begränsa videokvaliteten, eller stänga videon helt så att du fortfarande kan delta i samtalet med ljud. Även om du inte syns som alla andra är det viktigaste ju att du hörs och kan höra. Tänk på att vissa människor också väljer bort videoalternativet helt av andra skäl, till exempel för att de befinner sig i ett utrymme de delar med barn eller husdjur, eller att de helt enkelt inte vill synas för tillfället. Detta är också okej.

Klä på sig

Alla har gjort det åtminstone någon gång: rullat rakt ur sängen klockan 9 och fram till datorn för ett gruppmöte. Att delta i ett videomöte i pyjamas kanske inte ger bästa intrycket av dig som yrkesperson. Om du vill bli tagen på allvar under videokonferenssamtalet ska du klä dig för detta. Du kanske inte nödvändigtvis måste bära formella affärskläder, men du ska se till att du är tillräckligt välklädd för att kunna möta dina kolleger. Du kommer inte bara visa att du bryr dig, utan om du byter mjukisbyxorna mot ordentliga kläder kan detta också ta dig till rätt sinnesstämning för produktiva och fokuserade samtal med teamet.

Hitta din tysta plats

Inte alla har ett särskilt hemmakontor som låter dem arbeta hemifrån, men det är viktigt att man försöker hitta eller skapa ett lugnt utrymme för videokonferenser. Även om du personligen inte tycker att familjen, rumskamraterna eller husdjuren som vandrar förbi är en distraktion i arbetet kanske vissa av dina kolleger gör det. Så när du sätter dig ner för en videokonferens ska du se till att du befinner dig på en plats där störningar är osannolika. Du kommer att kunna hålla fokus på dina kollegor medan de pratar och eliminerar samtidigt störande ljud när du själv pratar.

Rama in scenen

Nu när du är klädd och på en privat plats för ditt videosamtal, var uppmärksam på din omgivning och hur den ser ut på kameran.

Dina förberedelser spelar ingen roll om det är för mörkt för dina kollegor att se eller om allt de tittar på är en hög med smutsig disk i diskhon. Ta en stund för att städa och göra i ordning utrymmet runt omkring dig. Dra för gardinerna eller tänd lamporna, eller om problemet är din visuellt ovårdade inredning, använd en grön skärm eller virtuell bakgrund för att dölja den. Med Google Meet kan du till exempel sudda ut bakgrunden eller ersätta den med en bild eller video – ingen grön skärm krävs.

Om du inte pratar ska du stänga av mikrofonen

När ditt möte äntligen är igång är att en av de viktigaste aspekterna i videosamtalsetiketten att stänga av sin mikrofon när man inte pratar. Även om du har hittat en lugn plats för ditt möte kommer din mikrofon fortfarande att registrera när du rör dig, hostar eller skriver.

Det sista du vill är att någon ska behöva upprepa sig själv på grund av störningar från dig, eller att kollegerna ska se att du arbetar med något annat under mötet, även om det bara handlar om några sekunder. Med de flesta videokonferensprogram kan du stänga av dig själv eller samtalet – se bara till att sätta på din mikrofon igen när du ska prata.

Titta in i kameran

Om du deltar i ett videosamtal kan det verka mest naturligt att titta på de andra personernas videoflöden under mötet. Om du vill att andra deltagare i samtalet ska fokusera på dig när du pratar ska du emellertid titta rakt in i kameran.

Även om du inte kan se dina kollegor kan du genom att titta på kameran replikera känslan av kommunikation ansikte mot ansikte, så att de uppmärksammar och verkligen tar in det du säger. Om du vill kunna se dem medan du pratar ska du placera videoskärmen precis bredvid kameran så att båda är i ögonhöjd. Detta är inte ett problem med de flesta bärbara datorer, men om du arbetar med en stationär dator kan du behöva fundera lite på konfigurationen.

Var uppmärksam och håll fokus

Naturligtvis, när du väl är i videokonferensen är det viktigaste du kan göra att fokusera på mötet du har. Att avbryta ett möte under videokonferenser är både mycket enklare och enklare att göra än på kontoret. Det betyder att det är ditt ansvar att se till att du deltar som om du vore på kontoret, även om du sitter i ditt sovrum med din bärbara dator.

Ett bibehållet fokus hemma kan uppnås på samma sätt som på kontoret: Till exempel kan anteckningar hjälpa dig att absorbera och svara på det som diskuteras. Du måste dock också undvika frestelsen att byta flikar till andra aktiviteter eller bara titta på din telefon. Även om du tror att du är bra på att hantera flera uppgifter samtidigt, kommer du inte att få ut mycket av mötet du deltar i om du är distraherad.

Hur man genomför videokonferenser effektivt

När du väl behärskar grunderna i videokonferensetikett borde du inte ha några problem med att konfigurera och ha videosamtal med dina kollegor. Men precis som när du är på kontoret krävs det lite mer arbete för att dina videomöten ska bli mer effektiva och tiden produktiv. Så se till att du har allt material du behöver om du planerar möten med kollegor. Tänk på hur du ska engagera deltagarna i distansmöten.

Sätt alltid en agenda

Det första steget för effektiva möten på eller utanför kontoret är en väl definierad dagordning. En bra dagordning räcker långt om du vill ha en lyckad videokonferens.

Med mallen för mötesagenda som finns i Dropbox är det enkelt att snabbt sätta ihop en delbar dagordning som beskriver de viktigaste punkterna för mötet. De som är inbjudna till mötet men inte kan delta kommer också att kunna granska detta dokument efteråt.

Dela filer och information före mötet

Om du förväntar dig input och samarbete från teamet under ett videosamtal är det viktigt att ge dem det sammanhang som krävs. På kontoret kanske du bara kan skicka runt ett lösblad eller skriva på en whiteboard, men videokonferenser kräver mer planering i förväg.

Förbered och dela filer eller dokument som du behöver före mötet, så att dina kollegor inte behöver gissa. När ni väl är uppe i luren kan ni också dela er skärm för att gå igenom dokumentet tillsammans så att alla är på samma sida. Ännu bättre är att ni sedan kan dela filen från Dropbox till videomötet, där teammedlemmar kan lägga till i den i realtid.

Skicka ut inbjudningar i förväg

På kontoret kan det innebära att man bara går fram till sitt skrivbord och frågar om de har 10 minuter på sig att få in folk i ett mötesrum. Det kan dock vara mycket svårare att få folks uppmärksamhet när man arbetar hemifrån, även när man använder Slack eller andra chattappar för kontoret.

Om du vill att folk ska delta i din videokonferens måste du meddela dem i förväg. Om du inte gör det är det inte troligt att de kommer att befinna sig vid sitt skrivbord eller ha hunnit läsa dagordningen. Ge alla den tid de behöver för att förbereda sig inför videokonferensen, så ger du dig själv och hela teamet bästa möjliga förutsättningar för framgång.

Samarbete via videokonferens

Eftersom distansteam blir allt vanligare är videosamtal inte bara ett undantag längre – för många företag håller de på att bli normen. Och eftersom videokonferenser spelar en allt större roll i både våra privatliv och yrkesliv är det viktigt att använda tekniken på rätt sätt.

Så nästa gång du planerar ett videomöte till klockan 10, använd vår videokonferensetikett så att ditt möte blir lyckat. Att förbereda sig för en videokonferens hjälper till att engagera ditt team att delta och i slutändan stärka ert online-teamarbete medan ni arbetar på distans.