Vad är en ZIP-fil?
Filkomprimering är en viktig del av den digitala arbetsplatsen. ZIP-filer använder komprimering för att skicka data snabbare än någonsin förr. Och det är därför ZIP-filer är så populära i företag världen över. Men vad är en ZIP-fil egentligen?
ZIP är ett vanligt filformat som används för att komprimera en eller flera filer till en enda plats. Detta leder till en mindre filstorlek, för enklare överföring eller lagring. Mottagaren kan packa upp (eller extrahera) en ZIP-fil efter överföringen och använda filerna i deras ursprungliga format.
ZIP-filer fungerar på ungefär samma sätt som en standardmapp i din dator. De innehåller data och filer på en plats. Men i en ZIP-fil är innehållet komprimerat, vilket minskar mängden data som används av datorn. Ett annat sätt att se på en ZIP-fil är att se den som ett arkiv. Arkivet innehåller alla komprimerade filer på en plats. Så du kan använda ZIP-formatet om du behöver göra en fil eller flera filer mindre.
Hur identifierar du en ZIP-arkivfil? Det är enkelt. När du ser tilläggen .ZIP eller .zip i slutet av en fil är det en ZIP-fil du tittar på. Filens ikon ändras också. Tänk dig att du har en fotofil med namnet semester.jpg. När du har zippat detta foto heter filen semester.zip och denna fil har fått en ny ikon.
Är det skillnad på ZIP-filer och 7-ZIP och RAR?
När du läser på om ZIP-filer kommer du förmodligen att stöta på termen ”7z-fil” eller ”7-ZIP”. Det är ett arkivformat som använder högre komprimering och tar upp färre megabyte. Den mindre filstorleken är förstås ett plus, men det tar längre tid att behandla detta format. Det är också lite mindre praktiskt om du behöver ladda ner och installera programvara. Samma sak gäller för RAR- och TAR-filer och tredjepartsapparna WinRAR, ZIPx och PeaZip.
Hur fungerar ZIP-filer?
ZIP-filer kodar information i färre bitar genom att ta bort överflödiga data. Denna ”förlustfria datakomprimering” gör att alla originaldata finns kvar. Vi tar en titt på ett snabbt exempel som förklarar hur detta fungerar.
Tänk dig en fil som innehåller följande meningar:
- Den bästa delnings- och lagringslösningen för företaget
- Your business solution for the best sharing and storage
Varje ord i den här filen visas två gånger. Tänk dig att varje ord och mellanslag i meningen tar upp en enhet av minnet. Hela filen skulle då ha en filstorlek på 110 enheter. Men det går att skapa en sifferkod som uttrycker dessa data på ett annat sätt:
- Den bästa delnings- och lagringslösningen för företaget
- 123456789
Uttryckt på detta vis lyder meningen nu: 123456789896712345. Det betyder att den ursprungliga storleken på 110 enheter minskas till 18 enheter, som är en enorm besparing. ZIP-formatet använder förlustfria komprimeringsalgoritmer för att uppnå precis detta. De gör det möjligt att uttrycka samma information på ett effektivare sätt genom att ta bort överflödiga data från filen. Det betyder att de också är snabbare att skicka en ZIP-fil.
När kan ZIP-filer användas i arbete?
Det finns ett brett utbud av potentiella användningsområden för zippade filer i en företagsmiljö. Det är absolut nödvändigt att kunna skicka ett stort antal filer via e-post. Tänk dig att du behöver skicka ett stort antal filer till en kollega eller kund. Försöker du skicka allihop på en gång som en e-postbilaga får du ett felmeddelande om att filstorleken är för stor. Du skulle kunna skicka varje fil som ett separat meddelande. Men det skulle kräva tid och merarbete, och kan leda till att du skickar samma fil flera gånger av misstag. Ett sätt att skicka alla filer i ett enda e-postmeddelande är att zippa dem och bifoga ZIP-filen. Mottagaren kan packa upp filen efter att ha laddat ner den.
Du bör även tänka på hur du kan spara lagringsutrymme. Om du zippar dina filer tar de inte upp lika mycket utrymme på hårddisken. Läs mer om hur du zippar filer.
Vilka är för- och nackdelarna med ZIP-filformatet?
Fördelarna
Först och främst kan zippade filer spara in på lagringsutrymmet och öka datorns effektivitet. Det är också ett effektivt sätt att förbättra filöverföringar via e-post. Du kan skicka e-postmeddelanden snabbare när filerna är små. Dessutom krypteras dina data i ZIP-formatet. Detta skyddar sekretessen när du skickar filer över internet. Kort sagt är detta ett enkelt sätt att maximera effektiviteten i din filhantering. Det är också ganska enkelt att skapa en ZIP-fil på en Mac eller Windows-dator. Metoderna skiljer sig åt i Windows och MacOS, men båda börjar med ett högerklick. Och för mottagarna är det enkelt att packa upp filer. De behöver bara ladda ner filen och klicka på den, oavsett vilket operativsystem de har.
Nackdelarna
Dock kan det finnas några potentiella problem med ZIP-filer. Bland annat problem med filstorlekar, filtyper, filskador och den mobila faktorn.
En av nackdelarna med ZIP-arkiv är begränsningarna av komprimeringen. Vissa filer kan inte komprimeras mer än vad de redan är. Detta gäller särskilt för MP3-filer och JPG-filer. Arbetar du ofta med video- och bildfiler kan det hända att ZIP-formatet inte kan hjälpa dig att spara in på lagringsutrymmet.
Du måste också tänka på säkerhetsaspekten av zippade filer. Färdiga zippade filer är krypterade, men du kan inte veta vad som händer med filen om du laddar upp en tredjepartsapp. Det är också viktigt att komma ihåg att ZIP-filer kan skadas. Och i vissa fall kan skadade filer påverka hela ZIP-mappen.
Det kan också vara krångligt att använda ZIP-filer om du är på språng. Använder du en telefon eller surfplatta måste du använda filer som sparats på telefonen och en tredjepartsapp. Detta skulle kunna leda till problem med lagringsutrymmet och med säkerheten.
Vilka andra alternativ finns det till ZIP-filer?
Molnlagring är ett bättre alternativ till ZIP-filer. Med molnlagring i Dropbox behöver du inte längre komprimera filer. Du slipper flerstegsprocessen för att lagra eller skicka stora filer. Klicka bara på ”Dela” för att skicka en fil eller mapp i originalstorlek, utan att behöva komprimera först. Du kan lagra och dela filer på upp till 50 GB. Dropbox är ett snabbt och pålitligt sätt att dela filer utan att använda e-post eller att de tar upp hårddiskutrymme på datorn. Och behöver du arbeta med komprimerade filer kan du göra det i Dropbox också! Dropbox har stöd för förhandsvisning ar ZIP och RAR, komprimering efter uppladdning och redigeringsmöjligheter.
Avslutande ord
I ett nötskal är en ZIP-fil ett sätt att lagra eller överföra data på ett mer effektivt sätt. Men formatet är inte det enda sättet om du vill komprimera filer eller spara på lagringsutrymme. Till att börja med använder Dropbox molnet för att göra fillagringsutrymme och fildelning snabbare, enklare och säkrare än filkomprimering.
