I juli 2021 publicerade The Atlantic en artikel med titeln ”Varförchefer fruktar en framtid fördistansarbete”. Det utmanade de etablerade normerna för arbetsplatskulturen och presenterade ett argument för att vi bevittnar en oundviklig utveckling av våra arbetsvanor.
Artikeln gjorde ett stort intryck när den publicerades och fångade uppmärksamheten hos arbetare på båda sidor av ledningshierarkin. Det slog an vid en tidpunkt då arbetstagare ville behålla rätten att arbeta flexibelt, medan många chefer försökte få tillbaka sina anställda internt.
Medan globala nedstängningar kan vara ett minne blott, rasar debatten om distansarbete vidare. Å ena sidan ser vi att några av världens mest erkända företag tillämpar en policy för återgång till kontoret. Ett framträdande exempel på detta hamnade i rubrikerna i juni 2022, när Elon Musk bad Teslas anställda att återvända till kontoret, eller riskera att bli uppsagda från företaget.
Samtidigt har andra arbetsgivare som har anammat distansarbete kunnat anställa ur ett större urval av kandidater utan att behöva begränsa sig till närområdet.
Så frågan kvarstår – när distansarbetet nu blir en allt mer integrerad del av den moderna arbetskulturen, hur kan chefer och team använda det som en möjlighet att samarbeta mer effektivt än någonsin förr?
Vi kommer att utforska allt detta i denna definitiva guide till hur man kan omfamna distansarbetslösningar och tjäna på dem.
Är distansarbete här för att stanna?
Låt oss gå rakt på sak – om du hoppas hitta bevis på att distansarbetsexperimentet är över och att en massåtergång till kontoret är på väg, ja, dåkommer du förmodligen inte att hitta det.
Som den tidigare nämnda debattartikeln från The Atlantic förutspådde har distansarbete fortsatt att vara en grundpelare i arbetsplatskulturen.
Och ärligt talat, det här är vettigt. Med tanke på de fördelar det ger anställda, såsom minskade eller obefintliga pendlingar, bekvämare arbetsmiljöer, bättre balans mellan arbete och privatliv och mer – är det inte konstigt att så många har valt att hålla sig till en distansarbete- eller hybridarbetskultur.
Dessutom gör modern teknik det enkelt att utföra uppgifter på distans, vilket tidigare krävde att en anställd var baserad på kontoret. Med Dropbox produktivitetsverktyg har det till exempel aldrig varit snabbare att dela och samarbeta i projekt på distans.
Även om ingen kan vara säker på vad framtiden har i sitt sköte är det svårt att föreställa sig en återgång till den traditionella kulturen med arbete uteslutande på kontoret.
Så gynnas företag när anställda arbetar på distans
Det är inte bara de anställda som kan dra nytta av distansarbete utan även företaget och cheferna.
Här är bara några av de fördelar som distansvänliga arbetsgivare kan märka av:
Minskade omkostnader – med färre personer på kontoret kan man välja en mindre och billigare kontorsmiljö
Möjliggör tillväxt – distansarbetare ger företag möjlighet att expandera snabbare, även bortom nuvarande geografiska begränsningar, utan att behöva skaffa mer kontorsutrymme
Samarbeta mer– molnbaserade samarbetsverktyg gör det enkelt för team att arbeta med dokument samtidigt, samtidigt som de diskuterar dem via samtal eller andra feedbackkanaler.
Så om det finns mycket att vinna, varför avvaktar vissa företag?
Därför tillåter vissa företag inte arbete hemifrån
Det finns ett antal olika och fallspecifika skäl till varför en viss chef eller ett visst företag kan vara tveksamma till att tillåta fortsatt arbete hemifrån.
Dessa upplevda utmaningar kan vanligtvis grupperas under följande tre rubriker:
- Kontrollbehov – chefer som har svårare att hålla koll på och lita på sina team på distans
- Översikt över de anställda – och den resulterande effekten på beröm, befordran och status
- Kultur – det finns en oro för att team som inte träffas personligen inte kommer att kunna interagera eller samarbeta effektivt
Så kan du motivera arbete hemifrån
Vill du introducera distansarbete eller flexibelt arbete i ditt team?
Vare sig du hoppas kunna övertyga dina kolleger, chefer eller dig själv är det bästa sättet att motivera distansarbete att visa dess fördelar och samtidigt ge argument mot de vanliga problemföreställningar som beskrivs i föregående avsnitt.
Framför allt kan det hjälpa att presentera lösningar som en del av ett konkret förslag. Med detta i åtanke är molnbaserad teknik – tillsammans med de produktivitetsarbetsflöden som den möjliggör – ryggraden i ett effektivt distansarbete.
Låt oss använda ett exempel för att illustrera detta – det närmar sig slutet av en lång vecka och en stor ny affärspresentation har precis landat på ditt skrivbord. Detta är ett för bra tillfälle att missa, men om du ska klara deadline måste en specialist från varje avdelning på företaget bidra inom de kommande 24 timmarna. Med hektiska scheman och så kort varsel kommer det att bli omöjligt att få in allihop i samma rum för att samarbeta – men här kommer molntekniken väl till pass.
Med en molnbaserad lösning som Dropbox kan du skapa ett enda dokument med en tydlig sammanfattning och klientkontexten i inledningen, följt av ett avsnitt för varje teammedlem med en kort sammanfattning av vad du behöver att de producerar.
Istället för att varje teammedlem arbetar isolerat och sedan försöker samla alla versioner som skickas via e-post, kan ni ha en enda central fil som hela teamet arbetar parallellt med.
På så vis blir det inte bara lättare att projektleda, utan det blir också möjligt för varje deltagare att se alla andras pågående arbete och sedan skräddarsy sitt eget meddelande utifrån detta. I detta fall möjliggör distansarbetssystem ett effektivare samarbete än vad som tidigare var möjligt.
Letar du efter ytterligare inspiration? Du kan hitta ytterligare bästa praxis och tankeledarskap i vår dedikerade samling av resurser för distansarbete för ledare.
Strategier för framgångsrikt distansarbete
Det finns ett antal olika sätt på vilka molnteknik kan skapa en miljö för framgångsrikt distansarbete.
Distanssamarbete i dokument
Med molnlagring och samarbetsytor som Dropbox Paper är det enkelt för team att samarbeta kring dokument i realtid.
Med funktioner som kommenterad feedback, länkning av kalenderhändelser till dokument och avancerade delningskontroller har det aldrig varit enklare att skapa bästa möjliga arbete – tillsammans.
Hantera personal som arbetar hemifrån
Att hantera personal som arbetar hemifrån kräver en viss grad av tillit, men du som chef måste också identifiera rätt tecken på att arbetet blir gjort. Är det kvantiteten och kvaliteten på arbetet? Nyckeltalen? Eller något helt annat?
I stället för att slösa tid och energi på att kontrollera om de anställda sitter vid sina skrivbord ska du fokusera på deras produktion. Genom att mäta din personals resultat mot förväntningarna kan du snabbt se om en medlem i teamet inte når sin fulla potential.
Med möjligheten att se användare i dokument i realtid är det enkelt att känna sig sammankopplad med dina lagkamrater – även när du inte gör det.
För avancerade tekniker och experttips om hur man hanterar team på distans, prova webbinarieserien Business as Unusual från Dropbox.
Kommunicera och interagera med team när ni arbetar på distans
Det kan underlätta att arrangera ett återkommande möte, som ett dagligt morgonmöte under vilket teamet kortfattat och enkelt berättar vad de kommer att arbeta med under dagen.
Det är enkelt att hålla återkommande möten och till och med länka ett pappersdokument till evenemanget, med den senaste statusen och framstegen i projekten.
Och om lagkamrater inte kan komma till möten, säkerställerasynkrona möten att alla kan dra nytta av sessionen i sin egen tid.
Frukta inte distansarbetet – omfamna det med Dropbox
Hur man än ser på saken är distansarbete i en eller annan form här för att stanna. Som ett resultat av detta blir det snabbt viktigt för företag att implementera ett arbetsflöde som möjliggör distansarbete som ett alternativ.
