PDF-filer är nästan lika universella som e-post. De är perfekta för både arbete och fritid och lika enkla att använda för kontrakt som för att läsa tidningar. De största fördelarna med PDF-filer för företag finns i tre viktiga kategorier.
Du kan förmodligen skicka en PDF till den 20 år gamla datorn hemma hos dina morföräldrar och de kommer att kunna öppna den utan problem: Som filformat är det ganska robust.
PDF-filer är avgörande för både små och stora företag. Har du ett viktigt dokument? Du kan använda Dropbox Sign för en juridiskt bindande signatur. Ser du? PDF-filer hjälper redan din verksamhet på traven.
Och det finns många fler fördelar med att använda PDF-filer i ditt företag…
PDF-filer är bättre för kompatibilitet
Visst, ”PDF-filer är så kompatibla”, vi hör det ofta – men hur kompatibla är de egentligen? Det finns inget annat svar än "mycket". Om en utomjording hittar en bärbar dator om tusen år är chansen stor att de kan ladda upp en PDF utan problem.
Tack vare att PDF-formatet är så stabilt kan konvertering av filer till PDF vara ett utmärkt sätt att framtidssäkra ditt färdiga arbete. För att hjälpa dig att komma igång har vi skapat kostnadsfria onlineverktyg som gör att du kan konvertera filer från Word, PPT, JPG eller PNG till PDF – inget Dropbox-konto krävs
Du fattar, kompatibilitet kan låta bred och svår att definiera. Så, här är några praktiska sätt som användningen av den superkompatibla PDF-filen kan öka effektiviteten/arbetsflödet inom ett företag:
1. Slösa aldrig tid med att öppna ett dokument
Inte alla företag använder samma system, vilket gör det till ett riktigt problem när man försöker dela filer.
Lösningen? PDF-filer. Nästan alla kan öppna dem på sina datorer eller enheter, så det är en frustration mindre för dagen. Kontrollera!
2. Erövra världen med flera språk/skriftspråk
PDF-filer ger dig en universell översättare i fickan, vilket gör globalt samarbete till en barnlek.
Oavsett om du skapar, läser eller delar, finns PDF-filer på flera språk, med olika skrifttyper och alfabet. Så långa språkbarriärer, hej sömlös internationell handel!
3. Bli en mästare på övertalning under försäljning och pitchar
PDF-filer är enkla att skicka ut och ger alla möjlighet att se din fängslande presentation från första parkett.
Du kan strö över dessa PDF-filer med hyperlänkar, vilket leder din publik till andra viktiga dokument och filer som avgör. Det är som att dela en skattkarta med all information de behöver för att säga ”ja!”
4. Förbättra ditt arbetsflöde med appintegrationer
Du behöver inte vara tekniskt kunnig för att se att dina favoritappar och PDF-filer är som gjorda för varandra.
Många appar har funktionen "Spara som" eller "Exportera till" PDF, som låter dig konvertera ditt innehåll till ett pålitligt format. Gör det så har du ett universellt format för alla dina digitala skapelser.
5. Var den ultimata lagspelaren och krossa silos
Med detta kraftfulla format kan du främja samarbete och effektivitet – och hålla en enad front.
PDF-filer är fantastiska brobyggare för kommunikation mellan avdelningar. Du kan enkelt dela viktiga dokument och se till att alla är på samma sida, bokstavligen! Inga fler silos.
PDF-filer fungerar på en telefon eller dator, Windows eller macOS och andra teknik- eller operativsystem, så deras kompatibilitet gör dem till ett mycket robust format – oavsett vilken enhet du använder.
Dropbox hjälper också till med kompatibilitet, tack vare kraftfulla konverteringsfunktioner. Läs "Konvertera Dropbox-filer" om du vill veta mer om hur du konverterar filer till PDF.
PDF-filer erbjuder utmärkt datasäkerhet
Du kan ställa in PDF-filens säkerhetsfunktioner för att hindra andra från att dela, kopiera, skriva ut och göra andra saker med filen. Säkerhet kan vara formatets mest lovande egenskap för företag. Håll nyfikna ögon borta eller gör oavsiktlig inblandning omöjlig.
Löneskalor, jobbinformation, personuppgifter, känslig kunddata och annat är skyddat från nyfikna ögon i en PDF. PDF-säkerhet kan gynna ditt företag på följande sätt:
6. Var en hemlig agent för dataskydd
PDF-filer har en fantastisk funktion – kryptering. Använd inställningarna och håll dina data i säkert förvar.
De som är betrodda med koden kan komma åt och se dina topphemliga filer, men du bestämmer vem som får VIP-passet. Det är det bästa av prylar och gizmologi, i kombination med högteknologisk effektivitet.
7. Skydda dokumentintegriteten
När det gäller att skydda dina filer från oönskad redigering har PDF-filer mycket att erbjuda.
Med en mängd säkerhetsinställningar nära till hands kan du avgränsa viktiga dokument som kontrakt och göra dem oåtkomliga för obehöriga.
8. Tjäna förtroendepoäng som ett proffs
Digitala ID:n och säkra certifikat ger dina filer ett tydligt bevis som säger "Det här är äkta".
När du lägger till digitala signaturer i dina PDF-filer är du som en betrodd rådgivare med en officiell äkthetsstämpel. Hejdå skepticism! Mottagarna kommer att veta att dina PDF-filer är äkta.
9. Håll diskretion i högsta prioritet
PDF-filer är en pålitlig följeslagare för immateriella rättigheter, upphovsrätt eller saftiga nyheter med embargo.
Säkerhetsfunktionerna låter dig låsa ditt värdefulla eller känsliga innehåll. Inga fler bekymmer om obehörig åtkomst eller oavsiktliga läckor – allt är hemligt tills den stora avslöjandet.
10. Ge näring åt din inre GDPR-guru
Med PDF-filer kan du hantera känsliga uppgifter, skydda din integritet och hålla dig väl med tillsynsmyndigheterna.
De hjälper dig att följa de viktiga dataskyddsreglerna. Se till att du håller dig på rätt sida av lagen och undviker irriterande straff – något som företag kan bli mycket utsatta för!
Du kan lagra dina PDF-filer och många andra filtyper på ditt Dropbox-konto för extra säkerhet.
Välj en Dropbox-plan och förvara alla dina filer under säker kryptering.
PDF-filer har mycket små filstorlekar och är enkla att komprimera
PDF-filer är små. I PDF-format gör till och med en hel roman knappt någon skillnad i din molnlagring. De är alltså ultrakompakta! På Project Gutenberg är den episka romanen "Krig och fred" mindre än 5 MB. Det är därför PDF-filer är det bästa formatet.
Oavsett om det gäller omfattande register över kundtransaktioner, kundprofiler eller bara historisk data, gör PDF-filernas lilla storlek dem praktiska. Så här bidrar små filstorlekar till bättre affärsverksamhet:
11. Optimera för snabb distribution
PDF-filer är den digitala världens sprinters, som med sin smidiga form susar fram genom internet.
Trotsa långsamma internethastigheter eller problem med filkompatibilitet. PDF-filer gör det enkelt för dina mottagare att ta emot dokument, bilder eller andra godsaker. Det är en turboboost för tillbehör!
12. Hantera din molnlagring
PDF-filer hindrar dig från att vänta på att skrymmande filer ska laddas eller bli irriterad över att de tar upp ditt värdefulla lagringsutrymme.
Oavsett om du överför, laddar upp eller laddar ner de där pålitliga PDF-filerna, är de som smidiga akrobater som enkelt glider igenom din Dropbox.
13. Led team som en väloljad maskin
PDF-filer hjälper team att arbeta i samma takt. Uppdateringar synkas blixtsnabbt i ditt Dropbox-konto.
Tänk dig att någon uppdaterar en PDF till en viktig ny version eller gör några snygga ändringar. Gissa vad? Det är enkelt att dela och synkronisera deras PDF-mästerverk. Inget mer tryck på uppdatera.
14. Få saker gjorda när du är på språng
Med små filstorlekar kan du jobba på utan att behöva svettas.
PDF-filer är räddningen för soloentreprenörer och digitala nomader, särskilt när du räknar med de mindre pålitliga eller lägre bandbreddsbaserade internetanslutningarna. Inga fler frustrationer.
15. Dela dina fantastiska saker med världen
PDF-filer är ett av de bästa verktygen du kan ha i din strävan efter maximal räckvidd och exponering.
Oavsett om det är en jobbannons, ett coolt videoklipp eller saker du vill dela med din e-postlista, är PDF-filer det självklara formatet. Du kan ladda ner och visa filer i vetskapen om att praktiskt taget alla kan ladda ner och visa dem.
Sammantaget gör den lilla storleken på en PDF den hanterbar. Mindre filer kan öka produktiviteten, spara utrymme och göra det smidigare att interagera med filer. PDF-filer kan rymma mycket i ett litet paket!
Finns det några nackdelar med att använda PDF?
Det finns inte många nackdelar med att använda PDF-filer för företag, men ibland kan deras fördelaktiga funktioner orsaka problem. Möjliga nackdelar med att använda PDF-filer i verksamheten kan vara följande:
- PDF-filer kan vara svåra att redigera – men det är inget problem med Dropbox inbyggda funktioner för PDF-redigering, som finns tillgängliga i alla planer.
- Att använda en PDF för att presentera kan kännas mycket mindre engagerande än en presentation med bilder.
- PDF-filernas "brevutseende" kan göra dem svåra att läsa, eftersom de ofta kräver mycket skrollning.
Så det finns ett par potentiella problem med att använda PDF-filer – men dessa är ganska enkla att hantera. Vi kommer inte att se PDF-filer bli alltför populära inom den närmaste framtiden – fördelarna överväger nackdelarna.
Om du vill arbeta bättre med PDF-formatet i ditt företag kan du läsa "Länge leve PDF-filen" – en resurs som visar hur Dropbox-funktioner kan hjälpa dig att få ut mesta möjliga av dina filer.
Få ut mer av dina filer med Dropbox
Storlek, säkerhet och kompatibilitet gör PDF-filer utmärkta för företag. Om du använder PDF-filer eller någon annan filtyp kan du få ut mesta möjliga av dina data med Dropbox. Det är det perfekta verktyget för bra affärer.
Du får intuitiva funktioner för datalagring, delning och samarbete som passar alla företag. Välj ett abonnemang och öka din produktivitet med Dropbox för att få ut det mesta av dina PDF-filer.
