ฝ่ายทรัพยากรบุคคล (HR) ทำงานกับข้อมูลส่วนบุคคลและข้อมูลที่เป็นความลับทุกประเภท ไม่ว่าจะเป็นข้อมูลด้านการรักษาพยาบาล ข้อมูลเกี่ยวกับเงินเดือนและสิทธิประโยชน์ ความคิดเห็นภายในองค์กร ผลการสำรวจ และอื่นๆ ทีม HR ที่มีประสิทธิภาพสูงสุดคือทีมที่รวบรวม จัดระเบียบ และจัดเก็บข้อมูลนี้ โดยเปลี่ยนหน่วยเล็กๆ ของข้อมูลให้เป็นรายการที่สามารถดำเนินการได้ ซึ่งสามารถขับเคลื่อนเป้าหมายทางธุรกิจ ปรับปรุงฟังก์ชันการทำงานและกระบวนการภายใน และดึงดูดผู้มีความสามารถจากภายนอก
แต่พลังที่ยิ่งใหญ่ก็มาพร้อมกับความรับผิดชอบอันใหญ่ยิ่ง และการปกป้องข้อมูลพนักงานที่ละเอียดอ่อนและข้อมูลทางธุรกิจที่เป็นความลับก็เป็นไปในลักษณะนี้ด้วย นอกจากนี้ การปกป้องข้อมูลนี้เพื่อวัตถุประสงค์ในการปฏิบัติตามข้อกำหนดก็ถือเป็นสิ่งสำคัญเช่นกัน ฝ่าย HR มีหน้าที่รับผิดชอบต่อพนักงานขององค์กร และดูแลให้พนักงานปฏิบัติตามกฎระเบียบทางธุรกิจและความปลอดภัย และนี่คือจุดที่ Dropbox จะเข้ามาช่วยได้ นี่คือห้าวิธีที่ Dropbox จะสามารถรักษาความปลอดภัยให้ข้อมูลที่เป็นความลับและสนับสนุนการปฏิบัติตามข้อกำหนดของฝ่าย HR
1. ควบคุมการเข้าถึงไฟล์และโฟลเดอร์ที่เป็นความลับ
หนึ่งในวิธีแรกและเป็นวิธีที่ง่ายที่สุดในการควบคุมข้อมูลส่วนตัวคือการจำกัดผู้ที่สามารถเข้าถึงข้อมูลได้ สิทธิ์การใช้งานไฟล์แบบละเอียดของ Dropbox ทำให้คุณสามารถควบคุมได้อย่างง่ายดายว่าใครบ้างที่สามารถเข้าถึงโฟลเดอร์และไฟล์ได้ และควบคุมได้ว่าแต่ละคนมีสิทธิ์การเข้าถึงแบบใดบ้าง เมื่อใช้สิทธิ์แบบกลุ่ม คุณจะสามารถแชร์สเปรดชีตที่มีรายละเอียดเงินเดือนของทีมใดทีมหนึ่งกับผู้จัดการได้โดยไม่ต้องให้ทีมเข้าถึงโฟลเดอร์ที่มีสเปรดชีตอยู่ (เช่น โฟลเดอร์ที่มีสเปรดชีตที่มีข้อมูลเงินเดือนทั้งหมด)
นอกจากนี้ คอนโซลผู้ดูแลระบบและความสามารถของ Teams ของผลิตภัณฑ์ Dropbox eSignature ที่เรียกว่า Dropbox Sign ยังเสนอสิทธิ์การอนุญาตที่จำเป็นต้องทราบสำหรับเอกสารสำคัญที่ต้องมีลายเซ็นที่มีผลผูกพันทางกฎหมายอีกด้วย ด้วย Dropbox Sign คุณจะสามารถรักษาลายเซ็นที่มีผลผูกพันทางกฎหมายในข้อตกลงของพนักงาน เช่น จดหมายข้อเสนอ NDA สัญญา และข้อตกลงไม่แข่งขันได้อย่างง่ายดาย เอกสารเหล่านี้ป้องกันการปลอมแปลงและมีเส้นทางการตรวจสอบเพื่อให้สามารถติดตามได้ง่ายในกรณีที่มีข้อพิพาททางกฎหมายใดๆ
2. สร้างชั้นการป้องกัน
การปกป้องข้อมูลนั้นมีอยู่หลายรูปแบบ ประการแรก มีระบบรักษาความปลอดภัยที่ดีที่สุดที่มีมาตรฐานการเข้ารหัสขั้นสูงแบบ 256 บิต, Secure Sockets Layer (SSL) และ Transport Layer Security (TLS) เพื่อปกป้องข้อมูลระหว่างที่มีการส่งผ่านระหว่างแอป Dropbox และเซิร์ฟเวอร์ โปรแกรมมอบรางวัลจากช่องโหว่ด้านความปลอดภัยที่แข็งแกร่ง การยืนยันแบบสองขั้นตอน และอื่นๆ อีกมากมาย ประการที่สอง สำหรับฝ่าย HR และผู้ใช้รายอื่นแล้ว สามารถเพิ่มระดับชั้นการป้องกันได้ด้วยวิธีการที่หลากหลาย การใช้ระบบไฟล์บนคลาวด์ของ Dropbox ช่วยให้ผู้อื่นสามารถส่งลิงก์แบบดูอย่างเดียวได้ ซึ่งอนุญาตให้ผู้รับสามารถดู แสดงความคิดเห็น และดาวน์โหลดไฟล์ได้ แต่จะไม่สามารถแก้ไขได้ ในขณะที่การเพิ่มการยืนยันแบบสองขั้นตอนลงในเอกสารก็จะสร้างวิธีการตรวจสอบให้แน่ใจว่ามีเฉพาะผู้รับที่ต้องการเท่านั้นที่สามารถดูเอกสารสำคัญของฝ่ายทรัพยากรบุคคลได้
4. ปกป้องไฟล์และโฟลเดอร์ด้วยรหัสผ่าน
สเปรดชีตประกอบด้วยข้อมูลส่วนบุคคลของพนักงานทุกคนในบริษัท ซึ่งจะต้องมีการป้องกันอย่างดีที่สุด นี่คือเหตุผลที่คุณควรมีมากกว่าแค่โครงสร้างพื้นฐานการรักษาความปลอดภัยที่มีประสิทธิภาพอยู่แล้ว และเพิ่มรหัสผ่านให้กับไฟล์ โฟลเดอร์ หรือเอกสารของ Dropbox ซึ่งผู้ที่มีรหัสผ่านเท่านั้นที่จะสามารถเข้าถึงได้ ในกรณีที่ฝ่าย HR จำเป็นต้องส่งไฟล์ หากไม่มีรหัสผ่านก็จะไม่สามารถเปิดไฟล์ได้เช่นกัน และที่ยิ่งไปกว่านั้น ผู้ใช้สามารถกำหนดวันหมดอายุให้กับลิงก์ที่แชร์ได้เพื่อไม่ให้ใครดาวน์โหลดหรือดูไฟล์ได้หลังจากวันที่หมดอายุ ถึงแม้ว่าบุคคลนั้นจะมีรหัสผ่านก็ตาม ซึ่งนับว่าง่ายดาย ปลอดภัย และได้ผลจริง
5. เฝ้าสังเกตและตรวจหาพฤติกรรมที่น่าสงสัยและการรั่วไหลของข้อมูล
ทีม HR ที่ใช้ Dropbox Advanced หรือ Enterprise สามารถตั้งการแจ้งเตือนสำหรับปัญหาต่างๆ เช่น การตรวจหาแรนซัมแวร์ การลบข้อมูลหรือการย้ายข้อมูลจำนวนมาก การมีมัลแวร์ การพยายามลงชื่อเข้าใช้ที่บ่อยครั้งเกินไป และอื่นๆ อีกมากมาย การแจ้งเตือนเหล่านี้เป็นกุญแจสำคัญในการตรวจพบปัญหาตั้งแต่เนิ่นๆ และจัดการกับปัญหาที่อาจเกิดขึ้น แนวปฏิบัติด้านความปลอดภัยของ Dropbox ทำให้การติดตามรายละเอียดต่างๆ นั้นเป็นเรื่องง่าย โดยจะแสดงข้อมูล เช่น ผู้รับผิดชอบ สิ่งที่เกิดขึ้น เวลาที่เกิดขึ้น และไฟล์ โฟลเดอร์ หรือบุคคลที่ได้รับผลกระทบ ทุกคนในฝ่าย HR ทราบดีว่าข้อมูลอาจถูกเปิดเผยได้ สิ่งสำคัญคือวิธีจัดการกับการรั่วไหลและคุณภาพของการตอบสนองในภาพรวม นี่คือวิธีที่ฝ่าย HR เสริมสร้างและรักษาความไว้วางใจทั่วทั้งองค์กร
ด้วยเครื่องมือและเทคโนโลยีที่เหมาะสม การรักษาแนวทางปฏิบัติด้าน HR นั้นไม่ควรจะเป็นเรื่องยาก แต่นี่คือสิ่งสำคัญต่อความสำเร็จขององค์กร พนักงานแต่ละคนต้องรู้สึกมั่นใจว่าข้อมูลของตนนั้นปลอดภัย ได้รับการปกป้อง และเข้าถึงได้เฉพาะคนที่จำเป็นเท่านั้น ผู้นำของธุรกิจควรทราบว่าพวกเขาปฏิบัติตามกฎระเบียบทางธุรกิจและความปลอดภัย การละเมิดข้อมูลนั้นมีราคาที่ต้องจ่ายอันแสนแพงทั้งในแง่ของชื่อเสียงและการเงิน แพงเกินกว่าจะเสี่ยงใช้แนวทางปฏิบัติด้าน HR ที่ไม่น่าเชื่อถือ
สำรวจแหล่งข้อมูลที่เกี่ยวข้อง
การจัดเก็บข้อมูลบนคลาวด์เทียบกับการสำรองข้อมูลบนคลาวด์: ความแตกต่างที่สำคัญที่อธิบายได้
การสำรองข้อมูลบนคลาวด์และการจัดเก็บข้อมูลบนคลาวด์เป็นเครื่องมือที่มีคุณค่าสำหรับผู้ประกอบการรายเดี่ยวหรือธุรกิจขนาดเล็ก แต่คุณรู้หรือไม่ว่าความแตกต่างคืออะไร? เราอยู่ที่นี่เพื่อช่วยเหลือคุณในคู่มือฉบับสมบูรณ์ของเรา
