คู่มือการจัดการทีมระยะไกล

เอาชนะอุปสรรคของคนทำงานเสมือน

การจัดการทีมอย่างมีประสิทธิภาพเป็นกุญแจสำคัญที่ทำให้แน่ใจว่าสมาชิกในทีมของคุณ ทั้งผู้ที่ทำงานเสมือนและพนักงานในสำนักงาน สามารถทำงานร่วมกันเป็นหนึ่งเดียวได้อย่างราบรื่นเมื่อทำงานระยะไกล แน่นอนว่าการจัดการทีมเสมือนอาจเป็นเรื่องที่พูดง่ายแต่ทำยาก การเข้างานและการตรวจสอบเวลาทั่วทั้งเขตเวลาและชั่วโมงการทำงานต่างๆ อาจสร้างความตึงเครียดได้ อีกทั้งการสร้างความไว้วางใจในทีมแบบกระจายตัวซึ่งไม่มีเวลาพบปะกันอย่างเต็มที่ก็อาจเป็นเรื่องท้าทายได้เช่นกัน กล่าวโดยสรุปคือ การช่วยให้พนักงานเสมือนของคุณรู้สึกมีคุณค่าอาจดูเหมือนแทบจะเป็นไปไม่ได้เลย ดังนั้นคุณเองก็ต้องทำให้เกิดความมั่นใจด้วยว่าคุณสามารถปลูกฝังกระบวนการทำงานที่มีประสิทธิภาพให้มีความสำคัญเช่นเดียวกับการส่งเสริมวัฒนธรรมองค์กรในสภาพแวดล้อมเสมือน

การขาดการปรากฏตัวมีผลกระทบต่อสมาชิกในทีมและขั้นตอนการทำงานอย่างแน่นอน ถ้าสมาชิกในทีมระยะไกลไม่อยู่ในสำนักงาน คนเหล่านั้นอาจรู้สึกว่าไม่ได้เป็นส่วนหนึ่งของทีมอย่างแท้จริง และถ้าอีกคนกำลังทำงานในประเทศอื่น คนเหล่านั้นอาจรู้สึกว่าวัฒนธรรมโดยรวมแบ่งแยกพวกเขาออกจากทีม ผู้จัดการทีมเสมือนควรดำเนินการต่อไปนี้เพื่อเอาชนะความท้าทายดังกล่าว

• สนับสนุนการสร้างทีมเสมือน
• คงให้มีการประชุมผ่าน Zoom แบบ 1:1 อย่างสม่ำเสมอและบ่อยครั้ง
• ให้บริบทสำหรับการร้องขอและคำถามต่าง ๆ
• สร้างแบบแผนในการติดต่อสื่อสาร
• ให้พื้นที่แก่ทีมในการทำงานแบบโซโลที่ปราศจากการรบกวนและการทำงานร่วมกัน
• สร้างความสัมพันธ์อย่างรอบคอบ
• กำหนดความสำเร็จเพื่อให้ทุกคนรู้ว่าตัวเองกำลังทำงานเพื่อเป้าหมายเดียวกัน

หากไม่มีการโต้ตอบแบบพบหน้ากัน ความเสี่ยงที่คุณค่าหลักหลายๆ ประการในวัฒนธรรมองค์กรของคุณจะถูกละเลยก็มีสูง เป็นหน้าที่ของคุณที่จะต้องแน่ใจว่าคุณจะไม่ปล่อยให้สิ่งนี้เกิดขึ้น คุณโชคดีที่มีเครื่องมือดีๆ มากมายที่จะช่วยคุณได้

การเชื่อมต่อกับคนทำงานเสมือนผ่านเทคโนโลยี

ปฏิเสธไม่ได้ว่าเทคโนโลยีเป็นสิ่งจำเป็นอย่างยิ่ง แต่คุณใช้เทคโนโลยีอย่างถูกต้องหรือไม่ อีเมลเป็นเครื่องมือการติดต่อสื่อสารที่ยอดเยี่ยม แต่เมื่อการทำงานร่วมกันคือหัวใจสำคัญสำหรับบทบาทการทำงานของคุณ เวลามักจะไม่คอยท่า อย่าเสียเวลาไปกับการรออีเมลตอบกลับในขณะที่เครื่องมือดิจิทัลอื่น ๆ ช่วยให้คุณเข้าถึงโอกาสในการทำงานร่วมกันแบบเสมือนได้ทันที

การส่งข้อความทันที

พนักงานทุกคนควรมีเครื่องมือส่งข้อความแบบทันที ไม่ว่าจะเป็น Zoom หรือ Slack ทีมของคุณสามารถติดต่อกันได้ทุกวันตลอด 24 ชั่วโมง ซึ่งจะเป็นประโยชน์มากโดยเฉพาะอย่างยิ่งถ้าคุณทำงานข้ามเขตเวลา การส่งข้อความแบบทันทีสามารถใช้เป็นเครื่องมือที่ช่วยอำนวยความสะดวกสำหรับที่ทำงานทุกประเภท ไม่ว่าคุณจะอยู่ที่บ้าน ในสำนักงาน หรือทำงานจากร้านกาแฟจากระยะไกล การเชื่อมต่อได้ตลอดเวลาแบบเรียลไทม์เป็นสิ่งจำเป็นสำหรับการบริหารจัดการทีมระยะไกล รวมถึงการบริหารจัดการทีมทั่วไป

“กฎสำหรับผู้ฝ่าฝืนกฎ” ที่สำคัญของระบบส่งข้อความโต้ตอบแบบทันทีก็คือ การพยายามทำลายกฎที่เรียกว่ากฎดังกล่าว แม้ว่าการสนทนาอย่างสบายๆ นอกเรื่องงานแทบจะหลีกเลี่ยงไม่ได้ในบางครั้ง แต่ความสามัคคีก็เป็นอีกแง่มุมสำคัญของการสร้างทีมแบบเสมือนจริงเช่นกัน ดังนั้น จึงสมเหตุสมผลหากคุณไม่พยายามปิดกั้นความเปิดกว้างของช่องทางการสื่อสารเหล่านี้ 

การคุยเล่นกันระหว่างเพื่อนร่วมงานควรจะเปลี่ยนจากแบบต่อหน้ามาเป็นทางออนไลน์ให้มากที่สุดเท่าที่จะทำได้เพราะจะส่งผลให้ทีมมีแรงจูงใจมากขึ้นด้วย เมื่อทำได้ ทุกคนควรอยู่ในกลุ่มแชทเดียวกันเพื่อให้ทุกคนรู้สึกมีส่วนร่วม และมีการแนะนำพนักงานใหม่ทางออนไลน์ทุกครั้ง การสนทนาทางวิดีโอเป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมในการดำเนินการนี้ เพราะทุกคนจะได้รู้จักกันว่าใครเป็นใคร ซึ่งจะนำไปสู่หัวข้อต่อไป

การประชุมวิดีโอคอนเฟอเรนซ์

เว้นแต่คุณจะชอบอยู่คนเดียว การไม่ได้พบปะผู้คนแบบตัวต่อตัวอาจเป็นเรื่องที่น่าเบื่อ แน่นอนว่าการส่งข้อความแบบทันทีได้นั้นถือเป็นเรื่องที่ดี แต่หากการทำงานร่วมกันต้องมีการสร้างความสัมพันธ์ที่มีความหมายแล้ว การพิมพ์ข้อความอย่างเดียวโดยไม่ได้ยินเสียงก็อาจไม่เพียงพอ เพราะท้ายที่สุดแล้ว ส่วนใหญ่สิ่งที่เราต้องการถ่ายทอดนั้นทำผ่านภาษากายดังนั้นจึงควรใช้การประชุมทางวิดีโอกับทีมของคุณอย่างสม่ำเสมอตั้งแรกเริ่ม

กระบวนการเตรียมความพร้อมพนักงานใหม่สำหรับการทำงานทางออนไลน์ควรดำเนินการผ่านการสนทนาทางวิดีโอหรือการสนทนาทางโทรศัพท์ทั่วไป มากกว่าการส่งอีเมลไปมาโดยมองไม่เห็นหน้าหรือไม่ได้ยินเสียงกัน พูดคุยติดตามข่าวสารกับสมาชิกในทีมระยะไกล ไม่ว่าจะเป็นแบบรายบุคคลหรือการประชุมทีมด้วยการประชุมเป็นประจำผ่านการสนทนาทางวิดีโอ ตัวอย่างเช่น Zoom เป็นเครื่องมือที่เหมาะมาก เพราะไม่เพียงแต่จะช่วยให้คุณสามารถสนทนาแบบเห็นหน้ากันจริงๆ ผ่านทางวิดีโอคอลเท่านั้น แต่คุณยังสามารถแชร์หน้าจอและทำงานร่วมกันบนเอกสารได้โดยตรงจาก Dropbox อีกด้วย

การมีเครื่องมือเหล่านี้เพิ่มเติมจากเครื่องมือประจำจะช่วยคุณประหยัดเวลาได้ในระยะยาว และช่วยให้คุณติดตามทันเหตุการณ์ อธิบายให้ทีมของคุณเข้าใจว่าการประชุมทางวิดีโอก็เหมือนกับการประชุมแบบอื่นๆ รวมทั้งให้ทีมสามารถจัดการและเข้าร่วมการประชุมได้อย่างเต็มที่ ทั้งนี้ก็ไม่ได้หมายความว่าการประชุมทุกครั้งจะต้องจริงจังเสมอไป ลองให้ทีมได้พูดคุยกันสักเล็กน้อยในการประชุมผ่าน Zoom ทุกวันศุกร์ แบบเดียวกันกับที่คุณรับประทานมื้อกลางวันด้วยกัน หรือไปนั่งดื่มด้วยกันช่วงท้ายสัปดาห์

การติดตามเวลา

พนักงานที่ทำงานจากระยะไกลขาดความรับผิดชอบในเรื่องเวลาได้ง่ายเพราะไม่มีโครงสร้างการตรวจสอบของสำนักงาน แม้จะเป็นทีมที่อยู่ในพื้นที่ใกล้เคียงแต่ไม่ได้อยู่ในสำนักงาน ก็ยังมีความรู้สึกไม่มีส่วนร่วมในเรื่องนี้เท่าใดนัก ขอแนะนำให้ทีมของคุณตรวจสอบเวลาเพื่อให้ทุกคนรับผิดชอบชั่วโมงการทำงานที่ได้ตกลงกัน รวมถึงงานที่ต้องทำให้เสร็จ การดำเนินการดังกล่าวช่วยให้คุณจัดการชั่วโมงทำงานและสมาชิกในทีมตามชุดทักษะได้ในเขตเวลาที่ต่างกัน

ต้องแน่ใจว่าคุณเลือกหัวหน้าทีมสำหรับคนทำงานจากระยะไกลเพื่อให้ยังคงมีโครงสร้างที่ชัดเจน กำหนดความคาดหวังและตรวจสอบให้มั่นใจว่าทุกคนยังคงทำงาน การกำหนดชั่วโมงช่วยให้คุณมั่นใจได้ว่ามีคนเชื่อมต่อกับคนทำงานจากระยะไกลเสมอ ซึ่งอาจเป็นคนทำงานเสมือนอาวุโสอีกคนที่มีชั่วโมงทำงานครอบคลุมถึงเวลาที่ชั่วโมงทำงานของคุณสิ้นสุดลง

ภาพรวมง่ายๆ

เมื่อมีการติดตามเวลา คุณต้องแน่ใจว่าทีมทำงานอย่างมีประสิทธิภาพ นั่นคือกรณีที่ต้องใช้เครื่องมือบริหารจัดการงาน  Dropbox เครื่องมือที่ขาดไม่ได้สำหรับการบริหารโครงการนี้จะช่วยให้คุณสร้างรายการสิ่งที่ต้องทำที่ชัดเจนและปรับปรุงข้อมูลได้ง่าย คุณสามารถตั้งวันที่ครบกำหนดพร้อมการเตือนความจำเพื่อไม่ให้มีใครพลาดข้อมูล และเนื่องจากมีการสรุปทุกอย่างไว้ในที่เดียว คุณจึงรู้ว่าทุกคนได้รับข้อมูลที่เป็นปัจจุบันและมีความรับผิดชอบ การจัดการทีมระยะไกลต้องรักษาทุกคนให้อยู่ในกระบวนการ เพื่อให้ที่ตั้งส่วนกลางสำหรับงานสำคัญเพิ่มประสิทธิภาพของกระบวนการได้อย่างแท้จริง

การทำงานระยะไกล

ไม่มีใครชอบนั่งรถไฟที่แออัดไปทำงานหรือต้องรู้สึกขุ่นเคืองกับการจราจรติดขัดในชั่วโมงเร่งด่วน แต่การเดินทางยังคงมีบทบาทสำคัญ แม้ว่าการเดินทางไปทำงานจะเป็นเรื่องที่น่าเบื่อหน่าย แต่ก็เป็นการเตรียมใจให้คุณพร้อมสำหรับการทำงาน และที่สำคัญที่สุดคือ การเดินทางยังเป็นการแยกชีวิตส่วนตัวออกจากชีวิตการทำงานอย่างชัดเจนอีกด้วย คนทำงานที่บ้านอาจรู้สึกเหมือนไม่มีเส้นแบ่งที่ชัดเจนระหว่างชีวิตที่บ้านกับชีวิตการทำงานเมื่อที่ทำงานได้กลายเป็นโต๊ะรับประทานอาหาร การสนับสนุนให้มีวันทำงานทางออนไลน์ผ่านการทำงานระยะไกลจะช่วยให้คุณมีชีวิตส่วนตัวและชีวิตการทำงานที่มีความสมดุลขึ้นได้

Dropbox คือโซลูชันที่สมบูรณ์แบบสำหรับการทำงานจากระยะไกลที่ช่วยให้สมาชิกในทีมทำทุกสิ่งที่ต้องการได้จากที่เดียว ทันทีที่สมาชิกในทีมพร้อมทำงาน ทุกคนเพียงแค่ล็อกอิน ในท้ายที่สุด การออกจากระบบและทำให้ชัดเจนว่าวันทำงานสิ้นสุดลงก็เป็นเรื่องง่ายเช่นกัน นอกจากจะสะดวกสบายแล้ว ยังสร้างสภาพแวดล้อมแบบเสมือนที่เป็นประโยชน์อีกด้วย ดังนั้น แม้ว่าคุณจะใช้แล็ปท็อปในการทำงานและเล่น แต่ก็สามารถกันสิ่งยั่วยวนใจอย่างเช่นสื่อสังคมออนไลน์ออกไปได้ในระหว่างชั่วโมงทำงานของคุณ

ลดความซับซ้อน

ด้วยการที่ทีมงานกระจายตัวอยู่ทั่วทุกที่ จึงเป็นเรื่องธรรมดาที่กระบวนการทำงานจะกระจัดกระจายได้เช่นกัน เนื่องจากไม่มีสำนักงานร่วมกัน จึงเป็นเรื่องง่ายที่ทีมเสมือนจะขาดเวิร์กโฟลว์ที่เป็นหนึ่งเดียวกัน อย่าปล่อยให้สิ่งนี้เกิดขึ้น การทำงานเป็นหนึ่งเดียวเป็นส่วนสำคัญของทีมทุกขนาดและทุกประเภท 

Dropbox Paper ช่วยให้ทีมแก้ไขและทำงานร่วมกันแบบเรียลไทม์ได้ ดังนั้นคุณจะไม่ต้องแชร์ไฟล์ออฟไลน์อยู่เรื่อยๆ ซึ่งอาจสูญหายได้ง่าย แม่แบบเพื่อระดมความคิดจะช่วยให้ทีมแบบกระจายตัวพัฒนาแนวคิดร่วมกัน ขณะเดียวกัน แม่แบบสำหรับบันทึกการประชุมซึ่งใช้งานสะดวกจะช่วยให้ผู้ที่ทำงานจากระยะไกลสามารถติดตามการประชุมที่อยู่นอกเขตเวลาของตนได้อย่างง่ายดาย

หากพนักงานที่ทำงานทางออนไลน์โทรเข้ามาในช่วงต่างๆ ของการประชุม พวกเขาก็จะสามารถรับทราบข้อมูลได้ภายในไม่กี่วินาที การผสานรวมแอปเข้ากับ Dropbox ช่วยให้ทุกอย่างชัดเจนและมีประสิทธิภาพด้วยแอปเพื่อการทำงานดีๆ มากมาย เช่น Adobe Acrobat และ Zapier ไม่จำเป็นต้องเสียเวลาคลิกไปมาระหว่างโปรแกรมหรือสลับระหว่างอุปกรณ์อีกต่อไปเมื่อมีเครื่องมือสำหรับการทำงานร่วมกันที่จะทำให้ทุกอย่างเป็นเรื่องง่าย

เคล็ดลับในการจัดการทีมระยะไกล

เทคโนโลยีเป็นสิ่งที่ยอดเยี่ยมแต่ก็มีข้อจำกัด รากฐานของการจัดการทีมระยะไกลให้สำเร็จ คือการมีจิตสำนึกที่แข็งแกร่งและจิตวิญญาณในการทำงานเป็นทีมอย่างแท้จริง คุณกำลังสร้างพื้นที่ซึ่งเอื้อต่อการสร้างทีมเสมือนที่ให้ความรู้สึกเป็นหนึ่งเดียวกันทั่วทั้งบริษัทโดยไม่คำนึงถึงเขตเวลาหรือสถานที่ทำงานใช่หรือไม่

ต่อไปนี้คือข้อพิจารณาสำคัญเมื่อต้องทำให้มั่นใจว่าบริษัทยอมรับการทำงานเป็นทีมแบบเสมือนอย่างแท้จริง

เป็นทีมที่แท้จริง

นี่อาจเป็นเคล็ดลับที่ชัดเจน แต่คุณจะทำไม่สำเร็จในฐานะที่เป็นทีม ถ้าคุณไม่ได้ต้องการเป็นหนึ่งเดียวกันอย่างแท้จริง ดังนั้นจึงควรแบ่งปันให้คนทำงานจากระยะไกลได้ทราบถึงการโต้ตอบกัน การให้ข้อมูลปัจจุบัน เหตุการณ์ทุกครั้ง ที่มีผลกระทบต่อทีมในสถานที่ทำงาน นี่คือสิ่งจำเป็นในการซึมซับความรู้สึกของการทำงานเป็นทีมแบบเสมือน ไม่มีใครอยู่ตัวคนเดียวแม้ว่าจะนั่งทำงานคนเดียวในโฮมออฟฟิศก็ตาม

การติดต่อสื่อสารที่มีประสิทธิภาพเกิดจากการที่ทั้งสองฝ่ายทราบว่าต่างฝ่ายต่างก็พร้อมที่จะให้ความร่วมมือ สำรวจวิธีสื่อสารกับทีมระยะไกล รวมถึงให้พนักงานที่ทำงานทางออนไลน์ทราบว่าตัวเองมีสิทธิ์ออกความคิดเห็นและมีตัวตนในสำนักงาน ซึ่งอาจเป็นอะไรก็ได้ตั้งแต่การอวยพรวันเกิดทั่วทั้งบริษัท ไปจนถึงการทำให้แน่ใจว่าพนักงานจะโทรเข้ามาร่วมประชุมทีมประจำสัปดาห์ การจัดการทีมที่ทำงานออนไลน์ไม่ควรเป็นอุปสรรคใดๆ ขวางทางคุณ หากทีมประจำสำนักงานสามารถขอพบใครบางคนแบบตัวต่อตัว ไม่ว่าจะเป็นผู้ฝึกงานหรือผู้ร่วมก่อตั้งบริษัท ทีมที่ทำงานทางออนไลน์ก็ควรสามารถทำได้เช่นกัน การสนทนาทางวิดีโอและการซิงค์ไม่จำเป็นต้องมีการนัดล่วงหน้าหลายวันหรือทำให้มีความสำคัญจนเกินไป ประเด็นหลักของวิธีการนี้คือ เพื่อให้ทุกคนทราบว่าทีมของตนติดต่อถึงกัน เข้าถึงได้ และพร้อมให้ความช่วยเหลือ

อย่าปฏิบัติกับคนทำงานเสมือนของคุณเหมือนว่าเป็นสินค้า

คุณอาจรู้สึกว่าจะใช้ประโยชน์จากคนทำงานเสมือนเมื่อจำเป็นเท่านั้น แต่นี่เป็นทัศนคติที่ต้องตัดไฟแต่ต้นลม คุณต้องแน่ใจว่ามีการสานสัมพันธ์กันในทีมอยู่ตลอดเวลา สร้างความสัมพันธ์ที่มีความหมายกับสมาชิกในทีมของคุณ เพื่อให้คนทำงานเสมือนมีสายสัมพัธ์ที่แข็งแกร่งกับคนอื่นเหมือนกับคนที่ทำงานในสถานที่ทำงาน การทำงานร่วมกับคนทำงานเสมือนไม่ควรเป็นงานที่ต้องใช้ความพยายามมากกว่าปกติ

อย่าปล่อยให้การจัดการทีมเสมือนของคุณกลายเป็นการเป็นเพียงจุดสำหรับการติดต่อ แต่พนักงานที่ทำงานจากระยะไกลควรรวมอยู่ในกลุ่มคนทำงานเหมือนทุกคน ในท้ายที่สุดแล้ว การจัดการทีมระยะไกลไม่ควรแตกต่างไปในแง่ของคุณค่าที่แท้จริงและความพยายามในการเชื่อมต่อถึงกันในฐานะที่เป็นคนทำงานกลุ่มเดียวกัน โดยที่คนทำงานเสมือนควรเป็นส่วนเสริมของทีม และมีอำนาจหน้าที่ตามที่คุณมอบหมายให้

ทีมสู้ ๆ!

หากบริษัทของคุณต้องการทำงานจากระยะไกล ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณพร้อมสำหรับการทำงานแล้วจริงๆ การบ่มเพาะวัฒนธรรมองค์กรมีความสำคัญในสำนักงานทุกแห่ง และเป็นสิ่งสำคัญเท่าทวีคูณหากสำนักงานของคุณเริ่มใช้พื้นที่ทำงานทางออนไลน์ด้วย เหนือสิ่งอื่นใด คุณต้องปฏิบัติกับทีมระยะไกลเหมือนกับทีมอื่นๆ และต้องมั่นใจว่าเครื่องมือในการทำงานร่วมกันนั้นช่วยเสริมศักยภาพให้กับทุกคนในทีมนั้นได้ตลอดเวลา