การประชุมแบบอะซิงค์จะเป็นอนาคตของการทำงานหรือไม่?

โอกาสในการทำงานที่ยืดหยุ่นมากขึ้นมีแนวโน้มว่าจะอยู่ได้อีกนาน ซึ่งรวมถึงทีมแบบไฮบริดและทีมที่เน้นการทำงานแบบออนไลน์ด้วย จากการศึกษาโดย PwC พนักงาน 83% ต้องการทำงานจากระยะไกลอย่างน้อยหนึ่งวันต่อสัปดาห์นับตั้งแต่เกิดโรคระบาด

ในขณะที่ธุรกิจจำนวนมากขึ้นมุ่งเน้นการทำงานจากระยะไกล เทคโนโลยีการสื่อสารและการทำงานร่วมกันจึงกลายเป็นสิ่งสำคัญ โดยการประชุมทางวิดีโอเป็นวิธีการที่ใช้กันทั่วไปในการทำให้ทีมระยะไกลติดต่อและมีส่วนร่วมได้

ถึงอย่างนั้น การประชุมทางวิดีโอก็อาจวุ่นวายได้ ยังไม่ต้องพูดถึงความเหนื่อยล้าเมื่อใช้มากเกินไป การเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ตที่ช้า การสนทนาที่ทับซ้อนกัน และการขาดประสิทธิภาพโดยทั่วไป เป็นเพียงบางปัญหาที่ผู้ทำงานจากระยะไกลต้องเผชิญในการประชุมทางวิดีโอ

ในความเป็นจริง การศึกษาวิจัยของ Atlassian ระบุว่าการประชุมไม่มีประสิทธิภาพถึง 72% ของเวลาทั้งหมด ผู้ตอบแบบสำรวจของ Atlassian ถึง 80% ระบุว่าพวกเขาจะมีประสิทธิผลมากขึ้นหากใช้เวลาน้อยลงในการประชุม โดยเฉพาะเมื่อการประชุมไม่มีประสิทธิภาพหรือทำให้มีคนเสนอให้ประชุมติดตามผล ไม่มีใครอยากประชุมเพื่อกำหนดการประชุมเพิ่มเติม

แล้วคุณจะใช้ประโยชน์จากการประชุมเสมือนจริงได้อย่างไร โดยไม่กระทบต่อประสิทธิภาพการทำงาน การมีส่วนร่วมของทีม และการเชื่อมต่อ? เข้าสู่: การประชุมแบบอะซิงโครนัส (“อะซิงโครนัส”)

มาเริ่มต้นจากพื้นฐานกันก่อน… เราให้ความหมายของ “async” ไว้ว่าอย่างไร

การสื่อสารแบบไม่พร้อมกันเกิดขึ้นเมื่อบุคคลหนึ่ง (หรือกลุ่มหนึ่ง) ให้ข้อมูล แล้วผู้รับจะตอบกลับในเวลาอื่นในภายหลัง

ตัวอย่างคลาสสิกของการสื่อสารแบบอะซิงโครนัสคืออีเมล ซึ่งเป็นข้อความที่ไม่ต้องตอบกลับทันที และเกิดช่องว่างเวลาหรือความล่าช้าในการโต้ตอบขึ้น

พูดง่ายๆ ก็คือ การประชุมแบบอะซิงโครนัสจะไม่เกิดขึ้นแบบเรียลไทม์ โดยจะมีการจัดระเบียบและวางแผนไว้ในระดับหนึ่ง แต่ไม่จำเป็นต้องมีกำหนดการ การสื่อสารอาจเป็นทางเดียวก็ได้ เช่น วิดีโอการฝึกอบรมที่บันทึกไว้ล่วงหน้า หรือมีปฏิสัมพันธ์มากขึ้น เช่น ข้อความวิดีโอตามความต้องการ

การประชุมทางวิดีโอแบบอะซิงโครนัสไม่ใช่การสตรีมสด แต่เป็นการบันทึกไว้สำหรับดูและตรวจสอบได้ในภายหลัง 

การประชุมแบบอะซิงโครนัสและซิงโครนัสแตกต่างกันอย่างไร

คุณอาจสงสัยว่าอะไรทำให้การประชุมแบบอะซิงโครนัสแตกต่างออกไป หากคุณทำงานจากระยะไกลมาสักพักหนึ่งแล้ว ก็อาจเป็นไปได้ว่าการประชุมส่วนใหญ่ของคุณจะเป็นแบบซิงโครนัส ซึ่งหมายความว่าเป็นการประชุมสดและผู้เข้าร่วมจำเป็นต้องต้องเข้ามาในเวลาเดียวกัน

เช่นเดียวกับการประชุมแบบอะซิงโครนัส การประชุมแบบซิงโครนัสช่วยให้คุณมีส่วนร่วมกับเพื่อนร่วมงานและลูกค้าได้แม้ว่าจะมีปัญหาด้านสถานที่ก็ตาม อย่างไรก็ดี การประชุมแบบซิงโครไนซ์จำเป็นต้องมีการกำหนดเวลาและบันทึกการประชุมอาจนำมาใช้หรือไม่นำมาใช้อ้างอิงในอนาคตก็ได้

โดยสรุปคือ

• การประชุมแบบพร้อมกันจะเกิดขึ้นแบบเรียลไทม์ การประชุมวิดีโอสดบนแพลตฟอร์มเช่น Zoom ต้องมีการสนทนาแบบสองทางระหว่างผู้เข้าร่วม ผู้เข้าร่วมจะตรวจสอบเอกสารการประชุมร่วมกันและให้ข้อคิดเห็นได้ทันที
• การประชุมแบบไม่พร้อมกันนั้นตรงกันข้าม นั่นคือจะไม่มีการถ่ายทอดสด และการสื่อสารจะไม่เกิดขึ้นแบบเรียลไทม์ การประชุมวิดีโอแบบอะซิงค์จะถูกบันทึกและแชร์เพื่อให้สามารถแชร์และดูเนื้อหาในภายหลังได้

การประชุมแบบอะซิงโครนัสมีประโยชน์อะไรบ้าง

การประชุมแบบไม่พร้อมกันนำเสนอโอกาสใหม่ๆ สำหรับธุรกิจในการสร้างสรรค์นวัตกรรมใหม่ๆ และมีความยืดหยุ่นมากขึ้น มาดูเหตุผลบางประการว่าเหตุใดการประชุมแบบไม่พร้อมกันจึงจะเป็นประโยชน์ต่อธุรกิจของคุณ

ความยืดหยุ่นมากยิ่งขึ้น

การประชุมแบบอะซิงโครนัสถือเป็นสิ่งจำเป็นสำหรับทีมจากระยะไกลที่ทำงานแบบไฮบริด อยู่กระจายกันไป และเน้นการทำงานแบบเสมือน ธุรกิจสามารถขยายกลุ่มผู้มีความสามารถและโอกาสในการสรรหาบุคลากรนอกเหนือไปจากขีดจำกัดของสำนักงานได้โดยการหลีกเลี่ยงความไม่สะดวกของการประชุมแบบตัวต่อตัว

แนวทางนี้ยังช่วยให้คุณทำงานในเขตเวลาและแพลตฟอร์มที่แตกต่างกันไปได้ หากคุณมีลูกค้าที่อยู่ในประเทศอื่น คุณก็ไม่ต้องกังวลกับการจัดกำหนดการประชุมที่อาจเร็วเกินไปสำหรับทีมหนึ่งและสายเกินไปสำหรับอีกทีมหนึ่ง!

การนำแรงกดดันของการตอบกลับในทันทีออกไปทำให้สมาชิกในทีมมีโอกาสที่จะเจอกับภาวะหมดไฟในการทำงานน้อยลงเมื่อมีความเครียดและความต้องการที่แข่งขันกันในด้านเวลา

ในระดับบุคคล แนวทางแบบอะซิงโครนัสแสดงให้เห็นว่าคุณไว้ใจสมาชิกในทีมของคุณ แนวทางนี้แสดงให้เห็นว่า คุณมีความมั่นใจในความสามารถของทีมที่จะทำตามหน้าที่ของตนโดยไม่ต้องติดต่อกับหัวหน้างานหรือผู้จัดการอยู่ตลอดเวลา

คุณสามารถกลับมาควบคุมตารางเวลาของคุณได้อีกครั้ง และลดการใช้เวลาไปกับการประชุมที่จำเป็นต้องเข้าร่วม (ที่อาจมีหรือไม่มีประสิทธิภาพก็ได้!) สมาชิกในทีมสามารถดูการประชุมทางวิดีโอได้เองในเวลาและสถานที่ที่ตนเองสะดวก

ประสิทธิภาพในการทำงานที่ดียิ่งขึ้น

เมื่อเทียบกับการสื่อสารแบบซิงโครนัส รวมถึงการแจ้งเตือนจำนวนมากที่ดูเหมือนจะไม่มีที่สิ้นสุดแล้ว งานแบบอะซิงโครนัสถือว่ามีการขัดจังหวะน้อยกว่า

เนื่องจากคุณสามารถดูเนื้อหาแบบอะซิงโครนัสได้ในเวลาที่เหมาะสมสำหรับคุณ คุณจึงมีโอกาสติดตามการประชุมทางวิดีโอในตอนที่คุณรู้สึกว่ามีประสิทธิผลสูงสุดในระหว่างวันทำงาน หรือตอนที่คุณมีสภาพจิตใจที่เหมาะสมต่อการจดจ่อกับงาน

การประชุมแบบไม่พร้อมกันทำให้คุณมีความกระตือรือร้นในเชิงรุกมากกว่าเชิงรับต่อการทำงาน และการร่วมงานกันกับเพื่อนร่วมงานโดยคุณไม่จำเป็นต้องรีบดูวิดีโอ หรือรู้สึกกดดันกับการตอบกลับการประชุมให้เร็วที่สุด

คุณจะรู้สึกสดชื่นและเตรียมพร้อมมากขึ้นโดยไม่ต้องเหนื่อยหลังจากการประชุม เช่นเดียวกับที่คุณอาจรู้สึกหลังจากการสนทนาทางวิดีโอสด เมื่อคุณได้รับอนุญาตให้ดูการประชุมแบบอะซิงโครนัสด้วยความสนใจเต็มที่ และสามารถหยุดชั่วคราวหรือย้อนกลับวิดีโอได้ ข้อเสนอแนะใดๆ ที่คาดหวังจากคุณจะชัดเจนและมีสมาธิมากขึ้น

นอกจากนี้ การประชุมแบบไม่พร้อมกันยังช่วยให้เพื่อนร่วมงานที่สามารถมีส่วนร่วมในการอภิปรายกันมากยิ่งขึ้น เสียงจากหลากหลายผู้คน หรือคนที่มีบุคลิกโดเด่นในการสนทนาทางวิดีโอพร้อมกันอาจกลบเสียงของสมาชิกในทีมที่เงียบกว่าได้ ทางเลือกแบบไม่พร้อมกันส่งเสริมการมีส่วนร่วมและการทำงานร่วมกันที่ดีขึ้น

แล้วการประชุมแบบอะซิงโครนัสถือเป็นอนาคตของการทำงานหรือไม่

จากการศึกษาวิจัยในปี 2020 โดย Buffer พบว่าพนักงานที่ทำงานทางไกลร้อยละ 20 พบว่าการทำงานร่วมกันและการสื่อสารกับทีมของตนเป็นเรื่องยาก Buffer ได้ทำการศึกษาซ้ำทุกปีนับตั้งแต่นั้นเป็นต้นมา และพบว่าความท้าทายของพนักงานที่ทำงานจากระยะไกลในด้านการทำงานร่วมกันและการสื่อสารลดลงทุกปี เหลือ 15% ในปี 2023 อย่างไรก็ตาม ยังมีงานที่ต้องทำอีกมากเพื่อให้ทีมงานกระจายกันทำงานร่วมกันได้ดีขึ้น

หากเรื่องนี้ดูคุ้นเคย การประชุมแบบไม่พร้อมกันอาจเป็นทางออกได้ เนื่องจากช่วยลบข้อจำกัดต่างๆ มากมายของการประชุมแบบซิงโครนัส และช่วยให้ทีมมีความยืดหยุ่นมากขึ้น การประชุมแบบอะซิงค์ช่วยให้คุณสร้างสรรค์นวัตกรรมและปรับเปลี่ยนธุรกิจของคุณในยุคที่วัฒนธรรมการทำงานเปลี่ยนแปลงและความท้าทายด้านประสิทธิภาพการทำงานที่ไม่เคยเกิดขึ้นมาก่อน

การรักษาสมดุลระหว่างการประชุมแบบซิงก์และอะซิงก์เป็นสิ่งสำคัญ

การประชุมแบบซิงก์ไม่จำเป็นต้องถูกแทนที่ทั้งหมด แต่ก็ไม่ควรเป็นสิ่งสำคัญสำหรับคุณเช่นกัน สมาชิกในทีมและลูกค้าบางรายอาจชอบการสนทนาแบบพบหน้ากันมากกว่าการบันทึกวิดีโอ นอกจากนี้ คุณจะต้องคำนึงถึงความล่าช้าในเวลาตอบสนองที่เกี่ยวข้องกับการประชุมแบบอะซิงค์สำหรับโปรเจ็กต์ที่มีกำหนดเวลาที่กระชั้นชิด

ตามหลักการแล้ว คุณควรหาจุดสมดุลด้วยเครื่องมือที่ช่วยให้ธุรกิจเติบโตตามเป้าหมายระยะยาวของคุณ เริ่มต้นด้วยการมองหาวิธีลดการประชุมที่ไม่จำเป็น และดำเนินการต่อไปจากนั้น

ให้ Dropbox ช่วยขจัดความรู้สึกซิงค์ข้อมูลในการประชุม

เนื่องจากการทำงานทางไกลและแบบไฮบริดเป็นส่วนสำคัญของสถานที่ทำงาน การประชุมทางวิดีโอจึงกลายเป็นเรื่องปกติสำหรับธุรกิจหลายแห่ง นั่นไม่ได้หมายความว่าการประชุมทางวิดีโอทุกครั้งจะต้องให้ทุกคนหยุดใช้เครื่องมือเพื่อหลีกเลี่ยงการพลาดข้อมูลสำคัญ

Dropbox สามารถผสานรวมเข้ากับเครื่องมือการประชุมทางวิดีโอทั่วไป เช่น Zoom และ Microsoft Teams ได้อย่างราบรื่น ทำให้สามารถอัปโหลดการบันทึกการประชุมไปยังบริการพื้นที่จัดเก็บบนคลาวด์โดยอัตโนมัติได้อย่างง่ายดาย เพียงสร้างโฟลเดอร์ Dropbox เฉพาะสำหรับการบันทึกการประชุม แชร์โฟลเดอร์กับทีมของคุณเพื่อให้เข้าถึงการบันทึกได้จากทุกที่ ทุกเวลา

ทีมงานของคุณทั้งใกล้และไกลจะขอบคุณคุณที่อนุญาตให้พวกเขาควบคุมตารางเวลาของตนเอง และมุ่งเน้นที่การทำงานให้เสร็จได้ แทนที่จะไปประชุมที่ไม่จำเป็นต้องได้รับความสนใจทันที