กับดักการจัดการสินทรัพย์ดิจิทัลและสิ่งที่ควรใช้แทน

ทีมการตลาดและความคิดสร้างสรรค์ส่วนใหญ่ใช้ระบบการจัดการสินทรัพย์ดิจิทัล (DAM) ในรูปแบบใดรูปแบบหนึ่ง แต่หากคุณเคยเสียเวลา 15 นาทีไปกับการตรวจสอบโฟลเดอร์ที่มีชื่อไม่เหมาะสม หรือเผลอนำโลโก้ที่ล้าสมัยมาใช้ซ้ำ คุณคงทราบดีว่าการมีระบบ DAM ไม่ได้หมายความว่ามันจะทำงานสำหรับคุณหรือทีมของคุณเสมอไป 

เรื่องนี้ทำให้เกิดคำถามว่า คุณต้องการมันจริงๆ หรือไม่? อาจจะเป็นเช่นนั้น—แต่มีวิธีที่จะทำให้ DAM เจ็บปวดน้อยลง

โดยพื้นฐานแล้ว การจัดการสินทรัพย์ดิจิทัลขึ้นอยู่กับวิธีที่คุณดำเนินการต่อไปนี้กับสินทรัพย์สร้างสรรค์ของคุณ:

• จัดเก็บ
• จัดระเบียบ
• การเข้าถึง
• บำรุงรักษา

สินทรัพย์ได้แก่สิ่งต่างๆ เช่น รูปถ่าย เทมเพลต วิดีโอแคมเปญ ไฟล์การออกแบบ และทรัพยากรอื่นๆ อีกมากมาย ขึ้นอยู่กับอุตสาหกรรมของคุณ การตั้งค่า DAM ควรทำให้การทำงานร่วมกัน การใช้เนื้อหาสำคัญซ้ำ และการคงไว้ซึ่งแบรนด์เป็นเรื่องง่าย 

อย่างไรก็ตาม แพลตฟอร์ม DAM ขององค์กรส่วนใหญ่มีขนาดใหญ่ มีราคาแพง และซับซ้อนเกินไปสำหรับทีมงานด้านความคิดสร้างสรรค์ที่ต้องการเพียงดำเนินการอย่างรวดเร็วและให้โครงการดำเนินไปตามแผน หากทีมของคุณสลับเครื่องมือ ค้นหาทรัพยากร หรือทำซ้ำงานอยู่ตลอดเวลา DAM ของคุณอาจสร้างผลเสียมากกว่าผลดี

ในคู่มือนี้ เราจะพูดถึงปัญหาที่ซ่อนอยู่กับซอฟต์แวร์ DAM ที่ไม่มีใครพูดถึง นั่นก็คือ คุณอาจไม่จำเป็นต้องใช้มันเลย

Dropbox ไม่ใช่ DAM และไม่ได้พยายามที่จะแทนที่ DAM ด้วย อย่างไรก็ตาม หากคุณกำลังมองหาทางเลือกการจัดเก็บไฟล์ที่เบากว่าและใช้งานง่ายกว่าพร้อมเครื่องมืออัจฉริยะ เช่น Dropbox Dash ถือเป็นตัวเลือกที่มั่นคง ด้วยวิธีนี้ คุณจะสามารถลดความซับซ้อนของงานประจำวันของคุณได้ ขณะเดียวกันก็ยังรักษาทรัพยากรสร้างสรรค์ให้เป็นระเบียบ เข้าถึงได้ และแบ่งปันได้ (โดยไม่มีค่าใช้จ่ายเพิ่มเติม) 

5 ประโยชน์ของการใช้ระบบ DAM

ไม่มีใครบอกว่า DAM ควรดำเนินไปในแนวทางเดียวกับนกโดโด และมันไม่ใช่สิ่งที่จำเป็นต้องมีเฉพาะหน่วยงานขนาดใหญ่ที่มีทีมงานสร้างสรรค์ 20 คนเท่านั้น ทีมการตลาดหรือทีมสร้างสรรค์ใดๆ ที่ต้องจัดสรรทรัพยากรอย่างเหมาะสมก็สามารถได้รับประโยชน์จากความเป็นระเบียบเรียบร้อยที่มากขึ้นอีกเล็กน้อย 

ระบบที่เหมาะสมสามารถลดความวุ่นวาย ประหยัดเวลา และทำให้ทุกคนทำงานตามแผนเดียวกันได้ วิธีการมีดังนี้:

1. ความสม่ำเสมอของแบรนด์

ประโยชน์ที่เห็นได้ชัดที่สุดคือระบบ DAM ปกป้องไม่ให้เกิดความไม่สอดคล้องกัน ไม่ว่าจะเป็นโลโก้ล่าสุด รูปถ่ายผลิตภัณฑ์ หรือแนวทางการสร้างแบรนด์ล่าสุดของคุณ การมีทุกสิ่งเหล่านี้ไว้ในที่เดียวจะช่วยให้ทรัพย์สินต่างๆ ดูสะอาดและเป็นปัจจุบัน

หากคุณยึดมั่นในแบรนด์อยู่เสมอ ทุกคนก็จะดูเป็นมืออาชีพมากขึ้น และลูกค้าของคุณก็จะได้รับประสบการณ์ที่ดีที่สุด ไม่มีโลโก้ล้าสมัยแอบปรากฏในงานนำเสนอใหม่หรือสีที่ไม่เป็นแบรนด์อีกต่อไปจนกลายเป็นสื่อของแคมเปญ

2. ประหยัดเวลา

ระบบที่จัดระเบียบอย่างดีจะนำไฟล์ที่คุณใช้บ่อยที่สุดมาไว้ในมือคุณ ไม่ต้องค้นหาในโฟลเดอร์มากมายหรือดาวน์โหลดไฟล์แนบจาก Slack อีกต่อไป นี่อาจเป็นประโยชน์ที่สำคัญที่สุดของ DAM ในเชิงธุรกิจ

มันเป็นเรื่องของการโกนความล่าช้า 5-10 นาทีที่สะสมตลอดทั้งวัน เมื่อรวมเงินออมเหล่านั้นเข้าด้วยกันในหนึ่งสัปดาห์ หนึ่งเดือน หรือหนึ่งปี คุณจะมีเวลาทำงานให้กับทีมของคุณเพิ่มขึ้นเป็นหลายชั่วโมงหรือหลายวัน

3. ความร่วมมือ

แหล่งข้อมูลที่เชื่อถือได้กลางหมายความว่านักออกแบบ นักการตลาด ผู้สร้างเนื้อหา และผู้มีส่วนได้ส่วนเสียประเภทอื่นๆ ต่างก็ทำงานจากไฟล์เดียวกัน ไม่ใช่มีเวอร์ชันต่างๆ มากมายที่ลอยอยู่ในเธรดอีเมล

ไม่ต้องสงสัยอีกต่อไปว่าไฟล์ใดเป็นเวอร์ชันที่ถูกต้อง ซึ่งจะทำให้การส่งต่อข้อมูลระหว่างทีมราบรื่นยิ่งขึ้น ไม่ว่าจะเป็นทีมงานสร้างสรรค์ที่ส่งต่อให้ทีมสื่อหรือการเปลี่ยนแปลงอื่น ๆ แผนกต่าง ๆ ก็สามารถทำงานร่วมกันได้ง่ายขึ้น

4. นำทรัพย์สินที่มีอยู่กลับมาใช้ใหม่ได้ง่าย

ระบบ DAM ช่วยให้คุณไม่ปล่อยให้ผลงานดีๆ ถูกทิ้งเป็นดิจิทัล ด้วยระบบที่เหมาะสม จะสามารถค้นหาและปรับใช้เนื้อหาที่มีประสิทธิภาพสูงได้อย่างง่ายดาย ไม่ว่าจะเป็นภาพจากแคมเปญที่ผ่านมาหรือเทมเพลตที่ผ่านการทดลองและทดสอบแล้วก็ตาม

การเข้าถึงทรัพยากรใน DAM ซึ่งอาจรวมถึงคอลเลกชันเฉพาะสำหรับบุคคลเฉพาะในทีมของคุณ จะช่วยลดความจำเป็นในการทำงานซ้ำ เนื่องจากงานที่ดีจะถูกจัดเก็บและพร้อมให้ผู้คนนำไปใช้ซ้ำ เพิ่มเติม หรือเพียงแค่ดูเพื่อเป็นแรงบันดาลใจ

5. บันทึกการตรวจสอบ/ประวัติเวอร์ชัน

เมื่อคุณต้องจัดการทั้งข้อเสนอแนะและการอนุมัติ ประวัติเวอร์ชันคือเพื่อนที่ดีที่สุดของคุณ DAM ช่วยให้คุณเห็นสิ่งที่เปลี่ยนแปลง ใครเป็นผู้แก้ไข และย้อนกลับหากจำเป็น ทำให้การทำงานร่วมกันราบรื่นยิ่งขึ้นและบรรลุเป้าหมายของแคมเปญได้ง่ายขึ้น

สิ่งที่สำคัญที่สุดเกี่ยวกับบันทึกการตรวจสอบและประวัติเวอร์ชันคือความรับผิดชอบ สามารถดูได้อย่างง่ายดายว่าใครอัปโหลดอะไร เมื่อไหร่ และรายละเอียดอื่นๆ ได้ภายในระบบ นี่ช่วยให้คุณมีระบบป้องกันข้อผิดพลาดใดๆ

ความเป็นจริงก็คือผลประโยชน์เหล่านี้มีมากมาย แต่ก็ไม่จำเป็นต้องใช้ DAM ระดับองค์กรราคาแพงที่มีการอนุญาตที่ซับซ้อนและขั้นตอนการเรียนรู้ที่สูงชัน เครื่องมือที่น้ำหนักเบาและใช้งานง่ายอย่าง Dropbox สามารถสร้างผลกระทบเดียวกันได้โดยไม่ทำให้ทีมของคุณช้าลง

5 ความท้าทายของเครื่องมือ DAM แบบดั้งเดิม

การจัดการสินทรัพย์ดิจิทัลควรทำให้ชีวิตง่ายขึ้น โดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับทีมงานด้านความคิดสร้างสรรค์และการตลาด อย่างไรก็ตาม ด้วยระบบ DAM แบบดั้งเดิมหลายๆ ระบบ คุณอาจรู้สึกเหมือนกำลังต่อสู้กับเครื่องมือแทนที่จะทำงานตามรายการสิ่งที่ต้องทำ 

บางครั้งระบบ DAM ขององค์กรอาจทำให้คุณล้มเหลว ต่อไปนี้คือปัญหาใหญ่บางประการที่ทีมต้องเผชิญ:

1. ความซับซ้อนและเส้นโค้งการเรียนรู้ที่สูงชัน

แพลตฟอร์ม DAM บางตัวมีฟีเจอร์มากมายจนคุณต้องเข้าร่วมเซสชันการฝึกอบรมเพื่ออัปโหลดไฟล์ ออกแบบมาเพื่อการกำกับดูแลในระดับองค์กร แต่ไม่ใช่ความต้องการในแต่ละวันของทีมการตลาดที่เปลี่ยนแปลงรวดเร็ว

ทีมงานสร้างสรรค์ส่วนใหญ่ไม่จำเป็นต้องใช้ความสามารถของระบบ DAM ขององค์กร ซึ่งหมายความว่าหากระบบของคุณมีคุณลักษณะเหล่านี้ เพียงแต่ไม่ได้ถูกใช้ประโยชน์อย่างเต็มที่ (หรือไม่ได้ใช้เลย) ดังนั้น คุณจะไม่มีวันได้รับประโยชน์สูงสุดจากมันอยู่ดี

2. UI ไม่ดีหรือโครงสร้างไม่สอดคล้องกัน

เมื่อระบบของคุณดูเหมือนสเปรดชีตจากปี 2005 การค้นหาสิ่งที่คุณต้องการก็รู้สึกเหมือนกับการแก้ปริศนา การนำทางผ่านเมนูที่น่าสับสนหรืออินเทอร์เฟซที่ใช้งานไม่สะดวกอาจทำให้เวิร์กโฟลว์ด้านความคิดสร้างสรรค์หยุดชะงักได้เช่นกัน นี่คือจุดอ่อนของความคิดสร้างสรรค์

ทีมงานฝ่ายสร้างสรรค์ตอบสนองต่อทีมงานฝ่ายเทคนิคแตกต่างกันออกไป ซึ่งอาจชอบฟิลด์ข้อมูลแบบ Matrix สำหรับผู้จัดการทีมในสาขาเหล่านี้ สิ่งสำคัญคือต้องมีแพลตฟอร์มที่เน้นภาพและใช้งานง่ายเพื่อให้ได้รับประโยชน์สูงสุด

3. ค่าใช้จ่ายในการบำรุงรักษา

เครื่องมือ DAM แบบดั้งเดิมจำนวนมากจำเป็นต้องมีผู้ดูแลระบบหรือผู้เชี่ยวชาญด้านไอทีแบบเต็มเวลาเพื่อจัดการผู้ใช้ แก้ไขปัญหาเมตาเดตา และดูแลให้ทุกอย่างทำงานได้ นั่นถือว่าดีสำหรับแบรนด์ระดับโลก แต่เป็นเรื่องยากสำหรับทีมเล็กๆ ที่ต้องจัดการหลายโปรเจ็กต์ในเวลาเดียวกัน

ด้วยระบบ DAM ที่เรียบง่าย ทีมงานสร้างสรรค์สามารถจัดการได้ด้วยตนเอง Dropbox ช่วยให้คุณติดป้ายกำกับหรือจัดเรียงไฟล์ที่คุณอัปโหลดไปยังพื้นที่จัดเก็บข้อมูลบนคลาวด์ของคุณได้ ซึ่งทำให้มีระบบที่เป็นหนึ่งเดียวและเป็นระเบียบเรียบร้อยเป็นเรื่องง่ายยิ่งขึ้น

4. ขาดความยืดหยุ่น

โครงสร้างโฟลเดอร์ไม่ยืดหยุ่น ตัวเลือกการเรียงลำดับมีจำกัด และไม่มีวิธีดูตัวอย่างไฟล์ภาพอย่างรวดเร็ว? นั่นคือข้อตกลงสำหรับทีมออกแบบและเนื้อหาที่ต้องทำงานอย่างรวดเร็วและชัดเจน ไม่ใช่เสียเวลาถอดรหัสชื่อไฟล์

แพลตฟอร์ม DAM ขององค์กรส่วนใหญ่ทำหน้าที่เหมือนฐานข้อมูลมากกว่า—ไม่ใช่ไลบรารีที่นำเสนอเนื้อหาในรูปแบบภาพ มันเกือบจะเหมือนกับการดูรายการไฟล์แทนที่จะดูว่าแต่ละไฟล์คืออะไร ซึ่งทำให้เกิดความแตกต่างอย่างมากในด้านประสิทธิภาพ

5. ค่าใช้จ่าย

DAM ไม่ถูกเลย ระหว่างการตั้งค่า การฝึกอบรม และการสนับสนุนอย่างต่อเนื่อง DAM ขององค์กรที่มีคุณลักษณะครบถ้วนอาจกินงบประมาณที่อาจใช้ไปกับทรัพย์สินของแคมเปญ การเติบโตของทีม หรือสิ่งอื่นๆ ได้

หากคุณไม่ได้ใช้ฟีเจอร์ทั้งหมดของระบบ DAM อย่างสม่ำเสมอ และพยายามอย่างเต็มที่ถึงขีดจำกัดความสามารถที่มีอยู่ คุณจะสูญเสียคุณค่าไปอย่างมาก บ่อยครั้งทางเลือกที่มีต้นทุนต่ำกว่ามักมีมูลค่ามากกว่าสำหรับทีมงานที่มีความคิดสร้างสรรค์

Dropbox นำเสนอพื้นที่จัดเก็บข้อมูลบนคลาวด์พร้อมคุณสมบัติการทำงานร่วมกันที่ออกแบบมาสำหรับทีมที่เป็นมนุษย์จริงๆ ไม่ใช่แค่แผนกไอทีเท่านั้น โซลูชันของเรามีอินเทอร์เฟซที่ใช้งานง่าย โครงสร้างที่ยืดหยุ่น และการแสดงตัวอย่างที่เหมาะสำหรับทีมสร้างสรรค์ ทีมจึงจัดการทรัพยากรได้โดยไม่ต้องเสียค่าใช้จ่ายเพิ่มเติม

CMS เทียบกับ DAM—มีความแตกต่างกันอย่างไร?

เป็นเรื่องง่ายที่จะสับสนระหว่าง CMS (ระบบจัดการเนื้อหา) กับเครื่องมือ DAM (ระบบจัดการทรัพย์สินดิจิทัล) โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อคุณต้องจัดการทั้งสองอย่างพร้อมกัน แต่มีวัตถุประสงค์ที่แตกต่างกันมากในเวิร์กโฟลว์เชิงสร้างสรรค์:

• CMS ช่วยให้คุณจัดการและเผยแพร่เนื้อหาสดเช่น โพสต์บล็อก หน้าปลายทาง สำเนาเว็บ และสื่อที่ได้รับการอนุมัติแล้วและเผยแพร่สู่โลก
• DAM คือที่ที่ทีมของคุณจัดเก็บ จัดระเบียบและเข้าถึงไฟล์สร้างสรรค์ดิบๆ เช่น โลโก้ เทมเพลต ทรัพยากรแคมเปญ วิดีโอ ไฟล์การออกแบบ และสิ่งใดก็ตามที่คุณใช้เพื่อสร้างสิ่งมหัศจรรย์

ลองคิดแบบนี้: CMS = ที่ที่เนื้อหาจะอยู่เมื่อสร้างเสร็จ DAM = ที่ซึ่งเนื้อหาจะอยู่ในขณะที่ยังอยู่ระหว่างการดำเนินการ (และหลังจากนั้นด้วย) ทีมการตลาดส่วนใหญ่ต้องการทั้งสองอย่าง แต่ถ้าคุณไม่ใช่บริษัทขนาดใหญ่ คุณอาจไม่จำเป็นต้องใช้ระบบ DAM ที่หนักหน่วง 

หากทีมของคุณเพียงแค่ต้องการจัดการไฟล์ให้เป็นระเบียบและสอดคล้องกัน และค้นหาเวอร์ชันการออกแบบที่ถูกต้อง แพลตฟอร์มที่จัดระเบียบง่าย เช่น Dropbox ก็สามารถทำหน้าที่นั้นได้เป็นอย่างดีโดยไม่ซับซ้อน มีต้นทุนต่ำ และไม่ลดประสิทธิภาพ

วิธีง่ายๆ ในการจัดการสินทรัพย์ดิจิทัลด้วย Dropbox

ในกรณีที่คุณยังไม่ทราบมาก่อน ระบบ DAM แบบดั้งเดิมอาจเกินความจำเป็นสำหรับทีมงานด้านความคิดสร้างสรรค์และการตลาดที่เคลื่อนไหวรวดเร็ว นั่นคือที่มาของทางเลือก DAM แบบน้ำหนักเบาที่ช่วยลดความซับซ้อนของกระบวนการ

ต่อไปนี้เป็นวิธีการบางประการที่ Dropbox มอบสิ่งสำคัญทั้งหมดของการจัดการสินทรัพย์ดิจิทัลโดยไม่มีความซับซ้อน ไม่ต้องเรียนรู้มาก หรือมีราคาแพง:

• ประวัติเวอร์ชันและสิทธิ์อัจฉริยะที่มีมาให้ในตัว: Dropbox ช่วยให้คุณเห็นได้อย่างชัดเจนว่ามีอะไรเปลี่ยนแปลง เมื่อใด และใครเป็นผู้อัปเดต นอกจากนี้คุณยังสามารถตั้งค่าและปรับเปลี่ยนสิทธิ์เข้าถึงไฟล์และโฟลเดอร์ได้อย่างง่ายดายเพียงไม่กี่คลิก
• ไม่ต้องเรียนรู้ขั้นตอนที่ซับซ้อน: ทีมงานฝ่ายสร้างสรรค์สามารถเริ่มงานได้ทันทีโดยไม่ต้องมีการฝึกอบรมพิเศษหรือทีมไอทีในการตั้งค่าสิ่งต่างๆ ใช้งานง่ายพอสำหรับนักทำงานอิสระหรือผู้ประกอบการเดี่ยว แต่ยังปรับขนาดได้พอสำหรับเอเจนซี่เต็มรูปแบบด้วยเช่นกัน
• ประหยัดงบประมาณ: ไม่ว่าคุณจะเป็นทีมงานภายในองค์กรที่มีขนาดเล็กหรือแผนกสร้างสรรค์เต็มรูปแบบ แผนราคาของ Dropbox ก็มีความยืดหยุ่น โดยมีตัวเลือกมากมายสำหรับผู้ใช้รายบุคคล ทีม และผู้ใช้ระดับองค์กร
• เครื่องมือค้นหาแบบครอบคลุมและ AI: จำชื่อไฟล์ไม่ได้ใช่ไหม ไม่มีปัญหา การค้นหาแบบครอบคลุมที่ขับเคลื่อนด้วย AI ใน Dropbox Dash จะค้นหาในเนื้อหาไฟล์ ไม่ใช่แค่ชื่อไฟล์เท่านั้น ดังนั้นคุณจึงสามารถค้นหาทรัพยากรที่ต้องการได้ทันที
• คอลเลกชันเนื้อหาที่ยืดหยุ่นและคล่องตัว: Dash จัดเรียงไฟล์ที่เกี่ยวข้อง ลิงก์ และเนื้อหาไว้ในพื้นที่แชร์ส่วนกลาง โดยไม่ต้องเปลี่ยนตำแหน่งแหล่งที่มาของไฟล์ใดๆ เหมาะอย่างยิ่งสำหรับผู้อำนวยการฝ่ายสร้างสรรค์ที่ต้องการรวบรวมภาพผลิตภัณฑ์ที่ได้รับการอนุมัติเพื่อให้นักออกแบบเลือกสำหรับรายละเอียดที่กำหนดให้ เป็นต้น

หากทีมของคุณต้องการวิธีที่ง่ายกว่าในการจัดระเบียบ เคลื่อนไหวได้รวดเร็วยิ่งขึ้น และทำงานร่วมกันโดยไม่เกิดความวุ่นวาย Dropbox จะช่วยให้คุณมีข้อดีทั้งหมดของ DAM โดยไม่ต้องยุ่งยาก

ใช้ Dropbox เพื่อจัดการสินทรัพย์สร้างสรรค์อย่างไม่ยุ่งยาก

ไม่ใช่ว่าทีมงานสร้างสรรค์ทุกทีมจะต้องการ (หรือต้องการ) ระบบ DAM ขนาดใหญ่ที่ต้องใช้เวลาหลายสัปดาห์ในการออนบอร์ดและต้องใช้กองทัพในการบำรุงรักษา คุณเพียงแค่ต้องการวิธีง่ายๆ เพื่อค้นหาสิ่งที่คุณต้องการ แบ่งปัน และดำเนินโครงการต่อไปโดยไม่เกิดความวุ่นวาย

Dropbox มอบวิธีการจัดการสินทรัพย์ดิจิทัลของคุณที่ปลอดภัย ค้นหาได้ และง่ายดาย โดยไม่ต้องใช้ซอฟต์แวร์เพิ่มเติมหรือขั้นตอนการเรียนรู้ที่ซับซ้อน เพียงแค่การทำงานร่วมกันที่ชาญฉลาดกว่า การดำเนินการที่รวดเร็วกว่า และเวิร์กโฟลว์ที่ราบรื่นกว่า

ใช้เครื่องมือที่ผู้สร้างสรรค์ใช้งานได้จริงและช่วยให้ทีมของคุณทำงานสอดคล้องกันโดยไม่ต้องปวดหัวกับงานธุรการ หากคุณอยากจะข้ามขั้นตอนที่ซ้ำซ้อนและจัดการทรัพยากรของคุณเหมือนมืออาชีพ เลือกแผนบริการหรือลองใช้ Dropbox ฟรีวันนี้