ข้ามไปยังเนื้อหาหลัก

5 วิธีในการปรับปรุงขั้นตอนการทำงานให้มีประสิทธิภาพสูงสุด

เวลาอ่าน 6 นาที

28 เมษายน 2568

ประโยชน์ของการปรับปรุงขั้นตอนการทำงานมีอะไรบ้าง

กระบวนการปรับปรุงประสิทธิภาพจะช่วยลดขั้นตอนที่ไม่จำเป็นในแต่ละวัน ทำให้งานที่ต้องใช้เวลามากหมดไปและทำให้ข้อผิดพลาดลดลง นอกจากนี้ยังมีประโยชน์อื่นๆ อีกดังนี้

  • เพิ่มผลิตภาพ
  • ประสิทธิภาพที่เพิ่มขึ้น
  • ปรับปรุงการสื่อสาร
  • ลดการหยุดชะงักและการพลาดกำหนดเวลา
  • มีข้อได้เปรียบในการแข่งขัน
  • เพิ่มขวัญกำลังใจของพนักงาน
  • ช่วยให้ฝึกพนักงานได้ง่ายขึ้น
  • กำหนดความรับผิดชอบและหน้าที่ได้ชัดเจนยิ่งขึ้น
ภาพระยะใกล้ของเพื่อนร่วมงานที่กำลังดูเอกสารที่วางอยู่บนโต๊ะ

5 วิธีในการปรับปรุงขั้นตอนการทำงาน

ต่อไปนี้เป็น 5 วิธีในการปรับปรุงขั้นตอนการทำงานของคุณ

1. ระบุกระบวนการปัจจุบันที่ทำให้งานคุณช้าลง

สัญญาณบางประการที่บ่งบอกว่าขั้นตอนการทำงานของคุณต้องได้รับการปรับปรุงได้แก่ ความล่าช้าและปัญหาที่ทำให้โปรเจ็กต์ไม่สามารถส่งมอบได้อย่างตรงเวลา มีการทำงานใหม่อยู่บ่อยๆ หรือทำงานซ้ำๆ ที่ไม่จำเป็น และเทคโนโลยีซ้ำซ้อนที่กลับสร้างปัญหามากขึ้นแทนที่จะช่วยแก้ไขปัญหา

ในระหว่างการประเมินขั้นตอนการทำงานปัจจุบัน ให้พิจารณาสิ่งต่อไปนี้

  • บุคลากร ระบบ หรือเครื่องมือที่เกี่ยวข้อง
  • งาน ขั้นตอน หรือกิจกรรมที่ต้องทำเพื่อให้บรรลุผลลัพธ์ที่ต้องการจากขั้นตอนการทำงาน
  • ระยะเวลาปกติที่ใช้ในการดำเนินงานหรือกิจกรรมแต่ละอย่างให้เสร็จสิ้น
  • ข้อมูลที่จำเป็นต่อการทำให้ขั้นตอนการทำงานคืบหน้า
  • สิ่งกระตุ้น การดำเนินการ เวลา หรือเงื่อนไขที่ทำให้ขั้นตอนการทำงานขับเคลื่อนไป
  • ผลสำเร็จที่ตั้งใจไว้หรือผลลัพธ์ของขั้นตอนการทำงาน

เมื่อคุณร่วมงานกับผู้อื่น คุณสามารถร่วมกันระบุความซ้ำซ้อนหรือองค์ประกอบที่ไม่มีประสิทธิภาพในขั้นตอนการทำงานของคุณได้

การแชร์ไฟล์และเครื่องมือการทำงานร่วมกันของ Dropbox ช่วยให้คุณรวบรวมความคิดเห็นจากสมาชิกในทีมของคุณได้ง่ายขึ้น

ตัวอย่างเช่น Dropbox ช่วยให้ผู้ใช้หลายคนทำงานกับไฟล์เดียวกันในแบบเรียลไทม์ได้ ซึ่งจะช่วยให้การทำงานร่วมกันเป็นไปย่างราบรื่นยิ่งขึ้น ความโปร่งใสนี้สามารถช่วยระบุปัญหาได้ เนื่องจากหากมีสมาชิกในทีมคนใดที่มักจะใช้เวลานานกว่าปกติในการทำงานให้สำเร็จ ก็เป็นไปได้ว่าปัญหาในขั้นตอนการทำงานตกอยู่ที่ส่วนที่สมาชิกคนนั้นรับผิดชอบ

เพื่อให้คุณระบุได้ว่าขั้นตอนใดในการทำงานที่ใช้เวลามากที่สุดและจุดใดที่สามารถปรับปรุงได้ Dropbox ยังให้คุณสามารถดูบันทึกกิจกรรมโดยละเอียดของการดำเนินการทั้งหมดที่ทำกับไฟล์ได้อีกด้วย เช่น การดู การดาวน์โหลด และการแก้ไข

2. กำหนดเป้าหมายและวัตถุประสงค์ของคุณ

เมื่อคุณระบุได้แล้วว่าเวิร์กโฟลว์ใดที่จำเป็นต้องปรับปรุง คุณก็สามารถเริ่มกำหนดได้ว่าต้องการบรรลุอะไรด้วยการเปลี่ยนแปลงครั้งนี้ และคุณวางแผนจะดำเนินการอย่างไร

แม้ว่าในช่วงเริ่มต้น แผนของคุณจะเป็นเพียงแผนแบบกว้างๆ แต่การคิดถึงสิ่งที่คุณต้องการปรับปรุงอย่างเจาะจงและเหตุผลในการปรับปรุงจะช่วยให้คุณมุ่งเน้นไปยังผลลัพธ์ที่คุณต้องการได้

ตัวอย่างเช่น ถ้าปกติทีมของคุณทำงานแบบต้องส่งเป็นรอบๆ โดยมีกำหนดส่งทุกเดือน คุณอาจต้องการปรับปรุงกระบวนการแสดงข้อคิดเห็นเพื่อไม่ให้โปรเจ็กต์ของคุณไปคั่งค้างในช่วงสิ้นเดือน เครื่องมือการจัดการโปรเจ็กต์ เช่น Dropbox Paper ช่วยให้คุณสามารถสร้างรายการสิ่งที่ต้องทำ มอบหมายงานให้กับสมาชิกในทีม และกำหนดวันครบกำหนดได้ภายในไม่กี่วินาที และเมื่อใกล้ถึงกำหนดเวลา Paper ก็จะส่งการแจ้งเตือนให้อัตโนมัติ คุณจึงไม่มีวันพลาดงานของโปรเจ็กต์

3. ใช้แม่แบบและขั้นตอนการทำงานอัตโนมัติเมื่อทำได้

กระบวนการอัตโนมัติสามารถช่วยลดเวลาที่คุณใช้ในการทำงานด้วยตนเองหรืองานซ้ำๆ เพื่อไปให้ความสำคัญกับกิจกรรมที่มีประสิทธิผลมากขึ้นแทนได้

ระบบอัตโนมัติของ Dropbox ให้คุณสามารถตั้งกฎและทริกเกอร์เพื่อจัดระเบียบไฟล์ให้เป็นโฟลเดอร์ที่กำหนดได้โดยอัตโนมัติ ซึ่งช่วยประหยัดทั้งแรงและเวลาในการจัดเรียงและย้ายไฟล์ด้วยตนเอง คุณจึงมั่นใจว่าเอกสารจะอยู่ในที่ที่เหมาะสมเสมอ

เครื่องมือเช่น Dropbox Dash ช่วยให้คุณจัดกลุ่มเนื้อหาจากไฟล์ แอป ลิงก์เบราว์เซอร์ และอื่นๆ ลงใน "สแต็ก"ที่จัดระเบียบอย่างใดอย่างหนึ่ง ซึ่งคุณสามารถแชร์กับทีมของคุณได้ Dash ใช้ AI เพื่อแนะนำ Stacks ใหม่ๆ และจัดระเบียบไฟล์ลงในคอลเล็กชั่นตามโครงการโดยอิงจากกิจกรรมล่าสุดของคุณ

ค้นพบวิธีที่ดีกว่าในการนำทางวันทำงาน

จัดการงานของคุณ เชื่อมต่อ และเตรียมพร้อมสำหรับการประชุม ทั้งหมดนี้จากแดชบอร์ดกลางแห่งเดียวด้วยหน้าเริ่มต้น Dropbox Dash

พนักงานระยะไกลทำงานกับเอกสารต่างๆ บนหน้าจอคอมพิวเตอร์สองเครื่อง

เคล็ดลับในการปรับปรุงขั้นตอนการทำงาน

ต่อไปนี้เป็นเคล็ดลับเพิ่มเติมบางประการในการปรับปรุงกระบวนการที่มีอยู่ของคุณให้ดำเนินงานอย่างมีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น

  • นึกถึงระยะยาว - การเปลี่ยนแปลงที่คุณทำตอนนี้จะยังคงมีประสิทธิภาพเมื่อธุรกิจของคุณเติบโตและพัฒนาขึ้นหรือไม่
  • มีความยืดหยุ่น - สิ่งต่างๆ เปลี่ยนแปลงไปอย่างรวดเร็วในธุรกิจ ดังนั้นความสามารถในการปรับตัวและปรับเปลี่ยนเมื่อจำเป็นจึงเป็นสิ่งสำคัญ
  • เพิ่มประสิทธิภาพตามลำดับความสำคัญ - ระบุงานที่สำคัญ และสิ่งที่คุณสามารถทำให้ง่ายขึ้นหรือทำให้เป็นอัตโนมัติได้
  • บันทึกการเปลี่ยนแปลงและกระบวนการใหม่ๆ - เพื่อไม่ให้เกิดความสับสนและมั่นใจว่าทุกคนจะปฏิบัติตามขั้นตอนการทำงานอย่างถูกต้อง
  • ทดสอบว่าขั้นตอนการทำงานที่ได้รับการปรับปรุงใหม่นั้นจะได้ผลหรือไม่ก่อนที่จะดำเนินการต่อไป คุณจะได้แก้ไขปัญหาใดๆ ที่เกิดขึ้นและตรวจสอบให้แน่ใจว่ากระบวนการนั้นมีประสิทธิภาพที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้

ปรับปรุงขั้นตอนการทำงานให้มีประสิทธิภาพและง่ายขึ้นด้วย Dropbox

Dropbox ช่วยให้คุณปรับปรุงกระบวนการขาย การตลาด และเวิร์กโฟลว์อื่นๆ ให้เป็นระบบอัตโนมัติ ป้องกันไม่ให้คุณสลับไปมาระหว่างแอปต่างๆ และลดเวลาที่ใช้ในกระบวนการให้ข้อเสนอแนะด้านเนื้อหา เครื่องมือที่มีประโยชน์เช่น Dropbox Paper ช่วยให้คุณสามารถแบ่งปันไอเดียและเนื้อหาได้ง่ายยิ่งขึ้น และรวบรวมคำติชมโดยตรงได้มากขึ้น

Dropbox ผสานรวมกับแอปต่างๆ ที่คุณใช้ เพื่อเสริมศักยภาพให้คุณด้วยส่วนประกอบสำคัญทั้งหมดของเวิร์กโฟลว์ที่มีประสิทธิภาพ ได้แก่ ประสิทธิภาพและความเร็ว ความชัดเจนและความสม่ำเสมอ และโครงสร้างและมาตรฐาน

สำรวจแหล่งข้อมูลที่เกี่ยวข้อง

คนหนึ่งถือแท็บเล็ตเพื่อแสดงเอกสาร ในขณะที่อีกคนหนึ่งถือปากกาเพื่อเพิ่มลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ลงในเอกสาร

จะเริ่มใช้ eSignature ที่ใดในองค์กรของคุณ

ใช้แพลตฟอร์ม eSignature เพื่อรับพนักงานใหม่ ปิดการขาย และประหยัดเวลาในการทำงานด้านกฎหมาย เรียนรู้วิธีเริ่มใช้ eSignatures ในองค์กรของคุณ

บุคคลหนึ่งนั่งอยู่ในรถกำลังเซ็นเอกสาร PDF บนแท็บเล็ตของตนโดยใช้ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์

วิธีลงนามในเอกสาร PDF และขอลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ทางออนไลน์

คุณไม่จำเป็นต้องใช้กระดาษจริงเพื่อรับลายเซ็นที่มีผลผูกพันทางกฎหมายอีกต่อไป ค้นพบว่า Dropbox Sign ปรับปรุงกระบวนการลงนามสัญญาสำหรับคุณและลูกค้าของคุณอย่างไร โดยต้องขอบคุณ eSignatures

คนขี่จักรยานกำลังโต้ตอบกับผู้สร้างภาพยนตร์ที่เป็นนักธุรกิจเดี่ยวซึ่งถือกล้อง ในขณะที่อีกคนหนึ่งถือแผ่นสะท้อนแสง

เคล็ดลับบริหารจัดการไฟล์ดิจิทัลสำหรับเจ้าของธุรกิจ

การทราบวิธีจัดการไฟล์ดิจิทัลของคุณสามารถประหยัดเวลาและความพยายามได้ สำรวจเคล็ดลับการจัดการไฟล์ง่ายๆ ของเราเพื่อเริ่มต้นเชี่ยวชาญศิลปะในการจัดระเบียบไฟล์ดิจิทัลของคุณ