วิธีการทำงานที่บ้าน

วิธีการทำงานที่บ้านอย่างมีประสิทธิภาพ

เนื่องจากสำนักงานและการทำงานในยุคใหม่มีการนำระบบดิจิทัลเข้ามาใช้มากขึ้น ทางเลือกในการทำงานจากที่บ้านจึงได้รับความนิยมมากขึ้นในหมู่พนักงานทั่วโลก

แม้ว่าหลายคนจะเลือกทำงานจากที่บ้าน แต่การเปลี่ยนผ่านสู่การทำงานที่บ้านอย่างกะทันหันโดยไม่ได้เตรียมตัวอาจเป็นเรื่องน่ากังวลหรือถึงกับก่อกวนใจได้ หากคุณกำลังเตรียมการจัดตั้งโฮมออฟฟิศในเร็วๆ นี้ และผันตัวมาเป็นผู้ที่ทำงานระยะไกล คุณจำเป็นต้องเริ่มให้ถูกต้องตั้งแต่ก้าวแรก

ตามทฤษฎีแล้ว ข้อดีของการทำงานจากที่บ้านอาจฟังดูเหมือนฝัน คุณไม่ต้องเดินทาง ทำงานในชุดนอน และรับประทานมื้อกลางวันได้ทุกเมื่อที่ต้องการ

อย่างไรก็ตาม ผู้ที่มีประสบการณ์ในการทำงานระยะไกลและการทำงานที่บ้านต่างก็รู้ดีว่าในความเป็นจริงแล้วการทำงานในลักษณะดังกล่าวไม่ได้ผ่อนคลายหรือสบายอย่างที่คิด การหาจังหวะที่ลงตัวในการทำงานที่บ้านให้เหมือนกับการทำงานในสำนักงานนั้นไม่ใช่เรื่องง่ายเลย คุณอาจไม่มีแม้แต่โต๊ะทำงานในบ้านด้วยซ้ำ หรือพบว่าตนเองเสียสมาธิได้ง่าย ไหนจะมีสัตว์เลี้ยง สมาชิกในครอบครัว และก็ต้องซักเสื้อผ้าอีก!

นอกจากนี้ การตัดขาดจากการทำงานอาจยังเป็นเรื่องยากเมื่อคุณทำงานจากที่บ้านเช่นกัน ซึ่งเป็นเพราะการทำงานจากที่บ้านอาจมีผลกระทบทางจิตใจต่อชีวิตของคุณ อันเนื่องมาจากบ้านได้เชื่อมโยงเข้ากับการทำงานอย่างแยกไม่ออกเสียแล้ว

อย่างไรก็ตาม ลักษณะนิสัยที่ถูกต้องจะช่วยให้สามารถมั่นใจว่าคุณจะทำงานจากที่บ้านอย่างดีเยี่ยม ในขณะเดียวกันก็แยกชีวิตที่บ้านออกจากกันได้

สร้างพื้นที่ทำงานและพื้นที่ตัดขาดจาการทำงาน

สิ่งที่สำคัญที่สุดประการแรกคือ คุณต้องมีพื้นที่ทำงานที่เหมาะสม ในขณะที่การเอกเขนกบนเตียงพร้อมแล็ปท็อปอาจดูเหมือนน่าสนใจ แต่การไม่มีสภาพแวดล้อมการทำงานที่เหมาะสมอาจมีผลต่อการโฟกัสของคุณได้อย่างมาก

กำหนดพื้นที่ใดพื้นที่หนึ่งในบ้านให้เป็นพื้นที่ทำงานโดยเฉพาะ ซึ่งคุณสามารถมีสมาธิหรือจดจ่อกับงานได้อย่างแท้จริง โดยอาจเป็นพื้นที่ธรรมดาๆ เช่น มุมห้องนอน หรือแม้แต่ที่นั่งตรงโต๊ะในครัวที่ปกติคุณไม่ค่อยได้นั่ง

ไม่ว่าจะเป็นที่ใด ควรเป็นจุดที่ปกติแล้วคุณไม่ได้ใช้งานขณะอยู่ที่บ้าน เพื่อที่คุณจะได้เชื่อมโยงในทางจิตวิทยากับความรู้สึกนึกคิดถึงพื้นที่ทำงาน ไม่ใช่เป็นการพักผ่อนที่บ้าน การทำเช่นนี้จะช่วยได้อย่างมากเมื่อคุณนั่งลงและทำงานอย่งลื่นไหล รวมถึงขณะที่หยุดทำงานเมื่อสิ้นสุดวันด้วย

ต้องแน่ใจว่าคุณมีอุปกรณ์พร้อม

อุปกรณ์ต่างๆ มักเป็นสิ่งที่นึกถึงทีหลังจนกว่าจะถึงวันที่คุณต้องนั่งอยู่บนโซฟากับแล็ปท็อปของคุณ และเปิดแท็บหรือเอกสารต่างๆ มากมายบนหน้าจอเดียว

เมื่อทำงานที่บ้าน คุณต้องมีการติดตั้งอุปกรณ์ทางเทคนิคที่ช่วยให้สามารถทำงานได้ตามปกติเหมือนกับเวลาที่ทำงานในสำนักงาน ไม่ว่าจะเป็นหน้าจอเสริม เมาส์และแป้นพิมพ์แยกต่างหาก หรือแม้แต่โต๊ะทำงานที่เหมาะสม การมีเครื่องมือที่เหมาะสมคือสิ่งจำเป็น ถ้าคุณจะต้องทำงานที่บ้านเป็นประจำ การมีอุปกรณ์พร้อมเป็นการทำให้ผู้ว่าจ้างของคุณได้รับประโยชน์มากที่สุด

ตรวจสอบนโยบายเกี่ยวกับการทำงานที่บ้านและอุปกรณ์ของผู้ว่าจ้าง และต้องแน่ใจว่าคุณมีทุกอย่างที่ต้องใช้ในการทำงาน ในขณะที่ความต้องการของคุณแตกต่างออกไปตามบทบาทหน้าที่ อาจเป็นความคิดที่ดีถ้าคุณจะตรวจสอบว่ารายการต่อไปนี้รายการใดที่จำเป็นสำหรับการทำงานในแต่ละวันของคุณ และคุณสามารถใช้งานที่บ้านได้หรือไม่

• หน้าจอ
• เมาส์
• แป้นพิมพ์
• สายเคเบิลสำหรับหน้าจอแสดงผล/อะแดปเตอร์
• หน้าจอป้องกันผู้อื่นมองเห็น
• หูฟัง
• ที่ตั้งแล็ปท็อป
• ที่ชาร์จ
• เก้าอี้ที่เหมาะกับสรีระ

พึงระลึกไว้เสมอว่ายังรวมถึงการมีไฟล์ที่ถูกต้องและการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ต หากคุณไม่สามารถเข้าถึงเครือข่ายของบริษัทได้จากที่บ้านไม่ว่าด้วยเหตุผลใดๆ คุณก็ยังคงต้องสามารถทำงานได้

ไฟล์ที่จัดเก็บไว้ใน Dropbox จะช่วยให้สามารถทำงานจากระยะไกลแบบออฟไลน์ได้อย่างง่ายดายเพราะคุณสามารถเลือกไฟล์ที่จะจัดเก็บไว้ในฮาร์ดไดรฟ์และบริการพื้นที่จัดเก็บบนคลาวด์ได้ เมื่อทำงานแบบออฟไลน์ ไฟล์จะพร้อมให้คุณใช้งาน และจะซิงค์กับเวอร์ชันออนไลน์เมื่อมีการเชื่อมต่ออีกครั้ง คุณไม่ต้องกังวลเรื่องการเชื่อมต่อขัดข้องอีกแล้ว ฉะนั้นข้อเสียก็คือคุณจะเอาเรื่องนี้ไปเป็นข้ออ้างในการเลิกงานเร็วไม่ได้

ทำตามตารางงาน

เมื่อคุณจัดบ้านให้เป็นที่ทำงานแล้ว ก็ถึงเวลาที่ต้องเริ่มทำงาน ข้อผิดพลาดทั่วไปอย่างหนึ่งเมื่อเริ่มทำงานที่บ้านคือ คุณอาจเลือกที่จะเปลี่ยนเวลาในการเดินทางเป็นการนอนเพิ่มเติม แต่การนอนกลิ้งบนเตียงแล้วลุกมาทำงานเลยอาจไม่เหมาะเท่าไหร่

เพื่อให้มีการเริ่มต้นที่ดี  คุณต้องแน่ใจว่าคุณเตรียมพร้อมเสมือนว่าคุณกำลังมุ่งหน้าไปที่ทำงาน แม้ว่าจะเป็นวันที่สบาย ๆ ก็ตาม เมื่อคุณสร้างวิถีปฏิบัติในการเข้าและออกจากโหมดทำงานได้เหมือนกับที่การเดินทางไปทำงานจะทำให้คุณพร้อมสำหรับวันทำงานที่กำลังจะเริ่มขึ้น ใจคุณก็จะพร้อมเริ่มงาน

และถ้าคุณวางแผนไว้อย่างถูกต้อง คุณจะมีเวลาคุณภาพสำหรับตัวคุณเองในการเดินจิบกาแฟ (หรือเดินเล่นกับสุนัข) ก่อนที่จะพร้อมจัดการกับวันทำงานในพื้นที่ทำงานในบ้านของคุณ

หยุดพักบ้าง

เมื่อทำงานได้อย่างราบรื่นแล้ว คุณยังต้องแน่ใจว่าได้หยุดพักบ้าง วันทั่วๆ ไปในสำนักงานต้องมีการเดินไปห้องพักผ่อนเพื่อจิบกาแฟ คุยกับเพื่อนร่วมงานที่โต๊ะ และมีเรื่องให้เสียสมาธิบ้างเล็กน้อย

แม้ว่าคุณอาจจะต้องเข้าครัวเพื่อดื่มกาแฟหรือทานของว่างก็ตาม แต่การทำงานจากที่บ้านก็อาจทำให้คุณทำงานอย่างต่อเนื่องโดยไม่มีเวลาว่างได้ แม้ว่าการทำงานที่บ้านโดยไม่มีผู้อื่นอยู่รอบตัวอาจทำให้คุณมีสมาธิมากขึ้น แต่คุณก็ยังต้องใช้เวลาพักและผ่อนคลายเพิ่มเติม และคุณควรใช้เวลาพักเหล่านั้น

สิ้นสุดวันทำงาน

สิ่งสำคัญสำหรับการทำงานในห้องทำงานที่บ้าน คือ คุณต้องหยุดทำงานเมื่อถึงเวลาเลิกงานได้ ในขณะที่ดูเหมือนว่าการทำงานที่บ้านอาจทำให้ Work-Life Balance (ความสมดุลระหว่างชีวิตและการทำงาน) เอนเอียงไปทางชีวิตส่วนตัวมากกว่า แต่การทำงานที่บ้านก็อาจส่งผลในทางตรงกันข้ามได้

เมื่อคุณทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพที่บ้าน คุณต้องแน่ใจว่าคุณสามารถตัดขาดจากการทำงานได้ กำหนดเวลาเลิกงานที่ชัดเจนในลักษณะเดียวกับที่คุณทำเมื่ออยู่ที่ทำงาน

เช่นเดียวกับการเริ่มต้นวัน คุณจะต้องมีขั้นตอนที่ช่วยให้คุณทำตัวสบายๆ และออกจากโหมดการทำงานได้ การออกกำลังกายเบาๆ หรือการอ่านเป็นวิธีการทั่วไปสำหรับการปล่อยตัวตามสบาย แต่ต้องแน่ใจว่าคุณพบวิธีที่เหมาะกับคุณมากที่สุด การทำเช่นนี้เป็นเรื่องสำคัญ เพราะไม่ได้เป็นเพียงการพักผ่อนและฟื้นตัวสำหรับการทำงานในวันถัดไปเท่านั้น แต่ยังช่วยให้คุณได้ใช้ชีวิตส่วนตัวอย่างมีคุณภาพ โดยแยกจากการทำงานอย่างแท้จริงอีกด้วย

วิธีการเชื่อมต่อกับทีมของคุณอยู่เสมอจากระยะไกล

แม้ว่าคุณและทีมจะทำงานจากที่บ้าน แต่การเชื่อมต่อและรับทราบข้อมูลข่าวสารอย่างต่อเนื่องเหมือนกับอยู่ที่ออฟฟิศก็ถือเป็นสิ่งสำคัญ

หลายๆ คนคุ้นเคยกับการทำงานกับพนักงานหรือเพื่อนร่วมงานระยะไกลในสำนักงานหรือสถานที่อื่นๆ อยู่แล้ว และตระหนักดีว่าการสื่อสารที่แข็งแกร่งมีความสำคัญเพียงใดสำหรับทีมงานระยะไกล สำหรับคนอื่นๆ การทำงานที่บ้านอาจทำให้รู้สึกเหงาได้

เมื่อความแปลกใหม่ของการไม่ต้องเดินทางไปที่ทำงานเริ่มลดประสิทธิภาพลง อาจหมายถึงการใช้เวลาส่วนใหญ่กับตัวเองหรือใช้พื้นที่ทำงานร่วมกับครอบครัว สิ่งสำคัญคือการมองหาวิธีที่ทันสมัยในการติดต่อสื่อสารกับทีมของคุณอย่างมีประสิทธิภาพ แต่ต้องได้ประสิทธิผลสำหรับสถานการณ์ที่เฉพาะเจาะจงของคุณด้วย

ใช้เครื่องมือร่วมกันเพื่อทำงานร่วมกัน

วิธีที่ดีที่สุดในการทำงานอย่างใกล้ชิดกับเพื่อนร่วมงานในขณะที่อยู่ห่างไกลกันก็คือ การทำงานโดยใช้เครื่องมือดิจิทัล

การทำงานในพื้นที่ทำงานร่วมกันแบบอัจฉริยะทำให้ทุกคนในทีมของคุณสามารถทำงานร่วมกันได้โดยตรงในขณะที่อยู่ในวงจรของโปรเจ็กต์ต่างๆ ใน Dropbox Paper คุณสามารถแชร์เอกสารกับทีมของคุณและทำงานร่วมกันบนเอกสารเหล่านั้นแบบออนไลน์ โดยไม่ต้องส่งอีเมลหรือรวมไฟล์

หากจำเป็นต้องทำบางสิ่ง คุณสามารถระบุสมาชิกในทีมของคุณในส่วนที่เกี่ยวข้องของเอกสารเพื่อแจ้งให้พวกเขาทราบได้ เป็นวิธีที่ง่ายกว่าและมีประสิทธิภาพมากกว่าในการเชื่อมต่อกับทีมของคุณและทำงานร่วมกันได้ดีขึ้น ทั้งในและนอกสำนักงาน นอกจากนี้ยังเป็นวิธีที่ดีในการลดการประชุมและการส่งอีเมลอีกด้วย

เปลี่ยนการประชุมให้เป็นการประชุมทางวิดีโอ

ในขณะที่การทำงานที่บ้านจะตัดการประชุมที่ไม่จำเป็นจำนวนมากออกไปจากตารางเวลา แต่ก็อาจทำให้การประชุมที่สำคัญมีความท้าทายมากขึ้นด้วย การสนทนาบางเรื่องเคยได้ผลดีกว่าเมื่อเป็นการคุยแบบต่อหน้า ไม่ใช่การโทรศัพท์ และอาจมีการโต้ตอบเป็นนัยหรือความแตกต่างเล็กน้อยที่อาจขาดหายไปเมื่อทำงานที่บ้าน อย่างไรก็ตาม การใช้การประชุมวิดีโอคอนเฟอเรนซ์จะช่วยลดช่องว่างดังกล่าวได้

ไม่ว่าจะเป็นการประชุมใหญ่ของบริษัทหรือการซิงค์โครงการกับเพื่อนร่วมงาน วิดีโอจะทำให้การประชุมมีประสิทธิผลมากขึ้นและทำให้คุณเชื่อมต่อกับทีมของคุณได้อย่างชัดเจนทั้งทางภาพและเสียง ด้วยแอปอย่าง Microsoft Teams และ Google Meet ที่รวมอยู่ใน Dropbox คุณสามารถตั้งค่าการประชุมทางวิดีโอหรือใช้เป็นส่วนหนึ่งของงานประจำได้อย่างง่ายดาย หากใครต้องการหารือเกี่ยวกับบางสิ่งบางอย่างในเอกสารอย่างรวดเร็ว คุณสามารถเข้าร่วมการประชุมได้โดยตรงจาก Dropbox โดยใช้เครื่องมือที่ทีมของคุณใช้

ใช้ช่องทางการแชทสาธารณะ

เราทุกคนต่างทราบกันดีอยู่แล้วว่าเทคโนโลยีทำให้สมาชิกในทีมหรือส่วนต่างๆ ในองค์กรเก็บตัวอยู่คนเดียวอย่างเป็นธรรมชาติ ไม่ว่าจะอยู่ในออฟฟิศหรือไม่ก็ตาม

วิธีหนึ่งในการส่งเสริมและปรับปรุงการสื่อสารคือการใช้ซอฟต์แวร์การส่งข้อความโต้ตอบแบบทันทีของออฟฟิศ เช่น Slack แม้ว่าจะช่วยเพิ่มความรู้สึกเร่งด่วนในการสื่อสารระหว่างสมาชิกในทีมแต่ละคนก็ตาม แต่ยังเปิดโอกาสใหม่ๆ ในการสื่อสารและเข้าสังคมกับเพื่อนร่วมงานคนอื่นๆ อีกด้วย

พูดให้มากขึ้น

เมื่อคุณไม่ได้พบเจอเพื่อนร่วมทีมอยู่ตลอดเวลาในโถงทางเดินหรือตอนพักเที่ยง การมีปฏิสัมพันธ์ทางสังคมอันมีค่ามากมายก็จะหายไปทันที วิธีที่ดีที่สุดในการรองรับการขาดการสื่อสารทางกายภาพในออฟฟิศคือการสื่อสารมากขึ้นในขณะที่คุณไม่อยู่ที่นั่น

ออกไปตามทางของคุณเพื่อกำหนดเวลาการเช็คอินกับสมาชิกในทีมของคุณเพื่อพูดคุยเกี่ยวกับโครงการปัจจุบันโดยใช้เครื่องมือเช่น Slack ซึ่งบูรณาการโดยตรงกับ Dropbox และโปรดจำไว้ว่าไม่จำเป็นต้องเป็นงานเสมอไป อย่ากลัวที่จะเข้าสังคมกับเพื่อนร่วมงานทางออนไลน์เหมือนอย่างที่คุณทำในออฟฟิศ ซอฟต์แวร์การส่งข้อความโต้ตอบแบบทันทีของออฟฟิศส่วนใหญ่มีอีโมจิและแป้นพิมพ์ GIF เพื่อช่วยให้การสนทนาของคุณสนุกสนานมากขึ้น ใน Dropbox คุณยังสามารถใช้อีโมจิในเอกสารเพื่อเพิ่มความอบอุ่นและความเป็นตัวตนให้กับการสนทนาของคุณได้

ความสุขในการทำงานที่บ้าน

ในขณะที่การทำงานที่บ้านอาจดูน่ากลัวสำหรับบางคนในตอนแรก ยังมีเหตุผลที่ในปัจจุบันนี้หลายคนเลือกการทำงานที่บ้าน ซึ่งก็คือการไม่ต้องเดินทาง ตารางเวลาที่ยืดหยุ่น และคุณยังมีความสุขกับอิสระในการอยู่บ้าน พร้อมมีเวลาให้ตัวเองและคนที่คุณรักมากขึ้นอีกด้วย ส่วนที่ดีที่สุดก็คือ การใช้วิธีการและเครื่องมือที่ถูกต้องจะช่วยให้คุณเชื่อมต่อได้ไม่ยากกับสิ่งที่คนทำงานนอกสถานที่หลายคนให้ความสนใจ การมีสภาพแวดล้อมในการทำงานที่บ้านที่เหมาะสมและการเชื่อมต่อที่ดีกับเพื่อนร่วมงานทางออนไลน์ ช่วยให้การเปลี่ยนมาทำงานที่บ้านเป็นเรื่องที่เพลิดเพลินซึ่งคุณอาจจะอยากทำแบบนี้ตลอดไป