วิธีจดบันทึกการประชุมให้ดีขึ้นด้วยเทมเพลตบันทึกการประชุม

การจดบันทึกในขณะที่แชร์หน้าจอ เป็นผู้นำการประชุม หรือเมื่อผู้อื่นกำลังพูดคุยอาจเป็นเรื่องท้าทาย การสรุปรายการการดำเนินการจากการประชุมอาจเป็นเรื่องยากเช่นกัน คู่มือนี้จะแสดงวิธีการเขียนบันทึกการประชุมและบันทึกข้อมูลสำคัญให้ดีขึ้น

Dropbox ช่วยให้การจดบันทึกการประชุมที่มีประสิทธิผลเป็นเรื่องง่ายยิ่งขึ้น โดยมีเทมเพลตบันทึกการประชุมให้ฟรี และให้บริการดังต่อไปนี้

• คุณสมบัติการบันทึกและสำรองข้อมูลอัตโนมัติเพื่อซิงค์บันทึกการประชุมแบบเรียลไทม์ เพื่อให้คุณสามารถมุ่งเน้นไปที่การประชุมได้
• เอกสารที่แชร์กันเพื่อให้สมาชิกในทีมสามารถดูและมีส่วนร่วมในวาระการประชุมก่อนหรือระหว่างการประชุม ไม่จำเป็นต้องทำงานหลายอย่างพร้อมกัน
• คุณสมบัติที่จะช่วยถอดเสียงบันทึกโดยอัตโนมัติ ทำให้ดูสิ่งที่พูดคุยกันได้ง่ายขึ้น และติดตามผลหรือกำหนดหัวข้อวาระการประชุมครั้งต่อไปได้
• การอัปเดตเอกสารแบบเรียลไทม์ซึ่งผู้คนสามารถดูได้ทุกที่ทุกเวลา เพื่อให้ทุกคนอยู่ในหน้าเดียวกัน

แม่แบบบันทึกการประชุม

การมีเทมเพลตบันทึกการประชุมฟรีใน Dropbox Paper ถือเป็นขั้นตอนแรกสำหรับเคล็ดลับและเทคนิคเชิงลึกที่เราจะครอบคลุมในคู่มือนี้ 

เป็นส่วนหนึ่งของเทมเพลตมากมายที่มีให้เลือกใช้งาน ลองดูไลบรารีเทมเพลต Dropbox Paper เต็มรูปแบบสำหรับรายการสิ่งที่ต้องทำ เทมเพลตการวางแผนโปรเจ็กต์ และอื่นๆ อีกมากมาย

เหตุใดจึงต้องสร้างบันทึกการประชุมตั้งแต่แรก?

คุณดูบันทึกการประชุมของคุณบ่อยเพียงใด? หากรู้สึกว่าการจดบันทึกการประชุมเป็นงานที่น่าเบื่อและคุณไม่เคยดูบันทึกเหล่านั้นอีกเลย คุณอาจสงสัยว่าทำไมคุณถึงสร้างบันทึกเหล่านี้ขึ้นมาตั้งแต่แรก

ความเป็นจริงก็คือ ถ้าไม่มีใครใช้บันทึกการประชุมของคุณ รวมถึงตัวคุณเอง นั่นอาจเป็นสัญญาณว่าบันทึกเหล่านั้นไม่มีประโยชน์ในรูปแบบปัจจุบัน

แล้วเป้าหมายที่แท้จริงของการจดบันทึกการประชุมคืออะไร? จริงๆแล้วพวกเขาควรจะทำอะไรกันแน่?

โดยพื้นฐานแล้ว บันทึกการประชุมควรเป็นเครื่องมือที่ช่วยให้ทุกคนมีความเข้าใจตรงกันอย่างแท้จริง บันทึกการประชุมของคุณควรให้ทุกคนทราบ:

• สรุปสิ่งที่หารือกันอย่างชัดเจนและกระชับ
• ประเด็นสำคัญที่ได้จากการหารือดังกล่าว
• โครงร่างของรายการการดำเนินการที่ตกลงกันและขั้นตอนต่อไป

ท้ายที่สุด บันทึกการประชุมคือแผนงานของคุณสำหรับสิ่งที่ต้องดำเนินการหลังจากการประชุมสิ้นสุดลงและทุกคนกลับมาทำงาน

คิดถึงบันทึกของคุณเป็นแหล่งความจริงเพียงแหล่งเดียว ในภายหลังเมื่อใครสงสัยว่าตกลงกันเรื่องอะไรหรือภารกิจต่อไปของพวกเขาคืออะไร พวกเขาสามารถอ้างอิงบันทึกการประชุมครั้งก่อนได้อย่างง่ายดาย 

นอกจากนี้ หากมีใครพลาดการประชุม บันทึกของคุณควรจะครอบคลุมเพียงพอที่จะทำให้ผู้ที่ไม่ได้เข้าร่วมประชุมได้รับทราบข้อมูลโดยไม่จำเป็นต้องสรุปประเด็นการอภิปรายทั้งหมด

สร้างบันทึกการประชุมของคุณอย่างถูกต้องด้วยเทมเพลตที่เหมาะสม และคุณจะประหยัดเวลา เพิ่มผลงาน และทำให้ทุกคนดำเนินงานตามแผนได้ 

บันทึกการประชุมที่เป็นประโยชน์: สถานการณ์ตัวอย่าง

มาดูกันว่าบันทึกการประชุมที่ได้รับการปรับปรุงใหม่นั้นใช้งานในสถานการณ์จริงได้อย่างไร

ลองนึกภาพการประชุมเกี่ยวกับการเปิดตัวโปรโมชั่นบนเว็บไซต์ของบริษัท หัวข้อต่างๆ มากมายจะถูกหยิบยกขึ้นมาพูดคุยในหัวข้อนี้ แต่บันทึกที่ดีจะมุ่งเน้นไปที่สิ่งที่สำคัญจริงๆ ซึ่งก็คือการจดบันทึกสิ่งสำคัญโดยไม่ให้รายละเอียดมากเกินไป

ในการดำเนินการนี้ คุณสามารถเริ่มต้นด้วยการบันทึกวาระการประชุมของประเด็นสำคัญต่างๆ:

• เหตุใดจึงเปิดตัวโปรโมชันนี้เช่น เพื่อยอดขายที่สูงขึ้นหรือปริมาณการเข้าชมเว็บไซต์
• สิ่งที่โปรโมชั่นมุ่งหวังคือการทำให้ยอดขายเพิ่มขึ้น 10%
• ใครเป็นผู้รับผิดชอบ เช่น การตลาดสำหรับการสื่อสาร กฎหมายสำหรับการอนุมัติ เป็นต้น
• โปรโมชั่นจะดำเนินไปนานแค่ไหน—2 สัปดาห์ 1 เดือน หรืออะไรก็ตาม

ในระหว่างการประชุม ให้เน้นสรุปประเด็นสำคัญในแต่ละประเด็น อย่าจดสิ่งที่บุคคล A พูดกับบุคคล B และสิ่งใดก็ตามที่อาจเกี่ยวข้องกับการโต้ตอบกัน

วิธีนี้ช่วยให้บันทึกการประชุมอย่างเป็นทางการมีความชัดเจนและกระชับ ทำให้ทุกคนสามารถอ้างอิงถึงได้ง่ายในภายหลัง โดยไม่ต้องผ่านการสนทนาเป็นย่อหน้า

ส่วนที่สำคัญที่สุดของบันทึกการประชุมในสถานการณ์นี้คือรายการการดำเนินการ สิ่งเหล่านี้เป็นรายการในตอนท้ายของบันทึกการประชุมที่มีประสิทธิผล พร้อมด้วยการดำเนินการที่เฉพาะเจาะจง บุคคลที่รับผิดชอบ และกำหนดเวลาที่แนบมาด้วย ตัวอย่างเช่น:

• การอนุมัติทางกฎหมาย: บุคคล A กำหนดส่งภายในวันศุกร์
• อัพเดทเว็บไซต์:บุคคล B จะต้องเสร็จสิ้นภายในวันอังคารหน้า
• การสื่อสารการตลาด: บุคคล C จะต้องส่งร่างให้ทีมภายในวันพฤหัสบดี

โครงสร้างในสถานการณ์นี้ช่วยจัดระเบียบงานที่ซับซ้อนและทำให้ดำเนินการต่อไปได้ง่าย ดังนั้น แทนที่จะพยายามจดจำว่าใครทำอะไร ก็สามารถตรวจสอบบันทึกได้อย่างง่ายดาย

บันทึกการประชุมที่ดีสามารถช่วยอะไรได้อีกบ้าง?

บันทึกการประชุมสามารถช่วยชีวิตได้ในหลายสถานการณ์ โดยเฉพาะเมื่อสิ่งต่างๆ ไม่เป็นไปตามแผน โน้ตที่ดีมีประโยชน์หลายประการ เช่น:

• การแก้ไขข้อขัดแย้ง—โดยที่บันทึกเป็นหลักฐานที่เชื่อถือได้ของความมุ่งมั่น
• การบรรเทาการขาดงาน—เมื่อผู้มีส่วนได้ส่วนเสียหลักขาดการประชุม
• ความรับผิดชอบ— การบันทึกเสมอว่าใครรับผิดชอบอะไร
• การปฏิบัติตามข้อกำหนด—การจัดทำบันทึกเพื่อวัตถุประสงค์ทางกฎหมายและข้อบังคับ
• การฝึกอบรม—ทำให้พนักงานใหม่คุ้นเคยกับวิธีการทำงานของสิ่งต่างๆได้ง่ายขึ้น

บันทึกการประชุมช่วยให้ทุกคนจัดระเบียบได้ แต่ยังเป็นเครื่องมือป้องกันทีมของคุณและเป็นเอกสารที่มีประโยชน์สำหรับการอ้างอิงในอนาคตอีกด้วย ไม่ว่าจะแก้ไขปัญหาหรือต้อนรับสมาชิกใหม่ในทีม การจดบันทึกถือเป็นสิ่งสำคัญ!

สิ่งที่ควรรวมไว้ในบันทึกการประชุม

การรู้ว่าจะรวมอะไรไว้ก็ถือเป็นครึ่งหนึ่งของการต่อสู้ รายละเอียดอาจแตกต่างกันไปขึ้นอยู่กับลักษณะของการประชุมของคุณ แต่ต่อไปนี้คือรายการตรวจสอบเบื้องต้นเพื่อแนะนำคุณเกี่ยวกับสิ่งสำคัญต่างๆ

คุณสามารถใช้สิ่งเหล่านี้ทั้งหมดได้เมื่อคุณดาวน์โหลดเทมเพลตบันทึกการประชุมฟรี ดังนั้นอย่าลังเลที่จะรวมไว้และปรับให้เหมาะกับความต้องการของคุณเมื่อคุณสร้างเอกสาร

• วันที่ประชุม—เพื่อให้คุณสามารถเรียกดูบันทึกได้ง่าย
• เวลาประชุม—ในกรณีที่คุณมีการประชุมที่คล้ายกันหลายครั้งในวันเดียวกัน
• หัวข้อการประชุมที่กว้างเช่น ชื่อโครงการ
• ผู้เข้าร่วมประชุม—ผู้เข้าร่วมการประชุมที่อยู่ที่นั่น
• วาระการประชุม—รายการประเด็นสำคัญและหัวข้อการอภิปรายที่ตกลงกัน
• การอภิปราย—ข้อสรุปจากหัวข้อที่อภิปราย
• รายการการดำเนินการ- งานที่ได้รับมอบหมายจากหัวข้อที่หารือกัน

รายการนี้มีประโยชน์สำหรับการประชุมทุกประเภท รวมถึงการประชุมไม่เป็นทางการ การประชุมพนักงาน การประชุมธุรกิจใหม่ การประชุมคณะกรรมการ และอื่นๆ อีกมากมาย

เทมเพลตบันทึกการประชุมซึ่งมีอยู่ในไลบรารีเทมเพลต Dropbox Paper จะมีการตั้งค่าทั้งหมดนี้ไว้แล้ว และสามารถปรับแต่งให้ตรงตามความต้องการที่แม่นยำของคุณได้อย่างง่ายดาย

วิธีจดบันทึกการดำเนินการและทำให้การประชุมมีประสิทธิผลมากขึ้น

การจดบันทึกการประชุมเป็นวิธีเชิงกลยุทธ์ในการทำให้การประชุมมีประสิทธิภาพมากขึ้นและให้แน่ใจว่าทุกคนทราบถึงความรับผิดชอบของตน นอกจากนี้ยังเป็นวิธีที่สะดวกในการบันทึกอย่างเป็นทางการเกี่ยวกับวัตถุประสงค์ของการประชุม ประเด็นในการอภิปราย และประเด็นสำคัญจากการประชุมที่ผ่านมา

ต่อไปนี้เป็นวิธีการวางแผนก่อน ระหว่าง และหลังการประชุม เพื่อสร้างบันทึกการประชุมที่มีประสิทธิผล ซึ่งจะทำให้ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียทุกคนดำเนินการตามแผนและทราบถึงรายการดำเนินการที่ตกลงกันไว้

1. เตรียมเทมเพลตบันทึกการประชุมของคุณไว้ล่วงหน้า

เข้าประชุมโดยเตรียมเทมเพลตบันทึกการประชุมให้พร้อมใช้งาน เทมเพลตที่เตรียมไว้ล่วงหน้าจะให้โครงสร้างที่ชัดเจนแก่คุณ ซึ่งคุณสามารถกรอกได้ในระหว่างเซสชัน ช่วยให้คุณไม่พลาดจุดสำคัญและช่วยจัดระเบียบทุกอย่าง

2. กรอกข้อมูลในเทมเพลตบันทึกการประชุมด้วยสิ่งที่คุณทราบ

กรอกแบบฟอร์มบันทึกการประชุมของคุณให้มากที่สุดเท่าที่จะทำได้ โดยมีรายละเอียดต่างๆ เช่น วัน เวลา ผู้เข้าร่วมประชุม และหัวข้อวาระการประชุม พยายามให้มีการอัพเดทสถานะสำหรับหัวข้อวาระการประชุมแต่ละรายการ หากคุณมีเวลาในการรวบรวมการอัปเดตจากผู้มีส่วนได้ส่วนเสียและสมาชิกในทีมก่อนการประชุม คุณสามารถพูดคุยกันได้มากขึ้นในช่วงการประชุม ถือเป็นแนวคิดที่ดีในการเพิ่มผลงาน

3. ทำให้เป็นการทำงานร่วมกัน

Dropbox มีคุณสมบัติการทำงานร่วมกันมากมาย ซึ่งช่วยแบ่งเบาภาระงานและเป็นกุญแจสำคัญในการดึงประสิทธิภาพสูงสุดจากบันทึกการประชุมของคุณ ขอให้ผู้เข้าร่วมประชุมสรุปสิ่งที่ได้เรียนรู้และการดำเนินการของตน วิธีนี้จะช่วยให้เกิดการรับรู้และยังทำให้บันทึกมีความแม่นยำมากขึ้นอีกด้วย คุณสามารถนำเทมเพลตบันทึกการประชุมขึ้นมาบนหน้าจอเพื่อให้ทุกคนสามารถเห็นและมีส่วนร่วมอย่างเปิดเผยได้

ทุกคนสามารถเข้าถึงและแก้ไขบันทึกได้แม้จะไม่มีบัญชีก็ตามโดยใช้ Dropbox หลังการประชุม ผู้คนยังคงสามารถเพิ่มความคิดเห็น ถามคำถาม หรือชี้แจงประเด็นต่างๆ ได้ ด้วยวิธีนี้ บันทึกการประชุมของคุณจะกลายเป็นเอกสารที่ใช้งานได้ ไม่ใช่แค่รายการคงที่

4. มอบหมายงานและการกระทำให้กับบุคคล

ส่วนที่สำคัญที่สุดส่วนหนึ่งของบันทึกการประชุมของคุณคือรายการสิ่งที่ต้องดำเนินการ ด้วยคุณสมบัติการจัดการงานใน Dropbox คุณสามารถจัดการงานได้อย่างง่ายดายโดยการเพิ่มช่องกาเครื่องหมายสำหรับการดำเนินการที่ตกลงกันแต่ละรายการ ทำให้การติดตามผลจัดการได้ง่ายขึ้น

ใช้ @mentions เพื่อมอบหมายงานโดยตรงให้กับสมาชิกในทีม เพื่อให้แน่ใจว่าพวกเขาได้รับการแจ้งเตือนเกี่ยวกับความรับผิดชอบของพวกเขา เมื่องานเสร็จสิ้น ผู้คนสามารถทำเครื่องหมายออกจากรายการได้ เป็นวิธีง่ายๆ ในการติดตามความคืบหน้าและให้ผู้คนรับผิดชอบ คุณสามารถทำได้ใน Dropbox Paper, Microsoft Office หรือ Google Docs เพื่อให้ทุกอย่างชัดเจน

5. จัดระเบียบบันทึกของคุณ

Dropbox ช่วยให้การจัดระเบียบเอกสารเป็นเรื่องง่าย คุณสามารถสร้างเทมเพลตบันทึกการประชุมใหม่สำหรับแต่ละเซสชัน หรือสำหรับการประชุมที่เกิดขึ้นซ้ำ ให้รักษาเอกสารเดียวที่คุณอัปเดตเป็นประจำ 

จัดเก็บไว้ในโฟลเดอร์โปรเจ็กต์เฉพาะโดยใช้คุณสมบัติการจัดเก็บเอกสารที่ปลอดภัยในบัญชีของคุณเพื่อการเข้าถึงอย่างรวดเร็ว คุณสามารถจัดเก็บไว้ในพื้นที่ส่วนกลางเพื่อให้ทีมของคุณเข้าถึงได้ ช่วยให้คุณไม่ต้องเสียเวลาส่งเป็นงานติดตามผลในภายหลัง

6. สร้างบันทึกและใช้เครื่องมือ AI เพื่อทำให้บันทึกของคุณเป็นแบบอัตโนมัติ

ใช้เวลาในการจดบันทึกมากกว่าการเข้าร่วมประชุมหรือไม่? การบันทึกการประชุมของคุณ (โดยได้รับอนุญาตจากทุกคน) จะทำให้คุณสามารถบันทึกการสนทนาและเน้นไปที่สิ่งที่กำลังพูดคุยได้ ไม่ว่าคุณจะใช้เครื่องมือการประชุมในตัวหรือซอฟต์แวร์บันทึกหน้าจอ ก็สามารถอัปโหลดการบันทึกไปยังบัญชี Dropbox ของคุณได้

เครื่องมือต่างๆ มากมายสามารถสร้างการถอดเสียงจากไฟล์วิดีโอที่บันทึกไว้ได้ คุณสามารถถอดเสียงวิดีโอโดยใช้ Dropbox เพื่อจัดการทุกอย่างในเครื่องมือเดียว เมื่อคุณมีเอกสารการสนทนาแล้ว ลองใช้เครื่องมือ AI เพื่อวิเคราะห์เนื้อหาและรับสรุปการประชุมทางธุรกิจ  วิธีนี้จะทำให้คุณเห็นภาพรวมของประเด็นสำคัญได้อย่างชัดเจนโดยไม่ต้องกังวลเกี่ยวกับบันทึกย่อ 

จัดเก็บบันทึกการสนทนาและบันทึกวิดีโอไว้พร้อมกับบันทึกการประชุมของคุณ หรือแม้แต่ฝังวิดีโอในเอกสารของคุณเพื่อใช้อ้างอิงในอนาคต

เทคนิคดังกล่าวข้างต้นจะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการประชุมของคุณและทำให้ทุกคนออกไปด้วยทิศทางและจุดประสงค์ที่ชัดเจน

ใช้ Dropbox เพื่อปรับปรุงบันทึกการประชุมของคุณ

การจดบันทึกการประชุมไม่จำเป็นต้องเป็นเรื่องน่าเบื่อหรือเสียเวลา เมื่อดำเนินการอย่างถูกต้อง บันทึกการประชุมสามารถเป็นเอกสารกลางที่มีประสิทธิภาพซึ่งช่วยให้ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียในโครงการทำงานร่วมกันและดำเนินการต่างๆ ให้สำเร็จได้

นอกเหนือจากเทมเพลตบันทึกการประชุมฟรีของเราซึ่งปรับแต่งได้ให้เหมาะกับความต้องการของคุณได้แล้ว Dropbox ยังมีเครื่องมือที่จำเป็นสำหรับการทำงานร่วมกัน จัดระเบียบ และเพิ่มประสิทธิภาพอีกด้วย ลองใช้เลยตอนนี้เพื่อการจดบันทึกการประชุมที่มีประสิทธิผลยิ่งขึ้น