ถึงจะเป็นลูกค้าใหม่ ก็ไม่มีปัญหา

ในที่สุด! ครีเอทีฟเอเจนซีของคุณก็สามารถชนะใจลูกค้ารายใหม่ หลังจากที่ต้องสื่อสารกันไปมา จัดทำ RFP ปรับ RFP ปรับแก้ใหม่หลายต่อหลายครั้ง ประชุมกับทีมการตลาด ประชุมกับทีมผู้บริหาร ประชุมกับใครต่อใครเยอะไปหมด ทั้งยังต้องพูดคุยผ่านวิดีโอ และมาทำงานรอบสุดท้ายด้วยกันแบบตัวต่อตัวหนึ่งรอบเพื่อที่จะหารือรายละเอียดแล้วทำข้อตกลงอยู่นานหลายเดือน ลูกค้ารายนี้เป็นลูกค้ารายใหญ่ที่มีเงื่อนไขซับซ้อนหลายอย่าง เมื่อเจรจาเป็นผลสำเร็จจึงทำให้รู้สึกดีมาก

ทีนี้ก็ถึงเวลาลงมือทำงานจริงๆ แล้ว

ขั้นตอนแรกคือการรับลูกค้าเข้าระบบ เพื่อให้รับส่งงานและข้อมูลสำคัญไปมาได้โดยไม่ติดขัด กระบวนการรับเข้าระบบที่ราบรื่นและมีประสิทธิภาพจะสร้างรากฐานมั่นคงในการพัฒนาโปรเจกต์ที่ประสบความสำเร็จ ลูกค้าใหม่จะรู้สึกประทับใจกับความง่ายและความใส่ใจรอบคอบจากการได้รับประสบการณ์ที่ต่อเนื่องและราบรื่น ทีมของคุณจะทราบว่าตนเองมีสิ่งที่ต้องการครบถ้วนในการเริ่มต้นทำงาน ตลอดจนมีระบบที่พร้อมสำหรับการรับส่งไฟล์และโฟลเดอร์อื่นๆ เพิ่มเติม สมาชิกในทีมจะทราบด้วยว่าสามารถค้นหาและเข้าถึงสิ่งที่ต้องใช้เมื่อต้องการได้ พร้อมกับนำแนวทางปฏิบัติด้านการรักษาความปลอดภัยมาใช้เพื่อป้องกันไม่ให้ข้อมูลรั่วไหล

เรามีกลยุทธ์ที่จะช่วยให้การรับลูกค้าเข้าระบบยุ่งยากน้อยที่สุด

กำหนดมาตรฐานสำหรับการสร้างสัญญาและกระบวนการลงนาม

สิ่งที่น่าตื่นเต้นที่สุดประการหนึ่งของการได้รับผลงานใหม่คืออะไร? การลงนามในสัญญาที่ทำให้เป็นทางการ ส่วนที่เลวร้ายที่สุดส่วนหนึ่งคืออะไร? การสร้างสัญญา 

แต่ด้วยแม่แบบ Dropbox Sign คุณสามารถสร้างสัญญามาตรฐานเพียงครั้งเดียว แล้วนำไปใช้ซ้ำได้เรื่อยๆ นอกจากนี้ การสร้างแม่แบบสำหรับกำหนดการประเภทต่างๆ ที่องค์กรของคุณใช้บ่อยๆ ก็เป็นเรื่องที่ดีเช่นกัน เพราะเป็นวิธีง่ายๆ ในการลงทะเบียนลูกค้าที่ได้ผลและนำไปใช้งานได้ทันที

(ไหนๆ ก็ไหนๆ แล้ว ทำไมไม่ลองใช้แม่แบบของ Dropbox Paper สำหรับบรีฟงานครีเอทีฟ โปรเจ็กต์ผลิตวิดีโอ และความต้องการด้านอื่นๆ ด้วยเลยล่ะ งานน่าเบื่อประเภทนั้นไม่จำเป็นต้องน่าเบื่อขนาดนั้นก็ได้)

สร้างคู่มือยินดีต้อนรับและกำหนดผลลัพธ์ที่คาดหวัง

ลูกค้าใหม่ก็เหมือนกับความสัมพันธ์ใหม่ ทั้งสองฝ่ายต่างตื่นเต้นกับอนาคต แต่ก็ระมัดระวังว่าสิ่งต่างๆ อาจจะไปในทางใดด้วยเช่นกัน 

ด้วยเหตุผลนี้จึงจำเป็นต้องสร้างประสบการณ์ที่ดีตั้งแต่เริ่มต้น โดยการจัดทำคู่มือยินดีต้อนรับขึ้นมาเพื่อให้ลูกค้าทราบว่าตนจะได้รับสิ่งใดบ้าง คู่มืออาจประกอบด้วยข้อมูลวิธีการทำงานในองค์กรของคุณ ส่วนเล็กๆ ที่กล่าวถึงหลักการต่างๆ และอาจมีหัวข้อที่สร้างความคุ้นเคยสักหนึ่งหรือสองหัวข้อ

จากนั้นส่งคู่มือให้ลูกค้าด้วยวิธีที่ปลอดภัย แล้วจึงแนะนำส่วนต่างๆ ในคู่มือให้แก่ลูกค้า อย่าลืมใส่รายการตรวจสอบไว้ในคู่มือด้วย เพื่อให้ลูกค้าเข้าใจว่าควรดำเนินการอย่างไรต่อไป

ขอและรับไฟล์ (แล้วนำไปไว้ในที่ที่ถูกต้อง)

เมื่อคุณออนบอร์ดลูกค้า คุณอาจต้องใช้ไฟล์จากพวกเขา บางทีนั่นอาจหมายถึงสินทรัพย์ที่มีอยู่บางส่วนหรือบางทีอาจเป็นเพียงข้อมูลทิ้งให้ทีมของคุณตรวจสอบ 

ด้วยการร้องขอไฟล์ ทีมของคุณสามารถร้องขอไฟล์เฉพาะและไคลเอนต์สามารถอัปโหลดไฟล์เหล่านั้นลงในบัญชีของคุณได้ แม้ว่าพวกเขาจะไม่มี Dropbox เองก็ตาม เพียงสร้างคำขอใหม่ กรอกรายละเอียดบางอย่าง เลือกโฟลเดอร์ที่จะอัพโหลดไฟล์ ตั้งกำหนดเวลา และส่งคำขอต่อไป คำขอสามารถแก้ไขได้ภายหลังในกรณีที่คุณต้องเปลี่ยนแปลงข้อมูล 

คุณเพียงต้องรอให้ได้ไฟล์ที่ขอมาก่อน แล้วจึงปิดคำขอ

อย่าลืมเรื่องการรักษาความปลอดภัยของข้อมูล

โดยพื้นฐานแล้ว การรับลูกค้ารายใหม่เข้ามาจะต้องมีข้อมูลที่เป็นกรรมสิทธิ์บางส่วนที่แบ่งปันกันระหว่างฝ่ายต่างๆ จากนั้นจึงจัดเก็บไว้ในบางตำแหน่ง ไม่มีใครอยากเห็นข้อมูลรั่วไหลออกไปสู่โลก ดังนั้นการรักษาความปลอดภัยจึงเป็นสิ่งสำคัญ 

Dropbox มีหลายวิธีที่จะเก็บรักษาข้อมูลให้ปลอดภัย ทั้งการเข้ารหัสไฟล์โดยใช้มาตรฐานการเข้ารหัสขั้นสูง (Advanced Encryption Standard) 256 บิตเพื่อปกป้องข้อมูลที่รับส่งระหว่างแอปของ Dropbox กับเซิร์ฟเวอร์ พร้อมทั้งมีการทดสอบเพื่อหาช่องโหว่ในระบบรักษาความปลอดภัยอยู่เสมอ นอกจากนี้ การป้องกันด้วยรหัสผ่านของ Dropbox ทำให้มีเพียงผู้ที่มีรหัสผ่านเท่านั้นที่สามารถเข้าถึงไฟล์หรือโฟลเดอร์ได้ โดยมีการกำหนดวันที่หมดอายุให้กับลิงก์ด้วย ลิงก์นั้นจึงสามารถใช้งานได้เพียงระยะเวลาหนึ่งเท่านั้น

การรับลูกค้าใหม่เข้าระบบสามารถทำได้โดยไม่ยุ่งยาก และก็ควรเป็นเช่นนั้น การคิดวางแผนและเตรียมการเพียงเล็กน้อยทำให้กระบวนการดำเนินไปได้แทบจะโดยอัตโนมัติ เมื่อปฏิบัติตามขั้นตอนที่อธิบายไว้ข้างต้น เอเจนซีสามารถดำเนินการในขั้นตอนรับเข้าระบบได้อย่างรวดเร็ว และจะได้ลงมือทำงานสำคัญซึ่งก็คือการสร้างสรรค์งานจริง ขั้นตอนนี้ต่างหากที่สนุก