ข้ามไปยังเนื้อหาหลัก

วิธีส่งไฟล์และวิดีโอขนาดใหญ่ทางอีเมล แม้ว่าไฟล์จะมีขนาด "ใหญ่เกินไป"

เวลาอ่าน 8 นาที

2 พฤศจิกายน 2024

รูปถ่ายของพนักงานที่ทำงานระยะไกลกำลังส่งไฟล์โปรเจ็กต์วิดีโอขนาดใหญ่ให้เพื่อนร่วมงานทางอีเมล

ข้อจำกัดของไฟล์แนบในอีเมล

ก่อนที่เราจะเข้าสู่โซลูชันต่างๆ คุณควรใช้เวลาสักครู่เพื่อทำความเข้าใจว่าทำไมการแนบไฟล์ไปกับอีเมลโดยตรงจึงมักไม่ได้ผล

ขนาดไฟล์

ดังที่เราได้กล่าวไปแล้ว ขีดจำกัดของขนาดไฟล์เป็นข้อเสียที่สำคัญเมื่อส่งไฟล์ผ่านทางอีเมลเป็นไฟล์แนบ

ขีดจำกัดของไฟล์ที่แน่นอนจะแตกต่างกันไป แต่ส่วนใหญ่จะอยู่ระหว่าง 10-25 เมกะไบต์ ยกตัวอย่างเช่น ลองดูที่ขีดจำกัดของขนาดไฟล์แนบสำหรับแพลตฟอร์มอีเมลยอดนิยมบางส่วน ดังนี้

  • Gmail—25 เมกะไบต์
  • Microsoft Outlook—20 เมกะไบต์
  • iCloud Mail—20 เมกะไบต์
  • ProtonMail—25 เมกะไบต์
  • AOL Mail—25 เมกะไบต์
  • Yahoo! Mail—25 เมกะไบต์
  • GMX—50 เมกะไบต์

แม้ว่าแพลตฟอร์มเหล่านี้จะเหมาะสำหรับการแบ่งปันเอกสาร สเปรดชีต หรือรูปแบบไฟล์ขนาดเล็กอื่นๆ แต่รูปภาพและวิดีโอที่มีความละเอียดสูงจะเกินขนาดไฟล์ที่อนุญาตอย่างรวดเร็ว

การรักษาความปลอดภัย

ไม่ใช่แค่เรื่องของความสะดวกในการแบ่งปันขนาดไฟล์ที่ใหญ่ขึ้นเท่านั้น กระบวนการส่งไฟล์เป็นไฟล์แนบในอีเมลนั้นมาพร้อมกับนัยด้านการรักษาความปลอดภัยด้วยเช่นกัน

เพื่ออธิบายให้กระจ่างชัด เรามาดูตัวอย่างกัน สมมติว่าคุณมีกระเป๋าเอกสารซึ่งใส่ไฟล์ทั้งหมดที่คุณต้องการส่งไว้ การแนบไฟล์เหล่านี้ไปกับอีเมลนั้นเทียบเท่ากับการโยนไฟล์เหล่านี้ข้ามกำแพงไปยังผู้รับที่ยืนอยู่อีกฟากหนึ่ง

ทันทีที่คุณโยนกระเป๋าเอกสารใบนั้นข้ามไป กระเป๋าใบนั้นจะไม่อยู่ในมือคุณอีกต่อไป แม้ว่าคุณจะตระหนักได้ว่าคุณส่งไฟล์ผิดไปหรือส่งให้ผิดคนก็ตาม

ทีนี้ ลองนึกภาพสถานการณ์เดียวกัน หากคุณทิ้งกระเป๋าเอกสารนั้นไว้ในล็อกเกอร์ที่ปกป้องด้วยรหัส PIN จากระยะไกล ผู้รับไม่เพียงแต่จะสามารถเข้าถึงและเปิดล็อกเกอร์ที่มีรายละเอียดที่คุณแบ่งปันได้เท่านั้น แต่คุณยังสามารถเปลี่ยนรหัสการเข้าถึงหรือเปลี่ยนผู้รับไปเลยจากระยะไกลได้อีกด้วย

นี่เป็นตัวอย่างง่ายๆ แต่ช่วยแสดงให้เห็นว่าเหตุใดการแนบไฟล์ในอีเมลจึงอาจนำไปสู่ความเสี่ยงด้านความปลอดภัยที่น่าเสียดายเมื่อความผิดพลาดนั้นเกิดขึ้นอย่างหลีกเลี่ยงไม่ได้ การใช้เครื่องมือภายนอกจะช่วยให้คุณเพิ่มความปลอดภัยและการควบคุมขึ้นอีกขั้น ทำให้คุณสบายใจเมื่อแบ่งปันงานของคุณได้

การควบคุมการเข้าถึงและการควบคุมเวอร์ชัน

เราทุกคนเคยอยู่จุดนั้นมาแล้ว เมื่อคุณกดปุ่ม ส่ง ในอีเมลฉบับสำคัญ สุดท้ายแล้วก็พบว่ามีข้อผิดพลาดในไฟล์หรือวิดีโอที่แนบไป

การแชร์ไฟล์บนคลาวด์ช่วยให้คุณสามารถแก้ไขข้อผิดพลาดในไฟล์ที่แชร์ได้โดยไม่จำเป็นต้องส่งอีเมลติดตามผล ในทำนองเดียวกัน โซลูชันการแชร์ไฟล์สมัยใหม่ทำให้คุณสามารถควบคุมได้มากขึ้นว่าใครจะสามารถเข้าถึงไฟล์ได้ และผู้ที่เข้าถึงไฟล์สามารถทำอะไรกับไฟล์เหล่านั้นได้บ้าง

ดังนั้น หากคุณกำลังแบ่งปันไฟล์การตัดต่อแก้ไขล่าสุดของคุณกับทีมและต้องการทำให้แน่ใจว่าผู้จัดการบัญชีจะสามารถเห็นการแก้ไขนั้นได้ แต่มีเพียงนักตัดต่อร่วมทีมของคุณเท่านั้นที่สามารถทำการปรับเปลี่ยนได้ สิ่งที่คุณต้องทำก็เพียงแค่ตั้งค่าสิทธิ์การเข้าถึงสำหรับผู้รับแต่ละคน

แน่นอน หากคุณกำลังมองหาเครื่องมือสำหรับการควบคุมเวอร์ชันและการให้ข้อคิดเห็นขั้นสูง แพลตฟอร์มการให้ข้อคิดเห็นสำหรับวิดีโอที่สร้างขึ้นตามวัตถุประสงค์ เช่น Dropbox Replay อาจเป็นโซลูชันที่เหมาะกับความต้องการของคุณ สำหรับเอกสารและไฟล์ประเภทอื่นๆ เครื่องมือการทำงานร่วมกันด้านเนื้อหาที่มีอยู่ใน Dropbox จะทำให้การให้ข้อคิดเห็นและการดำเนินการตามข้อคิดเห็นเป็นเรื่องง่าย

ตรวจสอบและอนุมัติโปรเจ็กต์งานสร้างสรรค์ได้เร็วขึ้น

แบ่งปันงานตัดต่อล่าสุดของคุณ ตรวจทานและดำเนินการตามความคิดเห็น แล้วรับการอนุมัติขั้นสุดท้าย ทั้งหมดนี้สามารถทำได้ในเครื่องมือเดียว

วิธีส่งไฟล์และวิดีโอขนาดใหญ่ทางอีเมล

การส่งไฟล์หรือวิดีโอขนาดใหญ่ผ่านทางอีเมลนั้นเป็นเรื่องง่ายเมื่อมีตัวเลือกอันหลากหลายพร้อมให้คุณเลือกใช้งาน

ในส่วนนี้ของคู่มือนี้ เราจะกล่าวถึง 3 วิธี ซึ่งทั้งหมดจะทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพโดยขึ้นอยู่กับเป้าหมายของคุณ ดังนี้

  • แชร์ไฟล์ผ่านทางบริการพื้นที่จัดเก็บบนคลาวด์ โดยใช้ลิงก์ไปยังไฟล์บนบริการพื้นที่จัดเก็บบนคลาวด์ของ Dropbox หรือบริการที่เทียบเท่ากัน
  • ส่งสำเนาที่ดาวน์โหลดได้แบบแยกต่างหากโดยใช้เครื่องมือโอนย้ายไฟล์ขนาดใหญ่ เช่น Dropbox Transfer
  • แนบไฟล์บีบอัดในกรณีที่ไม่สามารถแชร์ได้ ซึ่งต้องแลกมาด้วยคุณภาพที่ลดลง

แบ่งปันผ่านทางบริการพื้นที่จัดเก็บบนคลาวด์

โซลูชันบริการพื้นที่จัดเก็บบนคลาวด์ อย่าง Dropbox ช่วยให้คุณสามารถส่งวิดีโอแบบยาวและไฟล์อื่นๆ ได้โดยไม่จำเป็นต้องอัปโหลดหรือแนบไฟล์ใดๆ เพียงคัดลอกลิงก์ของไฟล์ในบริการพื้นที่จัดเก็บบนคลาวด์ของคุณ วางลงในอีเมล แล้วคลิกส่งก็เป็นอันเสร็จสิ้น!

เมื่อคุณแชร์ลิงก์ของไฟล์ในบริการพื้นที่จัดเก็บบนคลาวด์ของตนเอง เท่ากับว่าคุณให้สิทธิ์การเข้าถึงไฟล์เดียวกันกับไฟล์ที่คุณเห็นเมื่อเปิดไฟล์ดังกล่าว ซึ่งหมายความว่าผู้รับลิงก์จะเห็นทุกการเปลี่ยนแปลงที่คุณทำ แม้ว่าการเปลี่ยนแปลงนั้นจะเกิดขึ้นหลังจากที่คุณได้ส่งอีเมลไปแล้วก็ตาม

วิธีนี้เหมาะอย่างยิ่งสำหรับการแบ่งปันไฟล์งานที่กำลังดำเนินการกับเพื่อนร่วมงานหรือผู้ร่วมมือ

หากคุณไม่ต้องการให้ใครแก้ไขไฟล์ คุณสามารถตั้งค่าสิทธิ์การเข้าถึงได้เช่นกัน ซึ่งจะช่วยให้คุณควบคุมได้อย่างสมบูรณ์ว่าใครสามารถเห็นวิดีโอของคุณ รวมทั้งสิ่งที่พวกเขาสามารถทำได้ด้วย

ส่งสำเนาด้วยเครื่องมือโอนย้ายไฟล์ขนาดใหญ่

หากคุณไม่ต้องการคุณสมบัติทั้งหมดที่บริการพื้นที่จัดเก็บบนคลาวด์มอบให้ แต่ยังคงต้องการส่งงานในขั้นสุดท้าย เครื่องมือโอนย้ายไฟล์ขนาดใหญ่ เช่น Dropbox Transfer นั้นก็เป็นแพลตฟอร์มที่เหมาะสำหรับการส่งวิดีโอแบบยาว

เพียงลากแล้ววางไฟล์ขนาดสูงสุด 250 กิกะไบต์ลงในหน้าต่างอัปโหลดของ Dropbox Transfer จากนั้นเลือกตัวเลือกของคุณ แล้วแชร์ โดยสามารถทำได้ทั้งการส่งอีเมลพร้อมลิงก์โดยตรงจาก Transfer หรือการคัดลอกลิงก์ไปยังอีเมลของคุณด้วยตนเอง จากนั้นผู้รับของคุณจะสามารถดาวน์โหลดสำเนาของไฟล์จากลิงก์ที่พวกเขาได้รับ

ภาพหน้าจอของ Dropbox Transfer UI เคอร์เซอร์ของเมาส์จะวางอยู่เหนือตัวเลือกในการส่งไฟล์ mp4 ผ่านทาง Dropbox Transfer

แนบไฟล์บีบอัด

โซลูชันการแบ่งปันไฟล์แบบใช้ลิงก์ตามที่ระบุไว้ข้างต้น 2 วิธีนั้นจะเป็นโซลูชันที่ดีที่สุดของคุณในการส่งไฟล์วิดีโอและไฟล์ขนาดใหญ่อื่นๆ เมื่อสถานการณ์เอื้ออำนวย

อย่างไรก็ตาม อาจมีบางสถานการณ์ที่คุณไม่สามารถใช้ลิงก์เพื่อแชร์ไฟล์หรือวิดีโอของคุณได้ ในสถานการณ์เหล่านี้ คุณอาจลองพิจารณาใช้การบีบอัดเป็นตัวเลือกในการลดขนาดไฟล์ให้พอดีกับขีดจำกัดของไคลเอนท์อีเมลของคุณ

การบีบอัดไฟล์และวิดีโอเป็นกระบวนการที่มีประสิทธิภาพในการตัดองค์ประกอบต่างๆ ออกหรือทำให้มีขนาดเล็กลงเพื่อลดขนาดไฟล์โดยรวม ซึ่งอาจรวมถึง

  • การลดความละเอียดของรูปภาพหรือวิดีโอ เช่น จาก 4K ไปเป็น 1080p เป็นต้น
  • การลดอัตราเฟรมของวิดีโอ ซึ่งจะทำให้ภาพดูขาดๆ หายๆ และลื่นไหลน้อยลง
  • การลดคุณภาพของไฟล์เสียง โดยการลดอัตราบิตหรืออัตราสุ่มตัวอย่างข้อมูล
  • การเปลี่ยนแปลงปัจจัยทางเทคนิคอื่นๆ เช่น สีหรือการเข้ารหัส

หากคุณต้องการบีบอัดวิดีโอ มีวิธีที่จะทำได้อยู่ 2-3 วิธี ดังนี้

  • การใช้ซอฟต์แวร์ในตัว เช่น QuickTime หากคุณใช้ Mac
  • การใช้เครื่องมือของบุคคลที่สามเช่น VLC Media Player
  • การส่งไฟล์หรือวิดีโอเป็นโฟลเดอร์ .zip ซึ่งสามารถช่วยได้เมื่อต้องส่งไฟล์จำนวนมาก

คำเตือน: คุณภาพของไฟล์หรือวิดีโอของคุณจะลดลงเมื่อใช้การบีบอัดเพื่อลดขนาดไฟล์

หากคุณภาพวิดีโอมีความสำคัญต่อคุณ ให้พิจารณาใช้การแชร์ลิงก์ในบริการพื้นที่จัดเก็บบนคลาวด์หรือเครื่องมือโอนย้ายไฟล์ เช่น Dropbox Transfer แทน

ส่งไฟล์และวิดีโอขนาดใหญ่แบบเต็มคุณภาพผ่านอีเมลด้วย Dropbox

ไม่ว่าคุณจะส่งสำเนาหรือแบ่งปันลิงก์เพื่อทำงานร่วมกัน Dropbox ก็ตอบสนองทุกความต้องการของคุณในเรื่องของการแชร์ไฟล์ขนาดใหญ่และการส่งวิดีโอแบบยาวผ่านทางอีเมล

ในการเริ่มต้นใช้งาน ให้แบ่งปันลิงก์จากบริการพื้นที่จัดเก็บบนคลาวด์ของคุณ หรือไปที่ Dropbox Transfer แล้วเริ่มทำการเพิ่มไฟล์

สำรวจแหล่งข้อมูลที่เกี่ยวข้อง

คนสองคนที่ยืนอยู่ใต้ต้นไม้กำลังมองไปที่อุปกรณ์เคลื่อนที่ขณะพูดคุยถึงวิธีรักษาคุณภาพของวิดีโอที่พวกเขาส่ง

วิธีส่งวิดีโอโดยไม่สูญเสียคุณภาพ

พยายามส่งวิดีโอขนาดใหญ่หรือยาว แต่คุณภาพกลับลดลงใช่ไหม ค้นพบสี่วิธีง่ายๆ ในการรักษาความละเอียดของวิดีโอเมื่อคุณแชร์

มืออาชีพงานสร้างสรรค์ยืนพิงประตูและแชร์วิดีโอขนาดใหญ่ผ่าน WhatsApp จากสถานที่ถ่ายทำ

วิธีส่งวิดีโอขนาดใหญ่บน WhatsApp: 3 วิธีง่ายๆ

มีปัญหาในการส่งวิดีโอขนาดใหญ่ผ่าน WhatsApp ใช่ไหม เรามีทางออกให้ เรียนรู้ 3 วิธีในการส่งวิดีโอแบบยาวด้วย WhatsApp โดยไม่สูญเสียคุณภาพได้ในคู่มือที่มีประโยชน์นี้

รูปถ่ายของผู้เดินทางกำลังใช้สมาร์ทโฟนของตนเพื่อส่งวิดีโอขนาดใหญ่ในข้อความ

วิธีส่งวิดีโอแบบยาวผ่านข้อความบน iPhone และ Android

หากคุณประสบปัญหาในการส่งวิดีโอผ่านข้อความ ไม่ต้องมองไปที่ไหนไกลเลย เรียนรู้ 2 วิธีที่ง่ายและรวดเร็วในการแบ่งปันวิดีโอแบบยาวผ่านทางข้อความได้ในคู่มือนี้