7 เคล็ดลับในการทำงานจากระยะไกล

การทำงานจากที่บ้านอาจมีข้อดีและข้อเสียปะปนกันไป แน่นอนว่าคุณจะมีความยืดหยุ่นและความสะดวกสบายมากขึ้น แต่คุณก็ยังต้องเผชิญกับสิ่งรบกวนสมาธิ หรือการกำหนดขอบเขตที่ชัดเจนระหว่างชีวิตการทำงานและชีวิตที่บ้าน

เมื่อคุณไม่ได้ทำงานจากระยะไกลได้อย่างเต็มที่ การเปลี่ยนแปลงทัศนคติ วิธีการ หรือการตั้งค่าทางเทคนิคของคุณเพียงเล็กน้อย ก็สามารถสร้างความแตกต่างอย่างมากได้

ต้องการเรียนรู้เพิ่มเติมใช่ไหม เคล็ดลับจากผู้เชี่ยวชาญของเราจะช่วยให้คุณได้รับประโยชน์จากการทำงานจากระยะไกลหรือจากที่บ้าน

การทำงานจากระยะไกลจะดำเนินต่อไป

ไม่ว่าคุณจะทำงานจากระยะไกลหรือจ้างคนที่ทำงานจากระยะไกลหรือแบบไฮบริดก็จะไม่หายไปไหน ทำไม? ก็ง่ายๆ ก็คือ ผู้คนต้องการความยืดหยุ่น

ดังนั้นจึงไม่น่าแปลกใจเลยที่ผลการวิจัยจาก Statista แสดงให้เห็นว่า 67% ของผู้คนต้องการตารางเวลาที่ยืดหยุ่น 62% ชอบสถานที่ทำงานที่ยืดหยุ่น และ 59% ตั้งใจที่จะลดเวลาในการเดินทาง

ประโยชน์ของการทำงานจากระยะไกลมีอะไรบ้าง

ไม่ว่าคุณจะทำงานจากระยะไกลแบบ 100%, เป็นเจ้าของธุรกิจแบบคนเดียวที่ดำเนินกิจการจากที่บ้าน หรือเป็นส่วนหนึ่งของทีมแบบไฮบริด คุณจะได้รับประโยชน์จากสิ่งต่อไปนี้

• มีความยืดหยุ่นทั้งเรื่องสถานที่และวิธีการทำงาน
• เวลาเดินทางน้อยหรือไม่มีเวลา
• สิ่งรบกวนน้อยลงและมีสมาธิที่ดีขึ้น
• ประโยชน์ทางการเงิน (สำหรับบางคน)
• โอกาสก้าวหน้าทางอาชีพที่ดีขึ้นทั่วประเทศ

การทำงานทางไกลมีความท้าทายอะไรบ้าง?

พนักงานที่ทำงานจากระยะไกลอาจรู้สึกเขินอายที่ต้องยอมรับว่ามีอุปสรรคบางประการอยู่ ถึงแม้การทำงานรูปแบบนี้จะค่อนข้างทันสมัย แต่นี่คือเหตุผลว่าทำไมหลายคนถึงคิดว่าการทำงานจากระยะไกลนั้นเป็นเรื่องยาก

• ความล้มเหลวในการสื่อสาร
• การแสดงบริบทในการสื่อสารต่อหน้าและภาษากาย
• ความรู้สึกเหงาและโดดเดี่ยว

โชคดีที่มีเครื่องมือเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานบนคลาวด์อย่าง Dropbox ซึ่งทำให้สามารถเอาชนะความท้าทายต่างๆ เหล่านี้ได้อย่างง่ายดาย

7 สุดยอดเคล็ดลับในการทำงานจากระยะไกล

โปรดนึกถึงประเด็นเหล่านี้อยู่เสมอเพื่อให้สามารถทำงานที่บ้าน ทำงานจากระยะไกล หรือทำงานจากที่อื่นๆ ได้อย่างประสบความสำเร็จมากขึ้น

1. สร้างกิจวัตรประจำวันและยึดมั่นตามนั้น!

ตื่นนอน แต่งตัวไปทำงาน และวางแผนวันของคุณ พยายามหลีกเลี่ยงการวางแผนที่ละเอียดเกินไปอย่างทุกนาทีในแต่ละวัน แต่ให้นำเคล็ดลับต่อไปนี้ไปปฏิบัติเพื่อสร้างลักษณะนิสัยที่ดี

• ป้องกันไม่ให้เกิดความเหนื่อยล้าจากการตัดสินใจด้วยการสร้างกิจวัตร “เตรียมตัวให้พร้อม” ในตอนเช้า แล้วปฏิบัติตามให้ได้แบบเป๊ะๆ 
• เลือกจุดโฟกัสหลักสำหรับวันทำงาน เป้าหมายกว้างๆ หนึ่งหรือสองเป้าหมายย่อมดีกว่าเป้าหมายหลายๆ อย่างที่มากเกินไป
• จัดระเบียบปฏิทินของคุณ รวมถึงช่วงพักกลางวัน การประชุม และการนัดหมาย และยังรวมถึงช่วงพักระหว่างทำงานปกติที่คุณใช้ผ่อนคลายระหว่างวันด้วย

แต่จะรักษาทุกสิ่งทุกอย่างไว้ได้อย่างไร? เตรียมเครื่องมือต่างๆ ไว้เพื่อช่วยให้คุณก้าวไปในเส้นทางที่ถูกต้อง เคล็ดลับการเพิ่มประสิทธิภาพที่ได้รับการพิสูจน์แล้ว เช่น รายการสิ่งที่ต้องทำและปฏิทินสำหรับกิจวัตรประจำวันของคุณ ทำได้ง่ายๆ ด้วย Dropbox Paper

เลือกแผนการของคุณวันนี้

2. สื่อสารกับทีมของคุณ

เคล็ดลับที่ดีคือจัดให้มีการประชุมทีมเป็นประจำทุกเช้าเพื่อเช็คอินและทักทายกัน ส่วนเคล็ดลับอื่นๆ เพื่อการสื่อสารระยะไกลที่ดียิ่งขึ้น ได้แก่

• ส่งข้อความวิดีโอหรือการบันทึกหน้าจอ ซึ่งจะทำให้คุณสื่อสารได้ดีกว่าการใช้การสื่อสารแบบเป็นข้อความ
• กำหนดให้มีการประชุมรายสัปดาห์เพื่อพูดคุยกันในเรื่องที่ไม่เกี่ยวกับงาน ซึ่งเป็นเคล็ดลับที่ดีสำหรับผู้จัดการ
• ลองใช้ชุดเครื่องมือ Virtual First Tool Kit ของเรา ซึ่งจะช่วยให้คุณสื่อสารได้อย่างมีประสิทธิผลมากขึ้น

หากการสื่อสารของคุณมีประสิทธิภาพดีอยู่แล้ว คุณก็สามารถผสานเครื่องมือโปรดของคุณเข้ากับ Dropbox ได้เลย เรียกดูการผสานรวมแอปของเราสำหรับ Slack, Google Workspace, Zoom และอื่นๆ

การสื่อสารที่มีประสิทธิผลต้องอาศัยความเอาใจใส่และการทำงานเป็นทีมอย่างสม่ำเสมอ เรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับ'นิสัยการทำงานเป็นทีมที่มีประสิทธิผลและวิธีสร้างนิสัยเหล่านั้น'

3. ติดอาวุธให้ตัวเองด้วยเครื่องมือทางกายภาพและดิจิทัลที่ดีที่สุด

เมื่อทำงานจากระยะไกล คุณอาจได้ทำงานบนเครื่องบิน บนรถไฟ หรือในสถานที่อื่นๆ ดังนั้นการทำงานระหว่างเดินทางจึงมีความสำคัญไม่แพ้ที่บ้าน ลองใช้เคล็ดลับเหล่านี้เพื่อจัดเตรียมอุปกรณ์เครื่องมือการทำงานที่บ้านหรือแบบเคลื่อนที่ให้ดียิ่งขึ้น

• ใช้เฉพาะเครื่องมือที่คุณต้องการและหลีกเลี่ยงความยุ่งเหยิงรกรุงรัง ซึ่งเป็นสิ่งสำคัญหากคุณต้องการพื้นที่หรือกำลังเดินทาง
• จัดหาเทคโนโลยีที่ช่วยป้องกันสิ่งรบกวนสมาธิขณะเดินทาง ซึ่งอาจรวมถึงหูฟังตัดเสียงรบกวนและอุปกรณ์อื่นๆ
• อย่าละเลยเครื่องมือดิจิทัลที่อาจเกิดความเกะกะได้ คอยตรวจสอบให้ชุดเครื่องมือของคุณมีประโยชน์ ใช้งานร่วมกันได้ และทันสมัยอยู่เสมอ

เครื่องมือทางกายภาพของคุณจะแตกต่างกันไปขึ้นอยู่กับประเภทของงานที่คุณกำลังทำ สำหรับเครื่องมือดิจิทัล ลองดูฟีเจอร์อันทรงพลังบางอย่างของ Dropbox ซึ่งสามารถเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานได้อย่างมาก

4. แยกงานกับชีวิตส่วนตัวออกจากกัน

ขั้นแรก ให้สร้างกฎเกณฑ์พื้นฐานร่วมกับผู้ที่อยู่ในสภาพแวดล้อมการทำงานของคุณ เช่น คู่รักหรือเพื่อนร่วมห้อง เมื่อมีกฎเกณฑ์แล้ว คุณยังสามารถลองทำสิ่งต่อไปนี้เพื่อสร้างสมดุลระหว่างการทำงานและชีวิตส่วนตัวให้ดียิ่งขึ้น

• กำหนดเวลาเริ่มงาน (และเลิกงาน) ให้กับวันทำงานของคุณ แม้ว่าคุณอาจจะอยากตอบกลับคำขอเรื่องงานเมื่อคุณอยู่ที่บ้าน แต่เวลาเลิกงานที่แน่นอนจะช่วยสร้างช่วงเวลาสิ้นสุดวันทำงานที่ชัดเจน
• อย่า “ทำงานอยู่ตลอดเวลา” ซึ่งนี่เป็นสิ่งสำคัญที่ผู้นำควรทำเพื่อกำหนดความคาดหวังที่มีต่อทีมของตน และจะช่วยลดความตึงเครียดหรือความกดดันนอกเวลาทำงาน
• หลีกเลี่ยงการแจ้งเตือนทางมือถือ ไม่ว่าจะเป็นอีเมลหรือข้อความโต้ตอบแบบทันที การแจ้งเตือนเหล่านี้อาจทำให้เส้นแบ่งระหว่างงานและชีวิตส่วนตัวกลายเป็นสิ่งที่ไม่ชัดเจนเอาเสียเลย โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อทำงานจากที่บ้าน!

การใช้แนวคิดแบบแยกส่วนสามารถช่วยคุณได้ ดังนั้นให้ใช้สามัญสำนึกในการดำเนินการ บริการพื้นที่จัดเก็บบนคลาวด์ของ Dropbox สามารถช่วยแยกไฟล์งานและไฟล์ส่วนตัวออกจากกันในขณะที่ทำงานจากระยะไกลได้

5. ทดลองหรือปรับแต่งเพื่อเพิ่มผลผลิต

การทดลองใช้วิธีเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานถือเป็นสิ่งสำคัญเมื่อคุณเริ่มทำงานจากระยะไกลเป็นครั้งแรก หากทำงานจากที่บ้าน ให้ลองพิจารณาสิ่งต่อไปนี้เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน

• ลงมือทำงานที่ยากและงานที่ง่ายในเวลาที่เหมาะสม การเริ่มต้นทำสิ่งที่ท้าทายในตอนที่ยังไม่มีอารมณ์นั้นไร้ประโยชน์ ดังนั้นให้เก็บงานธรรมดาซ้ำซากไว้ทำในช่วงที่ชิลๆ
• พัฒนาปรับเปลี่ยนการสื่อสาร ซึ่งอาจทำให้วิธีการทำงานของคุณมีชีวิตชีวาขึ้น และอาจมอบวิธีที่ดีกว่าให้กับคุณได้ ลองส่งข้อความวิดีโอแทนอีเมลฉบับถัดไป แล้วดูว่าผลลัพธ์จะออกมาเป็นอย่างไร
• ใช้การสื่อสารแบบอะซิงโครนัส เช่น อีเมลง่ายๆ หรือข้อความโต้ตอบแบบทันทีเพื่อใช้ช่วงเวลาที่ไม่มีค่อยมีกระจิตกระใจจะทำงานให้เป็นประโยชน์ และหลีกเลี่ยงรูปแบบการติดต่อที่รบกวนสมาธิ

การตั้งค่าการทำงานระยะไกลของคุณจะไม่สมบูรณ์แบบ ดังนั้นการลองทำอะไรบางอย่างแล้วกลับไปเป็นแบบเดิมหากไม่ได้ผลก็ไม่ใช่เรื่องเสียหาย จงกล้าและอยากรู้อยากเห็นที่จะลองอะไรใหม่ๆ

6. ให้ความสำคัญกับการรักษาสุขภาพกายและสุขภาพจิต

มีหลายสิ่งง่ายๆ ที่คุณสามารถทำได้ในทุกสถานการณ์เพื่อให้สามารถทำงานได้โดยรักษาสุขภาพไปด้วย ลองใช้เคล็ดลับต่อไปนี้เพื่อให้สมองและร่างกายทำงานได้ดียิ่งขึ้น

• ยืดแขนขาและกล้ามเนื้อ ซึ่งจะทำให้เลือดที่มีออกซิเจนไหลเวียนได้สะดวกและหลีกเลี่ยงอาการปวดเมื่อย ตะคริว หรือความเจ็บปวดที่เกิดจากการนั่งทำงานได้
• ดื่มน้ำให้เพียงพออยู่เสมอ อย่าลืมดื่มน้ำเพื่อให้จิตใจและร่างกายของคุณตื่นตัว พยายามหลีกเลี่ยงการดื่มน้ำอัดลมหรือเครื่องดื่มที่มีคาเฟอีนมากเกินไปจนอาจทำให้คุณขาดน้ำ
• อย่าทำงานในชุดนอน ชุดลำลอง หรือชุดอะไรก็ตามที่สบายสุดๆ หากคุณสวมเสื้อผ้าแบบเดียวกับที่คุณพักผ่อนหรือนอน เสื้อผ้าดังกล่าวอาจก่อให้เกิดความรู้สึกผ่อนคลาย ซึ่งจะส่งผลต่อแนวทางการทำงานของคุณ

เช่นเดียวกับสิ่งอื่นๆ ส่วนใหญ่ที่เกี่ยวข้องกับการทำงานจากระยะไกล สิ่งสำคัญคือการรักษาสมดุลให้เหมาะสม จำไว้ว่าคุณจะมีวันที่ดีและวันแย่ๆ แต่พฤติกรรมที่ดีต่อสุขภาพจะนำมาซึ่งผลลัพธ์ที่ดีกว่า

7. ฝึกฝนมารยาทในการประชุมทางวิดีโอที่ดี

คนส่วนใหญ่เคยมีประสบการณ์เปิดไมโครโฟนหรือกล้องทิ้งไว้โดยไม่ได้ตั้งใจ ซึ่งไม่ใช่เรื่องสนุกเลย ลองทำขั้นตอนต่อไปนี้เพื่อให้การประชุมทางวิดีโอประสบความสำเร็จมากขึ้น

• ให้คอยจับตาดูสัญญาณในการสื่อสารแบบภาพและเสียง เมื่อคุณประชุมจากระยะไกล คุณสามารถมองหาสัญญาณทางใบหน้าหรือน้ำเสียงที่อาจส่งสัญญาณว่านั่นเป็นคำถาม ความไม่เห็นด้วย และคำตอบได้
• เปิดกล้องไว้เสมอในระหว่างการวิดีโอคอล ซึ่งจะแสดงให้เห็นว่าคุณกำลังรับฟังและตั้งใจ สิ่งนี้ถือเป็นพื้นฐานของการประชุมผ่านวิดีโอ
• อย่าทำอย่างอื่นระหว่างการโทร เช่น การพิมพ์เอกสาร การตรวจสอบหน้าต่างอื่นๆ หรืออย่างอื่นๆ เพราะถือเป็นการไม่สุภาพและถือเป็นปัญหาใหญ่ในการประชุม

มารยาทในการประชุมทางวิดีโอกำลังพัฒนาและเปลี่ยนแปลงไปตามกาลเวลา เช่นเดียวกับการโต้ตอบทางกายภาพหรือดิจิทัลส่วนใหญ่ สิ่งสำคัญอยู่ที่การรู้สึกถึงการมีตัวตน เรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับมารยาทที่ดีในการประชุมทางวิดีโอ

ช่วยให้การทำงานจากระยะไกลประสบความสำเร็จด้วย Dropbox

ไม่ว่าคุณจะทำงานจากระยะไกลหรือไม่ คุณก็สามารถเตรียมพร้อมให้ประสบความสำเร็จได้ด้วย Dropbox

เครื่องมือเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานและเครื่องมือสำหรับการทำงานร่วมกันจากระยะไกลของเราจะมอบโซลูชันที่ใช้งานง่ายไม่ซับซ้อน เป็นระเบียบ และปลอดภัยเพื่อนำไปสู่การทำงานและการเติบโตทางธุรกิจ