วิธีการปรับปรุงการปฏิบัติตนในการประชุมทางวิดีโอของคุณ

การประชุมทางวิดีโอคืออะไร

การประชุมทางวิดีโอคือการสื่อสารโทรคมนาคมรูปแบบต่างๆ ระหว่างคนสองคนขึ้นไปผ่านทางวิดีโอและเสียง ผู้ที่ทำงานระยะไกลและผู้ที่อาศัยอยู่ห่างไกลจากครอบครัวและเพื่อนๆ ถือเป็นผู้เชี่ยวชาญในการสนทนาทางวิดีโอแล้ว และเนื่องจากจำนวนคนที่ทำงานจากที่บ้านและทำงานจากระยะไกลมีมากขึ้น การสื่อสารกับเพื่อนร่วมงานผ่านการประชุมทางวิดีโอจึงกลายเป็นเรื่องปกติมากขึ้น

ทำไมเราถึงต้องเรียนรู้การใช้วิดีโอคอนเฟอเรนซ์อย่างผู้เชี่ยวชาญ

เมื่อพิจารณาถึงความแพร่หลายของซอฟต์แวร์การประชุมทางวิดีโอในปัจจุบัน ใครๆ อาจคิดได้ว่ามารยาทที่เหมาะสมนั้นเข้าใจได้ดีแล้ว แม้ว่าโดยปกติแล้วจะไม่มีปัญหาในการใช้ FaceTiming กับสมาชิกในครอบครัวหรือเพื่อนๆ จากความสะดวกสบายบนเตียงของคุณ แต่ก็ไม่ใช่กรณีของเครื่องมือสื่อสารในที่ทำงาน เช่น Microsoft Teams ซึ่งต้องใช้การคิดล่วงหน้ามากขึ้นทั้งในเรื่องความเหมาะสมและประสิทธิภาพ คุณอาจเป็นผู้เชี่ยวชาญในการประชุมในสำนักงาน แต่อุปสรรคทางเสมือนจริงเพิ่มเติมของการประชุมทางวิดีโออาจเป็นความท้าทายสำหรับบางคน

อาจเป็นเรื่องง่ายที่จะรู้สึกวอกแวกและเสียสมาธิเมื่อทำงานที่บ้าน และการประชุมทางวิดีโอก็เป็นอย่างนั้นเช่นกัน แม้ว่าเวลาที่สุนัขของสมาชิกในทีมเดินเข้ามาในห้องอาจดูน่ารัก แต่ลูกสุนัขที่น่ารักตัวนั้นก็อาจทำให้รู้สึกวอกแวกได้เช่นกัน ซึ่งสิ่งนี้ก็มีผลกับผู้เข้าร่วมที่ไม่สนใจรับฟังและไม่ใส่ใจกับการประชุมเช่นเดียวกัน

หลักเกณฑ์พื้นฐานสำหรับมารยาทในการประชุมทางวิดีโอ

ขั้นตอนแรกในการใช้วิดีโอคอลอย่างมีประสิทธิผลคือการทำให้แน่ใจว่าสามารถใช้งานได้จริง ทั้งจากมุมมองด้านเทคนิคและมุมมองของมนุษย์ เพื่อให้แน่ใจว่าคุณจะได้รับประโยชน์สูงสุดจากการประชุมทางวิดีโอกับเพื่อนร่วมงาน เราก็ได้รวบรวมเคล็ดลับมารยาทในการโทรวิดีโอที่สำคัญที่สุดบางส่วนที่ควรปฏิบัติตามไว้ดังนี้:

ตรวจสอบอินเทอร์เน็ตและฮาร์ดแวร์ของคุณล่วงหน้า

คุณจะดูไม่เอาไหนรวมถึงไม่เป็นมืออาชีพหากพยายามเริ่มการประชุมโดยที่ไมโครโฟนและเว็บแคมของคุณนั้นไม่ทำงาน เมื่อคุณมีการกำหนดการประชุมไว้ล่วงหน้า ให้ตรวจสอบล่วงหน้าเสมอว่าการตั้งค่าการประชุมทางวิดีโอของคุณใช้งานได้ ไม่ใช่ตรวจสอบสองนาทีก่อนที่การประชุมจะเริ่ม และตรวจสอบไมโครโฟนหรือชุดหูฟังในตัวเพื่อให้แน่ใจว่าซอฟต์แวร์ของคุณตรวจพบ

คุณยังควรทดสอบด้วยว่าการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ตของคุณสามารถรองรับการประชุมทางวิดีโอได้อย่างต่อเนื่องหรือไม่ คุณคงไม่ต้องการที่จะขาดการเชื่อมต่อในช่วงเวลาสำคัญหรือในระหว่างการสนทนา

หากการเชื่อมต่อของคุณมีปัญหา แอปจำนวนมากนั้นจะให้คุณสามารถจำกัดคุณภาพของวิดีโอที่คุณกำลังรับชมหรือปิดวิดีโอดังกล่าว เพื่อให้คุณยังคงสามารถเข้าร่วมการประชุมได้โดยเปิดเฉพาะเสียงเท่านั้น แม่ว่าคุณจะไม่ได้อยู่ในโอร่วมกับคนอื่นๆ แต่การที่คุณยังสามารถมีส่วนร่วมและติดตามเนื้อหาการประชุมได้อย่างต่อเนื่องนั้นถือเป็นสิ่งสำคัญที่สุด โปรดทราบว่าบางคนอาจเลือกที่จะไม่เข้าร่วมวิดีโอเลยด้วยเหตุผลต่างๆ โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากผู้คนเหล่านั้นอยู่ในพื้นที่ที่มีเด็กหรือสัตว์เลี้ยง หรือผู้คนดังกล่าวอาจเพียงแค่ไม่พร้อมที่จะเปิดกล้องในขณะนั้น ซึ่งนั่นถือว่าไม่เป็นไรเช่นกัน

การแต่งตัว

เราต่างเคยทำสิ่งนี้อย่างน้อยสักครั้งในชีวิต ซึ่งก็คือการกลิ้งลงมาจากเตียงแล้วตรงไปเปิดแล็ปท็อปเพื่อประชุมทีมตอน 9 โมงเช้า อย่างไรก็ตาม การเข้าร่วมการประชุมทางวิดีโอในชุดนอนอาจไม่ใช่ภาพลักษณ์ที่ดีที่สุดสำหรับบุคลิกภาพที่เป็นมืออาชีพของคุณ หากคุณต้องการที่จะสนทนาการประชุมทางวิดีโออย่างจริงจัง ก็ควรแต่งตัวให้เหมาะสม ถึงแม้ว่าคุณไม่จำเป็นต้องแต่งตัวในชุดทำงานที่เป็นทางการ แต่ก็ควรตรวจสอบว่าได้แต่งตัวแบบเหมาะสมเพียงพอเพื่อที่สมาชิกในทีมของคุณจะได้เห็น ซึ่งไม่เพียงจะทำให้คุณดูใส่ใจกับการประชุมเท่านั้น แต่การสวมใส่เสื้อผ้าแบบอื่นที่ไม่ใช่เสื้อสเวตยังสามารถช่วยให้คุณมีกรอบความคิดที่ถูกต้องสำหรับการสนทนาที่สร้างสรรค์และมีสมาธิกับเพื่อนร่วมงานของคุณอีกด้วย

ค้นหาพื้นที่เงียบสงบ

ไม่ใช่ทุกคนที่จะมีออฟฟิศส่วนตัวที่มีไว้เพื่อช่วยให้ทำงานที่บ้านได้โดยเฉพาะ แต่การที่คุณสามารถค้นหาหรือสร้างพื้นที่เงียบสงบสำหรับการประชุมทางวิดีโอก็เป็นสิ่งสำคัญ คุณอาจรู้สึกว่าการที่ครอบครัว เพื่อนร่วมห้อง หรือสัตว์เลี้ยงที่เดินอยู่รอบๆ ไม่ได้รบกวนขณะที่คุณทำงานแต่อย่างใด แต่ผู้เข้าร่วมการประชุมบางคนอาจไม่รู้สึกเช่นนั้น ดังนั้น เมื่อคุณนั่งลงเพื่อประชุมทางวิดีโอ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณอยู่ในพื้นที่ที่ไม่มีใครน่าจะเดินเข้ามาหรือรบกวนคุณได้ ซึ่งจะทำให้คุณจะสามารถจดจ่อกับสิ่งที่เพื่อนร่วมงานกำลังพูดและกำจัดเสียงรบกวนรอบข้างต่างๆ เมื่อคุณกำลังพูดได้

จัดฉาก

ตอนนี้คุณแต่งตัวเสร็จและอยู่ในสถานที่ส่วนตัวสำหรับการสนทนาทางวิดีโอแล้ว ให้ใส่ใจกับสภาพแวดล้อมรอบตัวคุณและลักษณะที่ภาพปรากฏบนกล้อง

การเตรียมตัวของคุณจะไม่สำคัญหากเพื่อนร่วมงานของคุณมองไม่เห็นหรือมองเห็นแต่จานกองโตในอ่างล้างจาน ใช้เวลาสักครู่ในการทำความสะอาดและจัดเตรียมพื้นที่รอบตัวคุณ เปิดม่านหรือเปิดไฟ หรือหากปัญหาอยู่ที่การตกแต่งที่ไม่เป็นระเบียบ ให้ใช้ฉากสีเขียวหรือพื้นหลังเสมือนจริงเพื่อบดบัง ตัวอย่างเช่น Google Meet ช่วยให้คุณเบลอพื้นหลังหรือแทนที่ด้วยรูปภาพหรือวิดีโอ โดยไม่ต้องใช้ฉากสีเขียว

หากคุณไม่ได้พูดอยู่ ให้ปิดเสียง

ในที่สุดแล้วเมื่อการประชุมของคุณกำลังดำเนินอยู่ หนึ่งในสิ่งที่สำคัญที่สุดของการเรียนรู้การใช้วิดีโอคอนเฟอเรนซ์อย่างผู้เชี่ยวชาญคือการปิดเสียงไมโครโฟนเมื่อคุณไม่ได้กำลังพูดอยู่ แม้ว่าคุณจะเลือกพื้นที่ที่เงียบสงบสำหรับการประชุมของคุณแล้ว แต่ไมโครโฟนจะยังคงจับเสียงได้หากคุณเคลื่อนไหว ไอ หรือเริ่มพิมพ์

คุณคงไม่ต้องการให้ใครบางคนพูดทวนอีกครั้งเนื่องจากการหยุดชะงักโดยไม่ตั้งใจ หรือรับรู้ได้ว่าคุณกำลังทำอย่างอื่นในช่วงระหว่างการประชุมโดยไม่สำคัญว่าจะเป็นแค่เวลาชั่วครู่ก็ตาม ซอฟต์แวร์การประชุมทางวิดีโอส่วนใหญ่มีปุ่มปิดเสียงสำหรับตนเองหรือสำหรับการสนทนา โปรดตรวจสอบว่าคุณยกเลิกปิดเสียงตนเองแล้วเมื่อต้องการพูดอีกครั้ง

มองที่กล้อง

เมื่อคุณอยู่ในการสนทนาทางวิดีโอ การมองไปที่ฟีดวิดีโอของคนอื่นๆ ในการประชุมก็ดูเหมือนจะเป็นสิ่งที่สมเหตุสมผลที่สุด แต่อย่างไรก็ตาม หากคุณต้องการให้คนอื่นในการสนทนาโฟกัสมาที่คุณขณะที่กำลังพูดอยู่ คุณควรมองเข้าไปในกล้องโดยตรง

แม้ว่าคุณไม่สามารถมองเห็นเพื่อนร่วมงานของคุณได้ แต่การมองที่กล้องจะช่วยให้เกิดความรู้สึกในการสื่อสารแบบต่อหน้า ซึ่งจะช่วยให้มั่นใจได้ว่าเพื่อนร่วมงานใส่ใจและฟังในสิ่งที่คุณกำลังพูดจริงๆ หากคุณต้องการที่จะมองเห็นเพื่อนร่วมงานขณะที่คุณพูด ให้จัดตำแหน่งวิดีโอบนหน้าจอให้อยู่ถัดจากกล้องเพื่อให้ทั้งสองสิ่งอยู่ในระดับสายตา คุณจะไม่พบปัญหานี้หากใช้งานบนแล็ปท็อปส่วนใหญ่ แต่คุณอาจต้องปรับเปลี่ยนการตั้งค่าไปรอบๆ หากคุณใช้งานบนเดสก์ท็อป

ใส่ใจและมีสมาธิ

แน่นอนว่าเมื่อคุณอยู่ในการประชุมทางวิดีโอ สิ่งสำคัญที่สุดที่คุณสามารถทำได้คือการมีสมาธิกับการประชุมที่กำลังดำเนินอยู่ การไม่ให้ความสนใจการประชุมระหว่างที่จัดการประชุมทางวิดีโอนั้นสามารถทำได้ง่ายกว่าตอนอยู่ในออฟฟิศ และยังไม่ถูกตำหนิอีกด้วย ซึ่งนั่นหมายความว่าคุณมีหน้าที่ตรวจสอบตนเองว่าได้มีส่วนร่วมราวกับว่าคุณอยู่ที่ออฟฟิศถึงแม้ว่าคุณจะนั่งประชุมบนแล็ปท็อปในห้องนอนก็ตาม

การมีสมาธิสามารถทำได้ที่บ้านเช่นเดียวกับที่ทำงาน ตัวอย่างเช่น การจดบันทึกสามารถช่วยให้คุณซึมซับและตอบสนองต่อสิ่งที่กำลังพูดคุยได้ อย่างไรก็ตาม คุณต้องพยายามไม่สลับแท็บไปทำกิจกรรมอื่นหรือดูโทรศัพท์ แม้ว่าคุณจะคิดว่าคุณเก่งในการทำงานหลายอย่างพร้อมกัน แต่ถ้าคุณเสียสมาธิ คุณก็จะไม่ได้อะไรมากนักจากการประชุมที่คุณกำลังเข้าร่วมอยู่

วิธีการประชุมทางวิดีโออย่างมีประสิทธิภาพ

เมื่อคุณเข้าใจพื้นฐานของการปฏิบัติตนในการประชุมทางวิดีโอแล้ว คุณก็จะไม่พบปัญหาอะไรเกี่ยวกับการเตรียมตัวหรือการสนทนาทางวิดีโอกับเพื่อนร่วมงานของคุณ อย่างไรก็ตาม เช่นเดียวกับเมื่อคุณอยู่ที่สำนักงาน คุณย่อมต้องใช้ความพยายามมากกว่าเดิมเล็กน้อยในการทำให้การประชุมทางวิดีโอของคุณมีประสิทธิภาพและทำให้การใช้เวลามีประสิทธิผล ดังนั้น หากคุณกำลังวางแผนที่จะประชุมกับเพื่อนร่วมงาน โปรดตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณมีเอกสารที่คุณต้องการทั้งหมดแล้ว คุณควรคำนึงถึงวิธีทำให้ผู้เข้าร่วมประชุมจากทางไกลมีส่วนร่วม

กำหนดวาระการประชุมเสมอ

ขั้นตอนแรกของการทำให้การประชุมใดๆ ก็ตามมีประสิทธิภาพคือการกำหนดวาระการประชุม ไม่ว่าจะอยู่หรือไม่อยู่ในสำนักงานก็ตาม วิธีนี้เพียงอย่างเดียวก็จะมีส่วนช่วยให้การประชุมทางวิดีโอประสบความสำเร็จได้

คุณสามารถใช้แม่แบบวาระการประชุมที่มีใน Dropbox ในการจัดทำวาระการประชุมที่นำไปแชร์ได้ ซึ่งจะสรุปประเด็นพื้นฐานของการประชุมอย่างง่ายดายและรวดเร็ว ผู้ที่ได้รับเชิญเข้าร่วมประชุมแต่ไม่สามารถเข้าร่วมได้ก็จะสามารถดูเอกสารนี้ได้ในภายหลัง

แบ่งปันไฟล์และข้อมูลก่อนการประชุม

หากคุณคาดหวังว่าจะได้รับข้อมูลและความร่วมมือจากทีมในการสนทนาทางวิดีโอ คุณก็จำเป็นต้องให้ข้อมูลกับทีมเพิ่มเติมเพื่อช่วยให้ทีมดำเนินการดังกล่าวได้ แม้ว่าคุณอาจจะสามารถแจกจ่ายแผ่นงานหรือเขียนเนื้อหาลงในไวท์บอร์ดเมื่อประชุมในออฟฟิศได้ แต่เมื่อประชุมทางวิดีโอกลับ คุณจะต้องวางแผนล่วงหน้ามากขึ้น

จัดเตรียมและแชร์ไฟล์หรือเอกสารที่คุณต้องใช้ก่อนการประชุมเพื่อที่เพื่อนร่วมงานจะได้ไม่ต้องเดาเอาเอง เมื่อทุกคนอยู่ในสายแล้ว คุณยังสามารถแชร์หน้าจอเพื่อดูเอกสารไปด้วยกันให้ทุกคนเข้าใจตรงกัน ยิ่งไปกว่านั้น คุณสามารถแชร์ไฟล์นั้นได้จาก Dropbox ไปยังการประชุมทางวิดีโอ ซึ่งสมาชิกในทีมจะสามารถเพิ่มไฟล์ได้แบบเรียลไทม์

ส่งคำเชิญล่วงหน้า

ในออฟฟิศ การพาผู้คนเข้าห้องประชุมอาจหมายถึงแค่เดินไปที่โต๊ะของพวกเขาและถามว่าพวกเขามีเวลา 10 นาทีหรือไม่ อย่างไรก็ตาม การดึงดูดความสนใจของผู้คนอาจเป็นเรื่องยากมากในขณะที่ทำงานจากที่บ้าน แม้จะใช้งาน Slack หรือแอปแชทออฟฟิศอื่นๆ ก็ตาม

หากคุณต้องการให้ผู้คนเข้าร่วมการประชุมทางวิดีโอ คุณต้องแจ้งให้พวกเขาทราบล่วงหน้า หากคุณไม่แจ้งให้ทราบล่วงหน้า ผู้คนเหล่านั้นอาจไม่ได้อยู่ที่โต๊ะทำงานในตอนประชุมและอาจไม่มีเวลาอ่านวาระการประชุม ให้เวลาทุกคนตามที่ต้องการเพื่อเตรียมตัวให้พร้อมสำหรับการประชุมทางวิดีโอ แล้วคุณจะจัดการตัวเองและทั้งทีมเพื่อให้ประสบความสำเร็จในการประชุมได้

การทำงานร่วมกันผ่านการประชุมทางวิดีโอ

เนื่องด้วยทีมระยะไกลกลายเป็นเรื่องปกติมากขึ้น การสนทนาทางวิดีโอจึงไม่ได้เป็นเพียงตัวเลือกแทนที่การประชุมอีกต่อไป แต่กลับกลายเป็นสิ่งที่ธุรกิจจำนวนมากเลือกใช้ และเพราะการประชุมทางวิดีโอก็มีบทบาทสำคัญในทั้งชีวิตส่วนตัวและชีวิตการทำงาน การใช้เทคโนโลยีอย่างเหมาะสมจึงเป็นสิ่งสำคัญ

ดังนั้น ครั้งต่อไปที่คุณกำหนดเวลาประชุมทางวิดีโอในเวลา 10.00 น. ควรใช้มารยาทการประชุมทางวิดีโอของเราเพื่อให้การประชุมของคุณประสบความสำเร็จ การเตรียมความพร้อมสำหรับการประชุมทางวิดีโอจะช่วยให้ทีมของคุณมีส่วนร่วมกับการประชุม และท้ายที่สุดจะช่วยเสริมสร้างการทำงานเป็นทีมทางออนไลน์ในขณะที่คุณทำงานจากระยะไกลได้