ซิปไฟล์คืออะไร

ซิปไฟล์คืออะไร

การบีบอัดไฟล์เป็นส่วนสำคัญของพื้นที่ทำงานแบบดิจิทัล ซิปไฟล์จะใช้การบีบอัดเพื่อให้ส่งข้อมูลได้มากขึ้นด้วยความเร็วที่เร็วกว่าที่เคยเป็นไปได้ ด้วยเหตุนี้ซิปไฟล์จึงเป็นเครื่องมือยอดนิยมสำหรับธุรกิจทั่วโลก แต่ซิปไฟล์คืออะไรกันแน่

ZIP เป็นรูปแบบไฟล์ทั่วไปที่ใช้ในการบีบอัดไฟล์ตั้งแต่หนึ่งไฟล์ขึ้นไปให้อยู่ในที่เดียว การทำเช่นนี้จะช่วยลดขนาดไฟล์และทำให้ง่ายต่อการเคลื่อนย้ายหรือจัดเก็บ โดยผู้รับสามารถแตกซิป (หรือแยก) ไฟล์ ZIP หลังจากที่เคลื่อนย้ายและใช้ไฟล์ในรูปแบบดั้งเดิมได้

ซิปไฟล์ทำงานคล้ายคลึงกับโฟลเดอร์มาตรฐานในคอมพิวเตอร์ของคุณอย่างมาก ซิปไฟล์มีข้อมูลและไฟล์รวมกันอยู่ในที่เดียว แต่ซิปไฟล์จะเป็นการบีบอัดเนื้อหา ซึ่งจะช่วยลดจำนวนข้อมูลที่คอมพิวเตอร์ของคุณใช้ อีกวิธีในการอธิบายซิปไฟล์คือการเก็บบันทึก การเก็บบันทึกนี้จะมีไฟล์ที่บีบอัดทั้งหมดรวมกันอยู่ในที่เดียว ดังนั้น รูปแบบซิปไฟล์จึงเป็นตัวเลือกหนึ่งให้เลือกใช้หากคุณต้องการทำให้ไฟล์หนึ่งไฟล์หรือหลายไฟล์มีขนาดเล็กลง

แล้วคุณจะรู้ได้อย่างไรว่าเป็นไฟล์ ZIP เก็บถาวร ง่ายมาก เมื่อใดก็ตามที่คุณเห็นนามสกุล .ZIP หรือ .zip ต่อท้ายชื่อไฟล์ นั่นแหละไฟล์ ZIP ไอคอนที่แสดงถึงไฟล์ก็จะเปลี่ยนไปเช่นกัน สมมติว่าคุณมีรูปภาพชื่อ vacation.jpg หลังจากที่คุณซิปรูปภาพนี้ รูปภาพจะอ่านเป็น vacation.zip และจะมีไอคอนใหม่

ซิปแตกต่างจาก 7-ZIP หรือ RAR หรือไม่

ระหว่างที่คุณกำลังศึกษาเกี่ยวกับซิปไฟล์อยู่ คุณอาจบังเอิญไปพบกับคำว่า “ไฟล์ 7z” หรือ “7-ZIP” นี่คือรูปแบบการเก็บบันทึกที่ใช้อัตราส่วนการบีบอัดที่สูงขึ้นเพื่อให้มีจำนวนเมกะไบต์ที่น้อยลง แม้ว่าขนาดที่เล็กกว่านี้จะส่งผลดี แต่ก็ใช้เวลาในการประมวลผลนานกว่าเช่นกัน นอกจากนี้ยังมีความสะดวกน้อยเนื่องจากคุณต้องดาวน์โหลดและติดตั้งแอปพลิเคชันซอฟต์แวร์เพื่อใช้งาน ไฟล์ RAR และ TAR ก็เช่นเดียวกัน ตลอดจนถึงแอปซอฟต์แวร์ของบุคคลที่สามอย่าง WinRAR, ZIPx, และ PeaZip

ซิปไฟล์ทำงานอย่างไร

ซิปไฟล์จะเข้ารหัสข้อมูลให้เป็นแบบที่มีจำนวนบิตน้อยลงโดยการลบข้อมูลที่ซ้ำซ้อนออกไป “การบีบอัดข้อมูลแบบไม่สูญเสีย” นี้ทำให้แน่ใจว่าข้อมูลดังเดิมทั้งหมดจะอยู่ครบถ้วนสมบูรณ์ ลองดูตัวอย่างคร่าวๆ เกี่ยวกับวิธีทำงานนี้กัน

ลองนึกว่าไฟล์หนึ่งมีประโยคต่อไปนี้

• โซลูชันการแบ่งปันและพื้นที่จัดเก็บข้อมูลที่ดีที่สุดสำหรับธุรกิจของคุณ
• โซลูชันทางธุรกิจของคุณสำหรับการแบ่งปันและพื้นที่เก็บข้อมูลที่ดีที่สุด

แต่ละคำในไฟล์นี้จะปรากฏซ้ำกันสองครั้ง ทีนี้ หากตัวอักษรและวรรคตอนในประโยคเท่ากับหน่วยความจำหนึ่งหน่วย ขนาดไฟล์ทั้งไฟล์ก็จะเท่ากับ 110 หน่วย แต่คุณสามารถสร้างรหัสตัวเลขเพื่อแสดงข้อมูลด้วยวิธีอื่นได้ ดังนี้

• โซลูชันการแบ่งปันและพื้นที่จัดเก็บข้อมูลที่ดีที่สุดสำหรับธุรกิจของคุณ
• 123456789

หรือพูดได้อีกอย่างว่า ตอนนี้ทั้งสองประโยคดังกล่าวจะอ่านว่า 123456789896712345 หมายความว่าไฟล์แรกที่มีขนาด 110 หน่วยจะลดลงเหลือ 18 หน่วย ซึ่งเป็นการช่วยประหยัดพื้นที่ได้มากเลยทีเดียว รูปแบบซิปไฟล์จะใช้อัลกอริทึมการบีบอัดข้อมูลแบบไม่สูญเสียเพื่อทำแบบเดียวกัน ซึ่งช่วยให้คุณสามารถแสดงข้อมูลเดียวกันด้วยวิธีที่มีประสิทธิภาพมากขึ้นโดยการลบข้อมูลที่ซ้ำซ้อนออกจากไฟล์ นอกจากนี้ยังหมายความว่าการส่งซิปไฟล์จะรวดเร็วกว่าด้วย

เวลาที่ควรใช้ซิปไฟล์ในการทำงาน

มีรูปแบบการใช้งานไฟล์ที่ซิปมากมายหลายแบบสำหรับธุรกิจ ความสามารถในการส่งไฟล์จำนวนมากทางอีเมลเป็นสิ่งจำเป็นอย่างยิ่ง สมมติว่าคุณต้องส่งไฟล์กลุ่มใหญ่ให้กับเพื่อนร่วมงานหรือลูกค้า หากคุณพยายามส่งทั้งหมดพร้อมกันในไฟล์แนบอีเมล คุณจะได้รับข้อความแสดงข้อผิดพลาดเนื่องจากขนาดไฟล์ คุณอาจจะลองส่งแต่ละไฟล์เป็นอีเมลแยกต่างหากก็ได้ แต่การทำเช่นนี้นั้นใช้เวลานาน ใช้แรงงานมาก และอาจทำให้ไฟล์ซ้ำกันได้ หากต้องการส่งไฟล์ทั้งหมดในอีเมลฉบับเดียว คุณสามารถซิปและแนบไฟล์ ZIP เพียงไฟล์เดียวนี้ไปกับอีเมลของคุณได้ ซึ่งผู้รับของคุณสามารถแตกซิปไฟล์ได้โดยการดาวน์โหลดและคลิก

นอกจากนี้ คุณยังควรพิจารณาถึงโอกาสในการประหยัดพื้นที่จัดเก็บข้อมูลด้วย การซิปไฟล์สามารถช่วยลดพื้นที่ที่ไฟล์เหล่านั้นใช้ในฮาร์ดไดรฟ์ของคอมพิวเตอร์ได้ เรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับ วิธีการซิปไฟล์

ข้อดีและข้อเสียของรูปแบบซิปไฟล์มีอะไรบ้าง

ข้อดี

อย่างแรก การซิปไฟล์จะช่วยประหยัดพื้นที่จัดเก็บข้อมูลและเพิ่มประสิทธิภาพของคอมพิวเตอร์ของคุณ นอกจากนี้ยังเป็นวิธีที่มีประสิทธิภาพในการปรับปรุงการโอนย้ายไฟล์ด้วยอีเมล คุณสามารถส่งอีเมลได้รวดเร็วขึ้นด้วยไฟล์ที่มีขนาดเล็กลง นอกจากนี้ รูปแบบไฟล์ ZIP จะเข้ารหัสข้อมูลของคุณ ซึ่งจะช่วยรักษาความเป็นส่วนตัวของคุณเมื่อส่งไฟล์ผ่านทางอินเทอร์เน็ต พูดง่ายๆ ก็คือเป็นวิธีที่ง่ายดายในการเพิ่มประสิทธิภาพในการจัดการไฟล์ของคุณ นอกจากนี้การสร้างไฟล์ ZIP บน Mac หรือ PC ยังเป็นกระบวนการที่ค่อนข้างง่าย โดย Windows และ Mac OS จะมีวิธีการที่แตกต่างกัน แต่ทั้งคู่เริ่มต้นด้วยการคลิกเมาส์ปุ่มขวา และสำหรับผู้รับ การแตกซิปไฟล์ก็ทำได้ง่ายๆ สิ่งที่ต้องทำคือแค่ดาวน์โหลดและคลิก ไม่ว่าจะใช้ระบบปฏิบัติการของคอมพิวเตอร์ระบบใดก็ตาม

ข้อเสีย

อย่างไรก็ตาม ปัญหาที่อาจเกิดขึ้นได้ซึ่งเกี่ยวข้องกับซิปไฟล์ก็มีอยู่หลายอย่าง ซึ่งรวมถึงขีดจำกัดของขนาดไฟล์ ขีดจำกัดของประเภทไฟล์ ความเสียหาย และปัญหาด้านความคล่องตัว

ข้อเสียประการหนึ่งที่เกี่ยวข้องกับซิปไฟล์เก็บบันทึกคือขีดจำกัดในการบีบอัด ไฟล์บางไฟล์ไม่สามารถบีบอัดได้มากเกินกว่าที่เป็นอยู่ โดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับไฟล์ MP3 และไฟล์ JPG ดังนั้น หากคุณทำงานกับไฟล์วิดีโอและไฟล์รูปภาพบ่อยๆ รูปแบบซิปไฟล์ก็อาจจะไม่ได้ช่วยคุณประหยัดพื้นที่จัดเก็บข้อมูลได้มากเท่าไรนัก 

คุณยังต้องคำนึงถึงด้านการรักษาความปลอดภัยของซิปไฟล์ด้วย ซิปไฟล์ที่เสร็จสมบูรณ์จะได้รับการเข้ารหัส แต่คุณจะไม่รู้ว่าเกิดอะไรขึ้นกับไฟล์ของคุณหากคุณอัปโหลดไฟล์โดยใช้แอปของบุคคลที่สาม นอกจากนี้ยังควรรู้ไว้ว่านามสกุลซิปไฟล์นั้นสามารถเสียหายได้เช่นกัน และในบางกรณี ข้อมูลที่เสียหายอาจส่งผลต่อซิปโฟลเดอร์ทั้งโฟลเดอร์ด้วย 

นอกจากนี้ ไฟล์ ZIP ยังใช้งานยากหากคุณกำลังอยู่ในขณะเดินทาง หากคุณกำลังใช้โทรศัพท์หรือแท็บเล็ต คุณจะต้องใช้ไฟล์ที่บันทึกไว้ในโทรศัพท์และแอปของบุคคลที่สาม ซึ่งจะสร้างปัญหาให้กับทั้งพื้นที่จัดเก็บข้อมูลไฟล์และการรักษาความปลอดภัย

นอกจากซิปไฟล์แล้ว มีอะไรอีกบ้าง

บริการพื้นที่จัดเก็บบนคลาวด์เป็นทางเลือกที่ดีกว่าเมื่อเทียบกับไฟล์ ZIP ด้วย Dropbox ระบบคลาวด์จะขจัดความจำเป็นในการบีบอัดออกไปโดยสิ้นเชิง จะไม่มีกระบวนการหลายขั้นตอนอันยืดยาวที่คุณต้องทำเพื่อจัดเก็บหรือส่งไฟล์ขนาดใหญ่ เพียงคลิก “แชร์” เพื่อส่งไฟล์หรือโฟลเดอร์ในขนาดเดิม โดยไม่จำเป็นต้องบีบอัด คุณสามารถจัดเก็บและแชร์ไฟล์ได้สูงสุดถึง 50 กิกะไบต์ Dropbox เป็นวิธีที่รวดเร็วและเชื่อถือได้ในการแชร์ไฟล์โดยไม่ต้องใช้อีเมลหรือใช้พื้นที่ดิสก์ในคอมพิวเตอร์ของคุณ และหากคุณยังต้องทำงานกับไฟล์บีบอัด Dropbox ก็สามารถทำได้เช่นกัน Dropbox มีการรองรับการแสดงตัวอย่าง ZIP และ RAR การบีบอัดหลังการอัปโหลด และการแก้ไข

สรุป

สรุปสั้นๆ คือ ไฟล์ ZIP เป็นวิธีหนึ่งในการจัดเก็บหรือโอนย้ายข้อมูลอย่างมีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น แต่ไม่ใช่ตัวเลือกเดียวในการบีบอัดไฟล์หรือประหยัดพื้นที่ อันดับแรก Dropbox จะใช้คลาวด์เพื่อทำให้พื้นที่จัดเก็บไฟล์และการแชร์ไฟล์เร็วขึ้น ง่ายขึ้น และปลอดภัยกว่าการบีบอัดไฟล์