Подолання перешкод для віртуальної роботи
Ефективне керування командою має ключове значення для організації безперебійної роботи, щоб учасники команди, як віртуальні працівники, так і офісні співробітники, могли працювати як один у дистанційному режимі. Звичайно, про керування віртуальними командами простіше розповісти, ніж організувати його. Обговорення й відстеження часу в різних часових поясах і з різними робочими графіками може виявитися складним завданням. Крім того, може бути складно побудувати довіру в розмежованій команді, коли немає можливості спілкуватись особисто. Отже, створити у віддалених працівників відчуття, що їх цінують, здається майже неможливим. Організація віртуального робочого середовища передбачає створення корпоративної культури разом із впровадженням ефективних робочих процесів.
Неможливість фізичної присутності, безумовно, може вплинути на учасників команди та робочі процеси. Якщо віддалений учасник команди не присутній в офісі, він може не відчувати себе її частиною. Якщо хтось узагалі працює з іншої країни, може здаватися, що вони з командою перебувають у різному культурному просторі. Для подолання цих проблем рекомендуємо керівникам віртуальних команд:
- Сприяти віртуальному командоутворенню
- проводити індивідуальні Zoom-зустрічі часто й послідовно;
- забезпечити можливість для запитів і запитань;
- створити норми спілкування;
- створити простір команди для безперешкодної індивідуальної та спільної роботи;
- організувати обов’язкове спілкування;
- відзначати успіх, щоб усі розуміли, що працюють задля досягнення спільної мети
За відсутності особистої взаємодії існує висока ймовірність того, що багато ключових цінностей у культурі вашої компанії зникнуть. Це ваше завдання — переконатися, що ви цього не допустите. На щастя для вас, існує безліч чудових інструментів, які можуть вам допомогти.
Зв’язок із віртуальними працівниками за допомогою технологій
Безумовно, технології в цьому контексті мають вирішальне значення, але чи використовуєте ви їх належним чином? Електронна пошта — чудовий засіб спілкування, але якщо вашим основним завданням є організація спільної праці, він не завжди ефективний. Не витрачайте час на очікування відповідей на електронні листи, якщо інші цифрові інструменти можуть надати вам багато цінних і доступних можливостей для віртуальної співпраці.
Обмін миттєвими повідомленнями
Кожен працівник повинен мати інструмент для обміну миттєвими повідомленнями. Zoom або Slack допоможуть вашій команді цілодобово залишатися на зв’язку, і це стане в пригоді, якщо ви працюєте в різних часових поясах. Обмін миттєвими повідомленнями може бути чудовою відправною точкою для організації робочого простору вдома та в офісі, навіть якщо ви працюєте дистанційно з кав’ярні. Постійний зв’язок у режимі реального часу має важливе значення для керування віддаленими командами, а також управління командою загалом.
Важливе «правило порушників правил» обміну миттєвими повідомленнями полягає в тому, щоб спробувати зламати так звані правила. Хоча легковажні розмови поза роботою майже неминучі в певний момент, це товариство також є важливим аспектом віртуального командоутворення. Тож, у межах розумного, має сенс не намагатися придушити відкритість цих каналів зв'язку.
Неформальні розмови, якими користуються колеги віч-на-віч, можна і потрібно відтворювати віртуально, наскільки це можливо, і це також може вплинути на мотивацію команди. Коли це можливо, переконайтеся, що всі беруть участь в одному груповому чаті, щоб усі відчували себе залученими, і переконайтеся, що нових співробітників завжди представляють віртуально. Відеодзвінки – чудовий спосіб зробити це, адже кожен може прив’язати обличчя до свого псевдоніма. Що підводить нас до:
Відеоконференції
Якщо ви не затятий інтроверт, відсутність можливостей для особистого спілкування може мати свої негативні наслідки. Обмін миттєвими повідомленнями — чудова функція, але якщо метою співпраці є налагодження важливих стосунків, можливостей беззвучних повідомлень не вистачить. Зрештою, більшість того, що ми хочемо сказати, зчитується з мови тіла. Тому обов’язково візьміть за звичку із самого початку проводити відеоконференції з командою.
Процес залучення віртуальних працівників до роботи має відбуватися за допомогою відеодзвінка чи звичайних телефонних дзвінків, а не у форматі безликого та беззвучного потоку електронних листів. Спілкуйтеся з віддаленими учасниками вашої команди як особисто, так і у форматі колективних регулярних відеодзвінків. Для цього чудово підходить Zoom. Ця програма не лише дозволяє отримувати задоволення від реального спілкування у форматі відеодзвінків, а й дає змогу надати спільний доступ до свого екрана та працювати разом над документами безпосередньо з Dropbox.
Ці доповнення до вашого звичайного набору інструментів заощадять час у довгостроковій перспективі й не дадуть вам забути про зустріч. Переконайтеся, що ваша команда переглядає відеозустрічі так само, як і всі інші матеріали, та має можливість організовувати й відвідувати їх. Крім того, не кожна зустріч має бути серйозною. Наприклад, ви можете просто спілкуватися в Zoom щоп’ятниці так само, як би ви ходили разом на обід або спілкувалися в кінці робочого тижня.
Відстеження часу
Віддалені працівники легко втрачають відчуття часу або відповідальності без організованої структури офісу й контролю. Навіть якщо ваша команда неподалік, якщо ви не в офісі, може скластися враження, що ви не перебуваєте в гущі подій. Ознайомте свою команду з функцією відстеження часу, щоб усі знали, що вони несуть відповідальність за свій узгоджений робочий час, а також за виконану роботу. Так ви зможете розподілити робочий час учасників команди на основі їхніх навичок і часових поясів.
Переконайтеся, що ви обрали керівників команд віддалених працівників, щоб зберегти чітку структуру. Чітко визначте очікування й переконайтеся, що всі виконують свої завдання. Склавши робочий графік, ви також зможете гарантувати, що хтось із віддалених працівників завжди на зв’язку. Це може бути навіть інший старший віртуальний працівник, чий робочий графік не збігається з вашим.
Простий контроль
Після того, як відстеження часу налагоджено, вам потрібно переконатися, що ваша команда працює ефективно. Ось тут і знадобляться інструменти управління завданнями. Dropbox, незамінний інструмент для управління проектами, дозволяє створювати чіткі та легко оновлювані списки справ. Ви можете встановити терміни виконання за допомогою автоматичних нагадувань, щоб ніхто не пропускав їх. А оскільки все чітко викладено в одному місці, ви знаєте, що всі тримаються в курсі подій та відповідають за ситуацію. Керування віддаленими командами вимагає інформування всіх учасників, тому централізоване розташування для ваших важливих завдань може значно оптимізувати ваші процеси.
Інструменти для віддаленої роботи
Навряд чи комусь подобається їхати на роботу в переповненому потязі або в годину пік, але дорога на роботу відіграє важливу роль. Хоч це й не завжди приємно, дорога на роботу дає час психологічно підготуватися до робочого дня, і, що дуже важливо, дає змогу фізично розділити особисте й професійне життя. Якщо ви працюєте вдома, у вас може з’явитися відчуття, що ви не можете відділити дім від роботи, коли ваш робочий стіл стає обіднім. Організовуючи віртуальний робочий день у дистанційному режимі, ви також робите внесок у досягнення балансу між роботою і особистим життям.
Dropbox — ідеальне рішення для віддаленої роботи, що дозволяє учасникам команди робити все, що потрібно, з одного місця. Коли учасники команди будуть готові почати роботу, їм достатньо просто ввійти у свою обліковку. Наприкінці дня можна просто вийти з обліковки й закінчити робочий день. Це не тільки зручно, а й дає змогу створити корисне віртуальне середовище. Навіть якщо ви користуєтесь одним і тим самим портативним комп’ютером для роботи й ігор, у робочий час можна не відволікатися на такі спокуси, як соціальні мережі.
Спрощуйте
З розподіленими командами повсюди, цілком природно, що робочі процеси також можуть бути розпорошеними. Без спільного офісу віртуальним командам легко бракує об'єднаних робочих процесів. Не дозволяйте цьому статися — робота в команді є важливою частиною команд будь-якого розміру та типу.
Dropbox Paper надає командам змогу редагувати документи та співпрацювати в режимі реального часу, тож вам не потрібно постійно обмінюватись автономними файлами, які легко загубити. Шаблон для проведення мозкового штурму допомагає розмежованим командам спільно розробляти ідеї. А зручні шаблони протоколів нарад полегшують їх проведення незалежно від часових поясів.
На якому б етапі зустрічі до неї не доєдналися віддалені працівники, вони за лічені секунди зможуть зрозуміти, про що йдеться. Інтеграція програми в Dropbox також забезпечує чіткість і оптимізацію роботи завдяки широкому спектру чудових програм для роботи, як-от Adobe Acrobat та Zapier. Не потрібно витрачати час, перемикаючись між програмами або пристроями, адже інструменти для спільної роботи спрощують це завдання.
Поради щодо керування командою віддалених працівників
Технології — це чудово, але їх можливості обмежені. Основою будь-якого успішного керування віддаленою командою є потужні психологічні установки та справжній командний дух. Чи створюєте ви простір, що об’єднуватиме вашу віртуальну команду, даруватиме відчуття єдності в усій компанії незалежно від місця перебування та часового поясу працівника?
Ми хочемо поділитися важливими міркуваннями, що допоможуть вашій компанії в організації віртуальної командної роботи.
Будьте справжньою командою
Можливо, це очевидно, але ваша команда не досягне успіху, якщо всі її учасники не налаштовані на командну роботу. Про будь-яке листування, оновлення або подію, що стосується ваших штатних працівників, потрібно обов’язково повідомити віддалених співробітників. Це дуже важливо для створення відчуття віртуальної командної роботи: ніхто не може працювати повністю автономно, навіть якщо робота проходить удома на самоті.
Ефективна комунікація виникає з усвідомлення того, що обидві сторони однаково зацікавлені. Дізнайтеся,як спілкуватися з віддаленою командою та повідомляти своїм віртуальним працівникам, що вони мають право голосу та присутні у вашому офісі. Це може бути що завгодно: від побажань на день народження всієї компанії до забезпечення їхньої участі в щотижневих командних зустрічах. Управління віртуальною командою не повинно створювати вам жодних перешкод. Якщо ваша внутрішня команда може запросити когось, будь то стажер чи співзасновник, для швидкої індивідуальної зустрічі, переконайтеся, що ваша віртуальна команда також може це зробити. Відеодзвінки та синхронізацію не потрібно планувати за кілька днів наперед або робити надто важливими. Головне їхнє призначення — щоб усі знали, що їхня команда об’єднана, доступна та готова допомогти.
Не ставтеся до віртуальних працівників як до речей
Легко дійти до думки, що віддалених працівників можна використовувати як завгодно та коли потрібно, але від такого ставлення потрібно відразу позбавлятися. Переконайтеся, що взаємозв’язки в команді постійно підтримуються. Побудуйте конструктивні стосунки з усіма учасниками своєї команди, щоб ваші віртуальні працівники відчували такий само сильний зв’язок один з одним, як і співробітники, що фізично працюють в одному приміщенні. Роботу з віртуальними працівниками ніколи не варто розглядати як завдання, що потребує додаткових зусиль.
Не дозволяйте віртуальній команді мати лише одну точку контакту: віддалені працівники мають відчувати себе такою ж частиною команди, як і всі її учасники. Зрештою, керування віддаленими командами не має відрізнятися з погляду ваших цінностей і зусиль для створення команди. Віддалені команди — це потенційні додаткові можливості, які будуть реалізовані, коли ви надасте їм таку можливість.
Командо, уперед!
Отже, якщо ваша компанія розглядає варіант створення віртуальної команди, переконайтеся, що ви дійсно готові до цього. Виховання корпоративної культури дуже важливе для будь-якої компанії, але це вдвічі важливіше, якщо ви маєте на меті також створити віртуальний робочий простір. Перш за все, переконайтеся, що ваша віддалена команда дійсно є командою, а ваші інструменти для співпраці забезпечують працівникам можливості для роботи та постійно доступні.
