Найкращі практики організації та розповсюдження ресурсів бренду

Бути частиною творчої команди у великій організації означає працювати з великою кількістю активів, ресурсів та партнерів. Це чудово, тому що означає, що робота може відбуватися одночасно на кількох фронтах. Одне агентство створює відео для нової кампанії. Студія працює над електронною книгою про лідерство думок та супровідною промовою керівника для майбутньої конференції. Фірма цифрового маркетингу створює пакет спонсорованого контенту, який буде запущено на вебсайті популярного журналу та соціальних платформах.

Але це також ускладнює ситуацію, тому що є дуже багато рухомих частин. Активи мають бути ретельно організовані та легко доступні для пошуку. Потрібні люди повинні мати до них доступ, а зловмисникам потрібно завадити бачити те, чого їм бачити не слід. Зовнішні партнери повинні знати, що вони мають правильний логотип, шрифт і шаблон презентації. Якщо ці прості елементи та активи не встановлені та не захищені, створення високоякісної роботи стає все складнішим, особливо зі збільшенням кількості зовнішніх партнерів.

Якщо ви є частиною креативної команди у великій компанії та працюєте з кількома агентствами над маркетинговими ресурсами, вам потрібно налаштувати розумний процес. На щастя, Dropbox може допомогти систематизувати збір, упорядкування та розповсюдження ресурсів бренду.

Систематизація ресурсів

Під час створення сховища активів слід враховувати по‑перше те, що саме має бути включено до нього. Складіть список. Враховуйте речі, як-от логотипи, слогани, посібники зі стилю, документи для обміну повідомленнями, шаблони документів тощо. Краще надати зовнішнім агенціям більше ресурсів, ніж, на вашу думку, їм може знадобитися. Тоді очікування затвердженого слогану або SVG‑файлу не буде стримуючим фактором під час виробництва.

Далі справа за налаштуванням структури папок. Розглянемо папки верхнього рівня, а потім підпапки, в яких знаходитимуться певні ресурси. Можливо, папка верхнього рівня називається «Цифрові ресурси» з однією підпапкою для логотипів та іншою для графічних слоганів. Якщо піти ще далі, папка з логотипом може мати підпапки для логотипів за розміром або використанням. Звісно, ви сказали їм, що цей другорядний знак команда використовує для соціальних мереж, але краще позначити це та систематизувати, щоб не виникало питань в останню мить.

Упорядкування файлів за проектом

Надійна структура папок для командних проектів — це одна папка верхнього рівня на кожен проект із однаковим набором підпапок щоразу. Використовуйте чітку систему іменування та нумеровані префікси, щоб папки залишалися в однаковому порядку для всіх.

Щоб упорядкувати збережені файли за проектом, створіть папку верхнього рівня для кожного проекту, а потім щоразу використовуйте ту саму структуру підпапок (наприклад, «Огляд», «Робочі файли», «Огляди» та «Фінал»). Називайте папки проектів однаково, наприклад, «Весняна кампанія 2026-01» тощо, щоб вони були акуратно відсортовані та їх було легко знайти.

Для спільних папок — створіть папку верхнього рівня «Проекти», потім зберігайте кожну ініціативу в окремій спільній папці проєкту та запрошуйте лише тих членів команди або агентства, яким потрібен доступ до цього проєкту. Використовуйте ті самі внутрішні підпапки (Короткий опис, Робочі файли, Огляди, Фінальний варіант), щоб співробітники завжди знали, куди помістити — або знайти — те, що їм потрібно. Після завершення проєкту перемістіть його папку до підпапки «Архів», щоб зберегти активну роботу в порядку.

Щоб ефективно впорядкувати файли клієнтів, використовуйте структуру, в якій клієнт ставить у центр уваги, яку можна повторювати, наприклад, Клієнти > [Ім’я клієнта] > [Назва проекту] > Внутрішній незавершений проект, Готовий до клієнта та Фінальний проект. Надавайте доступ лише до папки «Готовий для клієнта» (або «Остаточний»), щоб клієнти завжди бачили останні затверджені файли, а ваша команда акуратно зберігала чернетки та відгуки.

Позначення та збір ресурсів

Обов’язково використовуйте позначення також і для папок. Легко створити автоматизовану папку, яка автоматично додаватиме мітку до всього, що буде розміщено в ній, що полегшить пошук ресурсів у подальшому.

Dropbox дозволяє позначати файли та папки простими мітками, що дозволяє шукати за тегом та швидко знаходити пов’язані ресурси. Ви також можете налаштувати папку, щоб усе, що додається до неї, автоматично отримувало той самий тег, що забезпечувало б упорядкованість вашої бібліотеки в міру її зростання.

Наприклад, додавання тегу #DigitalAsset до папки цифрових ресурсів означає, що кожен ресурс у папці отримає цей тег, як і все, що буде додано до будь-якої підпапки в майбутньому. Додавання тегу #Logo до папки Logo зробить те саме для всього, що міститься в цій підпапці. Інтелектуальна система маркування заощаджує час пізніше.

Тепер про те, як правильно розподілити ресурси. Використовуючи запит на файл, можна попросити колег завантажити певні файли, які автоматично потраплять у потрібне місце, навіть якщо у них немає власної обліковки Dropbox. (Хоча вони повинні її мати!) Просто зробіть запит на файл, надішліть його й спостерігайте, як ресурси опиняються там, де їм слід бути. Усе на своєму місці.

Не для розповсюдження

Керування дозволами, тобто визначення того, хто є власником, хто може редагувати й хто може переглядати, залежить від кожного випадку окремо, але незалежно від рішення, його легко реалізувати. Зміна рівня доступу, скасування спільного доступу, дозвіл іншим ділитися файлами з новими людьми й додаткові функції
— все це лише за один клік.

Крім того, шифрування корпоративного рівня в Dropbox, а також параметри захисту паролем допомагають гарантувати безпеку ресурсів — незалежно від того, хто має до них доступ.

Щоб безпечно зберігати власні дизайни та вихідні файли в хмарі, зберігайте їх у папці Dropbox, доступ до якої можна отримати лише за запрошенням. Під час надання спільного доступу до документів використовуйте засоби захисту, як‑от захист паролем, дати закінчення терміну дії та елементи керування завантаженням, а також використовуйте журнал переглядачів, щоб відстежувати доступ і швидко його відкликати.

Історія версій та відновлення файлів також можуть допомогти вам відновити попередні версії, якщо файли було змінено або видалено.

Безпечне надсилання ресурсів

Створено сховище ресурсів. Гаразд, гаразд, гаразд. Наступним кроком є розповсюдження ресурсів серед партнерів, які потребують їх використання, або надання доступу до внутрішнього Dropbox організації, щоб сторонні агенції могли використовувати ресурси. Існує кілька способів зробити це безпечно та надійно.

За допомогою Dropbox легко поділитися папкою або файлом. Ще краще те, що особа, яка надає доступ, контролює те, хто може переглядати й редагувати папку чи файл — ті, хто має посилання, учасники команди чи лише ті, хто має запрошення, — а також те, хто може надавати подальший доступ. 

Також можна захистити паролем папки чи файли, установити термін дії посилань і заборонити завантаження, щоб ніхто не зміг завантажити матеріали, до яких надається спільний доступ.

Якщо вам потрібен обмежений доступ до файлів клієнта, діліться ними з Dropbox за допомогою посилань на спільний доступ, використовуючи зручні для вас елементи керування на зразок паролів, дат закінчення терміну дії або вимкненої функції завантаження, а також відстежуйте дії переглядачів для додаткового контролю.

Для додаткового захисту ви також можете використовувати цифрові водяні знаки, щоб вміст, до якого надається спільний доступ, містив визначені відомості, як‑от адресу електронної пошти та IP‑адресу одержувача, щоб запобігти несанкціонованому поширенню.

І, звичайно, завжди можна побачити, хто переглядав будь‑які папки чи файли в обліковці Dropbox.

Безпечний контроль версій для віддалених команд

Щоб забезпечити контроль версій маркетингових матеріалів для віддалених команд, забезпечте всім роботу в одній спільній папці Dropbox та обмежте доступ до редагування лише тими, хто повинен вносити зміни.

Журнал версій та засоби відновлення файлів Dropbox дають змогу відновити попередні версії в разі перезаписування файлів, а елементи керування посиланнями на спільний доступ, зокрема паролі, дати закінчення терміну дії та функція обмеження завантаження, допомагають безпечно ділитися чернетками.

Ще один спосіб

Другий варіант – використовувати Dropbox Transfer для надсилання копії файлу або папки зовнішньому партнеру. 

Просто натисніть «Надіслати копію» у розкривному меню «Поділитися», а потім надішліть за посиланням або електронною поштою. У Transfer також є можливість захистити його паролем, встановити термін дії та отримувати сповіщення про завантаження для додаткової безпеки та перегляду стану ресурсів.

Упорядкування та розповсюдження ресурсів бренду не повинно бути складною чи викликаючою переляк справою. Продуманий метод, розумні позначення та безпечний обмін допоможуть будь‑якій організації та її маркетинговим партнерам створити красиву, ефективну спільну роботу.

Dropbox може більше, ніж просто зберігати дані. Безпечно впорядковуйте, контролюйте доступ і впевнено надсилайте файли брендів, від спільних папок до Dropbox Transfer. Ознайомтеся з повним переліком функцій Dropbox та дізнайтеся, як вони можуть допомогти оптимізувати весь ваш робочий процес.