Найкращі практики організації та розповсюдження ресурсів бренду

Бути частиною творчої команди у великій організації означає працювати з великою кількістю активів, ресурсів та партнерів. Це чудово, тому що означає, що робота може відбуватися одночасно на кількох фронтах. Одне агентство створює відео для нової кампанії. Студія працює над електронною книгою про лідерство думок та супровідною промовою керівника для майбутньої конференції. Фірма цифрового маркетингу створює пакет спонсорованого контенту, який буде запущено на вебсайті популярного журналу та соціальних платформах.

Але це також ускладнює ситуацію, тому що є дуже багато рухомих частин. Активи мають бути ретельно організовані та легко доступні для пошуку. Потрібні люди повинні мати до них доступ, а зловмисникам потрібно завадити бачити те, чого їм бачити не слід. Зовнішні партнери повинні знати, що вони мають правильний логотип, шрифт і шаблон презентації. Якщо ці прості елементи та активи не встановлені та не захищені, створення високоякісної роботи стає все складнішим, особливо зі збільшенням кількості зовнішніх партнерів.

Якщо ви є частиною креативної команди у великій компанії та працюєте з кількома агентствами над маркетинговими ресурсами, вам потрібно налаштувати розумний процес. На щастя, Dropbox може допомогти систематизувати збір, упорядкування та розповсюдження ресурсів бренду.

Систематизація ресурсів

Під час створення сховища активів слід враховувати по‑перше те, що саме має бути включено до нього. Складіть список. Враховуйте речі, як-от логотипи, слогани, посібники зі стилю, документи для обміну повідомленнями, шаблони документів тощо. Краще надати зовнішнім агенціям більше ресурсів, ніж, на вашу думку, їм може знадобитися. Тоді очікування затвердженого слогану або SVG‑файлу не буде стримуючим фактором під час виробництва.

Далі справа за налаштуванням структури папок. Розглянемо папки верхнього рівня, а потім підпапки, в яких знаходитимуться певні ресурси. Можливо, папка верхнього рівня називається «Цифрові ресурси» з однією підпапкою для логотипів та іншою для графічних слоганів. Якщо піти ще далі, папка з логотипом може мати підпапки для логотипів за розміром або використанням. Звісно, ви сказали їм, що цей другорядний знак команда використовує для соціальних мереж, але краще позначити це та систематизувати, щоб не виникало питань в останню мить.

Позначення та збір ресурсів

Обов’язково використовуйте позначення також і для папок. Можна легко створити автоматизовану папку, яка автоматично додаватиме позначку до будь-чого, розміщеного в цій папці, що полегшить пошук ресурсів у майбутньому. 

Наприклад, додавання тегу #DigitalAsset до папки цифрових ресурсів означає, що кожен ресурс у папці отримає цей тег, як і все, що буде додано до будь-якої підпапки в майбутньому. Додавання тегу #Logo до папки Logo зробить те саме для всього, що міститься в цій підпапці. Інтелектуальна система маркування заощаджує час пізніше.

Тепер про те, як правильно розподілити ресурси. Використовуючи запит на файл, можна попросити колег завантажити певні файли, які автоматично потраплять у потрібне місце, навіть якщо у них немає власної обліковки Dropbox. (Хоча вони повинні її мати!) Просто зробіть запит на файл, надішліть його й спостерігайте, як ресурси опиняються там, де їм слід бути. Усе на своєму місці.

Не для розповсюдження

Керування дозволами, тобто визначення того, хто є власником, хто може редагувати й хто може переглядати, залежить від кожного випадку окремо, але незалежно від рішення, його легко реалізувати. Зміна рівня доступу, скасування спільного доступу, дозвіл іншим ділитися файлами з новими людьми й додаткові функції
— все це лише за один клік.

Крім того, шифрування корпоративного рівня в Dropbox, а також параметри захисту паролем допомагають гарантувати безпеку ресурсів — незалежно від того, хто має до них доступ.

Безпечне надсилання ресурсів

Створено сховище ресурсів. Гаразд, гаразд, гаразд. Наступним кроком є розповсюдження ресурсів серед партнерів, які потребують їх використання, або надання доступу до внутрішнього Dropbox організації, щоб сторонні агенції могли використовувати ресурси. Існує кілька способів зробити це безпечно та надійно.

За допомогою Dropbox легко поділитися папкою або файлом. Ще краще те, що особа, яка надає доступ, контролює те, хто може переглядати й редагувати папку чи файл — ті, хто має посилання, учасники команди чи лише ті, хто має запрошення, — а також те, хто може надавати подальший доступ. 

Також можна захистити паролем папки або файли, установити терміни дії посилань і вимкнути завантаження, щоб ніхто не міг завантажити спільний матеріал. 

І, звичайно, завжди можна побачити, хто переглядав будь‑які папки чи файли в обліковці Dropbox.

Ще один спосіб

Другий варіант – використовувати Dropbox Transfer для надсилання копії файлу або папки зовнішньому партнеру. 

Просто натисніть «Надіслати копію» у розкривному меню «Поділитися», а потім надішліть за посиланням або електронною поштою. У Transfer також є можливість захистити його паролем, встановити термін дії та отримувати сповіщення про завантаження для додаткової безпеки та перегляду стану ресурсів.

Упорядкування та розповсюдження ресурсів бренду не повинно бути складною чи викликаючою переляк справою. Продуманий метод, розумні позначення та безпечний обмін допоможуть будь‑якій організації та її маркетинговим партнерам створити красиву, ефективну спільну роботу.