Гнучкіші можливості роботи, зокрема гібридні та переважно віртуальні команди, нікуди не зникли. Згідно з дослідженням компанії PwC, після пандемії 83% співробітників хочуть працювати віддалено принаймні один день на тиждень.
Усе більше компаній переходять на віддалену роботу, тому зростає важливість технологій зв'язку та співпраці. Сьогодні відеонаради — поширений спосіб підтримки зв'язку та взаємодії між віддаленими командами.
Проте відеонаради можуть проходити хаотично. Крім того, можна втомитися, якщо використовувати їх надмірно. Повільне підключення до інтернету, накладання розмов і загальне зниження продуктивності — це лише деякі проблеми, із якими зіштовхуються віддалені працівники під час відеонарад.
Фактично, дослідження компанії Atlassian показало, що наради є неефективними в 72% випадків. 80% опитаних компанією Atlassian респондентів навіть висловили думку, що вони працювали б продуктивніше, якби витрачали менше часу на наради. Це особливо стосується ситуацій, коли наради непродуктивні або завершуються пропозицією провести ще одну нараду. Ніхто не хоче брати участь у нараді для організації нових нарад.
Отже, як ви можете використовувати переваги віртуальних зустрічей, не жертвуючи продуктивністю, залученістю команди та зв’язком? Введіть: асинхронні («асинхронні») зустрічі.
Почнімо з основ… Що означає слово «асинхронний»?
Асинхронний зв’язок відбувається, коли одна особа (або група) надає інформацію, на яку одержувачі надають свою відповідь пізніше.
Класичний приклад асинхронного зв'язку — електронна пошта: на повідомлення не потрібно негайно відповідати, і ними обмінюються з певними затримками.
Простіше кажучи, асинхронна нарада не відбувається в режимі реального часу. Її певною мірою організовують і планують, але вона не потребує розкладу. Зв'язок може бути одностороннім, як у разі попередньо записаного навчального відеоролика, або передбачати більше взаємодії, як у разі відеоповідомлень на вимогу.
Асинхронні відеонаради не транслюють наживо. Натомість їх записують, щоб ці наради можна було переглянути й перевірити пізніше.
Чим асинхронні наради відрізняються від синхронних?
Вам може бути цікаво, чим вирізняються асинхронні наради. Якщо ви деякий час працювали віддалено, швидше за все, більшість нарад були синхронними. Тобто вони проходили наживо з одночасною активністю учасників.
Як і асинхронні, синхронні наради дають змогу спілкуватися з колегами та клієнтами, навіть якщо вони перебувають у різних місцях. Проте синхронні наради потрібно планувати. Крім того, вони можуть не записуватися для використання в майбутньому.
Підсумок:
- Синхронні наради відбуваються в режимі реального часу. Це відеонаради, що проходять наживо на таких платформах, як Zoom, і передбачають двостороннє спілкування між учасниками. Учасники разом переглядають матеріали наради та миттєво надають відгуки.
- Асинхронні зустрічі – навпаки: вони не транслюються в прямому ефірі, і спілкування не відбувається в реальному часі. Асинхронні відеозустрічі записуються та надаються, тому вміст можна поділитися та переглянути пізніше.
У чому полягають переваги асинхронних нарад?
Завдяки асинхронним нарадам компанії отримують нові можливості для впровадження інновацій і підвищення гнучкості. Розгляньмо кілька переваг, завдяки яким асинхронні наради стануть у пригоді вашій компанії.
Більша гнучкість
Асинхронні наради незамінні для гібридних, розмежованих і переважно віртуальних віддалених команд. Уникаючи незручностей, пов'язаних із нарадами віч‑на‑віч, компанії можуть розширити свій кадровий резерв і можливості наймання персоналу за межами офісу.
Цей підхід також дає змогу працювати в кількох часових поясах і на різних платформах. Якщо у вас є іноземні клієнти, вам не доведеться планувати нараду, яка відбувається зарано для однієї команди та надто пізно для іншої!
Відповіді не потрібно надавати негайно, тому учасники команди менше вигорають, якщо вони стресують через конкуренцію та необхідність дотримуватися термінів виконання.
На особистому рівні асинхронний підхід демонструє, що ви довіряєте учасникам своєї команди. Це свідчить про те, що ви впевнені в їхній здатності виконувати свої обов'язки без постійного контактування з інспекторами чи керівниками.
Ви можете відновити контроль над своїм розкладом і звільнити час, який витратили б на обов'язкові наради (які можуть бути непродуктивними!) Учасники команди можуть переглядати відеонараду у власному темпі, у зручний для них час і в зручному місці.
Краща продуктивність
Порівнюючи із синхронним зв'язком і пов'язаним із ним нескінченним потоком сповіщень, під час асинхронної роботи виникає менше перебоїв.
Із асинхронним умістом можна ознайомитися в зручний час, тому ви можете переглянути відеонараду, коли почуваєтеся найбільш продуктивними протягом робочого дня чи перебуваєте в місці, де можете належним чином зосередитися.
Завдяки асинхронним нарадам ви дієте проактивно, а не реактивно під час роботи та співпраці з колегами. Вам не доводиться поспіхом переглядати відеозаписи чи під тиском якомога швидше надавати відповідь після наради.
Без втоми після зустрічі, як ви можете відчувати після живих відеодзвінків, ви будете свіжішими та більш підготовленими. Коли ви маєте простір для перегляду асинхронної зустрічі з усією увагою — і маєте можливість призупинити або перемотати відео — будь-який очікуваний від вас відгук буде чіткішим і зосередженішим.
Крім того, під час асинхронних нарад в обговореннях можуть брати участь більше колег. Під час синхронних відеодзвінків більш тихі учасники команди можуть не проявляти активність через велику кількість учасників або домінування певних осіб. Асинхронний зв’язок забезпечує ефективнішу участь і співпрацю.
Тож, чи майбутнє за асинхронними нарадами?
У дослідженні компанії Buffer 2020 року 20% віддалених працівників зізналися, що їм складно співпрацювати та спілкуватися зі своєю командою. Компанія Buffer щороку повторювала дослідження й помітила, що проблеми співпраці та спілкування, з якими стикаються віддалені працівники, щороку стають менш поширеними. У 2023 році показник склав 15%. Тим не менш, потрібно ще трохи попрацювати, щоб розмежовані команди працювали разом ефективніше.
Якщо вам це знайомо, асинхронні наради можуть вирішити цю проблему: вони позбавлені багатьох обмежень синхронних нарад і забезпечують більшу гнучкість команд. За допомогою асинхронних нарад ви можете впроваджувати інновації та адаптувати свій бізнес у період, коли корпоративна культура змінюється та з’являються безпрецедентні виклики щодо продуктивності.
Важливим є баланс між синхронними та асинхронними зустрічами
Синхронізовані зустрічі не потрібно повністю замінювати, але вони також не повинні бути вашим пріоритетом. Деякі члени команди та клієнти можуть віддати перевагу особистим розмовам, а не записаним відео. Крім того, вам потрібно пам’ятати про затримку часу відповіді, пов’язану з асинхронними зустрічами для проектів із стислими термінами.
В ідеалі вам слід знайти баланс за допомогою інструментів, які забезпечують розвиток вашого бізнесу з урахуванням довгострокових цілей. Почніть із пошуку способів зменшити кількість непотрібних нарад, що стане відправною точкою для подальших зусиль.
Дозвольте Dropbox позбавити вас відчуття синхронізації від зустрічей
Оскільки віддалена та гібридна робота є ключовою частиною робочого місця, відеозустрічі стали нормою для багатьох компаній. Але це не означає, що кожна відеозустріч означає, що кожному потрібно використовувати інструменти, щоб не втратити ключову інформацію.
Dropbox безпроблемно інтегрується з такими популярними інструментами для відеонарад, як Zoom і Microsoft Teams, що дає змогу легко й автоматично передавати будь-які записи нарад у хмарне сховище. Просто створіть спеціальну папку Dropbox для записів нарад і поділіться нею із членами своєї команди, щоб вони мали доступ до записів будь-де та будь-коли.
Ваші команди, як близькі, так і далекі, будуть вдячні вам за те, що ви дозволили їм контролювати свої розклади та зосередитися на виконанні роботи, а не відвідувати зустрічі, які не потребують їхньої негайної уваги.
