Пастка управління цифровими активами — і що використовувати замість цього

Більшість маркетингових та креативних команд використовують певну форму системи управління цифровими активами (DAM). Але якщо ви коли-небудь витрачали 15 хвилин, переглядаючи папки з невдалими назвами або випадково повторно використовували застарілий логотип, ви знаєте, що наявність системи DAM не завжди означає, що вона працює для вас чи вашої команди. 

Це викликає питання, чи справді вам це потрібно? Можливо, але є способи зробити DAM менш болючими.

По суті, управління цифровими активами полягає в тому, як ви робите наступне зі своїми креативними ресурсами:

• Store
• Упорядкувати
• Доступ
• Підтримувати

До ресурсів належать такі речі, як фотографії, шаблони, відео кампанії, файли дизайну та багато інших ресурсів — залежно від вашої галузі. Налаштування DAM має спрощувати співпрацю, повторне використання ключового контенту та підтримувати єдиний бренд. 

Однак більшість корпоративних платформ DAM є роздутими, дорогими та надмірно складними для творчих команд, які просто хочуть швидко рухатися та не збиватися з графіка. Якщо ваша команда постійно змінює інструменти, шукає ресурси або дублює роботу, ваша DAM може завдавати більше шкоди, ніж користі.

У цьому посібнику ми обговоримо приховану проблему програмного забезпечення DAM, про яку ніхто не говорить: воно може вам не знадобитися.

Dropbox не є DAM і не намагається його замінити. Однак, якщо ви шукаєте легшу, інтуїтивно зрозумілішу альтернативу для зберігання файлів з такими розумними інструментами, як Dropbox Dash, це надійний варіант. Таким чином, ви можете спростити своє повсякденне життя, зберігаючи при цьому організовані, доступні та придатні для спільного використання креативні ресурси (без додаткових витрат). 

5 переваг використання систем DAM

Ніхто не каже, що DAM має піти шляхом додо, і це те, що потрібно не лише великим агентствам з креативними командами з 20 осіб — будь-яка маркетингова чи креативна команда, яка жонглює активами, може виграти від трохи більшого порядку. 

Правильні системи можуть зменшити хаос, заощадити час і забезпечити всім роботу за одним сценарієм. Ось як:

1. Послідовність бренду

Найбільш очевидною перевагою є те, що системи DAM захищають від невідповідностей. Чи то найактуальніший логотип, фотографія продукту чи ваші найновіші рекомендації щодо бренду, наявність усього цього в одному місці допомагає підтримувати чистоту та актуальність ресурсів.

Якщо ви завжди дотримуєтеся ідеї бренду, усі виглядають професійніше, а ваші клієнти отримують найкращий досвід. Більше жодних застарілих логотипів, що прокрадаються в нові презентації, чи небрендових кольорів, що потрапляють у матеріали кампанії.

2. Економія часу

Добре організована система надає доступ до файлів, які найчастіше використовуються, — більше не потрібно перебирати нескінченні папки чи повторно завантажувати вкладення зі Slack. Це, мабуть, найсуттєвіша перевага DAM у бізнес-сенсі.

Все зводиться до того, щоб позбутися тих 5-10-хвилинних затримок, які накопичуються протягом дня. Збільште цю економію протягом тижня, місяця чи року — і ви отримаєте години або навіть дні додаткової продуктивності вашої команди.

3. Співпраця

Центральне джерело достовірної інформації означає, що дизайнери, маркетологи, творці контенту та будь-які інші зацікавлені сторони працюють з одним і тим самим файлом, а не з кількома різними версіями, що крутяться в електронних листах.

Більше не потрібно вагатися, яка версія файлу правильна, а це означає плавнішу передачу даних між командами. Чи то творча команда, що передається медіа-команді, чи то будь-яка інша зміна, відділи можуть легше співпрацювати.

4. Легке повторне використання існуючих ресурсів

Системи DAM можуть допомогти вам не дозволити чудовій роботі збирати цифровий пил. За допомогою правильної системи легко знаходити та перепрофілювати високоефективний контент — будь то візуальний матеріал із минулої кампанії чи перевірений шаблон.

Доступність ресурсів у DAM, можливо, з певними колекціями для конкретних людей у ​​вашій команді, зменшує потребу в переробці, оскільки хороша робота зберігається та готова для повторного використання, доповнення або просто перегляду для натхнення.

5. Журнал аудиту/історія версій

Коли ви жонглюєте відгуками та схваленнями, історія версій — ваш найкращий друг. DAM дозволяє побачити, що змінилося, хто вніс зміни, і за потреби відкотити зміни. Це спрощує співпрацю та полегшує досягнення ключових етапів кампанії.

Найважливіше в журналах аудиту та історії версій – це підзвітність. У системі легко побачити, хто що завантажив, коли та інші деталі. Це дає вам захист від будь-яких помилок.

Реальність така, що ці переваги суттєві, але вони не вимагають дорогої DAM корпоративного рівня зі складними дозволами та крутою кривою навчання. Легкий, інтуїтивно зрозумілий інструмент, такий як Dropbox, може забезпечити такий самий ефект, не уповільнюючи роботу вашої команди.

5 проблем традиційних інструментів DAM

Управління цифровими активами має полегшити життя, особливо для креативних та маркетингових команд. Тим не менш, у багатьох традиційних системах DAM може здаватися, що ви боретеся з інструментом, а не працюєте зі своїм списком справ. 

Іноді корпоративні системи DAM тягнуть вас вниз. Ось кілька найбільших проблем, з якими стикаються команди:

1. Складність та круті криві навчання

Деякі платформи DAM настільки перевантажені функціями, що для завантаження файлу потрібен навчальний сеанс. Вони розроблені для управління на рівні підприємства, але не для щоденних потреб швидкодіючих маркетингових команд.

Більшості креативних команд не потрібні можливості корпоративних DAM-систем, а це означає, що якщо ваша система має ці функції, вони просто недовикористовуються (або взагалі не використовуються), тому ви все одно ніколи не отримаєте від них повної користі.

2. Поганий інтерфейс користувача або непослідовна структура

Коли ваша система схожа на електронну таблицю 2005 року, пошук потрібної інформації схожий на розгадування головоломки. Навігація по заплутаних меню або незграбних інтерфейсах також може зупинити творчий робочий процес. Це криптоніт творчості.

Творчі команди по-різному реагують на технічні команди, яким може сподобатися матрично-подібне поле даних. Для керівників команд у цих галузях важливо мати візуальну та інтуїтивно зрозумілу платформу, щоб отримати від них максимальну користь.

3. Накладні витрати на технічне обслуговування

Багато традиційних інструментів DAM потребують штатного адміністратора або ІТ-фахівця для керування користувачами, виправлення проблем із метаданими та підтримки працездатності системи. Це добре для глобальних брендів, але занадто для менших команд, які жонглюють кількома проектами одночасно.

Завдяки спрощеній системі DAM креативні команди можуть упоратися із цим завданням самостійно. Dropbox може допомогти вам позначити або відсортувати файли, які ви передаєте в хмарне сховище, що спрощує підтримку уніфікованої та добре організованої системи.

4. Відсутність гнучкості

Негнучка структура папок, обмежені можливості сортування та відсутність можливості швидкого перегляду візуальних файлів? Це вирішальний фактор для команд дизайну та контенту, яким потрібно працювати швидко та візуально, а не витрачати час на розшифровку імен файлів.

Більшість корпоративних платформ DAM діють радше як база даних, а не як бібліотека, яка візуально представляє контент. Це майже як перегляд списку файлів, а не фактичного опису кожного файлу, що суттєво впливає на ефективність.

5. Вартість

DAM не дешеві. Між налаштуванням, навчанням та постійною підтримкою повнофункціональна корпоративна DAM може поглинути бюджет, який можна було б витратити на активи кампанії, розвиток команди чи щось інше.

Якщо ви не використовуєте кожну функцію системи DAM послідовно та не розширюєте межі її можливостей, ви дійсно втрачаєте цінність. Часто дешевші альтернативи пропонують більше цінності для творчих команд.

Dropbox пропонує хмарне сховище з функціями співпраці, розробленими для реальних робочих команд, а не лише для ІТ-відділів. Завдяки інтуїтивно зрозумілому інтерфейсу, гнучкій структурі й зручному для творчих правок режиму попереднього перегляду наше рішення допомагає командам керувати ресурсами без зайвих зусиль.

CMS проти DAM — у чому різниця?

Легко сплутати CMS (систему керування контентом) з інструментом DAM (систему керування цифровими активами), особливо коли ви поєднуєте обидва. Але вони служать зовсім різним цілям у творчому робочому процесі:

• CMS допомагає вам керувати та публікувати контенту реальному часі — наприклад, дописи в блогах, цільові сторінки, веб-тексти та медіафайли, які вже схвалені та доступні у світі.
• DAM – це місце, де ваша команда зберігає, упорядковує та отримує доступ до необроблених креативних файлів– логотипів, шаблонів, ресурсів кампанії, відео, файлів дизайну та всього, що ви використовуєте для створення дива.

Уявіть собі це так: CMS = куди потрапляє контент після його завершення. DAM = місце, де зберігається контент, поки він ще розробляється (і після цього також). Більшості маркетингових команд потрібні обидва, але якщо ви не є великою компанією, вам може не знадобитися потужна система DAM. 

Якщо вашій команді потрібно лише підтримувати впорядкованість, зберігати узгодженість файлів і знаходити потрібну версію дизайну, така проста в організації платформа, як Dropbox, може чудово виконати цю роботу — з набагато меншою складністю, меншим рівнем витрат і більшою ефективністю.

Прості способи керування цифровими активами за допомогою Dropbox

Якщо ви ще не знали, традиційні системи DAM можуть бути надмірними для швидкодіючих креативних та маркетингових команд. Ось тут і з'являються легкі альтернативи DAM, які спрощують процес.

Ось кілька способів, як Dropbox забезпечує всі основні функції управління цифровими активами без складнощів, кривої навчання чи високої ціни:

• Вбудована історія версій і розумні дозволи: Dropbox дає змогу точно бачити, що саме змінено, коли було внесено зміни й хто це зробив. Ви також можете легко встановити й скоригувати дозволи на доступ до файлів і папок кількома натисканнями кнопки миші.
• Без крутої кривої навчання: творчі команди можуть одразу розпочати роботу, не потребуючи спеціального навчання чи ІТ-команди для налаштування. Він достатньо інтуїтивно зрозумілий для фрілансера або соло-підприємця, але також достатньо масштабований для повноцінного агентства.
• Бюджетний варіант: Незалежно від того, чи ви є невеликою внутрішньою командою, чи повноцінним креативним відділом, тарифні плани Dropbox гнучкі — з багатьма варіантами для окремих користувачів, команд та корпоративних користувачів.
• Універсальний пошук та ШІ-інструменти: не пам’ятаєте назви файлу? Без проблем. Універсальний пошук на основі технологій ШІ в Dropbox Dash виконує пошук у вмісті файлів, а не лише назвах, тому ви можете миттєво знайти потрібний ресурс.
• Гнучкі, адаптивні набори вмісту: Dash групує в стоси пов’язані файли, посилання й вміст у централізованому місці, доступному для спільного використання, не змінюючи розташування джерела будь-яких файлів. Це чудово підходить для креативних директорів, які, наприклад, хочуть зібрати колекцію схвалених зображень продукту, з яких дизайнери можуть вибрати певний варіант для відповідного завдання.

Якщо вашій команді потрібен простіший спосіб залишатися організованим, рухатися швидше та співпрацювати без хаосу, Dropbox надає вам усі переваги DAM — без зайвих клопотів.

Використовуйте Dropbox для безпроблемного керування креативними ресурсами

Не кожній творчій команді потрібна (або хочеться) потужна система DAM, на впровадження якої потрібні тижні, а на обслуговування — ціла армія. Вам просто потрібен простий спосіб знаходити потрібну інформацію, ділитися нею та підтримувати роботу над проектами — без хаосу.

Dropbox надає вам саме це: безпечний, простий та зручний спосіб керування вашими цифровими активами — без додаткового програмного забезпечення чи складних кривих навчання, лише розумніша співпраця, швидші виконання завдань та плавніший робочий процес.

Використовуйте інструмент, який є дійсно ефективним для працівників творчих професій, і забезпечте злагодженість роботи вашої команди без управлінських проблем. Якщо ви готові позбутися зайвого клопоту й керувати своїми ресурсами як професіонал, виберіть тарифний план або спробуйте Dropbox безкоштовно вже сьогодні.