Перелік завдань для завершення співпраці з фрилансером: як безпечно закрити роботу над проєктом

Фрилансери допомагають маркетинговим командам працювати швидше та гнучкіше. Вони можуть розробити кампанію, відредагувати відеозапис, підготувати пропозицію, скласти план запуску або допомогти з роботою над проєктами клієнтів, коли Вашій команді потрібні додаткові руки.

Але коли роботу завершено, проєкт насправді не закінчено, доки файли не повернуться туди, де їм належить бути, а доступ не буде впорядковано. Фрилансер може мати доступ до такої інформації:

• Папки
• Брифи
• Чернетки
• Останні експорти
• Посилання на спільний доступ
• Рахунки
• Файли клієнта
• Конфіденційний вміст проєкту

Якщо доступ залишається відкритим після завершення контракту, Ви можете втратити контроль над тим, що було надано, хто досі може це редагувати та де зберігається остаточна версія.

Наш перелік для завершення співпраці допоможе Вам закрити роботу з фрилансерами та підрядниками з меншою кількістю здогадок. За допомогою Dropbox Ви можете зібрати остаточні файли, вилучити доступ, переглянути посилання на спільний доступ і зробити так, щоб проєкт було легко знайти згодом. Виберіть тарифний план і спростіть процес завершення співпраці.

Що таке звільнення фрилансера?

Офбординг фрилансерів — це процес завершення роботи за контрактом, що включає збирання підсумкових результатів, збереження контексту проєкту, вирішення адміністративних завдань і вилучення доступу до файлів, папок, інструментів або посилань на спільний доступ. Це завдання стає дедалі поширенішим: за даними опитування McKinsey 2022 року, до 36 % працевлаштованих американців вважають себе фрилансерами або іншими незалежними працівниками.

Завершення співпраці з фрилансерами схоже на процес звільнення співробітників, але зазвичай більше зосереджене на конкретному проєкті. Замість нарахування зарплати, пільг і внутрішніх HR-процедур завершення співпраці з фрилансером зазвичай зводиться до кількох практичних питань:

• Чи маєте Ви всі остаточні файли, за які заплатили?
• Чи знає Ваша команда, де зберігаються робочі матеріали?
• Чи може фрилансер досі переглядати, редагувати або завантажувати конфіденційний вміст проєкту?

Добрий перелік завдань для завершення співпраці з фрилансером дає Вам повторюваний спосіб відповісти на ці запитання, перш ніж проєкт зникне в папці з незрозумілою назвою.

Чому переліки для звільнення співробітників не повністю охоплюють роботу фрілансерів

Не варто застосовувати процес звільнення співробітників до фрилансерів. Standard перелік для звільнення співробітника зазвичай охоплює майно компанії, внутрішні обліковки, вихідні співбесіди, остаточну виплату та передачу знань. 

Ці кроки можуть бути корисними, але фрилансери створюють інший тип ризику. Фрилансери часто працюють у різних середовищах:

• Папки компанії
• Personal робочі області
• Вкладення електронної пошти
• Посилання на передачу файлів
• Засоби для творчості

Вони можуть мати доступ до редагувати, поки Проєкт активний, але після остаточної передачі такий самий доступ їм може бути непотрібним. А якщо посилання на спільний доступ залишається активним, вміст проєкту може залишатися доступним навіть після того, як Ви вилучите когось із папки.

Саме тому під час завершення співпраці з фрилансерами варто зосередитися на замиканні циклу роботи з вмістом: зібрати виконану роботу, зберегти доступ для потрібних людей і вилучити доступ для тих, кому він більше не потрібен.

Перелік для завершення співпраці з фрілансером — 8 кроків для захисту файлів Проєкту

Використовуйте цей перелік завдань для завершення співпраці щоразу, коли закінчується робота з фрилансерами, підрядниками чи агентствами. Ви можете адаптувати його для дизайн-проєктів, маркетингових кампаній, результатів роботи для клієнтів, редагування відеозаписів, консалтингової роботи та будь-яких проєктів, у яких зовнішні виконавці працюють із вмістом вашого Business. Ось як зробити це правильно:

1. Підтвердьте, що проєкт виконано

Перш ніж вилучати доступ, переконайтеся, що фактичну роботу завершено. Підтвердьте остаточний обсяг робіт, дату здачі, решту версій, фінальний рахунок, а також будь-які деталі щодо використання чи ліцензування в договорі.

Це також слушний момент, щоб поставити просте запитання щодо передачі: «Чи є щось, що знадобиться нам пізніше, але поки що відсутнє у фінальній папці?»

Сюди можуть входити робочі файли, необроблені відеоматеріали, шрифти, дослідницькі нотатки, редаговані шаблони, вихідні файли, параметри експорту або документація. Проаналізуйте контракт і ухваліть рішення.

2. Створіть одну кінцеву папку з матеріалами

Збирайте дані Проєкту в одному місці у Вашому хмарному сховищі, яке контролює Ваша команда. Кінцева папка може містити:

• Остаточно схвалені файли
• Вихідні файли та робочі файли
• Договори, рахунки та брифи
• Нотатки зустрічей і журнали рішень
• Відгук від програми-клієнта або зацікавленої сторони
• Експортовані версії для доставки

За допомогою спільних папок Ви можете зберігати файли проєкту разом і керувати тим, хто може їх переглядати чи редагувати. Dropbox також дає змогу налаштовувати дозволи для спільних файлів і папок, зокрема доступ до перегляду та редагування.

3. Підтвердьте право власності на потрібні Вам файли

Переконайтеся, що остаточні файли зберігаються в місці, яке контролює компанія, а не лише в робочому просторі фрилансера. Це особливо важливо для редагованих файлів, які Вашій команді може знадобитися повторно використати пізніше.

Наприклад, не зупиняйтеся на готовому PDF-файлі, якщо наступного кварталу вам знадобиться редагований файл дизайну. Не обмежуйтеся фінальним експортом відеозапису, якщо для майбутнього редагування знадобиться файл проєкту, підписи, аудіодоріжки чи вихідні кліпи.

Мета полягає в тому, щоб робота залишалася цінною та зручною у використанні після завершення роботи фрилансера.

4. Збережіть контекст проєкту, поки він не зник

Самі лише файли не завжди розповідають усю історію. Попросіть фрилансера залишити коротку супровідну примітку, яка пояснює:

• Де зберігаються остаточні файли
• Який файл є схваленою фінальною версією
• Які інструменти, шаблони чи плагіни використовувалися
• Що змінилося під час останнього раунду версій
• Будь-які відомі проблеми, відкриті питання чи подальші кроки

Більшість фрилансерів звикли робити це, і це може заощадити багато подальших уточнень, особливо коли учаснику команди потрібно відновити проєкт через місяці після завершення контракту.

5. Перегляньте дозволи для папок і файлів

Далі перевірте, хто має доступ до папки та які дії з нею може виконувати. Під час активного Проєкту фрилансеру може знадобитися доступ для редагувати. Після завершення роботи йому може бути потрібен лише доступ для перегляду на короткий час для оцінки або взагалі жодного доступу.

Спільні файли й папки Dropbox дають змогу призначати такі ролі, як власник, редактор і глядач. Роль «Можна редагувати» дає змогу Додати, редагувати, видалити, поділитися і завантажувати файл в папки, а роль «Можна переглядати» дає змогу переглядати, завантажувати, поділитися і коментарі файл без можливості їх Додати, редагувати чи видалити.

6. Вилучіть у фрилансерів доступ до спільних файлів і папок

Коли проєкт закрито, вилучіть доступ до спільних файлів і папок, які більше не потрібні фрилансеру. У Dropbox вилучення учасника зі спільної папки означає, що ця особа втрачає доступ до папки та файлів, які вона містить. Ви також можете вибрати, чи залишиться в нього копія папки, але ця копія більше не синхронізуватиметься з іншими акаунтами.

Це та частина переліку, яку іноді називають «відкликанням доступу», що звучить доволі драматично. Однак у повсякденному житті все простіше — вилучіть доступ, коли роботу завершено.

7. Перевірте посилання на спільний доступ, паролі, дати закінчення дії та завантаження

Вилучення особи з папки не завжди охоплює всі способи, у які було надано доступ до файлу. Посилання на спільний доступ потребують окремого перегляду. Шукайте посилання, які надсилалися для перегляду, погодження, доставки клієнтам або передачі файлів. Вирішіть, які посилання залишити, у яких завершити термін дії, а які видалити. 

Dropbox підтримує посилання на спільний доступ з такими елементами керування, як захист паролем та дата закінчення дії, а адміністратори команди можуть встановлювати усталені дати закінчення дії для командних посилань на спільний доступ. Після закінчення терміну дії посилання той, хто його відкриє, побачить, що термін дії посилання закінчився.

Цей крок найважливіший для матеріалів під ембарго, ще не випущених творчих робіт, файлів із цінами, стратегічних документів, списків клієнтів і всього, що охоплюється угодою про нерозголошення.

8. Заархівуйте проєкт і задокументуйте його завершення

Після очищення доступу заархівуйте проєкт у місці, де Ваша команда зможе знайти його пізніше. Додайте коротку примітку, у якій записано:

• Де зберігаються остаточні файли
• Хто досі має доступ
• Які посилання на спільний доступ залишаються активними
• Коли доступ фрилансера було скасовано
• Будь-які файли, відновлені, відновлені з резервної копії чи замінені під час завершення роботи

Це полегшить Ваш наступний проєкт. Це також дає Вашій команді чіткий запис на випадок, якщо клієнт, керівник або колега запитає, куди щось поділося.

Як я можу контролювати доступ до конфіденційних спільних даних?

Ви можете контролювати доступ до конфіденційних спільних даних, обмежуючи дозволи, використовуючи доступ лише для перегляду, де це можливо, додаючи елементи керування посиланнями, як-от Passwords чи дати закінчення терміну дії, якщо вони доступні, а також переглядаючи зовнішній спільний доступ після завершення проєкту.

Для фрилансерських проєктів зосередьтеся на чотирьох звичках контролю доступу:

• Надавайте доступ лише до того, що потрібно фрилансеру— наприклад, дизайнеру, який працює над матеріалами для соцмереж, не потрібен доступ до файлів із цінами, договорів чи сторонніх клієнтських папок
• Використовуйте доступ Лише перегляд під час рецензування— якщо комусь потрібно лише переглянути файл або завантажити схвалену версію, то, ймовірно, доступ для редагування йому не потрібен
• Додайте елементи керування посиланнями для конфіденційних файлів— Passwords та терміни дії допоможуть обмежити доступ після завершення періоду перегляду чи доставки
• Перевірте доступ після передавання— коли проєкт завершено, перегляньте спільні папки та посилання, перш ніж архівувати роботу

Це найважливіше для конфіденційного вмісту. Dropbox пропонує кілька способів керувати тим, хто може переглядати або редагувати файли, якими Ви ділитеся. Параметри посилання на спільний доступ також можуть додати ще один рівень контролю за допомогою паролів і дат закінчення дії залежно від Вашого тарифного плану.

Чи можна налаштувати дозволи для спільних файлів?

Ви можете налаштувати дозволи для спільних файлів і папок, щоб люди могли переглядати або редагувати вміст залежно від того, як Ви ним ділитеся, і від Вашого тарифного плану Dropbox.

Це просте правило дуже допомагає — надавайте людям найнижчий рівень доступу, необхідний для роботи. Це може означати:

• Під час Проєкту— надання дизайнеру-фрилансеру доступ до редагувати папки з кампанією
• Після остаточної передачі— переведення їх у режим лише перегляду на короткий час
• Коли проєкт повністю закрито— повністю вилучіть доступ

Перш ніж завершити офбординг, перевірте, звідки надходить доступ. Фрилансер може мати доступ до одного файлу напряму, через спільну папку або через ширшу батьківську папку. Починайте з папки проєкту й рухайтеся назовні, щоб випадково не залишити доступ відкритим.

Чи можу я перевірити, хто отримував доступ до спільних документів?

Ви можете легко відстежувати інформацію про переглядачів, дії з файлами та дії команди з надання доступу у Dropbox залежно від Вашого тарифного плану та параметрів.

Інформація про переглядачів може показувати, чи хтось наразі переглядає файл, а деякі тарифні плани можуть показувати, коли його востаннє переглядали. Наприклад, клієнти на деяких тарифних планах Business можуть бачити, хто переглядав файл і коли його востаннє відкривали. Для обліковок команди певні адміністратори також можуть:

• Відстежуйте загальні дії спільного доступу
• Створити звіти про зовнішній спільний доступ
• Керуйте вмістом, до якого надано спільний доступ ззовні

Звіти можуть містити такі відомості, як-от чим поділилися, рівень доступу, статус пароля чи терміну дії, хто поділився вмістом, а також чи переглядали або редагували вміст. Перш ніж закрити проєкт фрилансера, перегляньте:

1. Хто досі має доступ до спільних файлів і папок.
2. Які посилання на спільний доступ досі активні.
3. Чи ділилися конфіденційним вмістом за межами команди.
4. Чи не виглядає щось несподіваним, як-от пізні редагування, завантаження або видалені файли.

Вам не потрібно перетворювати кожне завершення співпраці з фрилансером на детальну перевірку. Мета полягає в тому, щоб підтвердити, що вміст проєкту знаходиться там, де має бути, і що доступ і надалі відповідає роботі.

Що робити, якщо файли проєкту було змінено, видалено або перезаписано?

Якщо під час передавання файли проєкту було змінено, видалено або перезаписано, перевірте дії з файлами та журнал версій, перш ніж закривати проєкт.

Це може допомогти, коли щось іде не так на фінішній прямій. Можливо, фінальну презентацію було перезаписано старішою версією, можливо, дизайнер видалив невикористані ресурси, які все ще потрібні Вашій команді, або, можливо, підрядник завантажив фінальні файли не в ту папку.

Функції журналу версій і відновлення у Dropbox дають змогу переглядати зміни, внесені у файл або папку, порівнювати версії й відновлювати попередні версії. Доступний період журналу версій залежить від Вашого тарифного плану. Зробіть це, перш ніж повністю вилучати доступ:

• Перевірте останні дії— зверніть увагу на зміни, зроблені під час завершального передавання
• Підтвердьте схвалену версію— переконайтеся, що файл, який планує використовувати Ваша команда, правильний
• Відновіть за потреби— якщо файл було змінено помилково, скористайтеся журналом версій, щоб повернути його

Dropbox також допомагає командам відновлювати файли після випадкового редагування або видалення роботи.

Як Dropbox допомагає безпечно завершувати співпрацю з фрилансерами

Завдяки хмарному сховищу Dropbox Ви можете збирати остаточні файли, організовувати передання, керувати дозволами для спільних файлів, переглядати посилання на спільний доступ і вести облік внесених змін.

Подумайте про завершення в трьох завданнях.

• Зберіть роботу— використовуйте спільні папки, щоб тримати готові результати, вихідні файли, брифи, рахунки й нотатки в одному місці, яке контролює Ваша команда
• Керуйте доступом— надайте фрилансерам потрібний рівень доступу, поки триває робота, а після її завершення вилучіть доступ, змініть дозволи на файли або перегляньте посилання на спільний доступ
• Зробіть проєкт відновлюваним— використовуйте журнал версій і відновлення файлів, інформацію про переглядачів і відомості про надання доступу, щоб легше відстежувати дії з файлами

Завершити співпрацю з фрилансером простіше, коли вміст проєкту вже зберігається в одному спільному місці. Це означає менше часу на пошук фінальних файлів і більше впевненості в тому, що проєкт справді завершено.

Завершуйте проєкт, не втрачаючи контролю над роботою

Перелік для завершення співпраці з фрилансером має бути послідовним. Зберіть остаточні файли, збережіть контекст, перегляньте дозволи, вилучіть доступ, перевірте посилання на спільний доступ і заархівуйте проєкт.

З Dropbox ви можете спростити завершення співпраці з фрилансером — від першого брифу до фінальної передачі, а потім закрити проєкт із правильно налаштованими правами доступу. Виберіть тарифний план Dropbox, щоб розпочати вже сьогодні.