Щоб створити бездоганний план проєкту, вам спочатку знадобляться правильні інструменти для роботи. Зараз це означає знайти місце для створення, обміну та співпраці над документом плану вашого проєкту.
Dropbox Paper має все необхідне для написання плану проекту та виконання безлічі інших завдань. Спробуйте безкоштовно та скористайтеся нашим посібником, щоб мати найкращі шанси на успіх.
Все готово? Відкрийте шаблон плану проекту, і ми можемо розпочати.
Перейти до розділу:
Що таке план проекту та чому він необхідний?
План проєкту — це детальна дорожня карта, яка охоплює обсяг, цілі, результати, хронологію, ресурси та ризики проєкту.
Плани проектів важливі, оскільки вони дають чітке уявлення про загальні цілі проекту, ключові етапи та окремі завдання. Найкращі плани проектів забезпечують такі переваги:
- точні терміни реалізації проєкту;
- точне бюджетування та фінансове прогнозування;
- збалансований розподіл ресурсів;
- менший ризик або більша обізнаність щодо ризиків та їхнього пом'якшення;
- чіткий спосіб доводити очікування між командами та зацікавленими сторонами.
Проєкти потребують часу та передбачають використання великої кількості даних і різних файлів. Не чекайте, поки щось піде не так — використовуйте Dropbox Backup, щоб швидко захистити та зберегти свою важку роботу.
10 кроків для створення чудового плану проекту
Певні деталі в плані можуть суттєво відрізнятися залежно від проєкту. Можливо, ви створюєте програму, а можливо, ви знімаєте фільм. Це може бути що завгодно.
На щастя, незалежно від того, над чим ви працюєте, існують повторювані кроки, за якими можна скласти план будь‑якого проєкту.
Крок 1. Визначити обсяг проєкту
На цьому етапі створення плану потрібно просто з'ясувати межі проєкту: що входить, а що ні Які цілі проєкту виглядатимуть переможними?
Прикладами можуть бути збільшення доходу або задоволеності клієнтів, зростання продажів або клієнтської бази або зниження ваших витрат. Цілі допомагають визначити результати та завдання проєкту.
Цей крок є дуже важливим, оскільки він допомагає закласти основи для планування, а також дає команді трохи більше мотивації, оскільки вони можуть бачити цілісну картину.
Крок 2. Установити критерії успіху
Вам потрібні бездоганні критерії, щоб визначити, чи досягаєте ви цілей, що визначають успіх. Важливі етапи можуть містити такі речі, як перехід до бета‑тестування або завершення дизайну рекламних щитів.
Визначте цілі та переконайтеся, що вони є конкретними, вимірюваними, досяжними, точними та обмеженими в часі, за методикою SMART. Цілі не досягаються одними лише почуттями. Потрібні надійні дані для їх підтвердження.
Прикладами конкретних вимірювань можуть бути 1000 завантажень подкастів за перший місяць, 500 бронювань до кінця року, 10 000 показів реклами в другому кварталі тощо.
Крок 3. Розподілити проєкт на менші завдання
Тут ви можете окреслити ключові зацікавлені сторони, почати розподіл робіт і визначити обов'язки. Це шанс з'ясувати, хто залучений і чого ви від них очікуєте.
Для цього визначте великі блоки завдань і розподіліть їх на керовані фрагменти. Наприклад, можна розділити план проєкту для відеозапису на написання сценарію, зйомку та монтаж.
Найважливішим є оцінювання часу та ресурсів, необхідних для виконання кожного з цих фрагментів, що приведе до наступного кроку.
Крок 4. Створити графік реалізації проєкту
Вам потрібен ретельний графік, який включає кожне завдання, етап та термін виконання. Dropbox Paper має чудові функції для співпраці, які спрощують планування — використовуйте його для точного прокладання маршруту.
Спробуйте створити діаграму Ганта, щоб розробити свою часову шкалу, яка може бути відкладена на кілька місяців, оскільки це трохи полегшує її розуміння. Візуальні елементи на часовій шкалі можуть допомогти зробити проєкт більш працездатним.
Крок 5. Розподілити ресурси та бюджет
Тут ви визначаєте, які ресурси вам потрібні (люди, обладнання чи матеріали) для виконання кожного завдання. Ця частина має вирішальне значення та дозволяє переконатися, що все буде доступно, коли це буде потрібно.
До прикладу, вам можуть знадобитися два актори та оператор для зйомки реклами або один дизайнер для створення логотипу. Як би там не було, обов’язково точно оцініть ресурси для кожного завдання.
Крок 6. Визначити ризики
Плануйте затримки або несподіванки, як‑от хвороба, і передбачайте додаткові варіанти, щоб уникнути проблем. Ризики можуть охоплювати занадто велику кількість відгуків від клієнта, технічні затримки або навіть погану погоду.
Проаналізуйте залежності (які завдання мають бути завершені, перш ніж перейти до наступного) і зосередьтеся на них. Якщо у вас є чіткі плани щодо подолання ризиків, із більшістю з них цілком можна впоратися.
Крок 7. Спілкування та співпраця
У цій частині плану проєкту ви окреслюєте ланцюжок комунікацій між зацікавленими сторонами. Вирішіть, хто перед ким звітує, наприклад, молодші учасники команди перед керівниками відділів.
Важливим прикладом цього є керування змінами. Це вкрай важливо для довгострокових проєктів.
Хто визначає очікування в разі внесення змін до проєкту, і хто мотивує команду? Вам доведеться призначити зацікавлених осіб для проведення нарад або зустрічей із питань, що цікавлять, щоб повідомити про зміни та вирішити будь‑які питання.
Заохочуйте співпрацю на цьому етапі плану та під час подальшого керування проєктом. Співпраця сприяє командній роботі та гарантує, що всі працюють над досягненням однієї мети.
Dropbox має потужні функції, які дають змогу додавати анотації до PDF-файлів, коментувати відео покадрово, надавати відгуки про документи в режимі реального часу тощо. Оберіть свій план і зареєструйтеся сьогодні.
Крок 8. Контролюйте та відстежуйте прогрес
Гарні новини! Усе створено для успішної реалізації плану проєкту. Тож тепер можна розслабитися та відпочити. Жартую, вибачте! Вам потрібно буде постійно контролювати прогрес і вносити зміни.
Dropbox Paper має інструменти та функції керування завданнями, які допомагають вам керувати датами, відстежувати роботу та отримувати автоматичні нагадування. Чудово відстежувати прогрес відповідно до вашого бюджету та графіка.
Крок 9. Аналізуйте та оцінюйте
У міру виконання плану проєкту потрібно проводити регулярний аналіз, щоб визначити, що працює добре, а що потребує вдосконалення. Чи є в плані щось, що б ви хотіли переглянути?
Наприклад, якщо ваш проєкт являє собою рекламу підгузків за участю батьків і дітей на знімальному майданчику, важко скласти точний графік. Як гарний керівник проєкту, ви можете врахувати деякі речі (наприклад, час для сну) у майбутніх проєктах.
Крок 10: Святкуйте успіхи та визнавайте невдачі
Планування проєкту передбачає святкування успіху, коли він трапляється. Наприклад, проходження певного етапу. Це сприяє вихованню командного духу у великих проєктах із багатьма рухомими частинами та між різними відділами.
Планування та ефективне керування йдуть пліч‑о‑пліч. Тож, навіть якщо щось не вдається, визнайте зусилля учасників вашої команди та знайдіть час, щоб поміркувати над досягненнями в складі групи.
Щоб мати найкращі шанси на успіх у вашому проекті, скористайтеся безкоштовним шаблоном плану проекту в Dropbox Paper, який містить величезну бібліотеку корисних шаблонів також для інших видів роботи.
Створюйте вражаючі плани проектів та багато іншого за допомогою Dropbox Paper
Плани проєктів — це життєво важлива дорожня карта та захист від ризиків. План потрібен для того, щоб ваш проєкт було реалізовано вчасно, у межах бюджету та з найкращими шансами на успішний результат. Але це може зробити кожен!
Dropbox Paper — ідеальне місце для створення бездоганного плану проєкту. Зареєструйтесь у Dropbox, щоб користуватися Paper безкоштовно, або просто ввійдіть в обліковку й одразу почніть працювати над своїм наступним успішним проєктом.
