Як відсканувати документ на мобільному пристрої iPhone або Android

Коли слід використовувати сканер документів?

Навіть у нашому світі, що стає все більш цифровим, ще залишилось місце для фізичних документів. Але ніхто не хоче носити з собою цілі стоси паперу.

Чи то особисті або робочі справи, ви можете й повинні використовувати сканер для документів, щоб:

• захистити важливі речі, як-от старі фотографії, рукописні листи або юридичні документи від пошкодження чи втрати;
• легко отримувати доступ до документів із будь-якого місця за допомогою цифрової копії;
• звільнити фізичний простір, оцифрувавши паперову документацію;
• створити цифрову резервну копію важливих документів для додаткової безпеки;
• швидко знаходити певну інформацію в сканованих документах за допомогою пошукових функцій технології оптичного розпізнавання символів (OCR).

 

Які документи можна сканувати

• Особисті: фотографії, свідоцтва про народження, паспорти, страхові поліси, податкові декларації, медичні книжки й заповіти.
• Робочі: договори, рахунки-фактури, квитанції, візитки та проєктні документи.
• Навчальні: конспекти, наукові роботи, сертифікати й підручники.

Сканування колекції фотографій — популярний спосіб зберегти спогади й поділитися ними в цифровому форматі. Завдяки сучасним технологіям сканування ви можете легко перетворити улюблені фото на високоякісні цифрові зображення. Фактично, це ідеальний спосіб передавати, упорядковувати сімейні фото й ділитися ними.

Як сканувати документи на комп’ютер за допомогою мобільного пристрою

Ваш смартфон — це більше, ніж просто пристрій зв’язку. Це потужний інструмент для підвищення продуктивності. За допомогою правильних програм і методів ви можете легко конвертувати фізичні документи в цифрові файли.

Замість того, аби збирати документи й пропускати їх через копіювальний апарат, тепер у вас є три варіанти.

1. Сфотографуйте документ

Ви можете використати камеру свого телефона й зробити знімок документа. Можливо, це один із найпростіших способів, але він має свої недоліки. По-перше, це не зовсім безпечно. По-друге, фотографія, яка зберігається лише на телефоні, може ускладнити процес її використання на кількох пристроях. Також у цей спосіб складно отримати високоякісні зображення паперових документів. Зрештою, ви навіть можете втратити час, якщо вам доведеться перезнімати знову й знову.

2. Сфотографуйте, а потім скористайтеся програмою для сканування

Програма для сканування документів — це хороший варіант для перетворення зображення у високоякісне скановане зображення. Потім ви можете зберегти або надіслати його у форматі PDF, PNG, JPG, tiff чи інших. Це відкриває низку нових способів сканування документів у вашому повсякденному житті, які не потребують поїздки до друкарні, бібліотеки чи офісу. Ви можете зробити це як із новими сканованими зображеннями, так і зі старими.

3. Просто скануйте за допомогою програми для сканування

Функція сканера документів Dropbox надає вам більше можливостей для забезпечення безпеки, ніж фотографування, але зробити це так само просто. 

Програма дає змогу сканувати файли безпосередньо до вашої обліковки Dropbox за допомогою камери вашого пристрою. Ви можете отримати до нього доступ зі свого телефона чи комп’ютера, незалежно від того, що ви використовуєте — iOS чи Windows. 

Ви також можете повторити сканування, не починаючи заново; це дуже корисно, коли вам потрібно обробити багато документів. Крім того, вам більше не доведеться турбуватися про втрату чи пошкодження документів завдяки простим рішенням для резервного копіювання iPhone.

Як сканувати документи на iPhone

 

Використання програми «Нотатки»

1. Відкрийте програму «Нотатки» на iPhone.
2. Створіть нову нотатку або відкрийте наявну.
3. Торкніться піктограми камери й виберіть Сканувати документи.
4. Розташуйте документ у полі зору камери, і програма автоматично зробить сканування.
5. Якщо потрібно, відкоригуйте кути, а потім збережіть відскановане зображення у своїй нотатці.

Хоча програма Notes може бути зручною для швидкого сканування, ви можете досягти набагато більшого, якщо скануєте свої файли за допомогою Dropbox.

Використання програми Dropbox

Функція сканування документів у Dropbox пропонує більше можливостей і функцій безпеки, ніж просте фотографування. Ми розкажемо, як її використовувати.

1. Відкрийте програму на своєму iPhone.
2. Торкніться піктограми «+» (плюс).
3. Торкніться Сканувати документ.
4. Сфотографуйте вміст, який хочете відсканувати.
5. За бажанням внесіть зміни або відскануйте додаткові сторінки.
6. Торкніться Далі.
7. За потреби змініть параметри збереження.
8. Торкніться елемента Save (Зберегти).

Ви можете отримати доступ до файлу з будь-якого пристрою і повторно сканувати документ без необхідності починати спочатку. Крім того, функція OCR у Dropbox робить ваші документи доступними для пошуку, а безпечне хмарне сховище гарантує, що ви ніколи не втратите важливі файли.

Як сканувати документи на Android

 

Використання Google Диска

1. Відкрийте програму Google Диск.
2. Торкніться піктограми «+» (плюс) і виберіть Сканувати.
3. Розмістіть документ у полі зору камери й виконайте сканування.
4. Відкоригуйте область сканування, якщо потрібно, і збережіть файл на Диску.

Хоча Google Диск є надійним варіантом для базового сканування, він не пропонує такий самий рівень безпеки й функціональності, як спеціальні програми для сканування. Наприклад, йому може бракувати розширених функцій, як-от OCR для тексту з можливістю пошуку та легкої інтеграції з іншими інструментами для підвищення продуктивності.

 

Використання програми Dropbox

Функція сканера документів у Dropbox пропонує більше можливостей і функцій безпеки, ніж просте фотографування, але зробити це так само просто.

1. Відкрийте програму Dropbox на своєму пристрої Android.
2. Торкніться піктограми «+» (плюс).
3. Торкніться Сканувати документ.
4. Сфотографуйте вміст, який ви хочете відсканувати, або виберіть наявне зображення на вашому мобільному пристрої. Щоб повторити сканування, торкніться Перезняти. 
5. За бажанням внесіть зміни або відскануйте додаткові сторінки. Ви можете обрізати, повертати зображення чи додати фільтр, а також додавати, видаляти або змінювати порядок сканованих сторінок.
6. Торкніться Далі.
7. За потреби змініть параметри збереження.
8. Торкніться елемента Save (Зберегти).

Ви можете отримати доступ до файлу з будь-якого пристрою і повторно виконати сканувати без необхідності починати заново, а також програма підтримує OCR для пошуку тексту в документах. Крім того, безпечне хмарне сховище гарантує наявність і доступність резервних копій ваших документів.

Чому технологію OCR краще використовувати для відсканованих документів?

OCR (Optical Character Recognition) означає оптичне розпізнавання символів. Ця функція перетворює сканований текст на текстові дані з можливістю пошуку. Однією з головних переваг OCR є упорядкування відсканованих документів. Програма для сканування Dropbox використовує OCR, тож ви можете знайти будь-які скановані документи за допомогою пошуку за одним ключовим словом у вашій обліковці Dropbox.

Якщо ви передали банківську виписку з друкованою датою в кутку, здійсніть пошук за цією датою, і ви зможете швидко знайти свій документ. Завдяки тому, що документи можна легко конвертувати у формат PDF, а також легко знаходити й шукати, ви зможете відмовитися від паперових документів. Або ви можете замінити програму для нотаток на програму для сканування з технологією OCR, миттєво оцифровуючи документи й нотатки за допомогою сканування одним дотиком.

Як забезпечити високу якість сканування

Незалежно від методу сканування, який ви вибрали, переконайтеся, що ваші документи мають гарний стан для чіткого й точного сканування.

• Переконайтеся, що ваші документи не зім’яті, не зігнуті й не змінили колір.
• Переконайтеся, що дрібні деталі не тьмяні.
• Під час сканування за допомогою телефона не загромаджуйте фоновий простір.
• Якщо ви використовуєте сканер без OCR, ви також маєте звернути увагу на роздільну здатність. Вона вимірюється в точках на дюйм (DPI ).
• Для фотографій використовуйте вищу роздільну здатність до 600 точок на дюйм.
• Для простих документів у відтінках сірого використовуйте роздільну здатність 300 точок на дюйм, щоб деталі були розбірливими, а сканований файл мав малий розмір.
• Будь-яке зображення з роздільною здатністю менш як 300 точок на дюйм може добре виглядати на вашому екрані, але буде розмитим чи піксельним, якщо ви вирішите надрукувати копію на папері.

Більшість програм для редагування зображень можуть вирішити проблеми зі сканованим документом, але ви можете даремно витратити час і гроші, доки все правильно зробите.

Зберігання ваших сканований матеріалів

Зберігання ваших сканованих матеріалів у хмарному сховищі гарантує, що вони не загубляться на жорсткому диску чи не будуть випадково видалені. Це також ідеально підходить для ваших особистих документів, наприклад банківських виписок, які ви також можете відсканувати й зберегти в цифровому вигляді. Dropbox забезпечує захист, який гарантує, що лише ви маєте доступ до них або надаєте доступ тим, хто його потребує. З Dropbox ваші файли зберігаються у вашому телефоні й завжди з вами.