Багато хто з нас витрачає свій час на «роботу заради роботи» — за даними McKinsey, працівники інтелектуальної роботи витрачають майже 20% свого часу на пошук внутрішньої інформації або колег, які можуть допомогти з певними завданнями.
Завдяки оптимізованому робочому процесу ви можете скоротити цю втрату часу та значно покращити свої операційні процеси. Визначаючи та усуваючи повторювані завдання або проблеми, які уповільнюють вашу роботу, ви можете підвищити ефективність та продуктивність.
У цьому посібнику ми розповімо про п’ять простих стратегій для оптимізації робочих процесів, щоб ви могли попрощатись із зайвою складністю і познайомитися зі спрощеними процесами, які дадуть вашій команді змогу досягати більшого.
Які переваги має оптимізація робочих процесів?
Оптимізація процесів дає змогу позбутися зайвих кроків у повсякденній роботі, усунути виснажливі завдання та зменшити кількість помилок. Серед інших переваг можна виділити такі:
- підвищення продуктивності;
- підвищення ефективності;
- покращення комунікації;
- скорочення затримок і зірваних термінів;
- конкурентна перевага;
- підвищення морального духу співробітників;
- спрощення навчання співробітників;
- зрозуміліші обов’язки й відповідальність.
П’ять способів оптимізації робочих процесів
Ось п’ять способів оптимізації робочих процесів:
1. Визначте поточні процеси, які сповільнюють роботу
Ознаки того, що ваші робочі процеси потребують оптимізації, — це, зокрема, повільна робота й затримки, через які ви не можете здавати проєкти вчасно, багато виправлень або непотрібних повторень під час виконання завдань, а також зайві технології, які створюють додаткові проблеми, а не розв’язують наявні.
Оцінюючи поточні робочі процеси, врахуйте такі фактори:
- залучені люди, системи або інструменти;
- завдання, кроки або дії, які потрібно виконати, щоб досягти бажаного результату робочого процесу;
- час, який зазвичай витрачається на виконання кожного завдання або дії;
- інформація, необхідна для просування робочого процесу;
- тригер, дія, час або умова, які запускають робочий процес;
- очікуваний наслідок або результат робочого процесу.
Якщо докласти спільних зусиль, можна разом виявити будь-які зайві або неефективні елементи в робочому процесі.
За допомогою інструментів Dropbox для спільного використання файлів та співпраці ви можете легше збирати відгуки від членів вашої команди.
Наприклад, у Dropbox з одним файлом можуть працювати кілька користувачів у реальному часі, що спрощує співпрацю. Така прозорість може сприяти виявленню будь-яких затримок: якщо один з учасників команди постійно потребує більше часу на виконання завдання, це може вказувати на проблему в його частині робочого процесу.
Щоб визначити, які етапи робочого процесу займають найбільше часу та що можна покращити, у Dropbox можна переглянути докладний журнал усіх дій, які виконували з файлом, як-от перегляди, завантаження й редагування.
2. Визначте цілі та завдання
Після того, як ви визначили, які робочі процеси потребують оптимізації, ви можете почати визначати, чого ви хочете досягти за допомогою цієї реорганізації та як ви плануєте це зробити.
Навіть якщо спершу ви розробите масштабний план, продумайте конкретні покращення, які хочете впровадити, і чому вони необхідні. Це допоможе чітко зосередитися на бажаних результатах.
Наприклад, якщо ваша команда схильна працювати у спринтах зі щомісячними термінами виконання, можливо, вам варто спростити процес зворотного зв'язку, щоб ваші проекти не блокувалися ближче до кінця місяця. За допомогою інструментів управління проектами, таких як Dropbox Paper, ви можете створити список справ, призначати завдання членам команди та встановлювати терміни виконання за лічені секунди. Коли наближаються терміни виконання, Paper надсилатиме автоматичні сповіщення, щоб ви могли контролювати завдання проекту.
3. Використовуйте шаблони й автоматизацію робочих процесів, де це можливо
Автоматизація процесів допоможе скоротити час на самостійне або повторюване виконання завдань, адже вони вимагають багато уваги, яку можна приділити продуктивнішим діям.
За допомогою автоматизації Dropbox можна налаштувати правила й тригери для автоматичного впорядкування файлів у призначені папки. Це заощаджує час і зусилля на самостійне сортування й переміщення файлів, а також гарантує, що документи завжди зберігатимуться в потрібній папці.
Такі інструменти, як Dropbox Dash, можуть допомогти вам групувати контент з ваших файлів, програм, посилань браузера тощо в один організований«стек», яким ви можете поділитися зі своєю командою. Dash використовує штучний інтелект, щоб пропонувати нові стеки та впорядковувати файли в колекції на основі проектів на основі вашої нещодавньої активності.
Шаблони документів також пришвидшують процес створення контенту — ви можете використовувати шаблони для будь-чого, від специфікацій продуктів до календарів контенту. Вони є чудовим способом гарантувати, що навіть якщо ви виключите певні кроки зі свого робочого процесу, це не вплине на якість вашої роботи.
Щоб спростити доступ до документації процесу та обмін нею, Dropbox надає безпечний та централізований простір для вас та членів вашої команди. Dropbox також інтегрується з програмами, які ви вже використовуєте та любите,такими як Zapier, Gmail та Outlook, тож ви можете зберігати все в одному місці.
4. Діліться знаннями й аналітикою
Документуйте зміни й досліджуйте свої процеси, щоб забезпечити легкий обмін інформацією з новими та наявними учасниками команди. Ця документація слугує орієнтиром для всіх учасників процесу, забезпечуючи загальну координацію та розуміння нових процедур.
Крім того, документуючи робочий процес, можна прискорити його впровадження. Коли учасники команди мають доступ до зрозумілої та чіткої документації, вони можуть швидко пристосовуватися до нових процесів та інтегрувати їх у свою щоденну роботу. Зрештою, це підвищує продуктивність і ефективність команди, оскільки всі працюють задля досягнення спільних цілей.
Крім того, ведення обліку вашого робочого процесу в Dropbox Paper спрощує адаптацію нових членів команди. Маючи повний облік, нові співробітники можуть швидко ознайомитися з процесом та зрозуміти, як все відбувається в команді. Це скорочує криву навчання для нових співробітників і гарантує, що вони зможуть якомога швидше влитися в команду.
5. Збирайте відгуки
Інші люди розглянуть ваші процеси по-новому й порадять покращити певні аспекти, які ви могли пропустити. Попросіть учасника своєї команди, керівника або колегу з іншої команди дати зворотний зв’язок, щоб отримати цінну аналітику й дізнатися про перспективи, які ви могли випустити з уваги.
Документуючи процес у Dropbox Paper і надаючи колегам доступ до документа, ви забезпечуєте співпрацю в реальному часі — будь-де та з будь-якого пристрою. Вони можуть надавати відгуки щодо того, як добре працює запропонований вами робочий процес, виділяти його сильні сторони та потенційні переваги. Крім того, ваші колеги можуть указати на області, де робочий процес можна було б покращити або оптимізувати, і запропонувати варіанти поліпшення або налагодження, які б допомогли досягти кращих результатів.
Взаємодія з іншими людьми з вашої організації також може забезпечити згоду та підтримку в упровадженні нового робочого процесу. Залучіть ключові зацікавлені сторони до процесу ухвалення рішень і запитайте їхню думку, щоб збільшити ймовірність успішного впровадження та прийняття нового робочого процесу.
Поради щодо оптимізації робочих процесів
Ось кілька додаткових порад щодо оптимізації наявних процесів для підвищення ефективності роботи:
- Думайте про довгострокову перспективу. Чи будуть зміни, які ви вносите зараз, ефективними з розвитком і розширенням бізнесу?
- Будьте гнучкими. У бізнесі все змінюється швидко, тому важливо вміти адаптуватись і налагоджувати процеси.
- Оптимізуйте процеси за пріоритетами. Визначте, які завдання є найважливішими, а які можна спростити й автоматизувати.
- Документуйте зміни та нові процеси. Уникніть плутанини й переконайтеся, що всі учасники дотримуються робочого процесу в належний спосіб.
- Перевірте, чи працює новий оптимізований робочий процес, перш ніж просувати його далі. Забезпечте змогу усунути будь-які проблеми в зародку та переконайтеся, що процес працює максимально ефективно.
Оптимізація та спрощення робочих процесів за допомогою Dropbox
Dropbox допомагає вам оптимізувати продажі, маркетинг та інші робочі процеси, автоматизуючи процеси, запобігаючи перемиканню між програмами та звільняючи час, витрачений на процес зворотного зв'язку щодо контенту. Зручні інструменти, такі як Dropbox Paper, дозволяють легше ділитися ідеями та контентом, а також отримувати більш прямі відгуки.
Dropbox інтегрується з програмами, які ви вже використовуєте, щоб надати вам усі необхідні компоненти оптимізованого робочого процесу: ефективність і швидкість, чіткість і узгодженість, а також структуру і стандартизацію.
