Робити нотатки під час демонстрації екрана, проведення зустрічі або розмови людей може бути складно. Підсумувати пункти дій, що були заплановані на зустріч, також може бути складно. Цей посібник покаже вам, як писати кращі протоколи зустрічей та фіксувати ключову інформацію.
Dropbox значно спрощує ведення ефективних нотаток для зустрічі, надаючи безкоштовний шаблон протоколу зустрічі й такі функції:
- Функції автоматичного збереження та резервного копіювання для синхронізації нотаток зустрічі в режимі реального часу, щоб ви могли зосередитися на зустрічі
- Спільні документи, щоб учасники команди могли переглядати порядок денний зустрічі та робити внесок у її доповнення до або під час зустрічі — без необхідності виконувати кілька завдань одночасно
- Функції, що допомагають автоматично транскрибувати записи, що спрощує перегляд обговорюваного матеріалу й можливість подальших дій або встановлення пунктів порядку денного наступної зустрічі
- Оновлення документів у режимі реального часу, які користувачі можуть переглядати будь-коли та будь-де, щоб усі були в курсі подій.
Шаблон нотаток для зібрань
Отримання безкоштовного шаблону нотаток для зустрічі у Dropbox Paper — це перший крок ознайомлення з докладними порадами й методами, які ми розглянемо в цьому посібнику.
Цей шаблон є одним із великого вибору доступних, тож перегляньте повну бібліотеку шаблонів Dropbox Paper, де є шаблони списків завдань, планування проєктів тощо.
Навіщо взагалі створювати нотатки про зустрічі?
Як часто ви насправді переглядаєте нотатки зі своїх зустрічей? Якщо нотатки про зустрічі здаються вам рутиною, і ви більше ніколи до них не звертаєтесь, можливо, ви запитуєте себе, навіщо ви їх взагалі створюєте.
Насправді, якщо ніхто, включаючи вас, не використовує ваші нотатки із зустрічі, це, ймовірно, ознака того, що вони некорисні в поточному форматі.
Отже, яка справжня мета нотаток із зустрічі? Що ж вони насправді повинні робити?
Ну, по суті, нотатки зустрічей мають бути інструментом, який допоможе всім залишатися на одній хвилі — буквально. Ваші нотатки про зустріч повинні містити всі:
- Чіткий та лаконічний виклад обговорюваного
- Основні висновки з цих обговорень
- Структура узгоджених пунктів дій та наступних кроків
Зрештою, нотатки зустрічі – це ваш план дій після її завершення та повернення людей до роботи.
Уявіть свої нотатки як єдине джерело істини. Пізніше, коли хтось задається питанням, про що було домовлено або яке його наступне завдання, він може легко звернутися до протоколу попередньої зустрічі.
Також, якщо хтось пропустив зустріч, ваші нотатки мають бути достатньо вичерпними, щоб інформувати відсутніх про події, без необхідності повного переказу обговорених пунктів.
Правильно створюйте нотатки до зустрічі за допомогою правильного шаблону, і ви заощадите час, підвищите продуктивність і будете стежити за всіма процесами.
Корисні нотатки для зустрічі: Приклад сценарію
Давайте розглянемо, як оптимізовані нотатки зустрічей працюють у реальному сценарії.
Уявіть, що ви проводите зустріч щодо запуску рекламної акції на вебсайті компанії. У цій дискусії буде порушено багато тем, але чудові нотатки зосереджені на тому, що дійсно важливо — фіксуванні головного, не обтяжуючи себе деталями.
Для цього ви можете почати з фіксації порядку денного з ключових пунктів:
- Чому запускається акція —наприклад, для збільшення продажів або трафіку веб-сайту
- Чого прагне досягти рекламна акція —можливо, збільшення продажів на 10%
- Хтовідповідає — наприклад, маркетинг за комунікації, юридичний відділ за схвалення тощо.
- Як довго триватиме акція —2 тижні, місяць чи будь-який інший термін
Під час зустрічі зосередьтеся на підсумовуванні ключових висновків з кожного пункту. Не записуйте, що людина А каже людині Б, і все, що з цим може бути пов'язано.
Це дозволяє зберегти чіткість та оптимізацію офіційних нотаток зустрічі, що дозволяє всім легко звертатися до них пізніше, не переглядаючи абзаци розмови.
Найважливішою частиною нотаток зустрічі в цьому сценарії є пункти дій. Це пункти, що містяться в кінці протоколу ефективної зустрічі, із зазначенням конкретних дій, відповідальної особи та будь-яких термінів виконання. Наприклад:
- Юридичне схвалення: Особа А, має бути до п'ятниці
- Оновлення веб-сайту: Особа B має завершити до наступного вівторка
- Маркетингова комунікація: Особа C має надіслати команді чернетку до четверга
Структура в цьому сценарії дозволяє організувати складне завдання та полегшити його виконання, тому замість того, щоб намагатися запам'ятати, хто що робить, легко просто перевірити нотатки.
Де ще можуть допомогти якісні нотатки зустрічей?
Нотатки про зустрічі можуть стати порятунком у багатьох ситуаціях, особливо коли все йде не за планом. Гарні нотатки мають значення в кількох сферах, таких як:
- Вирішенняконфліктів — коли нотатки забезпечують достовірний запис зобов'язань
- Пом'якшення відсутності —коли ключові зацікавлені сторони пропускають зустріч
- Підзвітність —завжди документувати, хто за що відповідає
- Відповідність —надання записів для юридичних та регуляторних цілей
- Навчання —полегшення ознайомлення нових співробітників з принципами роботи
Нотатки зустрічей допомагають організувати всіх, але вони також є захистом для вашої команди та корисним документом для подальшого використання. Чи то вирішення проблеми, чи адаптація нового члена команди, нотатки є ключовими!
Що включати до нотаток на зустріч
Знати, що включити, – це вже півсправи. Деталі залежать від характеру вашої зустрічі, але ось початковий контрольний список, який допоможе вам ознайомитися з основними моментами.
Ви можете використовувати все це, завантаживши безкоштовний шаблон нотаток для зустрічі, адаптувавши його до своїх потреб під час створення документа.
- Дата зустрічі —щоб ваші нотатки було легко знайти
- Час зустрічі — якщоу вас кілька схожих зустрічей в один день
- Загальна темазустрічі, така як назва проекту
- Учасники —учасники зустрічі, хто був там
- Порядок денний —узгоджений перелік ключових пунктів та тем для обговорення
- Обговорення —висновки з обговорюваних тем
- Завдання —призначені завдання з обговорюваних тем
Цей список корисний для будь-якого типу зустрічей, включаючи неформальні зустрічі, зустрічі персоналу, зустрічі з новими бізнес-партнерами, засідання правління тощо.
Шаблон нотаток для зустрічі, доступний у бібліотеці шаблонів Dropbox Paper, матиме всі ці варіанти, і його легко налаштувати відповідно до ваших конкретних вимог.
Як робити практичні нотатки та зробити зустрічі продуктивнішими
Ведення нотаток зустрічей – це стратегічний спосіб зробити зустрічі ефективнішими та забезпечити, щоб кожен знав свої обов’язки. Це також зручний спосіб офіційно зафіксувати мету зустрічі, пункти для обговорення та ключові висновки з минулих зустрічей.
Ось як планувати до, під час та після зустрічей, щоб створити ефективні протоколи зустрічей, які дозволять усім зацікавленим сторонам бути в курсі справ та знати про узгоджені пункти дій.
1. Підготуйте шаблон нотаток для зустрічі заздалегідь
Приходьте на зустріч із готовим шаблоном нотаток для зустрічі. Попередньо підготовлений шаблон надає вам чітку структуру, яку ви можете заповнювати під час проведення зустрічі. З ним ви ніколи не пропустите важливі моменти, і вам буде легше все впорядкувати.
2. Попередньо заповніть шаблон нотаток до зустрічі інформацією, яка вам відома
Заповніть шаблон нотаток до зустрічі якомога детальніше, вказавши такі деталі, як дата, час зустрічі, учасники та теми порядку денного. Намагайтеся надавати оновлення статусу для кожного пункту порядку денного. Якщо у вас є час зібрати оновлення від зацікавлених сторін та членів команди перед зустріччю, більша частина сесії може бути присвячена обговоренню, тому це чудова ідея для підвищення продуктивності.
3. Зробіть це спільним
Dropbox включає багато функцій для співпраці, які можуть допомогти розподілити навантаження та є ключовими для отримання максимальної користі від нотаток для зустрічі. Попросіть учасників зустрічі підсумувати свої висновки й дії. Це забезпечить належний рівень інформативності, а також зробить нотатки точнішими. Ви навіть можете вивести шаблон нотаток для зустрічі на екран, щоб усі могли його бачити та відкрито зробити свій внесок у них.
За допомогою Dropbox кожен може отримати доступ до нотаток та редагувати їх, навіть якщо у нього немає облікового запису. Після зустрічі люди можуть продовжувати додавати коментарі, ставити запитання або уточнювати моменти. Таким чином, ваші нотатки про зустріч стають робочим документом, а не просто статичним списком.
4. Призначайте завдання та дії людям
Одна з найважливіших частин нотаток для зустрічі — це список пунктів дій. Завдяки функціям керування завданнями в Dropbox ви можете легко керувати завданнями, додаючи прапорці для кожної узгодженої дії, що робить подальші дії більш контрольованими.
Використовуйте @згадки, щоб призначати завдання безпосередньо членам команди, забезпечуючи їх сповіщення про свої обов'язки. У міру виконання завдань люди можуть викреслювати їх зі списку. Це простий спосіб відстежувати прогрес і притягувати людей до відповідальності. Ви можете зробити це в Dropbox Paper, Microsoft Office або Google Docs — тож усе буде зрозуміло.
5. Тримайте свої нотатки організованими
Dropbox спрощує організацію документів. Ви можете створити новий шаблон нотаток до зустрічі для кожного сеансу або, для повторюваних зустрічей, зберегти один документ, який регулярно оновлюватимете.
Зберігайте їх у спеціальних папках проєктів, використовуючи функції безпечного зберігання документів у своїй обліковці, для швидкого доступу. Ви навіть можете зберігати їх у спільних просторах, щоб ваша команда мала до них доступ, що позбавить вас клопоту з їх подальшим розсиланням.
6. Створіть стенограму та використовуйте інструменти штучного інтелекту для автоматизації своїх нотаток
Витрачаєте більше часу на написання нотаток, ніж на участь у зустрічі? Записуючи свої зустрічі (з дозволу всіх учасників), ви можете зафіксувати розмову та зосередитися на тому, що обговорюється. Незалежно від того, чи використовуєте ви вбудовані інструменти для проведення зустрічей, чи програмне забезпечення для запису екрана, запис можна буде завантажити до вашого облікового запису Dropbox.
Багато інструментів можуть створювати стенограми із записаних відеофайлів. Ви можете транскрибувати відео за допомогою Dropbox, щоб керувати всім у єдиному інструменті. Створивши стенограму, скористайтеся ШІ-інструментами для аналізу вмісту й отримання зведення ділових зустрічей. Це дасть вам чіткий огляд ключових моментів, не турбуючись про потребу ведення нотаток.
Зберігайте стенограму та відеозапис разом із нотатками до зустрічі або навіть вбудовуйте відео у свій документ для подальшого використання.
Вищезазначені методи підвищать продуктивність ваших зустрічей і гарантуватимуть, що всі підуть із чітким уявленням про напрямок та мету.
Використовуйте Dropbox для покращення нотаток до зустрічей
Нотатки про зустрічі не повинні бути рутинною роботою чи марною тратою часу. За умови правильного виконання, нотатки про зустрічі можуть стати потужним центральним документом, який дозволяє зацікавленим сторонам проекту співпрацювати та виконувати завдання.
Окрім нашого безкоштовного шаблону нотаток для зустрічі, який можна налаштувати відповідно до ваших потреб, Dropbox надає необхідні інструменти для співпраці, упорядкування та підвищення ефективності. Спробуйте їх просто зараз для ефективнішого ведення протоколів зустрічей.
