Нарешті! Після місяців дискусій, запитів на пропозиції, змін до запитів на пропозиції, змін до змін, зустрічей з відділом маркетингу, зустрічей з керівництвом, зустрічей з усіма, відеодзвінків і останньої особистої зустрічі, щоб обговорити деталі та потиснути руки один одному, ваше креативне агентство отримало нового клієнта. Це велика обліковка з великою кількістю рухомих частин, і це чудове відчуття, коли вам вдається посадити літак.
Тепер починається справжня робота.
Перший крок: залучення клієнта до роботи, щоб ресурси та робота могли безперешкодно рухатися в обох напрямках. Плавний та ефективний процес залучення забезпечує чудовий фундамент для побудови успішного проєкту. Новий клієнт буде вражений простотою та продуманістю надійного та бездоганного досвіду. Ваша команда знатиме, що у них є все необхідне для початку роботи, а також системи для надсилання та отримання додаткових файлів і папок. Також їм буде відомо, що вони можуть знайти та отримати доступ до потрібної інформації в потрібний час, використовуючи методи безпеки для запобігання витоку даних.
Ось кілька стратегій, які допоможуть зробити залучення клієнта максимально безболісним.
Стандартизація процесу складання та підписання контракту
Одна з найцікавіших речей у виграші нової роботи? Підписання договору, який робить його офіційним. Одна з найгірших частин? Створення договору.
Однак шаблони Dropbox Sign дають змогу легко створити стандартизований контракт один раз, а потім використовувати його знову й знову. Також розумним підходом є розробка шаблонів для різних типів розкладів, які часто використовує ваша організація. Це перевірена й надійна система plug-and-play для легкого залучення клієнтів.
(І якщо ми вже тут, чому б не скористатися шаблонами Dropbox Paper для творчих резюме, проєктів зі створення відео й інших потреб ?) Така важка робота не обов’язково має бути такою вже й, ну, важкою.)
Створіть початковий посібник і визначте очікування
Новий клієнт — це як нові стосунки: обидві сторони з нетерпінням чекають майбутнього, але водночас побоюються, куди все може завестися.
З огляду на це, важливо правильно розпочати роботу, створивши початковий посібник, щоб клієнт знав, чого очікувати. Це може бути інформація про те, як працює ваша організація, трохи відомостей про керівників і, можливо, один‑два «криголами».
Надішліть його безпечно, а потім ознайомте їх із посібником. Не забудьте включити контрольні списки, щоб клієнт розумів подальші дії.
Запитуйте та одержуйте файли (і отримуйте їх у правильному місці)
Коли ви підключаєте клієнта, вам, ймовірно, знадобляться його файли. Можливо, це стосується деяких їхніх існуючих активів, або ж це просто збірка даних для вивчення вашою командою.
За допомогою запитів на файли ваша команда може надсилати запити на певні файли, а клієнт може передавати їх у вашу обліковку, навіть якщо у нього самого немає Dropbox. Просто створіть новий запит, введіть кілька даних, виберіть папку, куди буде завантажено файли, установіть термін виконання та надішліть запит. Запити можна редагувати після надсилання, якщо вам потрібно змінити інформацію.
Все, що вам потрібно зробити, це дочекатися надходження файлів і закрити запит, щойно вони надійдуть.
Не забувайте про захист даних
За своєю природою, адаптація нового клієнта включатиме певний рівень конфіденційних даних, якими сторони обмінюються, а потім зберігатимуть їх у кількох місцях. Ніхто не хоче, щоб ці дані витікали у світ, тому підтримка безпеки є важливою.
Програма Dropbox захищає інформацію кількома різними способами. Вона шифрує файли за допомогою 256-бітного розширеного стандарту шифрування (Advanced Encryption Standard) для захисту даних під час передачі між програмами Dropbox і серверами компанії, постійно виконуючи тестування на наявність вразливостей безпеки. Завдяки захисту паролем Dropbox лише люди, які знають пароль, можуть отримати доступ до файлу або папки, водночас установлення терміну дії посилання робить його дійсним лише протягом певного періоду часу.
Залучення нового клієнта може (і має) бути безболісним. Після нетривалих роздумів і підготовки процес може піти майже сам по собі. Дотримуючись викладених вище кроків, агенція може швидко пройти процес залучення та перейти до власне реальної творчої роботи. Це, зрештою, і є найцікавішою частиною.
