Середина напруженого тижня, ви падаєте з ніг, коли закінчуєте роботу над проєктом, а творча команда експортує остаточний варіант відеозапису: знайома ситуація? Усе, що вам залишилося, це вкласти файл в електронний лист для клієнтів і натиснути кнопку «Надіслати». Але стається помилка — файл занадто великий.
Хоча багато хто з нас щодня використовує електронну пошту для роботи, ми не завжди надсилаємо великі файли, тому коли потрібно прикріпити до листа файл, ми з прикрістю виявляємо, що цього не можна зробити.
Отже, що робити, коли файл вважається «занадто великим» для електронної пошти?
У цьому посібнику ми пояснимо, чому електронні листи мають обмеження на розмір файлу, і розглянемо три способи, які ви можете спробувати під час надсилання «важкого» файлу чи відеозапису електронною поштою, зокрема інструменти для передавання файлів, як-от Dropbox Transfer..
Але перш ніж ми заглибимося в цю тему, перейдімо одразу до актуального питання — чи можливо це?
Чи можна надіслати великі файли й відеозаписи електронною поштою?
Поділіться файлом через хмарне сховище
Перейти до рішення
Короткий огляд
- Поділіться посиланням на файл у вашому хмарному сховищі.
- Дає змогу користувачам переглядати останню версію файлу, включно зі змінами, внесеними після надання посилання.
- Якщо надати доступ до редагування, користувачі зможуть навіть працювати над файлом разом із вами.
Коли варто використовувати цей спосіб
- Під час спільної роботи з іншими користувачами.
- Якщо ви хочете поділитися незавершеним відеофайлом, у який вноситимуться подальші правки.
Надішліть копію за допомогою інструмента для передавання файлів
Перейти до рішення
Короткий огляд
- Поділіться посиланням на копію файлу, яку можна завантажити.
- Для додаткової безпеки встановіть дозволи на доступ і термін дії посилання.
- Оформте сторінки завантаження у вашому особистому фірмовому стилі, щоб справити сильне враження на клієнтів.
Коли варто використовувати цей спосіб
- Для доставки готового експорту відеозаписів і кінцевих версій файлів.
- Якщо ви хочете надіслати файли, але не хочете, щоб одержувач бачив вашу версію в хмарному сховищі.
Прикріпіть стиснутий файл
Перейти до рішення
Короткий огляд
- Стисніть файл або відеозапис до меншого розміру, що погіршить його якість.
Коли варто використовувати цей спосіб
- Якщо потрібно використовувати вкладення електронної пошти.
- Інструменти спільного використання хмарних сховищ і передавання файлів забезпечують більший контроль та дають змогу передавати файли більшого розміру.
Обмеження для вкладень електронної пошти
Перш ніж ми перейдемо до рішень, варто витратити хвилинку, щоб зрозуміти, чому вкладення файлу безпосередньо в електронний лист часто не працює.
Розмір файлу
Як ми вже згадували, обмеження розміру файлу є головним недоліком під час надсилання файлів електронною поштою як вкладень.
Точні обмеження щодо файлів відрізняються, але найчастіше вони становлять 10–25 МБ. Наприклад, нижче наведено обмеження розміру файлів вкладень для деяких із найпопулярніших платформ електронної пошти.
- Gmail— 25 МБ
- Microsoft Outlook— 20 МБ
- iCloud Mail— 20 МБ
- ProtonMail— 25 МБ
- AOL Mail— 25—МБ
- Пошта Yahoo!— 25 МБ
- GMX— 50 МБ
Такі обмеження цілком прийнятні для надсилання документів, електронних таблиць та інших невеликих форматів файлів, але зображення і відеозаписи високої роздільної здатності швидко перевищать їх.
Безпека
Однак справа не лише в зручності надсилання файлів більшого розміру. Процес надсилання файлів у вигляді вкладень електронної пошти також має наслідки з погляду безпеки.
Розгляньмо це на прикладі. Уявіть, що у вас є портфель з усіма файлами, які ви хочете надіслати. Прикріпити ці файли до електронного листа — це те саме, що перекинути їх через стіну одержувачу, який стоїть з іншого боку.
Щойно ви кинете цей портфель, він вирветься з ваших рук, навіть якщо ви зрозумієте, що надіслали не ті файли або надіслали їх не тій людині.
А тепер уявіть той самий сценарій, тільки ви залишаєте портфель у віддаленій шафці, захищеній PIN-кодом. Одержувач може не тільки отримати доступ і відкрити шафку з даними за допомогою даних, наданих вами, але ви також можете віддалено змінити код доступу чи повністю змінити одержувача.
Це простий приклад, який допомагає точно проілюструвати, чому вкладені файли в електронних листах можуть призвести до неприємних ризиків для безпеки, адже помилки неминуче трапляються. Використовуючи зовнішні інструменти, ви забезпечуєте додатковий рівень безпеки й контролю, що надає вам спокій під час надання спільного доступу до результатів вашої роботи.
Контроль доступу й версій
Таке траплялося з усіма: ви щойно натиснули кнопку Надіслати у важливому листі й зрозуміли, що у вкладеному файлі чи відеозаписі є помилка.
За допомогою надання спільного доступу до файлів у хмарі ви можете просто виправити помилку у файлі, до якого надаєте спільний доступ, без необхідності надсилати повторний електронний лист. Так само сучасні рішення для надання спільного доступу до файлів забезпечують значно більший контроль над тим, хто може отримати доступ до ваших файлів і що він може з ними робити.
Отже, якщо ви ділитеся своєю останньою правкою з командою і хочете переконатися, що особисті менеджери можуть бачити її, але лише ваші колеги-редактори можуть вносити зміни, вам потрібно встановити дозволи доступу для кожного одержувача.
Звичайно, якщо вам потрібне рішення для розширеного керування версіями й отримання відгуків, спеціально розроблений інструмент для надсилання відгуків до відеозаписів, як-от Dropbox Replay, зможе якнайкраще задовольнити ваші потреби. Під час роботи з документами та іншими типами файлів інструменти для спільної роботи над вмістом, доступні в Dropbox, полегшують процес надання відгуків та реагування на них.
Як надсилати великі файли й відеозаписи електронною поштою
Завдяки безлічі доступних варіантів надіслати файл або відеозапис великого розміру електронною поштою дуже просто.
У цій частині посібника ми розглянемо наведені нижче три способи, кожен із яких може стати вам у пригоді залежно від вашої цілі.
- Поділіться файлом через хмарне сховище за допомогою посилання на файли у вашому хмарному сховищі Dropbox або іншій платформі.
- Надішліть окрему копію, яку можна завантажити, за допомогою інструмента для передавання великих файлів, як-от Dropbox Transfer.
- Прикріпіть стиснутий файл, якщо неможливо поділитися посиланням, що призведе до погіршення якості.
Надішліть копію файлу за допомогою інструмента для передавання великих файлів
Якщо вам не потрібні всі функції, які пропонує хмарне сховище, але все одно потрібно надіслати готові матеріали, такі інструменти для передавання великих файлів, як Dropbox Transfer, — це ідеальна платформа для надсилання довгих відеозаписів.
Просто перетягніть файли розміром до 250 ГБ у вікно передачі в Dropbox Transfer, виберіть потрібні параметри й поділіться, надіславши електронний лист із посиланням безпосередньо з Transfer або вручну скопіювавши посилання у свій електронний лист. Ваш одержувач зможе завантажити копію файлів за посиланням, яке отримає.
Завдяки Dropbox Transfer ви повністю контролюєте свої файли й завжди маєте повну інформацію про їхній статус. Ви можете виконувати наведене нижче.
- Доставляйте копії, щоб уникнути небажаних правок
- Контролюйте доступ за допомогою захисту паролем
- Установлюйте дату закінчення терміну дії посилання для прискорення завантаження
- Підтверджуйте доставку за допомогою сповіщень про завантаження
Навіщо чекати, поки ваш клієнт перегляне відеозапис, щоб справити перше враження? За допомогою Dropbox Transfer ви можете налаштувати сторінку завантаження за допомогою фонового зображення та логотипу на ваш вибір.
Прикріпіть стиснутий файл
За можливості, для надсилання відеозаписів і будь-яких інших матеріалів великого розміру найкраще використовувати рішення для надання доступу до файлів за посиланням, подібне до двох рішень, розглянутих вище.
Однак бувають ситуації, коли ви не можете скористатися посиланням, щоб поділитися файлом або відеозаписом. У такому випадку можна спробувати стиснути файл, щоб зменшити його розмір відповідно до обмежень поштового клієнта.
Стиснення файлів і відеозаписів — це процес видалення деяких елементів або їх скорочення для зменшення загального розміру файлу. Наприклад:
- зменшення роздільної здатності зображення чи відеозапису, як-от із 4К до 1080p;
- зниження частоти кадрів відеозапису, унаслідок чого воно стає більш переривчастим і менш плавним;
- погіршення якості аудіофайлу завдяки зниженню швидкості передачі бітів або частоти дискретизації;
- зміна інших технічних факторів, наприклад кольорів або кодування.
Якщо ви хочете стиснути відеозапис, є кілька способів це зробити, як описано нижче.
- Використання вбудованого програмного забезпечення, наприклад QuickTime, якщо ви користуєтеся Mac.
- Використання інструментів сторонніх розробників, як-от VLC Media Player.
- Стиснення файлів або відеозаписів у папку .zip, що може бути корисним під час надсилання колекцій файлів.
Застереження: якщо використовувати стиснення для зменшення обсягу файлу, якість вашого файлу або відеозапису буде погіршено.
Якщо для вас важлива якість відеозапису, скористайтеся хмарним сховищем для надсилання посилання або інструментом для передавання файлів, як-от Dropbox Transfer.
Надсилайте великі файли або відеозаписи електронною поштою без погіршення якості за допомогою Dropbox
Незалежно від того, чи ви надсилаєте копію файлу або ділитеся посиланням для спільної роботи, Dropbox задовольнить усі ваші потреби, коли йдеться про спільний доступ до великих файлів і надсилання довгих відеозаписів електронною поштою.
Щоб розпочати, поділіться посиланням зі свого хмарного сховища або перейдіть до Dropbox Transfer і почніть додавати файли.
