Як покращити етикет відеоконференцій

Що таке відеоконференція?

Відеоконференції — це будь-який вид телекомунікацій між двома або більше людьми за допомогою відео- та аудіозв’язку. Віддалені працівники й люди, які живуть далеко від сім’ї і друзів, уже є експертами в галузі відеодзвінків. А зі збільшенням кількості людей, які працюють із дому й віддалено, спілкування з колегами за допомогою відеоконференцій стає дедалі більш поширеним.

Навіщо потрібен етикет відеоконференцій?

З огляду на те, наскільки повсюдне сьогодні програмне забезпечення для відеоконференцій, можна подумати, що належний етикет уже добре зрозумілий. Хоча зазвичай немає проблем із спілкуванням у FaceTim з членами родини чи друзями, не виходячи з ліжка, це не стосується інструментів для спілкування на робочому місці, таких як Microsoft Teams, які вимагають більшої продуманості як для пристойності, так і для ефективності. Ви можете бути експертом у проведенні зустрічей в офісі, але додатковий віртуальний бар'єр відеоконференцій може стати проблемою для деяких.

Працюючи з дому, людина може легко відволікатися та втрачати зосередженість, і відеоконференції не є винятком із цього правила. Так мило, коли собака учасника команди заходить у кімнату, але це симпатичне цуценя може відволікати від роботи. Те саме стосується й байдужих учасників зустрічі, які не слухають або не звертають увагу на те, що відбувається.

Основні правила етикету відеоконференцій

Перший крок до продуктивних відеодзвінків – це переконатися, що вони функціональні, як з технічної, так і з людської точки зору. Отже, щоб ви максимально ефективно використовували відеозустрічі зі своїми колегами, ми склали контрольний список найважливіших порад щодо етикету відеодзвінків, яких слід дотримуватися:

Перевірте підключення до Інтернету й обладнання заздалегідь

Ви виглядатимете й почуватиметеся безпорадно та непрофесійно, якщо намагатиметеся почати зустріч із вимкнутим мікрофоном або вебкамерою. Якщо зустріч планувалася завчасно, перевірте налаштування відеоконференції заздалегідь, а не за дві хвилини до її початку. Перевірте вбудований мікрофон або гарнітуру, щоби переконатися, що ваше програмне забезпечення їх виявило.

Вам також потрібно перевірити, чи може ваше інтернет-з’єднання підтримувати відеоконференцію. Ви ж не хочете відключитися в найважливіший момент або під час розмови.

Якщо у вас проблеми зі з’єднанням, існує багато програм, які дозволяють обмежити якість одержуваного відео або вимкнути його, щоби продовжити участь в аудіоформаті. Навіть якщо ви не можете підтримувати відеозв’язок з іншими учасниками команди, дуже важливо мати можливість стежити за перебігом зустрічі та брати в ній участь. Майте на увазі, що деякі люди можуть взагалі відмовитися від відео з різних причин, особливо якщо вони перебувають у спільному просторі з дітьми або домашніми тваринами або просто не хочуть, щоб їх бачили в цей момент. Це також не проблема.

Одягніться відповідно

Це траплялося з кожним хоча б раз у житті: ви кидаєтеся до портативного комп’ютера прямо з ліжка, щоби встигнути на зустріч команди о 9:00. Проте участь у відеозустрічі в піжамі може не найкращим чином вплинути на ваш діловий імідж. Якщо ви хочете справляти враження серйозної людини під час відеоконференції, одягніться відповідно. Діловий стиль одягу необов’язковий, але переконайтеся, що ви одягнені відповідно, щоби постати перед учасниками вашої команди. По-перше, так ви продемонструєте свою небайдужість, а по-друге, змінивши звичний спортивний одяг, ви зможете налаштуватися на продуктивну та предметну розмову з колегами.

Знайдіть тихе місце

Не в кожного є особистий кабінет для роботи з дому, проте важливо знайти або організувати собі тихе місце для відеоконференцій. Навіть якщо члени сім’ї, сусіди по кімнаті або домашні тварини, які блукають по кімнаті, не заважають вам, вони можуть відволікати ваших співрозмовників. Тому для участі у відеоконференції виберіть місце, де ніхто не ходитиме й не турбуватиме вас. Так ви зможете зосередитись на тому, що кажуть колеги, і усунути будь-який фоновий шум під час розмови.

Створіть підхожу обстановку

Тепер, коли ви одягнені та знаходитесь у відокремленому місці для відеодзвінка, зверніть увагу на своє оточення та на те, як воно виглядає на камеру.

Ваша підготовка не матиме значення, якщо надто темно, щоб ваші колеги щось побачили, або якщо все, на що вони дивляться, — це купа брудного посуду в раковині. Знайдіть хвилинку, щоб прибрати та облаштувати простір навколо себе. Відкрийте штори або ввімкніть світло, або, якщо проблема у вашому візуально неохайному декорі, використовуйте зелений екран чи віртуальний фон, щоб замаскувати його. Наприклад, Google Meet дозволяє розмити фон або замінити його зображенням чи відео — зелений екран не потрібен.

Вимикайте звук мікрофона, коли не розмовляєте

Одним із найважливіших аспектів етикету відеодзвінків після початку наради є вимкнення звуку вашого мікрофона, коли ви не розмовляєте. Навіть якщо ви знайшли тихе місце для наради, ваш мікрофон усе одно вловлюватиме звуки, коли ви рухаєтеся, кашляєте або починаєте друкувати.

Навряд чи ви хочете, щоби ваш колега був змушений повторювати сказане через те, що його випадково перервали, або щоб хтось помітив, нехай навіть на мить, що під час зустрічі ви займаєтеся іншими справами. У більшості програм для відеоконференцій є кнопка вимкнення звуку для вас або для дзвінка. Однак не забудьте ввімкнути звук, коли захочете щось сказати.

Дивіться в камеру

Вам може здатися, що під час відеодзвінка краще дивитися на відеозображення колег. Однак якщо ви хочете, щоб інші учасники наради зосередили свою увагу на вас, коли ви говорите, потрібно дивитися прямо в камеру.

Навіть якщо ви не бачите своїх колег, погляд у камеру допомагає відтворити відчуття особистого спілкування, що гарантує, що їхня увага звернена на вас і вони справді слухають те, що ви кажете. Якщо ви хочете бачити колег, коли ви виступаєте, розташуйте відео на екрані безпосередньо поруч із камерою, щоб і камера, і відео були на рівні очей. Це не проблема для більшості портативних комп’ютерів, але вам може знадобитися щось перемістити, якщо ви працюєте на ПК.

Будьте уважні й зосереджені

Звісно, ​​після того, як ви потрапили на відеоконференцію, найважливіше, що ви можете зробити, це зосередитися на зустрічі, яку ви проводите. Відключитися від зустрічі під час відеоконференції набагато легше та зручніше, ніж в офісі. Це означає, що саме від вас залежить, чи берете ви участь так, ніби ви в офісі, навіть якщо сидите у своїй спальні за ноутбуком.

Для підтримки зосередженості вдома можна використовувати такі самі способи, як і в офісі: наприклад, можна робити нотатки, щоб легше засвоювати інформацію і реагувати на питання, що обговорюються. Також потрібно уникати спокуси перемикатися на інші вкладки й дії або заглядати в телефон. Навіть якщо вам здається, що у вас добре виходить робити кілька справ одночасно, відволікаючись, ви не отримаєте великої користі від зустрічі, на якій присутні.

Як провести відеоконференцію ефективно

Коли ви опануєте основи етикету відеоконференцій, у вас не виникне жодних проблем із налаштуванням і проведенням відеодзвінків із колегами. Однак, як і в офісі, щоб організувати ефективні відеозустрічі й провести час із користю, знадобиться трохи більше зусиль. Якщо ви плануєте зустріч із колегами, переконайтеся, що у вас є всі необхідні матеріали. Подумайте, як залучити віддалених учасників зустрічі.

Завжди складайте порядок денний

Першим кроком до організації ефективної зустрічі як в офісі, так і за його межами є визначення порядку денного. Цей крок сам по собі має велике значення для успіху відеоконференції.

Завдяки шаблону порядку денного зустрічі, доступному в Dropbox, ви можете легко й швидко скласти спільний порядок денний, у якому буде викладено основні пункти вашої зустрічі. Ті, хто був запрошений на зустріч, але не зміг бути присутнім, також матимуть змогу переглянути цей документ згодом.

Діліться файлами й інформацією до початку зустрічі

Якщо ви очікуєте від вашої команди участі та співпраці під час відеодзвінка, важливо створити умови для цього. В офісі можна просто роздавати аркуші паперу або записувати те, що потрібно, на інтерактивній дошці, а відеоконференції вимагають більш ретельного планування.

Підготуйте та поділіться файлами чи документами, які вам знадобляться, до зустрічі, щоб ваші колеги не вагалися. Після того, як ви всі будете на лінії, ви також можете поділитися своїм екраном, щоб разом переглянути документ, щоб усі були в курсі справ. Ще краще те, що ви можете потім поділитися цим файлом з Dropbox у відеозустрічі, де учасники команди зможуть доповнювати його в режимі реального часу.

Розішліть запрошення заздалегідь

В офісі, щоб запросити людей до кімнати для переговорів, потрібно просто підійти до їхнього столу та запитати, чи є у них 10 хвилин. Однак, працюючи з дому, може бути набагато складніше привернути увагу людей, навіть якщо використовувати Slack або інші офісні чат-додатки.

Якщо ви хочете, щоб люди прийшли на вашу відеоконференцію, повідомте їх про неї заздалегідь. Якщо цього не зробити, вони можуть бути відсутніми на робочому місці в потрібний момент, і у них не буде часу прочитати порядок денний. Дайте всім необхідний час на підготовку до відеоконференції, налаштуйтеся самі й налаштуйте всю команду на успіх.

Співпраця за допомогою відеоконференцій

Робота команд у віддаленому режиме набуває дедалі більшої популярності, а тому відеодзвінки вже не просто замінюють зустрічі, а стають нормою для багатьох компаній. Оскільки відеоконференції відіграють важливу роль як в особистому, так і в діловому житті, важливо правильно користуватися цією технологією.

Тож наступного разу, коли ви плануєте відеозустріч на 10 ранку, скористайтеся нашим етикетом відеоконференцій, щоб ваша зустріч пройшла успішно. Підготовка до відеоконференції допоможе залучити вашу команду до участі та, зрештою, покращить вашу командну роботу онлайн під час віддаленої роботи.