У якому б відділі й на якій посаді ми не працювали, під час роботи ми створюємо величезну кількість документів та інших файлів. Але як же легко вони губляться в розлогій екосистемі компанії! Тож як їх шукати?
Система управління документами може допомогти вам оптимізувати робочі процеси, підвищити ефективність та продуктивність, а також заощадити дорогоцінний час вашої команди.
У цій статті розповідається, що таке система документообігу та які переваги її використання. А ще тут є кілька порад, як вибрати найкраще рішення для своїх потреб.
Що таке документообіг?
Документообіг — це процес записування, зберігання, архівування, відстеження й отримання електронних документів у компанії. До них серед іншого належать PDF-файли, текстові файли різних форматів, а також відеозаписи та скановані копії паперових документів, приміром квитанцій.
Завдяки системі цифрового управління документами ви можете позбутися паперової роботи та спростити редагування контенту, такого як PDF-файли, обмін файлами для електронних підписів та інші важливі бізнес-процеси.
Система управління документами (або «DMS») дозволяє вам збирати різні типи документів з різних джерел, таких як електронні листи, онлайн-форми та спільні цифрові файли, і зберігати їх у безпечному та легкодоступному місці.
Чому вам потрібна система цифрового документообігу
Вам потрібна чітка, але комплексна система, щоб гарантувати безпеку документів та забезпечити ефективне управління вашими документами.
Сьогодні ми всі створюємо величезну кількість даних у своєму робочому житті, взаємодіючи з клієнтами, колегами та іншими зацікавленими сторонами. Система цифрового управління документами допомагає забезпечити доступність, але водночас захист наших файлів і папок, оскільки ми продовжуємо створювати, отримувати та ділитися ними в рамках наших робочих процесів і проектів.
Чим корисні системи документообігу?
Впровадивши систему документообігу, компанія отримує цілу низку переваг.
1. Командна робота та співпраця
Коли учасники команди знають, де зберігаються всі потрібні їм файли та папки, співпраця в режимі реального часу значно полегшується. Більше не потрібно пересилати документи туди-сюди за допомогою електронної пошти та інших засобів зв’язку.
Це також спрощує обмін вмістом із клієнтами та іншими зовнішніми користувачами. А зберігання документів у захищеному місці та обмеження доступу до них лише певним колом людей виводить безпеку всього процесу співпраці на новий рівень.
2. Зручність доступу
Варто лише уявити компанію, де всі документи зберігаються в паперовому вигляді та ще й у багатьох різних місцях, — і стане очевидним, наскільки простіше працювати з ними в централізованій електронній системі, а особливо коли вона хмарна. Адже тоді всі потрібні документи доступні учасникам команди будь-де й на будь-якому пристрої.
Тож, незалежно від того, чи працюєте ви з дому, чи виконуєте завдання в дорозі, ви можете уникнути втрати документів, отримавши безпечний доступ до файлів, які зберігаються в хмарному сховищі.
Централізований простір для ваших документів також значно полегшує пошук файлів — більше жодних документів, розкиданих по різних папках і підпапках з неминучими проблемами доступу.
3. Вищий рівень безпеки
Користуючись такими вбудованими функціями безпеки Dropbox, як Надіслати та відстежувати, ви зможете надавати дозволи на доступ і дізнаватись, де, коли та як документ переглядали, редагували й спільно використовували.
Адміністратори можуть надавати доступ до документів лише тим людям, яким він потрібен, захищаючи конфіденційну інформацію та підтримуючи дотримання нормативних вимог.
Належне управління документацією також стає юридичним імперативом у багатьох галузях, а це означає, що надійна система управління документами може допомогти продемонструвати аудиторам, що ви дотримуєтеся відповідних законів і правил.
4. Підвищення ефективності та продуктивності
Завдяки комплексній системі документообігу вам не доведеться витрачати час на пошуки файлів у різних програмах, на різних пристроях чи вкладках у браузері.
А якщо ви покращите це за допомогою інтелектуальних інструментів штучного інтелекту, таких як Dropbox Dash, ви зможете знайти все, що вам потрібно, лише за кілька кліків, незалежно від метаданих чи формату файлу, заощаджуючи ваш дорогоцінний час і зусилля.
На що звернути увагу, вибираючи систему документообігу
Щоб програмне забезпечення для документообігу було справді корисним, його ключові функції мають бути зручними й ефективними:
керування версіями — можливість переглянути етапи створення поточного документа та його відмінності від попередніх версій;
безпека та керування доступом — шифрування файлів і можливість захистити паролем важливі документи;
автоматизація робочих процесів — швидше виконання трудомістких завдань, наприклад створення папок та керування ними;
Співпраця—зберігайте документи в централізованому місці, щоб вашим колегам було зручно працювати з файлами одночасно.
пошук та отримання файлів — вибирайте таке програмне забезпечення, у якому легко буде шукати потрібні документи.
Обрана вами система також повинна бездоганно вписуватися у ваш робочий процес управління документами, щоб ви та ваша команда могли продовжувати створювати, ділитися та керувати своїми документами без проблем.
Єдина централізована система документообігу
Dropbox — ідеальне місце для централізованого зберігання файлів, що використовуються у ваших проєктах, а також для спільної роботи з цими файлами та отримання відгуків. З Dropbox легко буде створювати й редагувати документи, ділитися ними з учасниками команди, а також отримувати доступ до них звідки завгодно та коли завгодно.
