数字资产管理的陷阱——以及应该使用什么替代方案

大多数营销和创意团队都使用某种形式的数字资产管理（DAM）系统。但是，如果你曾经因为文件夹命名不当而浪费了 15 分钟，或者不小心重复使用了过时的徽标，你就会知道，拥有一个 DAM 系统并不总是意味着它对你或你的团队有效。

这就引出了一个问题：你真的需要一个吗？或许如此——但有一些方法可以减轻数字资产管理带来的痛苦。

数字资产管理的核心在于如何处理你的创意资产：

• 存储
• 整理
• 访问
• 维持

资产包括照片、模板、宣传视频、设计文件以及许多其他资源——具体取决于您的行业。数字资产管理 (DAM) 系统应该便于协作、重用关键内容，并保持所有内容的品牌一致性。

然而，大多数企业级数字资产管理平台对于创意团队来说都过于臃肿、昂贵且复杂——他们只想快速推进项目并保持项目按计划进行。如果您的团队不断切换工具、搜索资源或重复工作，那么您的数字资产管理系统 (DAM) 可能弊大于利。

在本指南中，我们将讨论数字资产管理软件的一个鲜为人知的问题：你可能根本不需要它。

Dropbox 不是数字资产管理 (DAM) 系统，它也没有试图取代数字资产管理系统。但是，如果您正在寻找更轻便、更直观的文件存储替代方案，并希望拥有像 Dropbox Dash 这样的智能工具，那么它是一个不错的选择。这样一来，你既可以简化日常工作，又能保持创意素材的井然有序、易于访问和共享（而无需额外开销）。

使用数字资产管理系统的 5 个好处

没有人说数字资产管理（DAM）应该像渡渡鸟一样灭绝，而且它也不是只有拥有 20 人创意团队的大型机构才需要的东西——任何管理资产的营销或创意团队都可以从更有条理的管理中受益。

合适的系统可以减少混乱，节省时间，并使每个人都按照相同的方式工作。方法如下：

1. 品牌一致性

最明显的好处是数字资产管理系统可以防止数据不一致。无论是最新的标志、产品照片还是最新的品牌指南，将所有内容集中在一个地方有助于保持资产的整洁和最新状态。

如果你始终保持品牌形象一致，每个人看起来都会更专业，你的客户也会获得最佳体验。不再允许过时的标志偷偷出现在新的演示文稿中，也不再允许非品牌颜色出现在宣传材料中。

2. 节省时间

一个井然有序的系统可以将你最常用的文件放在你的指尖——无需再翻阅无尽的文件夹或从 Slack 重新下载附件。从商业角度来看，这可能是数字资产管理（DAM）最深远的好处。

关键在于减少一天中累积起来的 5 到 10 分钟的延误。如果将这些节省下来的成本累积到一周、一个月或一年，你的团队就能额外获得数小时甚至数天的生产力。

3. 协作

一个统一的权威来源意味着设计师、营销人员、内容创作者以及任何其他类型的利益相关者都在使用同一个文件，而不是多个不同的版本在电子邮件中流传。

无需再纠结哪个文件才是正确的版本，团队之间的交接可以更加顺畅。无论是创意团队向媒体团队交接，还是其他任何组合方式，各部门都能更轻松地协同工作。

4. 现有资产易于重复使用

数字资产管理系统可以确保您的优秀作品不会蒙尘。有了合适的系统，就可以轻松找到并重新利用高绩效内容——无论是过去活动中的视觉素材还是经过实践检验的模板。

DAM 中的资产可访问性，以及可能为团队中的特定人员提供的特定集合，减少了返工的需要——因为好的作品会被存储起来，供人们重复使用、增强或仅仅是查看以获取灵感。

5. 审计跟踪/版本历史记录

当你需要处理反馈和审批时，版本历史记录是你最好的朋友。DAM 可以让您查看更改了什么、谁进行了编辑，并在需要时回滚。它使协作更加顺畅，更容易达成活动里程碑。

审计跟踪和版本历史记录最重要的意义在于问责制。在系统中，很容易就能看到谁上传了什么文件、上传时间以及其他详细信息。这可以为你避免犯错提供保障。

事实上，这些好处是巨大的，但它们并不需要昂贵的企业级数字资产管理系统，也不需要复杂的权限设置和陡峭的学习曲线。Dropbox 这类轻量级、直观易用的工具可以带来同样的效果，而且不会拖慢团队的速度。

传统数字资产管理工具面临的 5 个挑战

数字资产管理应该让工作更轻松，尤其对于创意和营销团队而言。然而，使用许多传统的数字资产管理系统时，你会感觉自己是在与工具作斗争，而不是在完成待办事项清单。

有时，企业级数字资产管理系统反而会拖累你。以下是团队遇到的一些最大痛点：

1. 复杂性和陡峭的学习曲线

有些数字资产管理平台功能过于臃肿，甚至需要专门的培训才能上传文件。它们的设计初衷是用于企业级治理，而不是满足快速发展的营销团队的日常需求。

大多数创意团队不需要企业级数字资产管理系统的功能，这意味着如果你的系统具备这些功能，它们就只是没有得到充分利用（或者根本没有使用），所以你永远无法从中获得全部价值。

2. 用户界面糟糕或结构不一致

当你的系统看起来像 2005 年的电子表格时，找到你需要的东西就像解谜一样。繁琐的菜单或笨拙的界面也可能导致创意工作流程停滞不前。这是创造力的克星。

创意团队与技术团队的反应不同，技术团队可能更喜欢类似《黑客帝国》的数据领域。对于这些领域的团队管理者来说，拥有一个基于可视化且高度直观的平台，以便充分发挥团队成员的潜力，是非常重要的。

3. 维护费用

许多传统的数字资产管理 (DAM) 工具需要全职管理员或 IT 专家来管理用户、修复元数据问题并保持系统运行。对于全球品牌来说这当然没问题，但对于同时处理多个项目的小团队来说就有点勉强了。

借助简化的 DAM 系统，创意团队可以自行管理。Dropbox 可以帮助您标记或整理上传到云存储的文件，从而更轻松地维护统一、井然有序的系统。

4. 缺乏灵活性

文件夹结构僵化、排序选项有限，而且无法快速预览图片文件？对于需要快速、直观地工作的设计和内容团队来说，这是个致命的缺陷，因为他们不需要花费时间来解码文件名。

大多数企业级数字资产管理平台更像是一个数据库，而不是一个以视觉方式呈现内容的图书馆。这就像是在查看文件列表，而不是实际查看每个文件的内容，这大大提高了效率。

5. 成本

水坝并不便宜。从设置、培训到持续支持，功能齐全的企业级数字资产管理系统 (DAM) 会消耗大量预算，而这些预算原本可以用于营销活动素材、团队发展或其他任何方面。

如果你没有持续使用数字资产管理系统的每一项功能，也没有真正发挥其全部潜力，那么你在价值方面就真的会蒙受损失。通常情况下，成本较低的替代方案能为创意团队提供更高的价值。

Dropbox 提供基于云的存储服务，其协作功能专为现实中的团队（而不仅仅是 IT 部门）而设计。我们的解决方案拥有直观的界面、灵活的结构，以及便于创意人员预览的功能，可以帮助团队轻松管理素材。

CMS 与 DAM——有什么区别？

内容管理系统 (CMS) 与数字资产管理 (DAM) 工具很容易混淆——尤其是在同时使用两者的情况下。但它们在创作流程中发挥着截然不同的作用：

• 内容管理系统 (CMS) 可帮助您管理和发布实时内容——例如博客文章、落地页、网页文案以及已获批准并发布到网络上的媒体内容。
• 数字资产管理系统 (DAM) 是您团队存储、整理和访问原始创意文件的地方——包括徽标、模板、营销活动素材、视频、设计文件以及您用来创造奇迹的任何内容。

你可以这样理解：CMS = 内容完成后存放的地方。DAM = 内容在制作过程中（以及制作完成后）存放的地方。大多数营销团队都需要这两者，但除非你是一家规模庞大的公司，否则你可能不需要功能强大的数字资产管理系统。

如果您的团队只需要保持井然有序、确保文件一致，并找到设计的正确版本，那么像 Dropbox 这样方便进行整理的平台就能完美地完成这项工作，同时兼具复杂度和成本更低，而效率更高的优点。

使用 Dropbox 管理数字资产的简单方法

如果你到现在还不知道的话，传统的数字资产管理系统对于快速发展的创意和营销团队来说可能过于复杂。这时，轻量级数字资产管理 (DAM) 替代方案就派上了用场，它们简化了流程。

以下是 Dropbox 如何以简单易用、价格实惠的方式提供数字资产管理所有基本功能的一些方法：

• 内置版本历史和智能权限：Dropbox 让您可以准确地了解进行了哪些更改、何时进行的更改，以及谁进行了更新。只需单击几下鼠标，即可轻松设置和调整文件和文件夹权限。
• 没有陡峭的学习曲线：创意团队可以立即上手，无需特殊培训或 IT 团队进行设置。它既足够直观，适合自由职业者或个体经营者使用，又足够可扩展，适合整个机构使用。
• 价格实惠：无论您是精简的内部团队还是完整的创意部门，Dropbox 的定价方案都非常灵活——为个人用户、团队和企业用户提供了多种选择。
• 通用搜索和 AI 工具：忘记文件名了？没问题。Dropbox Dash 中的 AI 提供支持的通用搜索功能会搜索文件内容，而不仅仅是标题，因此您可以立即找到合适的资源。
• 灵活敏捷地收集内容：Dash 将相关的文件、链接和内容自动归集到一个中心化的可共享存储空间中，而无需更改任何文件的原始存储位置。例如，对于创意总监来说，这就非常好，因为他们可能需要为设计师收集一批已获批准的产品图片，以便针对特定的设计任务进行选择。

如果您的团队需要一种更简单的方法来保持井然有序、加快工作速度并避免混乱地协作，Dropbox 可以为您提供 DAM 的所有优势，而无需任何麻烦。

使用 Dropbox 轻松管理创意素材

并非每个创意团队都需要（或想要）一个笨重的数字资产管理系统，该系统需要数周时间才能上线，并且需要一支庞大的队伍来维护。你只需要一种简单的方法来找到你需要的东西，分享它，并让项目顺利进行——而不会陷入混乱。

Dropbox 正是为此而生，它提供了一种安全、可搜索且简单的方式来管理您的数字资产——无需额外的软件或陡峭的学习曲线，即可实现更智能的协作、更快的周转速度和更流畅的工作流程。

使用一款真正适合创意人员使用的工具，让您的团队保持步调一致，而无需承受管理上的烦恼。如果您已经准备好告别过度复杂的流程，并像专业人士一样管理素材，那就立即选择一个套餐，或马上免费试用 Dropbox。