自由职业者可帮助营销团队更快、更灵活地推进工作。他们可以设计营销活动、编辑视频、制作提案、撰写发布计划，或在您的团队需要额外人手时协助交付客户工作。
但工作结束时，项目并未真正完成，只有等文件回归原位、访问权限清理完毕，才算大功告成。自由职业者可能会接触到以下信息：
- 文件夹
- 摘要
- 草稿
- 最终导出
- 共享链接
- 发票
- 客户端文件
- 机密项目内容
如果合同结束后访问权限仍然开放，您可能会难以掌握共享了哪些内容、谁仍可编辑这些内容，以及最终版本存放在何处。
我们的离职清单可帮助您更加轻松、有条不紊地结束自由职业者和承包商的合作工作。有了 Dropbox，您可以收集最终文件、删除访问权限、查看共享链接，并让项目日后更易于查找。选择套餐，简化离职流程。
什么是自由职业者离职流程？
自由职业者离场是指结束合同工作的流程，包括收集最终交付成果、保存项目背景信息、处理管理任务，以及移除对文件、文件夹、工具或共享链接的访问权限。这项任务正变得越来越普遍，麦肯锡2022年的一项调查显示，多达 36% 的美国在职人员认为自己是自由职业者或独立工作者。
自由职业者的离职流程与员工离职类似，但往往更侧重于具体项目。自由职业者的离职通常不涉及薪资发放、福利待遇和内部人力资源流程，而主要归结为几个实际问题：
- 您是否已获得所有付费的最终文件？
- 您的团队知道工作内容存放在何处吗？
- 自由职业者是否仍可查看、编辑或下载机密项目内容？
一份完善的自由职业者离职清单可让您在项目消失于某个命名含糊的文件夹之前，用一种可重复的方式解答这些问题。
为什么员工离职清单无法完全涵盖自由职业者的工作
您不应将员工离职流程应用于自由职业者。Standard的员工离职清单通常涵盖公司财产、内部帐户、离职面谈、最后一笔薪酬以及知识转移。
这些步骤可能会有所帮助，但自由职业者会带来另一种风险。自由职业者通常需要跨越以下场景开展工作：
- 公司文件夹
- Personal 工作区
- 电子邮件附件
- 文件转移链接
- 创意工具
项目进行期间，他们可能拥有编辑访问权限，但在最终交接后，他们可能不再需要相同的访问权限。而且，如果共享链接仍处于活动状态，即使您已将某人从文件夹中移除，项目内容仍可能保持可访问状态。
因此，自由职业者的离岗流程应重点关注内容闭环的完成——收集工作成果、保留合适的人员，并移除不再需要访问权限的人员的访问权限。
自由职业者离职清单——保护项目文件的 8 个步骤
每当自由职业者、承包商或代理机构的工作结束时，均可使用此离职清单。您可以将其应用于设计项目、营销活动、客户交付成果、视频编辑、咨询工作，以及任何由外部人员处理 Business 内容的项目。具体方法如下：
1. 确认项目已完成
在删除访问权限之前，请确保实际工作已完成。确认合同中的最终范围、交付日期、剩余修订版、最终发票以及任何使用情况或许可详情。
此时也是提出一个简单交接问题的好时机——“是否有任何我们日后需要、但尚未放入最终文件夹中的内容？”
这可能包括工作文件、原始素材、字体、研究笔记、可编辑模板、源文件、导出设置或文档。查看合同并作出判断。
2. 创建一个最终成稿文件夹
在由您的团队掌控的云存储中，将项目数据集中收集到一处。最终的文件夹可能包括：
- 最终批准的文件
- 源文件和工作文件
- 合同、发票和摘要
- 会议记录与决策日志
- 客户端或利益相关者的反馈
- 用于交付的导出版本
借助共享文件夹，您可以将项目文件集中管理，并控制谁可以查看或编辑这些文件。Dropbox 还允许您为共享的文件和文件夹 设置权限，包括查看和编辑权限。
3. 确认您需要的文件的所有权
请确保最终文件保存在公司管理的位置，而不仅仅是自由职业者自己的工作区中。对于您的团队日后可能需要重复使用的可编辑文件而言，这一点尤为重要。
例如，如果您下个季度需要可编辑的设计文件，请不要只保留已完成的PDF。如果日后的编辑需要用到项目文件、字幕、音频分轨或原始片段，请不要只保留最终导出的视频。
目的是确保在自由职业者完成其工作后，成果仍然具有价值且易于使用。
4. 在项目背景信息消失前及时保存
仅凭文件并不总能讲清楚全部情况。请自由职业者提供一份简短的交接说明，其中包括：
- 最终文件的存储位置
- 哪个文件是批准的最终版本
- 使用了哪些工具、模板或插件
- 上一轮修订版中有哪些变化
- 任何已知问题、悬而未决的疑问或后续步骤
大多数自由职业者都习惯这样做，这可以省去日后大量的跟进工作，尤其是当团队成员需要在合同结束数月后重新启动项目时。
第五步：查看文件夹和文件权限
接下来，请查看谁可以访问该文件夹以及他们可以对其执行哪些操作。在项目进行期间，自由职业者可能需要编辑访问权限。交付后，他们可能只需在短暂的审查期内拥有查看访问权限，或者根本无需任何访问权限。
通过 Dropbox 共享文件和文件夹，您可以设置所有者、编辑者和查看者等角色。“可编辑”允许他人在文件夹中添加、编辑、删除、共享或下载文件，而“可查看”允许他人查看、下载、共享和评论文件，但不能添加、编辑或删除文件。
6. 移除自由职业者的共享文件和文件夹访问权限
项目关闭后，请从自由职业者不再需要的共享文件和文件夹中移除其访问权限。在 Dropbox 中，从共享文件夹中移除成员意味着该成员将无法再访问文件夹及其包含的文件。您还可以选择该成员是否保留文件夹的复制，但该复制将不再与其他帐户同步。
清单中的这一步骤有时被称为“撤销访问权限”，听起来颇为严肃。不过，日常操作其实很简单——工作完成后删除访问权限即可。
7. 查看共享链接、密码、到期日和下载
将某人从文件夹中移除，并不一定能涵盖文件被共享的每一种方式。共享链接需要单独进行审查。注意查找为审查、审批、交付客户端或转移文件而发送的链接。确定哪些链接应保留、哪些应过期，以及哪些应删除。
Dropbox 支持带有密码保护和到期日等控制功能的共享链接，团队管理员还可以为团队共享链接设置默认到期日。链接到期后，访问者会看到该链接已过期的提示。
此步骤对于禁发内容、未发布的创意作品、定价文件、策略文档、客户列表以及任何受保密协议保护的内容尤为重要。
8. 归档项目并记录收尾工作
清理访问权限后，请将项目归档到您的团队日后能够找到的位置。添加一条简短的说明，记录以下内容：
- 最终文件的存储位置
- 谁仍然拥有访问权限
- 哪些共享链接仍处于活动状态
- 自由职业者的访问权限被移除时
- 在离职过程中找回、恢复或替换的任何文件
这会让您的下一个项目更加轻松。当客户端、经理或团队成员询问某项内容的去向时，它还能为您的团队提供清晰的记录。
如果项目文件被更改、删除或覆盖，您应该怎么办？
如果项目文件在交接过程中被更改、删除或覆盖，请在关闭项目之前查看文件活动和版本历史。
当接近完成时出现问题，这会很有帮助。也许最终演示文稿被旧版本覆盖了，也许设计人员删除了您的团队仍需要的未使用资源，又或许承包商将最终文件上传到了错误的文件夹中。
Dropbox 中的版本历史和恢复功能可帮助您查看对文件或文件夹所做的更改、比较版本，并恢复旧版本。可用的版本历史时段取决于您的套餐。在彻底移除访问权限之前，请先执行以下操作：
- 查看近期活动—留意最终交接期间所做的更改
- 确认批准的版本—确保您的团队计划使用的文件是正确的那个
- 按需恢复——如果某个文件被误改，您可使用版本历史将其还原
Dropbox 还可以帮助团队在意外编辑或删除工作资料后恢复文件。
Dropbox 如何帮助您安全地解除自由职业者的权限
借助 Dropbox 云存储，您可以收集最终文件、整理交接工作、管理共享文件权限、审查共享链接，并保留更改记录。
考虑三项工作中的结算收尾。
- 汇集工作成果——使用共享文件夹，将最终交付成果、源文件、简报、发票和备注集中存放在由您的团队掌控的一处位置
- 控制访问权限——在工作进行期间为自由职业者提供适当的访问级别，并在工作结束后移除访问权限、更改文件权限或查看共享链接
- 保持项目可恢复——使用版本历史和文件恢复、查看者信息以及共享详情，更轻松地了解文件活动
当项目内容已集中存放于一个共享位置时，自由职业者的离场交接会更加轻松。这意味着您无需再花时间四处寻找最终文件，也能更加确信项目已真正结束。
结束项目，同时不失去对工作的掌控
自由职业者离职清单需要保持一致性。收集最终文件、保存背景信息、查看权限、删除访问权限、检查共享链接并归档项目。
借助 Dropbox，您可以简化自由职业者的离职流程，从初始简报到最终交接，全程无忧，同时在项目结束时妥善管理相关访问权限。选择 Dropbox 套餐，立即开始使用。
