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我们中的很多人都把时间花在了“工作琐事”上。根据 McKinsey 的调查，知识工作者将近 20% 的时间都花在了查找内部信息或寻找可协助特定任务的同事上。
通过简化的工作流程，您可以减少时间浪费并显著改善您的操作流程。通过识别和消除拖慢您速度的重复性任务或问题，您可以提高效率和生产力。
在本指南中，我们将向您介绍五种简单的策略来精简工作流程，让您告别不必要的复杂性，迎来一个简化的流程，让您的团队做到事半功倍。
精简工作流程有哪些好处？
通过精简流程，您可以剔除日常工作中的不必要步骤，消除耗时的任务并减少错误。其他的一些好处包括：
- 提高生产力
- 提升效率
- 改善沟通
- 减少延误和逾期
- 竞争优势
- 振奋员工士气
- 简化员工培训
- 更清晰的职责和责任
精简工作流程的 5 种方法
下面介绍精简工作流程的 5 种方法：
1. 识别当前拖慢进度的流程
如果您的工作流程需要精简，通常会有这些迹象：项目无法按时交付，出现延误和瓶颈；频繁返工或不必要的重复工作；使用多余的技术反而制造了新问题，而不是解决问题。
评估您当前的工作流程时，请考虑：
- 涉及的人员、系统或工具
- 实现工作流程预期成果所需的任务、步骤或活动
- 完成每项任务或活动通常需要的时间
- 确保工作流程顺利进行所需的信息
- 启动工作流程的触发因素、操作、时间或条件
- 工作流程的预期成果或结果
如果能让其他人一起参与进来，你们就可以齐心协力，找出工作流程中的冗余或低效环节。
借助 Dropbox 文件共享和协作工具，您可以更轻松地收集团队成员的意见。
例如，Dropbox 允许多名用户实时处理相同文件，促进更流畅的协作。这种透明度可以帮助识别所有瓶颈，因为如果一名团队成员总是需要更长时间来完成一项任务，可能表明工作流程的某一部分有问题。
要弄清楚工作流程中哪些步骤最耗时、哪些地方可以改进，Dropbox 还提供了一个详细的活动日志。通过这个日志，您可以查看文件的所有操作记录，比如谁查看过、下载过或编辑过。
2. 明确目标和目的
一旦确定了需要简化的工作流程，您就可以开始定义通过这次改组想要实现的目标以及计划如何实现这一目标。
即使一开始您的计划还比较笼统，思考您想做出哪些具体改进以及为什么要这么做，都能帮您把注意力集中在想要的结果上。
例如，如果您的团队习惯以冲刺的方式工作，每月都有滚动截止日期，您可能需要精简反馈流程，避免项目在月底卡壳。使用 Dropbox Paper 这样的项目管理工具，您可以在几秒内创建待办事项列表、给团队成员分派任务，并设置截止日期。当截止日期临近时，Paper 会自动发送通知，让您随时掌控项目任务。
3. 尽可能使用模板和工作流程自动化
流程自动化可以帮助您减少在手动或重复任务上花费的时间，让您把更多精力投入到更有成效的工作中去。
借助 Dropbox 自动化，您可以设置规则和触发条件，自动将文件整理到指定的文件夹中。这样不仅省时省力，还能确保文档总是在正确的位置，免去了手动整理和移动文件的麻烦。
Dropbox Dash 等工具可以帮助您将文件、应用、浏览器链接等内容整理到一个井然有序的“堆栈”中，方便与团队共享。Dash 使用 AI，根据您最近的活动推荐新的“堆栈”，并将文件自动整理成以项目为基础的集合。
文档模板也可以加快内容创建流程，从项目规范到内容日历，您可以将模板用于任何目的。即便您简化了工作流程中的某些步骤，模板也能确保您的工作质量不受影响。
为了便于访问和共享流程文档，Dropbox 为您和团队成员提供了一个安全且集中的空间。Dropbox 还与您常用且喜爱的应用集成，例如 Zapier、Gmail 和 Outlook，这样您就能把所有东西都集中在一处了。
4. 共享知识和见解
把流程变更和研究成果记录下来，方便新老团队成员随时查阅。这些文档能作为大家的参考依据，确保所有人都步调一致，理解新的工作流程。
记录您的工作流还有助于加快团队适应新流程的速度。当团队成员能够查阅清晰简洁的文档时，他们就能迅速适应新流程，并将其融入日常工作中。这最终会让团队更高效、更有成效，因为大家都在朝着同一个目标努力。
此外，在 Dropbox Paper 中记录您的工作流程可以让新团队成员更轻松地加入。通过全面的记录，新员工可以快速掌握情况并了解团队内部的工作方式。这减少了新员工的学习曲线，并确保他们能够尽快为团队做出贡献。
5. 收集反馈
其他人能以全新的视角看待您的流程，提出您自己可能忽略的改进建议。向团队成员、上级，或是其他团队中担任类似职位的人征求意见，您就能获得自己可能想不到的宝贵见解和观点。
在 Dropbox Paper 中记录您的流程并与同事共享，他们就能随时随地、用任何设备实时协作。他们可能就您提出的新工作流程的优点给出反馈，指出它的优势和潜在好处。他们也可能会指出工作流程中还有哪些地方可以改进或优化，提出一些建议，让流程更上一层楼。
在组织里广泛征求意见还能帮助您获得对新工作流程的认可和支持。让主要利益相关者参与决策过程，征求他们的意见，这样能提高新工作流程成功实施和被采纳的可能性。
有关精简工作流程的提示
以下是几个额外的提示，帮助您优化现有的流程，提高运营效率：
- 着眼长远：想想看，您现在所做的这些改变，在企业发展壮大后还有效吗？
- 保持灵活：商业环境瞬息万变，因此关键是要能随机应变，及时调整
- 按重要性进行优化：分清哪些任务最重要，哪些可以简化或自动化
- 记录更改和新流程：这样可以避免混乱，确保每个人都按照正确的流程走
- 全面推广前先小范围测试新流程：这样就能及时发现并解决问题，确保流程尽可能有效
使用 Dropbox 精简工作流程
Dropbox 通过自动化流程、防止您在应用程序之间切换以及释放内容反馈过程中所花费的时间，帮助您简化销售、营销和其他工作流程。Dropbox Paper 等便捷工具使您能够更轻松地分享想法和内容，并收集更多直接反馈。
Dropbox 与您已经使用的应用程序集成，为您提供简化工作流程的所有基本组件：效率和速度、清晰度和一致性以及结构和标准化。
