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项目管理是一个复杂的过程，但其中最重要的步骤之一也是最简单的：撰写项目范围文档。这个文档概述了项目的目标、可交付成果、任务和截止时间，它为所有参与项目的人提供了一个路线图。
在本文中，我们将解释什么是项目范围界定、为什么它很重要，以及如何撰写能帮助你成功管理项目的范围文档。
什么是项目范围界定？
范围是完成特定的项目所需的全部时间和工作量。要界定范围，你需要定义项目预算或成本、目标、可交付成果、任务和截止时间。
一旦知道项目都包含哪些内容，定义范围应该需要你和团队的共同努力，而且你们要在项目工作开始之前达成一致。
为了正式确定这一点，创建一份项目范围说明书，可以签字并保存以便随时查阅。这份文档与你的工作说明书配合使用，支持项目管理流程，并设定合理的利益相关者期望。
为什么项目范围界定很重要？
界定项目范围很重要，原因有几个。它可以帮助你：
设定更合理、可实现的项目目标
提高效率
为团队制定合理的预算或更好地估算成本
向利益相关者阐明项目涉及的内容，以便他们更容易理解和回顾
确保所有团队成员对于商定的目标或项目可交付成果保持一致和专注
防止项目超出商定的范围
为经理或项目所有者提供一份路线图，供他们在团队中安排和分配任务
如何撰写项目范围文档
撰写项目文档是一个简单的过程，但一定要遵循几个关键步骤，这样才能确保你的文档既全面又有效。
1. 定义项目目标
每个成功的项目都有一个首要的目标，它说明你所做工作的“原因”和“意义”，还能帮助让每个人保持专注，朝着共同的目标努力。
定义您在整个项目生命周期中想要实现的目标，为您、您的团队和您的利益相关者提供了重要的背景。这应该是任何项目规划过程的第一步，因为它可以明确后续确定项目范围的步骤。
如果没有明确的目标，项目就很容易偏离轨道或忘记其目的。
2. 获取团队的意见
团队是你最重要的资产和有效的知识来源。团队成员都有相关的经验，可以告诉你特定任务通常需要多长时间，以及不同的可交付成果之间如何相互依赖。向团队了解以下信息：
切实可行的时间框架和目标
项目预期，特别是关于团队反馈的预期
排除项：是否有利益相关者要求了通常不属于此类项目范围的内容？
有了团队的意见，设置项目里程碑和合理的路线图或时间线都会变得更容易。
Dropbox Paper 等工具可以让您的项目团队轻松地协作制定范围界定文档。团队成员可以在 Paper 文档上直接添加评论来提问，从而改善沟通和对正在确定范围的项目的集体理解。
当您的团队在 Dropbox 中协同工作时，所有与项目相关的材料都会安全地保存在一个集中的地方。
3. 定义项目里程碑和路线图
里程碑能清楚地勾勒出项目的结构，是确定项目范围时最重要的要素之一。里程碑作为检查点，帮助利益相关者跟踪进度，确保项目按计划进行。
利益相关者可以参考项目范围文件，以了解项目关键部分的交付时间、会议召开时间以及项目中的其他重要步骤。然后，您可以将其映射到时间线或路线图上，其中包含整个项目的明确开始和结束日期以及特定任务或可交付成果的截止日期。
列出里程碑或截止时间还可以帮助预防范围蔓延，即项目需求或交付成果随时间的推移而增加并超出原始的项目范围。有了明确的工作流程以及项目交付和签字规程，项目的利益相关者可以更好地及早识别潜在的风险或问题，并在事态升级前对路线图进行调整。
为加快项目范围的界定过程，Dropbox Paper 提供了一系列免费模板，可以即时用于各类不同的项目：从发布计划和产品路线图到内容日历和视频制作计划。
4. 整理相关信息
在收集了所有详细信息和即将参与项目的人的意见之后，就需要把它们整合到你的项目范围文档中。
关键细节包括：
项目名称和描述
截止时间
经理或项目所有者
参与项目的其他团队成员，以及他们的角色和职责
项目目标
可交付成果
范围内的任务
任何超出范围的任务
限制条件和注意事项
现有的资源
每次都要高效、清晰地界定项目范围
Dropbox 是存储和管理项目文件并获取相关反馈的理想中心平台。快速与利益相关者分享项目动态和进展，让他们全程参与项目，从而赢得他们的信任。
通过将所有内容集中在一个地方，您和您的团队可以简化项目管理流程，并花更多时间专注于制定和执行可靠的项目策略，而不用花时间追逐文档或担心项目材料的保存位置。
