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組織和分配品牌資源的最佳實踐

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2025年1月20日

將素材分門別類

建立素材庫時,應先思考要存放的具體內容。請建立列表,並考慮列入標誌、標語、樣式準則、傳訊文件、文件範本等內容。向外部機構提供素材時,數量最好比您預期的多,如此一來,就不會因等待標語或 SVG 檔案通過審核而導致成品難產。

接下來的重點就是建立資料夾結構,建議您先建立頂層資料夾,再建立存放特定素材的子資料夾。您可以將頂層資料夾命名為數位素材,並設立兩個子資料夾,一個放標誌,另一個放圖像標語。若要再細分,可在標誌資料夾中依標誌大小或用途建立不同的子資料夾。我們知道您一定已經向外部機構說明,工作團隊會將這個次要標示用在社交平台,但還是建議您標出用途並將其分類,以確保在最後一刻也能萬無一失。

在雲端安全地儲存、管理和組織品牌資產

使用 Dropbox,您可以減少追蹤品牌資產的時間,而將更多的時間用於完成工作。

收集素材並新增標籤

請務必也為資料夾加上標籤。設立自動化資料夾很簡單,而且這類資料夾會自動為所有內容物新增標籤,您之後就能輕易找到素材。

舉例來說,為數位素材資料夾新增 #數位素材 標籤,即代表該資料夾中的每個素材,以及任何子資料夾未來加入的所有素材都會加上相同的標籤。同理,若為標誌資料夾新增 #標誌 標籤,這個子資料夾中的所有內容也會加上相同的標籤。善用智慧標籤功能,能讓您未來省下許多寶貴時間

現在,來看看如何將素材存放至正確位置。使用檔案請求功能,可以讓您要求同事上傳特定檔案,然後這些檔案就會自動存放到正確位置,即便他們沒有 Dropbox 帳戶也不是問題。(但還是建議他們設立,因為 Drobox 這麼好用,何樂而不為!)只要發出檔案請求,等待檔案傳輸,就能看到素材存放到正確位置。所有檔案都將適得其所。

這是一段名為「如何從群組中收集文件」的影片的截圖,其中描繪了兩個人在辦公桌前工作。
如何從群組收集文件 - Dropbox

保證只有您可以檢視

通常需依照具體的情況來管理使用權限 (也就是決定誰是擁有者、誰可以編輯、誰可以檢視),但無論是哪種使用權限,都能輕鬆設定。只要按一下即可變更存取權限層級、取消共享、讓他人與更多對象共享以及選擇其他功能。

此外,Dropbox 的企業級加密技術及密碼保護選項可以確保素材安全無虞,無論誰擁有存取權限都不怕。

安全傳送素材

素材庫建立好了!好的,那麼下一步,就是分派素材給需要的合作夥伴,或提供貴組織內部 Dropbox 帳戶的存取權限,讓外部機構可以使用這些資源。有多種方法可以安全可靠地完成分派。

Dropbox 可讓您輕鬆共享資料夾或檔案,更棒的是,共享內容者有權控制誰可以檢視及編輯資料夾或檔案 (有連結者、工作團隊成員或僅限受邀者),以及誰可以提供進一步的存取權限。

您還可利用密碼保護資料夾或檔案、為連結設定到期日,以及停用下載功能,不讓任何人下載共享資料,

而且您隨時都能查看檢視過 Dropbox 帳戶中任何資料夾或檔案的使用者。

其他方法

第二個選項是使用 Dropbox Transfer 將文件或資料夾的副本發送給外部合作夥伴。

只要按一下 [共享] 下拉式選單中的 [傳送複本],就能透過連結或電子郵件傳送。有了 Transfer,還可以選擇建立密碼、設定到期日及接收下載通知,進一步強化安全防護並查看素材狀態。

分類及分派品牌資源其實可以輕鬆無比、毫無壓力。只要使用周全的方法、智慧標籤和安全共享,便能讓所有組織和其行銷合作夥伴共同創造動人且影響深遠的作品。

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