成為大型組織創意團隊的一員意味著要與大量資產、大量資源和大量合作夥伴合作。這很棒，因為這意味著工作可以同時在多個方面進行。一家代理商正在為一項新活動製作影片。一個工作室正在為即將召開的會議編寫一本思想領導力電子書和一位高階主管的隨附演講稿。一家數位行銷公司正在創建一個贊助內容包，將在流行雜誌的網站和社交平台上推出。
儘管如此，許多的變數卻也讓事情變得更複雜，這些變數包含，素材必須縝密地分類且易於尋找、只能讓相關人員存取素材，也需防堵不肖人士看到不該看的內容、必須提供正確的標誌、字型和簡報範本給外部合作夥伴。如果上述資源和素材沒有放在正確的位置且未受到保護，將難以創造高品質的作品，隨著外部合作夥伴數量增加，提升品質會更加困難。
如果您是大型公司創意工作團隊的成員，並且與數間機構共同製作行銷素材，您便需要設立一套聰明的流程。幸好，Dropbox 能協助您將收集、整理和分派品牌資源的流程變得更有條理。
將素材分門別類
建立素材庫時，應先思考要存放的具體內容。請建立列表，並考慮列入標誌、標語、樣式準則、傳訊文件、文件範本等內容。向外部機構提供素材時，數量最好比您預期的多，如此一來，就不會因等待標語或 SVG 檔案通過審核而導致成品難產。
接下來的重點就是建立資料夾結構，建議您先建立頂層資料夾，再建立存放特定素材的子資料夾。您可以將頂層資料夾命名為數位素材，並設立兩個子資料夾，一個放標誌，另一個放圖像標語。若要再細分，可在標誌資料夾中依標誌大小或用途建立不同的子資料夾。我們知道您一定已經向外部機構說明，工作團隊會將這個次要標示用在社交平台，但還是建議您標出用途並將其分類，以確保在最後一刻也能萬無一失。
按項目整理文件
團隊專案可靠的資料夾結構是每個專案一個頂級資料夾，並且每次都使用一組一致的子資料夾。使用清晰的命名規則和編號前綴，以便所有人的資料夾順序保持一致。
若要按專案整理儲存的文件，請為每個專案建立一個頂級資料夾，然後每次都重複使用相同的子資料夾結構（例如，簡報、工作文件、評審和最終稿）。項目資料夾名稱要保持一致，例如「2026-01 春季活動」等等，這樣才能清楚地進行分類，方便找到。
對於共用資料夾－建立一個頂級「專案」資料夾，然後將每個專案保存在各自的共用專案資料夾中，並僅邀請需要存取專案的團隊成員或機構。使用相同的內部子資料夾（簡報、工作文件、審查、最終版），以便合作者始終知道在哪裡放置或找到他們需要的內容。專案結束後，將其資料夾移至「存檔」子資料夾，以保持正在進行的工作整潔。
為了有效率地組織客戶文件，可以使用可以重複使用的以客戶為中心的結構—例如，客戶 > [客戶名稱] > [專案名稱] > 內部在製品、客戶就緒和最終版本。僅共用「客戶就緒（或最終）」資料夾，以便客戶始終可以看到最新批准的文件，同時您的團隊可以將草稿和回饋整齊地保存起來。
收集素材並新增標籤
請務必也為資料夾加上標籤。設立自動化資料夾很簡單，而且這類資料夾會自動為所有內容物新增標籤，您之後就能輕易找到素材。
Dropbox 可讓您使用簡單的標籤標記檔案和資料夾，讓您可以按標籤搜尋並快速找到相關資源。您還可以設定一個資料夾，這樣添加到其中的任何內容都會自動獲得相同的標籤，從而隨著庫的增長保持其井然有序。
舉例來說，為數位素材資料夾新增 #數位素材 標籤，即代表該資料夾中的每個素材，以及任何子資料夾未來加入的所有素材都會加上相同的標籤。同理，若為標誌資料夾新增 #標誌 標籤，這個子資料夾中的所有內容也會加上相同的標籤。善用智慧標籤功能，能讓您未來省下許多寶貴時間。
現在，來看看如何將素材存放至正確位置。使用檔案請求功能，可以讓您要求同事上傳特定檔案，然後這些檔案就會自動存放到正確位置，即便他們沒有 Dropbox 帳戶也不是問題。(但還是建議他們設立，因為 Dropbox 這麼好用，何樂而不為！)只要發出檔案請求，等待檔案傳輸，就能看到素材存放到正確位置。所有檔案都將適得其所。
保證只有您可以檢視
通常需依照具體的情況來管理使用權限 (也就是決定誰是擁有者、誰可以編輯、誰可以檢視)，但無論是哪種使用權限，都能輕鬆設定。只要按一下即可變更存取權限層級、取消共享、讓他人與更多對象共享以及選擇其他功能。
此外，Dropbox 的企業級加密技術及密碼保護選項可以確保素材安全無虞，無論誰擁有存取權限都不怕。
為了安全地將專有設計和來源檔案儲存在雲端，請將它們儲存在僅限受邀使用者存取的 Dropbox 資料夾中。分享時，請新增密碼保護、到期日和下載控管等安全防護，並使用瀏覽者紀錄來追蹤存取並快速撤銷存取權限。
版本歷史記錄和檔案復原功能還可以幫助您在檔案變更或刪除時還原先前的版本。
安全傳送素材
素材庫建立好了！好的，那麼下一步，就是分派素材給需要的合作夥伴，或提供貴組織內部 Dropbox 帳戶的存取權限，讓外部機構可以使用這些資源。有多種方法可以安全可靠地完成分派。
Dropbox 可讓您輕鬆共享資料夾或檔案，更棒的是，共享內容者有權控制誰可以檢視及編輯資料夾或檔案 (有連結者、工作團隊成員或僅限受邀者)，以及誰可以提供進一步的存取權限。
您還可利用密碼保護資料夾或檔案、為連結設定到期日，以及停用下載功能，不讓任何人下載共享資料，
如果您需要限制對客戶檔案的存取權限，請使用 Dropbox 共享連結，並根據需要設定密碼、到期日或停用下載等控管措施，同時追蹤瀏覽者活動以加強監督。
為了加強保護，您還可以新增數位浮水印，使共享內容包含收件人的電子郵件和 IP 位址等詳細資訊，以防止未經授權的共享。
而且您隨時都能查看檢視過 Dropbox 帳戶中任何資料夾或檔案的使用者。
跨遠端團隊的安全版本控制
為了確保遠端團隊對行銷資料的版本控制，讓每個人都使用同一個共用的 Dropbox 資料夾，並將編輯權限限制在應該進行變更的人員。
Dropbox 版本紀錄和檔案復原功能可讓您在檔案被覆蓋時復原為早期版本，而共用連結控制（如密碼、到期日和下載限制）可協助您安全地共用草稿檔案。
其他方法
第二個選項是使用 Dropbox Transfer 將文件或資料夾的副本發送給外部合作夥伴。
只要按一下 [共享] 下拉式選單中的 [傳送複本]，就能透過連結或電子郵件傳送。有了 Transfer，還可以選擇建立密碼、設定到期日及接收下載通知，進一步強化安全防護並查看素材狀態。
分類及分派品牌資源其實可以輕鬆無比、毫無壓力。只要使用周全的方法、智慧標籤和安全共享，便能讓所有組織和其行銷合作夥伴共同創造動人且影響深遠的作品。
Dropbox 不僅可以儲存檔案，還可以安全地整理、控制存取權限，並自信地交付有品牌標誌的檔案，支援從共用資料夾到 Dropbox Transfer 的各種功能。探索 Dropbox 的全部功能，瞭解它如何幫助您優化整個工作流程。
