混合環境和虛擬優先團隊等彈性工作模式會繼續存在。資誠 (PwC) 的一項研究指出，自疫情開始至今，83% 的員工希望每週至少有一天能遠端工作。
隨著越來越多的企業轉為遠端工作，通訊和協作技術變得至關重要。視訊會議現在是幫助遠端團隊交流互動及提高參與度的常見方法。
然而視訊會議可能會很混亂，更別說過度的視訊會議反而讓人筋疲力盡。網速太慢、言談交錯，以及普遍低下的生產力，都僅是遠端工作者在視訊會議時遇到的部分問題而已。
事實上，Atlassian 的一項研究表明：有 72% 的會議都是無效的。 Atlassian 調查中有 80% 受訪者甚至表示：如果他們減少開會時間，他們的工作效率會更高。尤其是當會議沒有成效，或者因此有人建議召開後續會議時。沒有人希望會議的結果僅是召開安排後續更多的會議。
那麼，如何才能充分利用虛擬會議的優勢，而又不犧牲生產力、團隊參與和連結性呢？輸入：非同步（“async”）會議。
讓我們從基本概念開始，什麼是「非同步」？
當一個人（或一組人）提供資訊到接收者提出回應的時間存在落差時，就會產生非同步溝通。
電子郵件即為非同步溝通的典型例子，使用者不需要立即回應訊息，且在交流中存在時間空隙或延遲。
簡而言之，非同步會議不會即時完成。這在某種程度上仍然保有組織性和計畫性，但卻不需要時程表。溝通有可能是單向的，例如預錄的訓練影片，或者是互動性更高的方式，例如隨選影片訊息。
非同步視訊會議並非即時串流直播，而是將會議內容錄製下來，以便日後觀看和審閱。
非同步會議和同步會議有何不同？
您可能會想知道非同步會議的不同之處。如果您現在已經遠端工作了好些時日，那麼您的多數會議很可能都是同步的。也就是說這些會議是即時的，且與會者必須同時參與。
與非同步會議相同，同步會議能讓您與身處各地的同事和客戶交流互動。但同步會議需要事先安排時間，且能否記錄會議內容以利日後參考，也會是一大問題。
總結來說：
- 同步會議為即時進行，在 Zoom 等平台上的直播視訊會議需要與會者之間進行雙向交流。與會者將共同查看會議資料，並立刻提出或取得意見回饋。
- 非同步會議則相反，它們不是直播的，也不是即時溝通的。非同步視訊會議被記錄並分享，以便以後可以分享和查看內容。
非同步會議有哪些好處？
非同步會議為企業帶來了創新和變得更加靈活的新機會。讓我們看看非同步會議對業務有所幫助的幾個原因。
更有彈性
對於混合式、分散式和虛擬優先的遠端團隊而言，非同步會議是不可或缺的一部分。減少了實體會議造成的不便後，企業就可以將人才資料庫和招募機會擴大到辦公室之外。
這種方法還讓您能跨時區和跨平台工作。即使客戶在其他國家/地區，您也不必擔心會議時間是否對某些團隊來說太早或太晚！
消除需要立即回覆的壓力，代表若團隊成員面臨相互競爭的壓力和時間需求時，也不太會感到倦怠。
在個人層面上，非同步方法能展現出您對團隊成員的信任。這表示您對他們履行職責的能力充滿信心，而無須不斷與主管或經理聯絡。
您可以重新掌握自己的時程表，並把出席必要會議的時間騰出來 (儘管這些會議不一定有成效！)團隊成員可以按照自己的節奏，在方便的時間和地點觀看視訊會議內容。
提高生產力
相較於同步溝通 (以及其看似無休無止的通知串) 相比，非同步工作模式較不會打斷工作。
因為您可以在適合自己的時間查看非同步內容，所以當您處在工作日中生產力最高的時刻，或是精神抖擻且能集中注意力時，正是能掌握視訊會議內容的時機。
非同步會議讓您在與同事協作和工作時，能夠更加主動而非被動。您不必急於觀看影片或為了盡快回應會議內容而感到有壓力。
您不會像參加即時視訊通話後那樣感到會後疲勞，而是會感覺更加精神，準備更充分。當您有足夠的空間全神貫注地觀看非同步會議 - 並且能夠暫停或倒回視頻時 - 您所期望的任何反饋都會更加敏銳和集中。
此外，非同步會議讓更多同事能夠參與討論。同步視訊通話中的多方發言或主導人物，可能會導致較安靜的團隊成員怯於表達意見，非同步替代方案則能促進成員參與和協作。
所以，非同步會議會是未來的工作型態嗎？
Buffer 2020 年的一項研究指出：20% 的遠端工作者發現與團隊協作和溝通很困難。後來，Buffer 每年都會重複這項研究，發現遠端工作者在協作和溝通方面面臨的挑戰逐年減少，到 2023 年降至 15%。儘管如此，為了讓分散式團隊更好地協同工作，還有一些努力空間。
如果這個問題聽起來似曾相識，那麼非同步會議或許能提供解決方案；它消除了同步會議的諸多限制，並為團隊帶來更大的彈性。在這個時代，工作文化不斷變革，生產力也面臨前所未有的挑戰，非同步會議能幫助您創新和調整業務方向。
同步和非同步會議之間的平衡很重要
同步會議不需要完全取代——但它們也不應該成為您的首要任務。一些團隊成員和客戶可能更喜歡面對面的交談而不是錄製的影片。此外，您還需要記住，對於期限緊迫的項目，非同步會議會導致回應時間延遲。
在理想的情況下，您應該在各種工具之間找到平衡，讓業務能按照長期目標發展。首先是尋找方法，減少不必要的會議，然後從那裡開始一切。
讓 Dropbox 幫助您擺脫會議中的同步感覺
由於遠端和混合工作成為工作場所的重要組成部分，視訊會議已成為許多企業的常態。但這並不意味著每次視訊會議都需要每個人都放下工具以避免錯過關鍵訊息。
Dropbox 與 Zoom 和 Microsoft Teams 等常見的視訊會議工具無縫整合，可輕鬆地將任何會議錄影自動上傳到雲端儲存。只需建立一個專門的 Dropbox 資料夾用於會議錄影，與您的團隊共用該資料夾，便可供成員隨時隨地存取錄影。
您的團隊，無論遠近，都會感謝您允許他們掌控自己的日程安排並專注於完成工作，而不是參加不需要他們立即關注的會議。
