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如何在 Windows 或 Mac 中將檔案轉換成 PDF

5 分鐘閱讀

2025年1月17日

如何在 Windows 裝置中將檔案或圖片轉換成 PDF

使用 Windows 時,如有必要,可以嘗試幾種轉檔方法。不過請注意,並非所有檔案類型都能透過這些方法轉換格式。

以下列出兩種可在 Windows 上嘗試的簡單方法。操作說明可能會因您所使用的作業系統版本而稍有不同。

方法:1 使用「Microsoft Print to PDF」將文件或圖片轉換為 PDF

在 Windows 上,您可以使用「列印至 PDF」功能轉換檔案格式。一旦掌握「列印至 PDF」方法,便可以輕鬆操作,但是這種轉檔方式僅適用於下列檔案類型:

  • 文字檔
  • Microsoft Office 文件 (例如 Excel 試算表、PowerPoint 簡報,或 Word 文件)
  • 相片,但是許多特定應用程式的圖片檔並不相容 (例如 Photoshop 檔案)
  • XPS 檔案,這是與 PDF 類似的 Microsoft 專屬格式

按照下列步驟操作,即可使用「列印至 PDF」功能在 Windows 中將檔案轉換成 PDF:

  • 找到並開啟要轉換格式的檔案
  • 按下 Control + P 開啟列印功能表,或者點選 [檔案],然後在下拉式選單中選取 [列印]
  • 印表機名稱下方選取 [Microsoft 列印至 PDF] 選項
  • 按一下 [列印];別擔心,這麼做不會列印紙本文件
  • 為新檔案命名,然後按一下 [存檔]

「列印至 PDF」是相當實用的功能,既快速又簡單,不過僅適用於常見 Windows 檔案類型。

方法 2:使用 Microsoft Office 應用程式轉換檔案或圖片

您可以在 macOS 中使用 [檔案] 選單將部分檔案轉換成 PDF。這種方法通常適用於將文件轉換成 PDF。不過,其同樣只能適用於少數幾種特定檔案類型,如下所示:

按照下列步驟操作,即可將 Microsoft Office 應用程式中的檔案轉換成 PDF:

  • 開啟想要轉換格式的檔案
  • 點選 [檔案],然後選取 [另存新檔]
  • 選擇檔案路徑,設定檔案的儲存位置
  • 為轉檔後的檔案命名
  • 在下拉式功能表中選取 PDF (*.PDF) 檔案類型
  • 按一下 [存檔]

請記得,您也可以透過這種方法將 Microsoft Office 檔案轉換成其他格式。包含舊版的 Microsoft Word 與 Excel,或是像 ODT 這類的「開放文件」格式。

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如何在 Mac 上將檔案或圖片轉換成 PDF

Mac 使用者之所以愛用 PDF,是因為這種格式可以與其他裝置相容。無論是相片或設計應用程式的影像檔,甚至只是手寫文件的影像檔,通常都能在 macOS 中轉換成 PDF。

以下幾種方法可協助您在使用 macOS 時快速轉檔。請注意,操作說明可能會因您所使用的作業系統版本而稍有不同:

方法 1:使用 macOS 上的預覽將圖片轉換為 PDF

預覽程式是 macOS 的影像或 PDF 瀏覽器,因此在轉換文件檔案的格式時派不上什麼用場。這種方法最適合用於下列圖片或影像檔案類型:

  • PNG 檔案
  • JPEG (或 JPG)
  • 點陣圖
  • 其他圖片檔案
  • PSD 與 TIFF 檔案,這是唯一支援的圖形影像檔案格式

預覽程式不像在 Dropbox 雲端儲存中可以直接將檔案轉換成 PDF,不過如果您還是想嘗試使用這種方法,可按照下列步驟操作:

  • 找出並選取想要轉檔的檔案。按住 Command 鍵可以選取多張影像
  • 在 Finder 中選取左上角的 [檔案],會開啟下拉式視窗
  • 選取 [打開檔案的應用程式],然後按一下預覽應用程式
  • 預覽程式開啟後,再次選取 [檔案] 以開啟另一個下拉式選單
  • 按一下 [輸出為 PDF]
  • 為檔案命名,並設定檔案儲存位置
  • 按一下 [存檔]

您可以立即至新的儲存位置使用剛剛轉檔的檔案。預覽程式是一款可靠的 macOS 應用程式,提供簡單的轉檔方法,但在可轉換的檔案類型方面有諸多限制。

方法 2:如何使用 macOS 上的「檔案」選單將檔案轉換為 PDF

您可以在 macOS 中使用 [檔案] 選單將部分檔案轉換成 PDF。這種方法通常適用於將文件轉換成 PDF。不過,其同樣只能適用於少數幾種特定檔案類型,如下所示:

  • 文字檔
  • Microsoft Office 文件 (例如 Excel 試算表、PowerPoint 簡報,或 Word 文件)
  • 類似 Apple 應用程式 (例如 Numbers、Keynote 或 Pages) 的檔案

若想在 macOS 中使用 [檔案] 選單將檔案轉換成 PDF,請嘗試按照下列步驟操作:

  • 在檔案的相關應用程式中開啟檔案
  • 按一下畫面左上方選單中的 [檔案]
  • 在下拉式選單中選取 [列印]
  • 在 [列印] 選單的左下半部分選取 [PDF] 下拉式選單
  • 按一下 [儲存為 PDF],然後設定檔案名稱和儲存位置
  • 按一下 [存檔]

轉檔完成!許多應用程式都能在 macOS 中將檔案儲存為 PDF。使用 macOS 應用程式時,僅儲存 PDF 版本的檔案或許是比較聰明的做法,可以省下之後轉檔的功夫。

無法使用檔案選單時,如何直接將檔案轉換成 PDF?使用我們線上免費的 PDF 轉換工具,只需按幾下即可將檔案轉換為 PDF,您甚至不需要 Dropbox 帳戶即可開始使用。

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如何使用 Dropbox 將文件或圖片轉換為 PDF

使用 Dropbox 能夠輕鬆迅速地將檔案轉換成 PDF。更棒的是您可以在任何與 Dropbox 帳戶連結的裝置上操作。因此,與 Windows 和 macOS 中內建的有限功能相比,使用 Dropbox 轉換為 PDF 為您提供了更多的自由度和彈性。

按照下列步驟操作,即可使用 Dropbox 將檔案傳換成 PDF:

  • 登入您的 Dropbox 帳戶
  • 找到該檔案並將滑鼠懸停在該檔案上,然後按一下省略號(...)
  • 將滑鼠懸停在“另存為...”上並選擇 PDF

轉成 PDF 的檔案會儲存至原始檔案的所在位置。如需更多有關轉檔的資訊,請查看可轉換檔案類型的完整清單及其他轉檔詳情。

一旦您的 PDF 被轉換,您就可以自由地對其進行任何操作 - 無論是添加簽名、編輯 PDF 還是發送參與度追蹤。

Dropbox Sign 螢幕截圖顯示轉檔後輕鬆將 PDF 送交簽署

在 Dropbox 中使用 PDF 的小提示

透過 Dropbox 帳戶使用 PDF 時,下列小提示可以派上用場:

  • 您可以先使用 Dropbox Basic 帳戶,該帳戶可為您提供 2 GB 的免費儲存空間。
  • 取得 PDF 檔案後,如有需要您隨時可以再次將其轉換成其他格式。
  • 如果想為新的 PDF 檔案新增簽名,您可以使用 Dropbox 帳戶的電子簽章功能。如果您在尋找進階的電子簽章工具 (例如可自訂的簽署體驗和更嚴格的安全功能),可以試試 Dropbox Sign
  • 您也可以在 Dropbox.com 上預覽檔案時使用我們便捷的線上 PDF 編輯器來編輯 PDF,讓您可以執行新增、移除和重新排序頁面等操作。
  • 需要在 PDF 檔案中新增註解或標記嗎?您可以透過 Dropbox 帳戶輕鬆地在現有或新的 PDF 檔案中加上註解,詳情請參閱我們強大的註解功能

若想充分運用 Dropbox 與 PDF,可以嘗試使用完整帳戶。立即尋找合適方案並註冊

使用 Dropbox 轉換、管理與儲存 PDF 檔案

Dropbox 這項萬用工具可以處理各式各樣的檔案類型,無論您想與工作團隊分享合約等重要文件,還是海報等令人驚豔的影像,都沒問題。

將檔案轉換成 PDF 和其他格式是日常專案工作不可或缺的環節,因此擁有快速、準確且可靠的轉換方式非常重要。

雖然 Windows 和 macOS 提供部分內建 PDF 轉檔功能,但 Dropbox 帳戶能提供遠超過檔案轉換器所具備的功能。

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