數位資產管理的陷阱——以及應該使用什麼替代方案

大多數行銷和創意團隊都使用某種形式的數位資產管理（DAM）系統。但是，如果你曾經因為資料夾命名不當而浪費了 15 分鐘，或者不小心重複使用了過時的徽標，你就會知道，擁有一個 DAM 系統並不總是意味著它對你或你的團隊有效。

這就引出了一個問題：你真的需要一個嗎？或許如此——但有一些方法可以減輕數位資產管理帶來的痛苦。

數位資產管理的核心在於如何處理你的創意資產，具體包括以下幾個面向：

• 儲存
• 彙整
• 存取權
• 維持

資產包括照片、模板、宣傳影片、設計文件以及許多其他資源——具體取決於您的行業。數位資產管理 (DAM) 系統應該便於協作、重複使用關鍵內容，並保持所有內容的品牌一致性。

然而，大多數企業級數位資產管理平台對於創意團隊來說都過於臃腫、昂貴且複雜——他們只想快速推進專案並保持專案按計劃進行。如果您的團隊不斷切換工具、搜尋資源或重複工作，那麼您的數位資產管理系統 (DAM) 可能弊大於利。

在本指南中，我們將討論數位資產管理軟體的一個鮮為人知的問題：你可能根本不需要它。

Dropbox 不是數位資產管理 (DAM) 系統，它也沒有試圖取代數位資產管理系統。但是，如果您正在尋找更輕巧、更直覺的文件儲存替代方案，並希望擁有像 Dropbox Dash 這樣的智慧工具，那麼它是一個不錯的選擇。這樣一來，你既可以簡化日常工作，又能保持創意素材的井然有序、易於訪問和共享（而無需額外開銷）。

使用數位資產管理系統的 5 個好處

沒有人說數位資產管理（DAM）應該像渡渡鳥一樣滅絕，而且它也不是只有擁有 20 人創意團隊的大型機構才需要的東西——任何管理資產的營銷或創意團隊都可以從更有條理的管理中受益。

合適的系統可以減少混亂，節省時間，並使每個人都以相同的方式運作。方法如下：

1. 品牌一致性

最明顯的好處是數位資產管理系統可以防止數據不一致。無論是最新的標誌、產品照片還是最新的品牌指南，將所有內容集中在一個地方有助於保持資產的整潔和最新狀態。

如果你始終保持品牌形像一致，每個人看起來都會更專業，你的客戶也會獲得最佳體驗。不再允許過時的標誌偷偷出現在新的簡報中，也不再允許非品牌顏色出現在宣傳資料中。

2. 節省時間

一個井然有序的系統可以將你最常用的文件放在你的指尖——無需再翻閱無盡的文件夾或從 Slack 重新下載附件。從商業角度來看，這可能是數位資產管理（DAM）最深遠的好處。

關鍵在於減少一天中累積的 5 到 10 分鐘的延誤。如果將這些節省下來的成本累積到一週、一個月或一年，你的團隊就能額外獲得數小時甚至數天的生產力。

3. 協作

一個統一的權威來源意味著設計師、行銷人員、內容創作者以及任何其他類型的利害關係人正在使用同一個文件，而不是多個不同的版本在電子郵件中流傳。

無需再糾結哪個文件才是正確的版本，團隊之間的交接可以更順暢。無論是創意團隊向媒體團隊交接，或是其他任何組合方式，各部門都能更輕鬆地協同工作。

4. 現有資產易於重複使用

數位資產管理系統可以確保您的優秀作品不會蒙塵。有了合適的系統，就可以輕鬆找到並重新利用表現優異的內容——無論是過去活動中的視覺素材還是經過實踐檢驗的模板。

DAM 中的資產可訪問性，以及可能為團隊中的特定人員提供的特定集合，減少了返工的需要——因為好的作品會被存儲起來，供人們重複使用、增強或僅僅是查看以獲取靈感。

5. 審計追蹤/版本歷史記錄

當你需要處理回饋和審批時，版本歷史記錄是你最好的朋友。DAM 可讓您查看更改了什麼、誰進行了編輯，並在需要時回滾。它使協作更加順暢，更容易達成活動里程碑。

審計追蹤和版本歷史記錄最重要的意義在於問責制。在系統中，很容易就能看到誰上傳了什麼檔案、上傳時間以及其他詳細資訊。這可以為你避免犯錯提供保障。

事實上，這些好處是巨大的，但它們並不需要昂貴的企業級數位資產管理系統，也不需要複雜的權限設定和陡峭的學習曲線。Dropbox 這類輕量、直覺易用的工具可以帶來相同的效果，而且不會拖慢團隊的速度。

傳統數位資產管理工具面臨的 5 個挑戰

數位資產管理應該讓工作更輕鬆，尤其對於創意和行銷團隊而言。然而，使用許多傳統的數位資產管理系統時，你會感覺自己在與工具作鬥爭，而不是在完成待辦事項清單。

有時，企業級數位資產管理系統反而會拖累你。以下是團隊遇到的一些最大痛點：

1. 複雜性和陡峭的學習曲線

有些數位資產管理平台功能過於臃腫，甚至需要專門​​的訓練才能上傳文件。它們的設計初衷是用於企業級治理，而不是滿足快速發展的行銷團隊的日常需求。

大多數創意團隊不需要企業級數位資產管理系統的功能，這意味著如果你的系統具備這些功能，它們就只是沒有充分利用（或根本沒有使用），所以你永遠無法從中獲得全部價值。

2. 使用者介面糟糕或結構不一致

當你的系統看起來像 2005 年的電子表格時，找到你需要的東西就像解謎一樣。繁瑣的選單或笨拙的介面也可能導致創意工作流程停滯不前。這是創造力的剋星。

創意團隊與技術團隊的反應方式不同，技術團隊可能更喜歡類似《駭客任務》的數據領域。對於這些領域的團隊管理者來說，擁有一個基於視覺化且高度直覺的平台，以便充分發揮團隊成員的潛力，是非常重要的。

3. 維護費用

許多傳統的數位資產管理 (DAM) 工具需要全職管理員或 IT 專家來管理使用者、修復元資料問題並保持系統運作。對於全球品牌來說這當然沒問題，但對於同時處理多個專案的小團隊來說就有點勉強了。

借助簡化的 DAM 系統，創意團隊可以自行管理。Dropbox 可以幫助您標記或整理上傳到雲端儲存的檔案，從而更輕鬆地維護整合又井然有序的系統。

4. 缺乏彈性

資料夾結構僵化、排序選項有限，而且無法快速預覽圖片檔案？對於需要快速、直觀地工作的設計和內容團隊來說，這是一個致命的缺陷，因為他們不需要花費時間來解碼檔案名稱。

大多數企業級數位資產管理平台更像是一個資料庫，而不是一個以視覺方式呈現內容的圖書館。這就像是在查看文件列表，而不是實際查看每個文件的內容，這大大提高了效率。

5. 成本

水壩並不便宜。從設定、培訓到持續支持，功能齊全的企業級數位資產管理系統 (DAM) 會消耗大量預算，而這些預算原本可以用於行銷​​活動素材、團隊發展或其他任何方面。

如果你沒有持續使用數位資產管理系統的每一項功能，也沒有真正發揮其全部潛力，那麼你在價值方面就真的會蒙受損失。通常情況下，成本較低的替代方案能為創意團隊提供更高的價值。

Dropbox 提供雲端儲存服務，其協作功能專為真正的團隊（而不僅僅是 IT 部門）而設計。我們的解決方案擁有直覺的介面、靈活的結構和方便創意人員預覽的功能，可以幫助團隊輕鬆管理資產。

CMS 與 DAM－有什麼不同？

內容管理系統 (CMS) 與數位資產管理 (DAM) 工具很容易混淆——尤其是在同時使用兩者的情況下。但它們在創作流程中發揮著截然不同的作用：

• 內容管理系統 (CMS) 可協助您管理和發佈即時內容－例如部落格文章、落地頁、網頁文案以及已核准並發佈至網路上的媒體內容。
• 數位資產管理系統 (DAM) 是您團隊儲存、整理和存取原始創意文件的地方——包括徽標、模板、行銷活動素材、影片、設計文件以及您用來創造奇蹟的任何內容。

你可以這樣理解：CMS = 內容完成後存放的地方。DAM = 內容在製作過程中（以及製作完成後）存放的地方。大多數行銷團隊都需要這兩者，但除非你是一家規模龐大的公司，否則你可能不需要功能強大的數位資產管理系統。

如果您的團隊只需要保持井然有序、保持檔案一致並找到設計的正確版本，那麼像 Dropbox 這樣易於管理的平台就能完美地完成這項工作，而且複雜度、成本和效率都低得多。

使用 Dropbox 管理數位資產的簡單方法

如果你到現在還不知道的話，傳統的數位資產管理系統對於快速發展的創意和行銷團隊來說可能過於複雜。這時，輕量級數位資產管理 (DAM) 替代方案就派上了用場，它們簡化了流程。

以下是 Dropbox 如何以簡單易用、價格實惠的方式提供數位資產管理所有基本功能的一些方法：

• 內建版本紀錄和智慧使用權限：Dropbox 讓您可以準確地看到更改了什麼、何時更改以及誰進行了更新。只需按幾下，即可輕鬆設定和調整檔案和資料夾的使用權限。
• 沒有陡峭的學習曲線：創意團隊可以立即上手，無需特殊訓練或 IT 團隊進行設定。它既足夠直觀，適合自由工作者或自僱人士使用，又足夠可擴展，適合整個機構使用。
• 價格實惠：無論您是精簡的內部團隊還是完整的創意部門，Dropbox 的定價方案都非常靈活——為個人用戶、團隊和企業用戶提供了多種選擇。
• 通用搜尋功能和人工智慧工具：忘記檔案名稱了嗎？別擔心。Dropbox Dash 中由 AI 驅動的通用搜尋功能會搜尋檔案內容，而不僅僅是標題而已，讓您可以立即找到合適的資源。
• 靈活敏捷的內容集合：Dash 的堆疊將相關檔案、連結和內容分組放置到可共享的集中式儲存空間中，而無需更改任何檔案的來源位置。例如，對於創意總監來說，這非常有用，他們可以收集一系列經過核准的產品圖片，提供設計師根據特定簡報進行選擇。

如果您的團隊需要一種更簡單的方法來保持井然有序、加快工作速度並避免混亂地協作，Dropbox 可以為您提供 DAM 的所有優勢，而無需任何麻煩。

使用 Dropbox 輕鬆管理創意素材

並非每個創意團隊都需要（或想要）一個笨重的數位資產管理系統，該系統需要數週時間才能上線，並且需要一支龐大的隊伍來維護。你只需要一種簡單的方法來找到你需要的東西，分享它，並讓專案順利進行——而不會陷入混亂。

Dropbox 正是為此而生，它提供了一種安全、可搜尋且簡單的方式來管理您的數位資產——無需額外的軟體或陡峭的學習曲線，即可實現更智慧的協作、更快的周轉速度和更流暢的工作流程。

使用一款真正適合創意人員使用的工具，讓您的團隊保持步調一致，而無需承受管理上的煩惱。如果您想要避免過度配置，像專業人士一樣管理您的資產，請選擇一個方案或立即免費試用 Dropbox。