自由工作者能協助行銷工作團隊以更快的速度與更高的彈性推動工作。當您的工作團隊需要更多人手時，他們可以設計行銷活動、編輯影片、擬定提案、撰寫上市方案，或協助交付用戶端的工作。
但當工作結束時，專案其實尚未真正完成，直到檔案回歸原位，且存取權限已清理完畢。自由接案者可能有權監督下列這類資訊：
- 資料夾
- 摘要
- 草稿
- 最終匯出檔案
- 分享連結
- 發票
- 客戶檔案
- 機密專案內容
如果合約結束後仍保持存取權開放，您可能會無法掌握哪些內容曾被分享、誰仍可編輯，以及最終版本存放於何處。
我們的離職檢查清單能協助您在結束自由接案與約聘工作時，減少不必要的猜測。有了 Dropbox，您可以收集最終檔案、移除存取權、檢視分享連結，並讓專案日後更容易尋找。選擇方案，簡化離職流程。
什麼是自由工作者離職交接？
自由工作者離職流程是指結束合約工作的過程，包括收集最終交付成果、保存專案脈絡、處理管理員工作項目，以及移除對檔案、資料夾、工具或分享連結的存取權。這項工作項目正變得越來越普遍，根據麥肯錫在 2022 年進行的一項調查顯示，多達 36% 的美國在職人士認為自己是自由工作者或其他形式的獨立工作者。
為自由工作者辦理離職手續與員工離職類似，但重點通常更著重於專案。自由工作者的離職手續通常不涉及薪資、福利和內部人資流程，而是歸結為幾個實際問題：
- 您是否已取得付費購買的所有最終檔案？
- 您的工作團隊知道工作內容存放在哪裡嗎？
- 自由工作者是否仍能檢視、編輯或下載機密專案內容？
一份完善的自由工作者離職檢查清單，能讓您在專案消失於某個難以辨識名稱的資料夾之前，以可重複的方式回答這些問題。
為何員工離職檢查清單無法完整涵蓋自由工作者的工作
您不應將員工離職流程套用於自由工作者。Standard員工離職檢查清單通常涵蓋公司財產、內部帳戶、離職面談、最終付費，以及知識傳遞。
這些步驟或許有用，但自由接案者會帶來另一種不同的風險。自由工作者的工作範圍通常橫跨：
- 公司資料夾
- Personal 工作區
- 電子郵件附件
- 檔案傳遞連結
- 創意工具
在專案進行期間，他們可能擁有編輯權限，但在最終交接之後，他們可能就不再需要相同的權限了。此外，若分享連結仍處於作用中，即使您將某人從資料夾中移除，該使用者仍可能繼續存取專案內容。
因此，自由工作者的離職流程應著重於完成內容循環，也就是收集工作成果、保留適當的相關人員，並移除不再需要存取權限之人員的存取權。
自由工作者離職檢查清單——保護專案檔案的 8 個步驟
每當自由接案、承包商或代理商的工作結束時，請使用此離職檢查清單。您可以將其運用於設計專案、行銷活動、用戶端交付成果、影片編輯、顧問工作，以及任何由外部人員處理 Business 內容的專案。以下是正確的做法：
1. 確認專案已完成
在您移除存取權限之前，請確認實際工作已完成。請確認合約中的最終範圍、交付日期、剩餘修訂、最終發票，以及任何使用量或授權細節。
此時也是提出一個簡單交接問題的時機——「還有沒有我們之後會用到、但尚未放入最終資料夾的內容？」
這可能包括工作檔案、原始素材、字型、研究筆記、可編輯範本、原始檔、匯出設定或說明文件。仔細審視合約並做出判斷。
2. 建立一個最終成品資料夾
在由您的工作團隊控管的雲端儲存中，將專案資料集中收集於同一處。最終的資料夾可能包含：
- 最終核准的檔案
- 來源檔案和工作檔案
- 合約、發票和摘要
- 會議記錄與決策日誌
- 用戶端或利害關係人意見
- 用於交付的匯出版本
透過共享資料夾，您可以將專案檔案集中管理，並控管誰可以檢視或編輯這些檔案。Dropbox 也可讓您為共享的檔案和資料夾設定權限，包括檢視和編輯存取權。
3. 確認您需要的檔案擁有權
請確保最終檔案儲存在公司控管的位置，而不僅限於自由工作者自己的工作區。對於工作團隊日後可能需要重複使用的可編輯檔案而言，這一點尤其重要。
例如，如果您下一季會需要可編輯的設計檔案，就別只停留在已完成的 PDF 上。如果日後的編輯需要用到專案檔案、圖片說明、音訊分軌或原始片段，請勿只匯出最終影片。
目標是確保在自由工作者完成其負責的部分後，成果仍具價值且易於使用。
4. 在專案背景資訊消失前加以保存
檔案本身並不總能說明完整的來龍去脈。請自由工作者提供一份簡短的交接說明，內容包括：
- 最終檔案的儲存位置
- 哪個檔案是核准的最終版本
- 使用了哪些工具、範本或外掛程式
- 最近一輪修訂期間有哪些變化
- 任何已知問題、待解決的疑問或後續步驟
大多數自由工作者都習慣這麼做，這能省下許多後續的跟進工作，尤其是當團隊成員需要在合約結束數個月後重啟專案時。
5. 檢閱資料夾及檔案權限
接下來，請檢查誰可以存取該資料夾，以及他們可以對其執行哪些操作。在專案進行期間，自由工作者可能需要編輯存取權限。交付後，他們可能只需要在短暫的審查期間內擁有檢視存取權限，或完全不需要存取權限。
Dropbox 共享檔案與資料夾可讓您設定各種身分，例如擁有者、編輯工具和檢視者。「可編輯」能讓使用者在資料夾中新增、編輯、刪除、共享或下載檔案，而「可檢視」則讓使用者檢視、下載、共享及註解，但無法新增、編輯或刪除檔案。
6. 移除自由工作者對共享檔案和資料夾的存取權限
專案關閉後，請移除自由工作者不再需要的共享檔案和資料夾存取權限。在 Dropbox 中，將成員從共享資料夾移除後，該人員將喪失該資料夾和其中所含檔案的存取權限。您也可以選擇是否讓對方保留資料夾的副本，但該副本將不再與其他帳戶同步。
這是檢查清單中大家有時稱為「撤銷存取權」的部分，聽起來相當戲劇化。不過，日常的做法其實更簡單——工作完成後就移除存取權。
7. 檢查分享連結、密碼、到期日和下載項目
將某人從資料夾中移除，未必能涵蓋檔案共享的所有方式。分享連結也值得單獨進行審查。請留意為了審查、核准、用戶端傳遞或檔案傳遞而傳送的連結。請決定哪些連結應保留、哪些應設定到期，以及哪些應予以移除。
Dropbox 支援分享連結，並提供密碼保護和到期日等控制項，團隊管理員也可為團隊分享連結設定預設到期日。連結到期後，造訪的人會看到該連結已到期的訊息。
此步驟對於禁運內容、尚未發布的創意作品、定價檔案、策略文件、客戶清單，以及任何受保密協議約束的內容而言最為重要。
8. 封存專案並記錄結案文件
存取權整理完畢後，請將專案封存在工作團隊日後能找到的位置。新增一則簡短備註，記錄下列內容：
- 最終檔案的存放位置
- 誰仍保有存取權
- 哪些分享連結仍在使用中
- 移除自由工作者存取權的時間
- 在離職程序期間復原、還原或取代的任何檔案
這能讓您的下一個專案更加輕鬆。此外，若用戶端、經理或團隊成員詢問某項內容的去向，也能為您的工作團隊提供清楚的記錄。
如果專案檔案遭到變更、刪除或覆寫，您該怎麼做？
如果專案檔案在交接期間遭到變更、刪除或覆寫，請在結束專案前查看檔案活動與版本紀錄。
當工作接近完成階段卻發生問題時，這會很有幫助。也許最終的簡報被舊版本覆寫，也許設計師刪除了您的工作團隊仍需要的未使用素材，又或者外包人員將最終檔案上傳到了錯誤的資料夾。
Dropbox 中的版本紀錄與復原功能，可協助您檢視檔案或資料夾的變更、比較版本，以及還原以前的版本。可用的版本紀錄期間取決於您的方案。在完全移除存取權限之前，請先執行下列步驟：
- 查看近期活動—尋找在最終交接期間所做的變更
- 確認核准的版本——確保您的工作團隊打算使用的檔案是正確無誤的檔案
- 視需要還原—如果檔案遭到誤改，您可以使用版本紀錄將其還原
Dropbox 還能協助工作團隊在不小心編輯或刪除掉工作檔案後進行復原和還原。
Dropbox 如何協助您安全地解除與自由工作者的合作關係
使用 Dropbox 雲端儲存，您可以收集最終檔案、整理交接內容、管理共享檔案權限、檢閱分享連結，並保留變更記錄。
請考量三項工作中的結案情況。
- 集中管理工作內容——使用共享資料夾，將最終交付成果、原始檔案、簡報、發票和筆記統一存放在由您的工作團隊掌控的地方
- 控制存取權限——在工作進行期間給予自由工作者適當的存取層級，並在工作結束後移除存取權限、變更檔案權限或檢閱分享連結
- 讓專案保持可復原狀態——使用版本紀錄和檔案復原、檢視者資訊和共用詳細資料，以更輕鬆地瞭解檔案活動
當專案內容已集中存放於共用位置時，自由工作者的離場作業會更加輕鬆。這代表您能減少追查最終檔案的時間，並更有信心確認專案確實已結案。
結束專案，同時掌控所有工作進度
自由工作者離職檢查清單必須維持一致。收集最終檔案、儲存背景資訊、檢閱權限、移除存取權限、檢查分享連結，並封存專案。
有了 Dropbox，您可以簡化自由工作者的離職交接流程，從最初的專案簡報到最終的成果移交，並在保有適當存取權的情況下結束專案。選擇 Dropbox 方案，立即開始使用。
