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為了制定萬無一失的專案計畫，首先必須擁有適當工具。這意味著找到一個空間來建立、共享和協作處理您的專案計畫文件。
Dropbox Paper 擁有您編寫專案計劃和完成大量其他工作所需的一切，請免費試用並使用我們的指南以獲得最佳成功機會。
一切就緒？只要開啟專案計畫範本，就可以開始編輯囉！
跳至以下各節：
什麼是專案計劃？為什麼專案計劃很重要？
專案計畫就好比一份詳盡的藍圖，列出了專案的範圍、目標、交付成果、時程、資源和風險。
專案規劃很重要，因為它們清楚地描述了專案的總體目標、關鍵里程碑和各個任務。最佳專案計劃可帶來以下好處：
- 提供專案的精準時程
- 編製準確預算和財務預測
- 資源均衡配置
- 降低風險，或是提高風險意識並減輕風險
- 在工作團隊與利益相關者之間清楚表達期望
專案需要時間並且涉及使用大量資料和不同的文件。不要等到出現問題才使用 Dropbox Backup 來快速保護和儲存您的辛勤工作成果。
制定出色專案計畫的 10 個步驟
專案計畫的細節可能因專案不同而出現極大差異。專案形式五花八門，您的專案可能是建立應用程式，也可能是製作電影。
好消息是，無論您的專案內容為何，都可以遵循重複步驟制定任何專案計畫。
步驟 1：訂定專案範圍
在計畫的這個階段中，您只須釐清專案的界線即可 (應涵蓋哪些內容？又該排除哪些內容？) 哪些專案目標看起來一定能成功致勝？
例如，提高收入或客戶滿意度、擴大銷售額或拓展客群，抑或是降低成本。設立目標有助於確認專案的交付成果和任務。
此步驟至關重要，設立目標不僅能為規劃專案奠定基礎，同時也為整個工作團隊注入更多動力，協助他們掌握目標全貌。
步驟 2：設定成功標準
您需要清晰明確的標準，才能確認自己是否達成所謂成功的目標。重大里程碑可能包括開始執行 Beta 版測試或敲定大型看板設計等。
請設定明確 (Specific)、可衡量 (Measurable)、可實現 (Achievable)、相關 (Relevant) 且有時效限制 (Time-bound) 的目標 (SMART)。目標可不是憑感覺實現，您需要可靠的資料作為佐證。
設定具體標準的範例包括：在第一個月達成 1,000 次 Podcast 下載次數、在年底前達成 500 次預約次數、在第二季度前達成 10,000 次廣告曝光次數等。
步驟 3：將專案劃分為較小的任務
在這個階段中，您可以列出關鍵利益相關者、開始分配工作並決定職責。這是確認參與對象以及表達期望的好機會。
為此，請先確定大型任務並細分為易於管理的小型任務。舉例來說，您可能會將影片的專案計畫分成撰寫腳本、拍攝和剪輯。
最重要的是評估完成每項任務所需的時間和資源，這將引導您進入下一步。
步驟 5：分配資源與預算
您可以在此階段確認執行每項任務的必要資源，例如人員、設備或材料。為了確保您可以隨時找到所需的一切，這是不可或缺的一環。
舉例來說，也許您在進行商業拍攝時需要兩名演員和一名攝影師，或是需要一名設計師來渲染標誌。無論執行什麼專案，請務必精準評估每項任務所需的資源。
步驟 6：識別風險
規劃時應將延誤或意外狀況 (例如疾病) 納入考量，並制定應急措施，避免發生問題。風險可能包括客戶提供過多意見回饋、技術延遲，甚至是惡劣天氣等情況。
分析依存關係 (找出哪些任務必須在其他任務開始之前完成) 並特別著重於這些任務。如果您已制定明確的應對方案，就能有效控制大多數風險。
步驟 9：審查和評估
隨著專案計畫的進展，您必須定期展開審查，確認哪些方面運作良好，哪些方面則需要改進。這項計畫中是否存在您必須重新考慮的癥結點呢？
例如，如果您的專案是拍攝尿布廣告，父母和孩子都會在拍攝現場，要精準安排時間可能相當困難。身為一名優秀的專案經理，您可以將某些因素 (例如午睡時間) 納入未來的專案中。
