如何安全地發送加密文件

不加密共享文件就像寄送私人明信片一樣——任何截獲它的人都可以閱讀內容——這將使您的財務記錄、客戶資料和法律文件面臨風險。

而且這種威脅還在不斷加劇。網路攻擊正變得越來越頻繁，代價也越來越高。McKinsey 預測：到 2025 年，網路攻擊造成的損失將比 2015 年增加 300%。同時，企業處理的敏感檔案比以往任何時候都多，因此安全已成為必需品，而絕非可有可無。

因此，加密並非可有可無，而且必不可少。Dropbox 內建端對端加密 (E2EE)、安全的檔案共用和嚴格的存取控制，讓您在傳送敏感檔案時完全放心，有效防止駭客、未經授權的使用者和資料外洩。

有興趣嗎？繼續閱讀，了解 Dropbox 讓加密檔案分享變得輕鬆便捷。

加密如何保護您的文件

加密可確保只有授權人員才能存取您的文件，從而消除駭客、未經授權的使用者和資料外洩導致財務文件、法律合約或其他敏感資料受損的問題。

在探討如何在 Dropbox 中安全地發送加密檔案之前，我們先快速了解它的工作原理，以及為什麼對於處理機密資訊的企業來說，它是必不可少的。

加密是什麼？

加密是一種透過將檔案轉換成程式碼來保護檔案安全的方法。只有擁有正確密鑰的人才能解鎖並讀取這些文件。沒有密鑰，檔案將保持鎖定狀態，無法讀取。

對於那些肩負保護企業資料重任的人來說，加密不僅僅是錦上添花，更是保護資料安全的重要組成部分。

因此，加密對於管理聲譽風險、防止經濟損失以及避免行業監管處罰至關重要。

加密如何運作？

加密方法主要有兩種，一種用於檔案共享，另一種用於儲存：

• 端對端加密 (E2EE)：在檔案共用中，儲存在 E2EE 資料夾中的檔案在離開裝置之前會被加密。即使被攔截，包括 Dropbox 在內的任何人都無法讀取資料。對於處理高度敏感文件的企業，例如金融機構、律師事務所和醫療機構來說，這是最棒的選擇。
• 儲存/傳輸中加密：在檔案儲存中，儲存時加密可在資料儲存在雲端伺服器上時保護檔案，使未經授權的使用者無法讀取資料。傳輸中加密可確保檔案在裝置和伺服器之間傳輸時足夠安全，防止遭到攔截。這些措施可以確保檔案在正常工作流程中安全無虞。

儲存時加密和傳輸中加密是標準的雲端儲存保護措施，但 E2EE 為需要完全隱私的企業增加了額外的安全性，從而提供了更強大的保護和其他商業優勢。

為什麼加密對企業至關重要

加密不僅僅是為了安全。以下是您在業務中使用它的幾個關鍵原因：

• 更輕鬆地遵守 GDPR、HIPAA 和其他安全法規—內建加密功能讓您輕鬆滿足這些要求。
• 更完善的資料保護－防止外洩、資料外洩和網路攻擊，保障敏感的商業資訊安全
• 高效協作－透過保護團隊和外部合作夥伴之間共享的數據，確保遠距辦公安全。

Dropbox 將加密、安全檔案共享和便利的協作功能整合到同一個方便的工具中。

6 種更安全地共享加密檔案的方法

隨著公司規模的擴大，員工之間相互共享文件的情況增多，合規法規更加嚴格，網路威脅日益加劇，資料安全挑戰也變得更加複雜。

使用 Dropbox，加密變得簡單、可擴展，並且內建於您的工作流程中——即使是向組織外部發送文件也是如此。只需點擊一下即可完成：

• 將敏感檔案放入 E2EE 資料夾，或建立新資料夾，然後按一下「對該資料夾進行端對端加密」。
• 向收件者提供存取資料夾的安全金鑰
• 與他們共用資料夾，但要知道只有授權使用者才能解密資料。

有關如何在 Dropbox 中傳送檔案之前對其進行加密的更多資訊，請參閱 E2EE 功能頁面，以及註冊 Enterprise 等級 Dropbox 帳戶後可存取的其他安全增強功能。

以下六種方法可以進一步增強 Dropbox 中加密檔案共享的安全性：

1. 使用可共享連結來控制存取權限

上傳檔案，產生只有授權接收者才能存取的加密共享連結。在很多情況下，這都很有用，例如財務團隊需要安全地與公司外部人員共享財務報告，讓您既能保護資訊隱私，又能使團隊合作更加輕鬆。

2. 為連結設定過期日期

Dropbox 還允許您為共享連結添加過期日期——這樣，存取權限會在設定的時間後自動撤銷。這意味著行銷團隊可以向客戶發送一份行銷活動文件，但該專案結束後，客戶將無法再存取該文件。確保共享連結最終過期也是一種良好的安全做法。

3. 新增密碼

這是一種行之有效的身份驗證方法。在 Dropbox 中為共用檔案新增密碼非常簡單，確保只有授權人員才能開啟它們。這對於傳送私人合約的法律團隊來說非常有用。他們可以安全地與客戶分享這些訊息，而無需擔心敏感資訊被攔截。

4. 添加數位浮水印

Dropbox 的實用安全功能可讓您在檔案上新增浮水印。這些浮水印可以顯示收件者的 IP 位址、電子郵件位址或存取檔案的時間。一個很好的例子是攝影師向客戶展示早期照片。他們可以新增浮水印，以防止他人未經許可使用或分享照片。

5. 根據使用者權限限製或允許訪問

Dropbox 可讓您設定精細的權限，以控制誰可以檢視、編輯或下載檔案。這意味著人力資源團隊可以限制對員工記錄的存取權限，確保只有經過批准的經理才能查看私人文件。它還使系統管理員能夠輕鬆設定權限，並確保沒有人擁有他們不需要的存取權限。

6. 監控文件活動

管理員還可以透過 Dropbox 管理控制台追蹤檔案何時已開啟、檢視或下載。例如，共享智慧財產權文件的設計團隊可能希望監控存取權限並確保機密資產受到保護——這為所有文件增加了一層額外的安全保障，以防止未經授權的存取。

使用 Dropbox 傳送加密文件

保障企業資料安全不應該是一件複雜的事。無論您是處理財務記錄、客戶資料還是法律文件，您都需要在不中斷工作流程的情況下保護敏感資訊。

這時候，Dropbox 就派上用場了。憑藉內建的端對端加密 (E2EE)、安全的檔案共用和可自訂的存取控制，您可以確保團隊工作的安全，又同時保持高效率。無需額外步驟，無需權衡取捨，只有無縫的安全保障，為了與您的業務共同成長而設計。

試試 Dropbox 的加密檔案分享功能，看看如何兼得安全性和便利性。