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簡化工作流程以達到最佳效率的 5 種方法

6 分鐘閱讀

2025年4月28日

簡化工作流程有哪些好處?

簡化流程能減少日常工作中不必要的步驟,消弭耗時的工作項目,並減少錯誤。同時還一些額外的好處:

  • 提高工作效率
  • 提升效率
  • 改進溝通
  • 降低停滯不前和錯過最後期限的情況
  • 競爭優勢
  • 員工士氣更佳
  • 簡化員工訓練
  • 權責與義務更加清楚
同事查看擺著在桌上文件的特寫。

簡化工作流程的 5 種方法

以下是簡化工作流程的五種方法:

1. 找出目前拖慢速度的流程

需要簡化的工作流程所呈現的跡象包括:導致專案無法按時交付的延遲情況與瓶頸、工作項目中大量的重做部分或不必要的重複作業,以及引發額外問題而非解決問題的多餘技術。

在評估目前的工作流程時,請考量:

  • 涉及的人員、系統或工具
  • 實現工作流程預期成效所需的工作項目、步驟或活動
  • 完成每個工作項目或活動一般會花費的時間
  • 保持工作流程持續進行所需的資訊
  • 設定開始進行該工作流程的觸發條件、動作、時間或條件
  • 工作流程應產出的預期成效或結果

當您與他人協作進行此步驟時,可以一同找出工作流程中任何多餘或效率低的要素。

您可以利用 Dropbox 檔案共享協作工具,更輕鬆地收集工作團隊成員的意見。

例如,多位使用者可以透過 Dropbox 即時處理同一個檔案,讓協作更加順暢。這種透明度有助於找出任何瓶頸,因為如果某位工作團隊成員一直都花費較長的時間來完成一項工作項目,那可能表示他的工作流程部分有問題。

為了弄清楚工作流程中的哪些步驟花費了最多的時間,以及可以改進哪些地方,您還可以透過 Dropbox 查看對檔案進行的所有動作之詳細活動記錄,例如進行檢視、下載與編輯。

2. 定義目標

一旦確定了需要簡化的工作流程,您就可以開始定義透過這次改組想要實現的目標以及規劃如何實現這一目標。

即使方案一開始會相當粗略,但考量您想要進行的具體改進項目以及原因,將有助於將重點縮小到希望達成的成效上。

例如,如果工作團隊傾向於在持續性的月截止期限內衝刺工作,可能需要簡化意見流程,這樣專案就不會在接近月底時停滯不前。使用像是 Dropbox Paper 等專案管理工具,可以在非常短的時間內,建立待辦事項清單,將工作項目指派給團隊成員,並設定到期日。隨著截止日期的接近,Paper 會自動發送通知,供您隨時掌握專案工作項目的最新情況。

3. 盡可能地使用範本和工作流程自動化作業

流程自動化作業有助於您減少花在佔用您大量注意力的手動或重複性工作項目上的時間,而可投入更有成效的活動。

使用 Dropbox 自動化作業,可以設定將檔案自動整理到指定的資料夾之規則和觸發條件。如此可節省手動排序以及移動檔案的時間和精力,確保文件一律會位於正確的位置。

像是 Dropbox Dash 等工具,有助於您將來自檔案、應用程式、瀏覽器連結的內容,分組到一個整理過的堆疊中,與工作團隊共享。Dash 會使用 AI 建議新的堆疊,並會根據您最近的活動,將檔案整理至以專案區分的集合中。

探索更好的方式來度過工作日

管理您的工作、保持聯繫和準備會議 - 所有這些都可以透過 Dropbox Dash 開始頁的一個中央儀表板完成。

遠端專業人員在兩台電腦顯示器上處理各種文件。

簡化工作流程的小提示

以下是協助您簡化現有流程以提高營運效率的一些額外小提示:

  • 長遠考量:隨著業務的發展和演進,現在所做的變更是否仍然有效?
  • 保留靈活性:業務的情況變化很快,因此有能力可以視需要進行改動和調整,相當重要
  • 依優先順序進行最佳化:找出哪些工作項目必不可少,以及哪些可以簡化或自動化
  • 記錄變更與全新流程:避免混淆,並確保每個人都正確地遵循工作流程
  • 在進一步推行前,先測試簡化後的新工作流程是否有效:如此可以在發生任何問題前先將其解決,並確保流程盡可能地有效

使用 Dropbox 精簡工作流程

Dropbox 透過自動化流程、防止您在應用程式之間切換以及釋放內容回饋過程中所花費的時間,幫助您簡化銷售、行銷和其他工作流程。Dropbox Paper 等便利工具可讓您更輕鬆地分享想法和內容,並收集更多直接回饋。

Dropbox 與您已經使用的應用程式集成,為您提供簡化工作流程的所有基本組件:效率和速度、清晰度和一致性以及結構和標準化。

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