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如何維持居家辦公的效率
隨著現代辦公室和工作變得越來越數位化，在家工作的選擇在世界各地的工人中越來越受歡迎。
儘管許多人可選擇居家辦公，但在沒有準備的情況下，突然間就過渡到在家中工作，可能讓人害怕，甚至可能造成混亂。如果您即將準備設立居家辦公室並成為遠端工作者，正確的第一步非常重要。
從理論上講，在家工作的好處聽起來就像一個夢想。您可以省去通勤的時間，穿著睡衣工作，並隨時吃午餐。
然而，有豐富遠端辦公和居家辦公經驗的人都知道，現實和想像中的放鬆或耍廢離得可遠了。您可能需要經過好一番掙扎，才能找到和在辦公室相同的工作節奏。您家裡甚至可能沒有真正的辦公桌，或發現容易被寵物、家庭成員，甚至是洗衣服分散注意力！
當您居家辦公時，也很難將自己從工作中抽離出來。這是因為居家辦公時，家裡和工作產生密不可分的關係，對生活會產生心理層面的影響。
但透過正確的習慣，就可以確保您成為可同時居家辦公且維持家庭生活獨立性的專家。
打造工作和非工作空間
首先，您需要適當的工作區域。雖然躺在床上使用筆電聽起來很誘人，但缺乏合適的工作環境確實會影響注意力。
指定家中一個特定空間作為您專用的辦公空間，讓您可以在這個空間裡，完全專注在工作上或執行深入的工作。這個空間可以很簡單，像是臥室某個角落，甚至是廚房餐桌上您平常不會坐的位子都可以。
不管是哪裡，這個空間應該是您在家通常不會使用的地方，如此一來，與其將這個空間視為家中放鬆的一部份，在心理上您反而會將其和工作相互連結。使用特定的辦公空間，對於坐下來進入工作模式，及一天告一段落時將工作擱置旁邊時，大有助益。
確保您的設備齊全
設備通常都是事後才被考慮的，直到有一天，您只能坐在沙發上，手裡拿著筆記型電腦，螢幕上打開一堆標籤或文件。
居家辦公時，您需要將科技工具的設定準備好，讓您可以像在辦公室一樣工作。無論是額外的螢幕、獨立的滑鼠和鍵盤、甚至只是合適的辦公桌，具備合適的工具是不可或缺的。如果您要定期居家辦公，對您的公司來說，以齊全設備打造適合居家辦公的環境是最重要的事。
查看公司的居家辦公及設備政策，並確保您擁有所需的一切。雖然您的需求根據職位而有所不同，但您可以花點時間檢查，日常工作中是否需要下列任何一項，以及您家中是否可以取得：
- 螢幕
- 滑鼠
- 鍵盤
- 顯示器傳輸線/變壓器
- 螢幕防窺片
- 耳機
- 筆電支架
- 充電器
- 人體工學椅
請記得還要有正確的檔案和網路連線。如果您出於某些原因導致無法在家裡存取公司的網路，還是需要能夠工作。
透過儲存在 Dropbox 中的檔案，您可以輕鬆以離線狀態遠端執行工作，因為您可以選擇將檔案儲存在本機和雲端儲存空間。當您離線時，您的檔案已準備就緒供您使用，且當再次連線時，也會與線上版本同步。您不必擔心沒有網路連接，頂多就是少了晚點完成工作的理由。
維持工作時間表
一旦設立好家中辦公室，就可以開始工作了。當您開始居家辦公時，一個大家常犯的錯誤是可能會選擇將通勤時間換成額外的睡眠時間。事實是，一下床就直接進入工作模式可能會造成很多麻煩。
以好的開始展開一整天很重要。即使今天是輕鬆的一天，也請就像要出發去辦公室一樣，做好所有準備。就像您可以在通勤路上為整日的工作做好準備一樣，當您建立讓自己進入和退出工作模式的習慣時，您便已做好了心理準備。
而且如果您安排得當，還可在家裡辦公空間開啟工作模式前，享受屬於自己的美好時光，可以邊喝咖啡散步，或和狗一起散步。
休息一下
一旦進入工作模式，也請務必記得要休息一下。一般在辦公室的日子中，經常需要去休息室喝咖啡、到同事位子上聊天、和其他分散注意力的輕鬆事情。
雖然您可能會去廚房喝咖啡、吃零食，但當您在家工作時，很容易陷入連續工作而沒有停機時間的設計。即使在家工作可以提高你的注意力，但你仍然需要額外的時間來休息和放鬆——你應該好好休息一下
下班
對於在家庭辦公室工作來說，有辦法做到在一天結束時，將工作擱置一旁非常重要。居家辦公似乎可以讓工作與生活達到平衡，有助於生活品質，然而通常會產生相反效果。
在您可以有效率地居家辦公時，也需要確保能夠放下工作。就像在辦公室一樣，把一段期間定義成工作時間。
這樣的做法和開始新的一天相同：您需要一個儀式，幫助自己靜下心來並離開工作模式。輕度運動或閱讀是放鬆身心的常用方法，但請找到最適合自己的方法。離開工作模式非常重要，不僅可讓您在隔天工作前放鬆身心和恢復精神，且可讓您享受一個與工作完全分開，屬於自己的健康生活。
與工作團隊保持連繫的方法
即使您和您的團隊都在家工作，保持聯繫並隨時掌握情況也很重要，就像在辦公室一樣。
許多人已經習慣與不同辦公室或地區的遠距員工或同事一起工作，並且意識到良好的溝通對於遠距團隊的重要性。然而，對於其他人來說，在家工作可能會感到孤獨。
當不用去辦公室的新鮮感逐漸消失，通常代表很多時候您都是獨自一人，或與家人共享工作空間。重點在於，請持續尋找新方式，不僅確保能與工作團隊有效溝通，也要能適用您自己的特定情況。
透過共享工具一同編輯檔案
若要與同事在分隔兩地的情況緊密合作，最好的方式是使用數位工具。
透過在共享的智慧工作區中工作，團隊中的每個人都可以直接協同工作，同時隨時了解專案進度。在 Dropbox Paper 中，您可以與團隊共用文件並在線上共同處理，而無需透過電子郵件傳送或合併文件。
如果需要完成某件事情，只需在文件的相關部分提及某位團隊成員，即可通知他們。無論在辦公室內或外，這個更加簡單有效的方法有助於讓工作團隊保持聯繫並使協作更順暢。此外，這也是個減少會議和電子郵件的好方法。
以視訊會議取代實體會議
雖然居家辦公肯定從行程表上移除許多不必要的會議，但也可能讓重要的會議變得更具挑戰性。從過去經驗看來，與其透過電話，有些對話更適合以面對面進行，且微妙的互動或細微差別，都有可能因為在家中工作而無法察覺。然而利用視訊會議確實可以幫助消弭此落差。
無論是公司全員到齊會議，或與同事討論專案同步更新，視訊都能讓會議更加有效，且讓您在視覺和聽覺上都與工作團隊保持聯繫。透過 Dropbox 整合功能中像是 Microsoft Teams 和 Google Meet 等應用程式，可以輕鬆設定視訊會議或在日常工作中定期使用。如果有人想快速討論文件中的某些內容，您可以透過團隊已使用的工具直接從 Dropbox 加入會議。
使用社群聊天管道
我們都知道，科技讓您的團隊或組織的部分成員自然地保持自我——無論他們是否在辦公室。
鼓勵和改善溝通的一種方法是使用辦公室即時通訊軟體，例如 Slack。它不僅有助於在團隊成員之間營造溝通的緊迫感，也為與其他同事溝通和社交提供了新的機會
溝通不嫌多
當你不再經常在走廊或午餐時遇到隊友時，許多有價值的社交互動就會突然消失。解決辦公室缺乏實體交流的最好方法就是在您不在的時候進行更多的交流。
刻意安排與團隊成員的會面來討論當前專案——使用與 Dropbox 直接整合的 Slack 等工具。請記住，這並不總是與工作有關——不要害怕像在辦公室一樣在網路上與同事進行社交。大多數辦公室即時通訊軟體都具有表情符號和 GIF 鍵盤，以幫助讓您的對話更加輕鬆。在 Dropbox 中，您甚至可以在文件中使用表情符號為您的聊天增添溫暖和個性。
居家辦公的樂趣
雖然一開始令人望之生畏，但現今有這麼多人選擇居家辦公必有其原因。無需通勤、行程安排靈活、您可以享受在自己家中的自由，且有更多時間陪伴您和親愛的人。最大的優點是，只要善用正確的方法和工具，不難發現眾多在家上班者對在家上班如此著迷的原因。具備合適的家庭辦公環境、並與線上同事建立緊密的聯繫，從辦公室轉換至居家辦公可以是簡單且愉快的過程，好到讓您可能不想放棄。
