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專案管理是一個複雜的過程，但其中最重要也是最簡單的一道步驟就是：建立專案範圍文件。此文件概述專案的目標、交付項目、工作項目和截止時間，是每一位參與者的路線圖。
在這篇文章中，我們將解釋什麼是專案範圍界定、其重要性，以及如何撰寫可以協助您成功管理專案的專案範圍文件。
什麼是專案範圍界定？
範圍是指完成特定專案所需的時間和工作總量。為此，您需要確立專案預算或成本、目標、交付項目、工作項目和截止時間。
了解專案包含哪些內容之後，須明白範圍界定工作應該由您和團隊成員共同合作完成並達成共識—在所有專案工作開始之前。
為了建立正式約定，請製作一份可以簽署並留存的專案範圍界定說明文件，以方便參閱。這是一份與工作說明書並列的文件，用以支援專案管理流程，並設定合理的利害關係人期望。
為什麼專案範圍界定很重要？
基於幾個原因，專案範圍界定很重要。其可以協助您：
設定更合理、更可實現的專案目標
提升效率
為您的團隊設定合理的預算或更佳的成本估算
向主要利害關係人闡明專案的內容，讓他們更容易理解專案並可隨時參閱。
確保所有團隊成員保持一致，並專注於約定的目標或專案交付項目
防止專案內容擴增超出約定的範圍
提供一個路線圖，經理或專案負責人可使用該路線圖在團隊中安排和委派工作項目
如何撰寫專案範圍界定文件
撰寫專案範圍文件的過程相當簡單，但必須遵循幾個關鍵步驟，以確保您的文件面面俱到並且能產生效果。
1. 定義專案目標
每一項成功的專案都有一個核心目標—其說明「為什麼？」要執行專案和「會有什麼結果？」其也有助於讓每個成員專心一致，朝著共同的目標邁進。
定義您在整個專案生命週期中想要實現的目標，為您、您的團隊和您的利害關係人提供了重要的背景。這應該是任何專案規劃過程的第一步，因為它可以明確後續確定專案範圍的步驟。
如果沒有明確的目標，專案就很容易偏離軌道或忘記其目的。
2. 獲取團隊的意見
您的團隊是您最重要的資產和有效的知識來源。他們擁有相關的經驗，可以告訴您特定工作項目通常需要多少時間來完成，以及不同的交付項目之間有何種關係。主動向您的團隊詢問以下事項：
實際可行的時間範圍和目標
對專案的期望，尤其是團隊的相關回饋意見
排除的項目—是否有利害關係人提出通常不在此類專案範圍內的要求？
有了工作團隊的意見，設定專案里程碑和合理的路線圖或時程就變得容易多了。
Dropbox Paper 等工具可以讓您的專案團隊輕鬆地合作制定範圍界定文件。團隊成員可以在 Paper 文件上直接添加評論來提問，從而改善溝通和對正在確定範圍的項目的集體理解。
當您的團隊在 Dropbox 中協同工作時，所有與專案相關的資料都會安全地保存在一個集中的地方。
3. 定義專案里程碑與路線圖
里程碑為專案提供明確的架構，也是工作範圍中最重要的元素之一。其具有檢查點的功能，可以協助利害關係人追蹤進度，確保專案確實按照時間表進行。
利害關係人可以參考專案範圍文件，以了解專案關鍵部分的交付時間、會議召開時間以及專案中的其他重要步驟。然後，您可以將其對應到時間軸或路線圖上，其中包含整個專案的明確開始和結束日期以及特定任務或可交付成果的截止日期。
訂定里程碑或截止日期的大綱，也有助於防止範圍擴大—即專案需求或交付項目開始隨著時間增加，並超出原始專案範圍。有了明確的工作流程和專案交付與簽核程序，專案利害關係人就能更早發現潛在風險或問題，並在問題擴大前對路線圖做出調整。
為了加快專案範圍界定的過程，Dropbox Paper 提供一系列免費範本，隨時可以運用於各種不同的專案類型—從發布計畫和產品路線圖到內容行事曆和影片製作計畫，皆能支援。
4. 整理相關訊息
一旦您收集了所有的詳細資訊和專案人員的意見，即可開始將所有資料彙整成專案範圍文件。
關鍵細節包括：
專案名稱和說明
截止時間
經理或專案負責人
負責專案的其他團隊成員及其身分與責任
專案目標
交付項目
範圍內的工作項目
任何超出範圍的工作項目
限制和考慮因素
現有資源
清晰、有效率的專案範圍界定—始終如此
Dropbox 是儲存、獲取意見和管理專案檔案的理想中心。快速將專案更新與進度訊息分享給利害關係人，並讓他們參與整個專案生命週期，從而與其建立信任關係。
透過將所有內容集中在一個地方，您和您的團隊可以簡化專案管理流程，並花更多時間專注於制定和執行可靠的專案策略，而不用花時間追逐文件或擔心專案材料的保存位置。
