以下情景您應該似曾相識：整個星期您都忙得不可開交，一直在趕專案進度，而創意團隊終於匯出最終版本的影片。現在您只需把檔案放進要寄給客戶的電子郵件，然後按下傳送就大功告成。此時卻出現問題：檔案過大。
雖然許多人每天工作時都會用到電子郵件，但通常不需要傳送大型檔案。如果等到需附加大型檔案才發現無法如願，這種驚喜可不太愉快。
如果檔案遭認定「過大」而無法透過電子郵件傳送，該如何是好？
這份指南說明為何電子郵件具有檔案大小的限制，並探討透過電子郵件傳送大型檔案或影片時值得嘗試的三種方法，包括使用 Dropbox Transfer 這類的檔案傳輸工具。
不過，在深入研究之前，我們先討論一個關鍵問題：這是否辦得到？
是否能透過電子郵件傳送大型檔案和影片？
透過雲端儲存空間分享
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簡短摘要
- 分享雲端儲存空間中的檔案連結
- 使用者可查看檔案的最新版本，包括分享連結後才做的變更
- 使用者取得「編輯」權限後，還能與您一同合作處理檔案
使用時機
- 與他人合作時
- 需要共享仍是半成品的影片檔，檔案本身還會繼續更新時
用檔案傳輸工具傳送複本
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簡短摘要
- 分享檔案複本的下載連結
- 設定使用權限和連結到期日，多一層防護
- 自訂標誌下載頁面，讓人留下深刻的第一印象
使用時機
- 提供影片的匯出成品和檔案最終版本時
- 想傳送檔案，但不希望收件人查看雲端儲存中的檔案版本時
附加壓縮檔
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簡短摘要
- 壓縮影片或檔案的過程會降低畫質
使用時機
- 不得不使用電子郵件附件時
- 雲端儲存空間共享和檔案傳輸工具提供更好的控制功能，且允許傳輸更大的檔案時
電子郵件附件的限制
在討論解決方案前，不妨花點時間瞭解為何直接在電子郵件附加檔案經常失敗。
檔案大小
如之前所述，透過電子郵件寄送附件時，檔案大小限制是主要缺點。
檔案大小的確切限制各不相同，大多介於 10 到 25 MB 之間。例如，下列是一些熱門電子郵件平台對附件檔案的大小限制：
- Gmail：25 MB
- Microsoft Outlook：20 MB
- iCloud Mail：20 MB
- ProtonMail：25 MB
- AOL Mail：25 MB
- Yahoo! Mail：25 MB
- GMX：50 MB
共享文件、試算表或其他小型檔案格式通常沒問題，但高解析度圖片和影片一下就會超過允許的檔案大小。
安全性
然而，重點不僅止於傳送大型檔案是否便利。以電子郵件附件傳送檔案的過程還會產生安全隱憂。
為了說明這點，需要舉個例子。假設您有個公事包，裡面裝了所有想要傳送的檔案。將檔案附加在電子郵件中，就如同將公事包丟過一面牆，要牆後的收件人接住。
將公事包丟出去的那一刻起，公事包就脫離了您的掌握。就算發現寄錯檔案或寄錯人，也已是覆水難收。
再來想像另外一種情境：這次改成將公事包放在受 PIN 碼保護的遠端置物櫃裡。收件人不但能用您提供的詳細資訊找到置物櫃，還能將置物櫃打開。您也可以遠端變更存取代碼，或者徹底更改收件人。
透過這個簡單的例子，可看出為什麼一旦電子郵件附件出錯，可能會導致不幸的安全性風險。如果使用外部工具，就能多一層安全保障和控制功能，在共享工作檔案時會更安心。
存取權與版本控制
大家一定有過這種經驗：剛按下 [傳送] 寄出一封重要電子郵件，卻馬上發現附件檔案或影片中有錯誤。
如果使用雲端式的檔案共享功能，就能直接修正共享檔案裡的錯誤，不必再額外寄送電子郵件。同樣地，新式的檔案共享解決方案具備更優秀的控制功能，可掌握存取檔案的對象，也能控制對方與檔案之間的互動。
因此，在和工作團隊分享最新版本時，若要確保客戶經理能查看檔案，但又只想讓負責編輯的同事能調整檔案，則針對個別收件人設定存取權限即可。
當然，要是希望能使用進一步的版本控制和意見回饋工具，Dropbox Replay 這類專門的影片意見回饋平台會是最適合的理想解決方案。處理文件和其他的檔案類型時，Dropbox 提供的內容協作工具可讓您輕鬆地提供意見和採取後續行動。
如何透過電子郵件傳送大型檔案和影片
透過電子郵件傳送大型檔案或影片相當簡單，而且有許多不同的方式可供選擇。
本指南接下來會介紹三種可行方式，請依您的目標需求做決定：
- 透過雲端儲存空間分享：提供位在 Dropbox 雲端儲存或類似服務上的檔案連結
- 傳送可供下載的獨立複本：透過 Dropbox Transfer 這類大型檔案傳輸工具
- 附加壓縮檔：如果無法分享連結，只好在檔案品質上妥協。
使用大型檔案傳輸工具傳送複本
如果不需用到雲端儲存空間的所有功能，但仍需傳遞最終版本的素材，則 Dropbox Transfer 這類大型檔案傳輸工具是傳送長影片的理想平台。
只要將最大 250 GB 的檔案拖放到 Dropbox Transfer 的上傳視窗，然後選擇選項並共享即可。您可以直接從 Transfer 傳送附有連結的電子郵件，或是手動複製連結並貼到您的電子郵件中。如此一來，收件人就能透過收到的連結下載檔案複本。
Dropbox Transfer 可讓您完全控制自己的檔案，並隨時掌握檔案的狀態。您可以：
- 傳送複本，避免他人意外編輯原始檔案
- 透過密碼保護控制存取權限
- 設定連結到期日，鼓勵對方盡快下載檔案
- 取得下載通知，確認檔案送達
想讓客戶留下良好的第一印象，何苦等到客戶觀看影片？使用 Dropbox Transfer 來自訂下載頁面，自由呈現您想要的背景圖片和標誌。
附加壓縮檔
需要傳遞影片檔或其他大型檔案時，使用連結來共享檔案是最理想的做法，因此在可行情況下，建議使用上述兩種或其他類似的檔案共享解決方案。
不過，有時候您無法透過連結來共享檔案或影片。在這種情況下，您可以壓縮檔案，將檔案的大小縮減到電子郵件用戶端的限制之內。
檔案和影片壓縮其實就是削減或縮小檔案的過程，目的是減少整體檔案的大小。可能的做法如下：
- 降低圖片或影片的解析度，例如從 4K 降到 1080p
- 降低畫面播放速率，影片會因此看起來較為粗糙且不流暢
- 減少位元速率或取樣率，以降低音訊檔案的品質
- 變更其他技術上的要素，例如色彩或編碼。
以下是幾種壓縮影片的方式：
- 若您使用 Mac，可透過 QuickTime 這類的內建軟體。
- 使用 VLC Media Player 等第三方工具。
- 將檔案或影片放進 .zip 資料夾，適合用來傳送多個檔案
請注意：以壓縮方式來減少檔案大小時，檔案或影片畫質會降低。
如果注重影片畫質，建議使用雲端儲存空間的連結分享功能，或改用檔案傳輸工具，如 Dropbox Transfer。
透過 Dropbox 用電子郵件傳送原始畫質的大型檔案和影片
如果想透過電子郵件共享大型檔案及傳送長影片，無論是要傳送複本或分享協作連結，Dropbox 都能滿足需求。
若要開始使用，可分享雲端儲存空間的連結，或前往 Dropbox Transfer 著手新增檔案。
