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在現代生活中，我們被視覺所包圍。電話通話已由 FaceTime 和 Zoom 取代。社群媒體早已過了純文字貼文的時代。甚至行銷也越來越依賴圖像、影片和插圖來吸引觀眾的注意。
特別是在工作場合，有多種溝通策略也採用了這些視覺元素。新的數位技術與方法以非同步方式分享資訊，可充分發揮視覺傳達的力量，協助工作團隊用更具彈性、更有生產力的方式工作。
我們將在這篇文章，說明如何利用視覺傳達來提升團隊合作，並簡化工作流程。不過首先，我們將深入探討不同類型的視覺傳達，並探究為何視覺資訊會如此重要。
什麼是「視覺傳達」？
簡單來說，「視覺傳達」就是利用圖片，而非使用文字或聲音來傳達想法、指示、資料或其他種類資訊的程序。與書面溝通相比，這種分享知識與補充脈絡資訊的方式對許多人來說，不僅更有效率也更便利。
視覺傳達包括多種不同的方式，例如：
- 影片與相片
- 圖片、圖表、資訊圖表與其他類型的資料視覺化
- 字型設計
- 地圖 (例如心智圖與內容圖)
- 插圖與平面設計
- 幻燈片與簡報
- GIF
這類視覺素材在社群媒體與內容行銷十分常見，可以用來傳達概念與資訊，其影響力是密密麻麻的文字遠遠不及的。
為什麼「視覺傳達」如此重要？
根據研究，65%的人是視覺學習者，他們更喜歡透過視覺內容更有效地學習資訊。這意味著視覺交流不僅在工作場所很重要，它對更廣泛的社會也有益。
比起用文字傳達資訊，資訊若採用視覺方式呈現，其影響力更為深遠。視覺傳達策略應該成為商務活動的基礎，尤其對內容行銷更是重要。
視覺元素在內容建立的過程中是關鍵所在。在 Instagram 與 TikTok 等特定社群媒體平台上，影像與影片的影響力遠非文字內容所能及。
根據研究顯示，我們的集中注意力長度不斷縮短，而數位生活眼花撩亂的本質，也帶來各式各樣的干擾。視覺傳達能協助您從各式雜訊突圍，並用令人印象深刻的高品質內容傳遞訊息。
這並非視覺傳達重要性的唯一理由，這種溝通形式：
- 能吸引注意力，同時提高參與度
- 能喚起目標受眾更強烈的情緒
- 能提升資訊回憶的能力
- 能以更快、更有效率的速度傳遞資訊，節省寶貴時間
- 能鞏固品牌識別度，確保營造共同體驗並傳遞一致訊息
「視覺傳達」能如何改善工作流程
與遠端工作的團隊聯繫不是一件容易的事，透過視訊通話進行快速會議通常似乎更容易讓大家在想法上有所共識，或是方便討論專案。不過，所有以虛擬為優先的工作者都會指出，視訊會議有時其實很浪費時間，對生產力毫無幫助。
只要透過有效的視覺傳達策略，您就可以減少不必要的會議。您可透過視覺元素與視覺輔助，用更容易讓人專注、更具吸引力、更好理解的方式傳達複雜資訊，例如使用特定工具的說明，或全新專案的各項細節。如此一來，就能協助簡化工作流程以及各種決策程序。
由於視覺傳達的類型眾多，所以您可發揮創意，自訂與客戶和同事分享訊息與合作的方式。有了創新技術的協助，您在建立與分享視覺訊息時，就不會一直受限於圓餅圖與簡報了。
事實上，視覺傳達能透過各種方式帶來業務效益：
- 透過對常見流程進行視訊解說，讓員工入職流程更快、更有效率
- 截取想法和靈感來源的螢幕截圖，與您的團隊分享，或將其放在共享的 Dropbox Paper 文件中，以便在需要時參考
- 舉行非同步會議，讓工作流程正常運作，避免將時間浪費在不必要或讓人分心的會議上
- 使用 Dropbox Replay 等工具提供更清晰的回饋，因為您可以使用螢幕標記精確定位影片中需要改進的具體點
在工作場合進行視覺傳達的訣竅
對工作團隊來說，最好的視覺傳達策略取決於幾個不同的因素，包括團隊規模與目標。若想讓流程更順暢，充分發揮視覺傳達的最大優勢，您還有一系列事項可以進行。
關鍵在於一致性
首先，您的視覺素材樣式與商標需要具有一致性，這並不僅限於行銷素材等外部資源而已。重點是品質，而非數量。所以，請確保您建立的一切內容都能達到其潛在影響力。您可建立範本、影片教學課程與品牌指南，確保所有工作團隊成員都知道這些資源的存放位置，也瞭解如何在建立視覺元素時使用這些資源。
別忘記敘事元素
此外，您還需要考慮講述故事的策略以及如何將敘述融入您創建的視覺材料中。對於內部和外部溝通來說，這都歸結於了解你的受眾。在 Dropbox Paper 等協作工具中建立受眾角色可能會有所幫助，以引導您面向客戶的內容策略。
使用 Dropbox 讓您的工作和專案煥發生機
一個協作、高效的工作場所不是由大量無盡的文本或成堆的密密麻麻的文件構建的。它由一起工作、有效溝通、有目的地協作以完成工作的人組成。
以 Dropbox 為基礎，您的團隊可以善用視覺敘事的力量來分享好點子，在檔案中新增註解以詳細說明意見回饋，並進行即時協作。Dropbox Paper 和 Dropbox Replay 等工具只是一個起點，好讓 Dropbox 幫您實現目標。
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