PDF 幾乎就跟電子郵件一樣，是人人都會使用的工具。無論是職場簽約或消遣時閱讀雜誌，PDF 的簡易功能總讓人愛不釋手。PDF 檔案對於辦公的最大好處，在於三項重要類別。
您可能可以將 PDF 發送到祖父母家中已有 20 年歷史的電腦上，他們可以毫無問題地打開它：作為一種文件格式，它非常強大。
PDF 對大小企業來說都是必不可少的工具。需要處理重要文件嗎？您可以用 Dropbox Sign 獲取具法律效力的簽名。您瞧，PDF 早已在不知不覺中提升企業的工作效率了！
在您的業務中使用 PDF 還有更多好處…
PDF 的兼容性更好
當然，“PDF 相容性非常好”，我們經常聽到這樣的說法 - 但實際上，它們的相容性如何？除了“非常”之外沒有其他答案。如果外星人在一千年後發現一台筆記型電腦，那麼他們很可能可以順利載入 PDF。
由於 PDF 格式非常可靠，將檔案轉換為 PDF 能有效確保您的成品長久保存。為了協助您迅速上手，我們提供免費的線上工具，讓您無須使用 Dropbox 帳戶，即可將 Word、PPT、JPG 或 PNG 檔案轉換為 PDF 格式。
你明白了，相容性聽起來很廣泛，而且很難確定。因此，以下是一些利用超級相容 PDF 來提高公司效率/工作流程的實用方法：
1. 無需費力開啟文檔
並非所有企業都使用相同的系統，這使得嘗試共享文件時非常麻煩。
解決方案？PDF。幾乎每個人都可以在他們的電腦或設備上打開它們，這樣就可以減少一天的煩惱。查看！
2. 用多種語言/文字征服世界
PDF 為您提供了一個口袋中的通用翻譯器，使全球協作變得輕而易舉。
無論您是建立、閱讀還是分享，PDF 都可以為您提供多種語言、多種腳本和字母的支援。告別語言障礙，迎接無縫銜接的國際業務！
3. 成為銷售與推銷中的說服大師
傳送 PDF 很簡單，任何人都能仔細審閱您引人入勝的簡報。
您可以在這些 PDF 中新增超鏈接，引導受眾找到達成交易的其他重要文件和文件。這就像分享一張藏寶圖，上面有他們需要說「是」的所有資訊！
4. 透過應用程式整合提升您的工作流程
就算不是科技專家，您應該也能看出自己愛用的應用程式和 PDF 相輔相成。
許多應用程式都有「另存為」或「匯出為」PDF 功能，可讓您將內容轉換為可信任格式。這樣做，您就擁有了所有數位創作的通用格式。
5. 成為優秀的團隊成員，打破團隊壁壘
這個功能強大的格式能促進協作並提升工作效率，同時讓工作檔案保持一致。
PDF 是跨部門溝通的絕佳橋樑。您可以輕鬆分享重要文檔，確保每個人都了解相同內容！不再存在孤島。
PDF 可以在手機或電腦、Windows 或 macOS 以及其他技術或作業系統上運行，因此它們的兼容性使其成為非常強大的格式——無論您使用什麼設備。
Dropbox 還具備幾項強大的轉換功能，能進一步提升相容性。請參閱「如何轉換 Dropbox 檔案」，瞭解如何將檔案轉換為 PDF。
PDF 提供出色的資料安全性
您可以設定 PDF 的安全性功能，防止他人分享、複製、列印或針對檔案進行其他操作。對企業來說，安全性可說是 PDF 格式最具發展潛力的功能。有心人士無法窺探 PDF 的內容，也不能隨意竄改。
薪資等級、工作資訊、個人資訊、敏感客戶資料和其他資訊在 PDF 中不會被窺探。PDF 安全性可以透過以下方式使您的業務受益：
6. 成為資料保護的秘密特工
PDF 有一項無與倫比的超強功能，那就是加密。只要啟用加密設定，就能保證資料安全無虞。
那些被信任擁有代碼的人可以存取和查看您的絕密文件，但您負責決定誰可以獲得 VIP 通行證。它融合了最尖端的設備和小發明，並具有高科技的效率。
7. 保障文件完整性
說到保護檔案不受竄改，PDF 絕對是這個領域的佼佼者。
透過多種安全設置，您可以保護合約等重要文件，防止未經批准的人觸碰。
8. 像專業人士一樣贏得信任點
數位 ID 和安全認證就像合格標章一樣，能讓人對文件的正當性感到放心。
當您為 PDF 添加數位簽名時，您就像一位擁有官方真實性印章的值得信賴的顧問。再見懷疑論！收件者會知道您的 PDF 是真的。
9. 保持謹慎
PDF 是您可靠的幫手，能協助您傳遞智慧財產、版權或令人眼紅的限時禁發報導。
安全功能可讓您鎖定有價值或敏感的內容。無需再擔心未經授權的存取或意外洩漏——一切都處於保密狀態，直到真相大白。
10. 培養你內心的 GDPR 專家
您可以透過 PDF 處理敏感資料、保護隱私性，同時遵守法規的各項要求。
它們可協助您遵守所有重要的資料保護規則。確保您遵守法律並避免令人討厭的處罰—企業可能會面臨巨大的風險！
您可以將 PDF 和許多其他文件類型儲存在 Dropbox 帳戶中，以獲得額外的安全性。
只要選擇一項 Dropbox 方案，就能為所有檔案安全加密。
PDF 檔案非常小，而且易於壓縮
PDF 檔案不大。就算把整本小說轉換成 PDF，也只會占用雲端儲存空間的一點點容量，真的非常小巧！在古騰堡計畫中，傳奇小說《戰爭與和平》才占了不到 5 MB，這就是 PDF 為檔案首選的原因。
無論是客戶交易的大量記錄、客戶資料，還是只是歷史數據，PDF 的小尺寸都使其非常方便。以下是小文件如何幫助促進更好的業務：
11. 優化快速分發
PDF 能迅速在數位網路上傳輸，由於檔案小，處理起來毫不費力。
解決網速緩慢或檔案相容性問題。PDF 可讓您的收件者輕鬆接收文件、影像或其他物品。這是一個附件渦輪增壓器！
12. 管理您的雲端存儲
PDF 可讓您無需等待大型檔案載入或因佔用寶貴的儲存空間而煩惱。
無論您傳輸、上傳或下載這些可靠的 PDF，它們都像靈活的雜技演員一樣，毫不費力地在您的 Dropbox 中滑行。
13. 像運作良好的機器一樣管理團隊
PDF 檔案能讓工作團隊的步調保持一致。只要一有更新，Dropbox 帳戶就會迅速進行同步。
想像有人將 PDF 更新為重要的新版本或進行一些時髦的更改。你猜怎麼著？它可以輕鬆地共享和同步他們的 PDF 傑作。不再需要刷新。
14.隨時隨地完成任務
由於 PDF 檔案小巧，瀏覽工作內容可說是小事一樁。
PDF 是自僱人士和數位遊牧者的救星，特別是當您依賴那些不太可靠或頻寬較低的網路連線時。不再有挫敗感。
15. 與世界分享你的精彩作品
若想儘量為作品爭取更多觸及和曝光機會，PDF 肯定是首選工具之一。
無論是職位列表、精彩的影片剪輯，還是想要與郵件列表分享的內容，PDF 都是首選格式。您可以將文件發佈到網路上，因為幾乎每個人都可以下載和查看它們。
整體而言，PDF 體積較小，且易於管理。較小的文件可以幫助提高生產力、節省空間並使文件互動更加順暢。PDF 可以將很多內容打包成一個小小的文件！
使用 Dropbox 充分利用您的文件
檔案大小、安全性和相容性都是 PDF 適合用於辦公的原因。如果您使用 PDF 或其他檔案類型，那 Dropbox 就能協助您充分運用資料，堪稱輔助企業經營的完美工具。
您將獲得適合任何公司的直覺資料儲存、共享和協作功能。選擇一個計劃並使用 Dropbox 提高您的工作效率，以充分利用您的 PDF 檔案。
