Efterhånden som flere fagfolk skifter til distribueret, fjernt eller hybridt arbejde, begynder et stigende antal arbejdsgivere at omfavne disse fleksible ordninger.
For at tiltrække og fastholde både onsite og eksterne talenter er virksomheder nødt til at fremme en følelse af inklusion, forbindelse og tilhørsforhold blandt deres eksterne medarbejdere. Dette bør starte i rekrutteringsfasen og forstærkes under onboardingfasen af medarbejdere.
Digital onboarding spiller nu en afgørende rolle, når nye medarbejdere skal bydes velkommen til virtuelt orienterede teams. Processen har en vigtig rolle, som består i at sætte de nye teammedlemmer på rette spor og sikre, at de har hurtig og nem adgang til de ressourcer, de skal bruge for at komme godt i gang på deres første dag.
I denne vejledning forklarer vi, hvorfor digital onboarding er en nødvendighed for virksomheder i dag, og vi fremhæver også nogle af de vigtigste løsninger, som du bør have blandt dine “værktøjer” til digital onboarding.
Hvad er digital onboarding?
Digital onboarding indebærer brug af onlineværktøjer og -software for at få føjet nye medarbejdere eller kunder til en virksomheds database eller CMS-system. I denne artikel fokuserer vi udelukkende på onboarding af medarbejdere.
Digital onboarding replikerer den traditionelle, manuelle onboardingproces for medarbejdere på mange måder – i preboarding-fasen skal nyansatte stadig udfylde formularer, underskrive kontrakter og give nogle grundlæggende personlige oplysninger. Den primære forskel er, at den digitale onboarding-oplevelse bruger onlinekanaler og automatiseringsværktøjer til at strømline processen.
Ved at digitalisere processen kan dine nye medarbejdere drage fordel af fleksibiliteten ved fjernonboarding – de kan lære din virksomhed at kende hvor som helst (og i deres eget tempo) i stedet for personligt på dit kontor.
Din digitale onboardingproces
Detaljerne i den digitale onboardingproces for medarbejdere vil variere fra virksomhed til virksomhed.
Det starter dog normalt med en eller anden form for identitetsbekræftelse, validering eller autentificering, så den nye medarbejder kan bevise, at de er, hvem de giver sig ud for at være. Dette kan være medarbejderens fødselsdato, e-mailadresse eller CPR-nummer (eller lignende afhængigt af placering, f.eks. et pas i Storbritannien).
Der vil også være flere dokumenter, som skal udveksles og udfyldes, f.eks. tilbudsbreve og medarbejderkontrakter, hvilket kræver underskrifter. Du kan spare meget tid og mange kræfter sammenlignet med fysiske formularer, hvis du digitaliserer de dokumenter og sender dem til elektronisk underskrift.
Når disse preboarding-opgaver er blevet afkrydset, kan du afholde virtuelle møder og videovejledninger (enten i realtid, hvis flere nye medarbejdere starter på samme tid, eller asynkront for ét nyt teammedlem) for at gøre processen mere personlig, interaktiv og engagerende.
Hvad er fordelene ved digital onboarding?
Værktøjerne til digital onboarding kan ikke bare strømline dine arbejdsgange – de giver også virksomheder mulighed for at udvide puljen af potentielle nye medarbejdere og tiltrække talenter uden for deres geografiske placering.
Et traditionelt onboardingprogram kræver, at nye medarbejdere kommer ind på kontoret på deres første dag for at udføre administrative opgaver, som f.eks. at konfigurere deres arbejdsmail. Du kan undgå dette med digitale værktøjer – nye medarbejdere er klar til at gå i gang og har et vist kendskab til din virksomhedskultur.
Digitale værktøjer kan også have flere positive indvirkninger på onboardingprocessen for medarbejdere, f.eks.:
En mere fleksibel og imødekommende ordning for hybridarbejdere eller medarbejdere, der kun arbejder eksternt
Bedre organisation og administration af materialer og ressourcer
Bedre overholdelse af lovgivningen omkring datasikkerhed og identitetsadministration
Skabeloner og automatisering reducerer den tid, energi og de omkostninger, der er forbundet med manuel onboarding, hvilket gør processen mere håndterbar for HR-afdelinger.
Asynkrone introduktioner og vejledninger, der kan tilgås og gennemgås når som helst giver en mere ensartet oplevelse for nye medarbejdere
Det er nemmere at modtage feedback fra nye medarbejdere, så processen løbende kan forbedres
Intet af dette ville dog være muligt uden de rette værktøjer og den rette software. Så lad os se nærmere på nogle af de vigtigste løsninger, du bør have blandt dine værktøjet til digital onboarding.
Sådan får du de ultimative værktøjer til digital onboarding
Det er vigtigt at have et værktøjskit med ressourcer og materialer for at skabe en ensartet og effektiv onboardingoplevelse. Hvis du har de rette værktøjer, behøver du kun at oprette dit oplæringsmateriale og dine skabeloner én gang, hvorefter alle kan tilgå dem efter behov.
Preboarding
Afsendelse af relevante tilbudsbreve, formularer og kontrakter ved hjælp af DocSend og Dropbox Sign til anmodning om e-signaturer.
Har du kun papirudgaver af dit onboarding-materiale? Brug Dropbox til at forvandle din mobilenhed til en dokumentscanner. På bare et øjeblik kan du omdanne fysiske dokumenter til PDF-filer i høj kvalitet og gemme dem sikkert i Dropbox.
Byd nye medarbejdere velkommen
Afhold virtuelle velkomstmøder, og del et dokument til onboarding af nye medarbejdere, så de hurtigt kommer godt i gang. Vedlæg links til vigtige ressourcer, ofte stillede spørgsmål og en tjekliste med opgaver til deres første dage i virksomheden. Bare stil dig selv spørgsmålet: Hvad ville du ønske, du havde på din første dag?
Indledende træning
Sørg for, at alle nye medarbejdere har adgang til de værktøjer, platforme og oplæringsmaterialer, de skal bruge i deres stilling – det kan f.eks. være adgang til teamets Dropbox-konto, samarbejdsværktøjer som Dropbox Paper eller appintegrationer, der kan effektivisere deres arbejdsgange.
Er oplæringsmaterialet for stort til at kunne sendes via e-mail? Del store filer med nye medarbejdere via Dropbox Transfer – også selvom de ikke bruger Dropbox i forvejen. Med avanceret filindsigt kan du se, om de har gennemgået de nødvendige materialer eller stadig mangler noget.
Overgang
Hold kontakt med dit nye teammedlem via Slack, regelmæssige opfølgningsmøder eller månedlige møder, og opret dagsordener i Dropbox Paper for at holde styr på, hvordan de falder til i deres nye rolle.
Få dine nye medarbejdere sat ind i sagerne – hurtigt
At onboarde kun én person til dit distribuerede team kan forstyrre alles tidsplaner. Asynkrone møder, videovejledninger, ofte stillede spørgsmål og lettilgængelige materialer gemt i cloud-lagring sikrer, at dine nye medarbejdere har de ressourcer, de har brug for, mens dine nuværende teammedlemmer kan fokusere på at få dem til at føle sig velkomne på andre måder.
Hos Dropbox har vi gennemført skiftet til en fuldt ud primært virtuel arbejdsplads. Undervejs i processen har vi fået indsigt i digital onboarding og fjernrekruttering. I vores værktøjskit til primært virtuelt arbejde får du gode råd til at få effektivitet, samarbejde, kommunikation og trivsel i forbindelse med fjernarbejde.
