Når du er ansvarlig for at få nye medarbejdere klar fra første dag, er der et stort pres for at være organiseret. Medarbejderne regner med, at du hjælper dem med at blive klar.
"Folk kan ikke yde deres bedste og løfte os til det næste niveau, hvis de er stressede over, hvordan de skal komme til et mødelokale, tilmelde sig frynsegoder, eller hvornår de først skal få løn," siger Joe Topasna, HR Operations Analyst hos Dropbox.
Nogle HR-professionelle finder nye måder at reducere gentagne opgaver og fokusere på at gøre oplevelsen mere personlig. Hos Dropbox bruger vores People-team Dropbox Paper til at gøre onboarding nemmere. Papir er et samarbejdsområde, der kan effektivisere stort set alle dele af onboarding-processen. For at vise dig hvordan, har vi talt med nogle folk hos Dropbox, der er ansvarlige for at forvandle vores nye medarbejdere til dygtige medarbejdere.
1. Skabelonisering af dokumenter
W-4-formularer. I-9-formularer. Dokumenter for regeloverholdelse. Ikke den mest inspirerende måde at sige "Velkommen til dit nye job", vel? Heldigvis er der måder, du kan tage noget papir (og arbejde) ud af papirarbejdet på.
Som enhver HR-medarbejder ved, er onboarding-processen iterativ. Det, der virkede for et par år siden, fungerer muligvis ikke i dag. For eksempel ændrer oplysninger om fordele sig fra den ene måned til den næste. Så det kan være en udfordring at holde alle de relaterede dokumenter opdaterede.
Men når personaleteamet hos Dropbox deler et Paper-dokument med en onboarding-klasse, kan teamet sikre, at nye medarbejdere har adgang til de seneste detaljer ved at opdatere tekst eller tilføje links til relaterede Paper-dokumenter.
"Med Paper kan vi foretage en ændring i et dokument, og folk kan se det live, så vi ikke behøver at sende revisioner," siger Dorena Sanchez, Benefits Employee Experience Analyst hos Dropbox. "Vi kan også kommentere og få folk til at gennemgå forskellige ting direkte i dokumentet, hvilket virkelig er nyttigt for vores team. Vi kan til enhver tid gentage vores instruktioner. Nye medarbejdere behøver ikke engang at klikke på Opdater for at se ændringerne."
De sparer også tid ved at bruge skabeloner, så de undgår besværet med at oprette et helt nyt sæt dokumenter til hver indgående klasse. Når Dorenas team genbruger dokumenter regelmæssigt, bruger de Paper-funktionen “Gem som skabelon”.
Funktionen "gem som skabelon" i Dropbox Paper
Det er nemt at oprette dine egne skabeloner ud fra Paper-dokumenter. Du kan også anvende vores brugsklare skabeloner til at hjælpe dit team med at få projekter sat i gang med mødenotater, projektplaner, kreative oplæg med mere.
I denne uge introducerede vi en ny skabelon til onboarding af nye medarbejdere (vist nedenfor), som enhver virksomheds HR-team kan bruge. Det er specielt designet til at gøre dit teams daglige opgaver nemmere. Skabeloner er kun på engelsk og vil snart være på mobilappen.
2. Giv nemme tjeklister
Eftersom der sker så meget den første dag, er det nemt at miste overblikket over, hvad der skal gøres, og hvornår. Derfor gør vores personaleteam stor brug af tjeklister. Med Paper kan du hurtigt lave opgavelister og tildele folk til hver opgave med en @omtale, så de tilsendes en e-mail om, hvornår der er frist på deres opgave.
"Vi implementerede først denne tjekliste for fordele sidst på året," siger Dorena. "Før da var det en præsentation på 60 slides, som vi delte med medarbejderne og bare forventede, at de huskede hver eneste detalje." Dorena siger, at hun hurtigt indså, at dette ikke er let for nyansatte – især når andre teams beder om deres opmærksomhed for at udfylde formularer. Oven i alt papirarbejdet er der det nye job, man skal lære.
Efter implementeringen af tjeklisten i Paper-dokumentet fandt Dorena og hendes team ud af, at det ikke kun effektiviserer processen, det hjælper også nye medarbejdere med at fokusere deres opmærksomhed på det, der betyder mest. "Nu kan vi sige i begyndelsen af præsentationen: ‘Forsøg ikke at huske dette. Bare brug tjeklisten.’ Folk griner, men faktisk skal de kun huske tjeklisten."
3. Tilføj synlighed og gennemsigtighed
Med funktionen til oplysninger om visning i Paper (vist nedenfor) kan HR-teamet sende et dokument til nye medarbejdere og derefter tjekke og se, hvem der har åbnet det (og hvem der ikke har). På denne måde siger Dorena, at de kan sikre, at alle, der skal være opdaterede, har modtaget oplysningerne. "Nogle gange får vi spørgsmål som: ‘Hvor finder jeg disse oplysninger?’ Vi svarer: ‘Det ser ud til, at du ikke har åbnet dette dokument endnu. Dette dokument bliver din bedste ven. Udfør hvert trin i det, så får du det hele med.’"
Desuden lader Paper alle, der er blevet inviteret til dokumentet, se redigeringsprocessen, når den sker. De teammedlemmer, der har fået redigeringsadgang, kan foretage ændringer, og to eller flere personer kan foretage ændringer på samme tid. Dem, der kun har fået adgang til visning, kan tilføje kommentarer for at spørge om indhold eller foreslå ændringer. Samtaler, der ofte går tabt i e-mailtråde, kan ses i kontekst ved siden af indholdet i kommentarerne og svarene.
Hos Dropbox tror vi på, at medarbejdere kan lære af hinanden, mens vi arbejder sammen og lærer af vores fortid gennem tilbageblik. Paper hjælper nye medarbejdere med hurtigt at komme i gang, da en enkelt søgning i Paper giver dokumenter fra projekter på tværs af organisationen.
"Vi er meget gennemsigtige som virksomhed om, hvor vi kunne have gjort det bedre produktmæssigt," siger Joe. "Alle kan søge efter et tilbageblik. Det er ikke noget, vi begrænser. På virksomhedsniveau er det standard. Folk er fascinerede af det. Nye medarbejdere kommer og siger til mig: ‘Jeg var hos teknologivirksomheden XYZ, og der var den slags hemmeligt.’ Det er noget nyt for folk."
Selvfølgelig har ikke alle virksomheder den samme kultur for gennemsigtighed. For virksomheder, der kun ønsker at offentliggøre bestemt indhold, er Paper designet til at give IT-administratorer mulighed for at justere, hvem der kan se hvad, gennem tilpassede indstillinger på hvert Paper-dokument.
"Jeg har arbejdet hos andre ikke-teknologiske virksomheder, og jeg har set deres proces som nyansat," siger Dorena. "Det er fysisk papir og monotone instruktioner. Jeg følte, at forskellen mellem onboarding her og hos de andre virksomheder er automatisering og synlighed af instruktioner. I andre virksomheder ville de sige: ‘Sådan tilmelder du dig fordele. Held og lykke.’ Her siger vi: ‘Sådan tilmelder du dig fordele. Og sådan finder du en læge. Og sådan får du en tid.’"
4. Strømlin svar på henvendelser fra nye medarbejdere
Forespørgsler fra medarbejdere er en af de mest almindelige opgaver, HR-teams løser. "Jeg får nok 30-40 henvendelser om dagen," siger Dorena. "Men mange af dem er sundhedsrelaterede, så der er ikke et hurtigt, nemt svar. "Der er sandsynligvis 40-50 standardspørgsmål på en uge, gentaget i en cyklus: ‘Hvordan tilmelder jeg mig dette?’ og så en uge senere: ‘Hvornår får jeg mine sundheds-id'er?’"
"Paper har effektiviseret det så meget, at det tager 15 minutter af min dag, hellere end 3 timer fordelt over arbejdstiden," siger hun. "Fordi vi har udviklet vores indhold så meget, behøver vi ikke at skrive de samme oplysninger igen og igen eller forsøge at tilpasse dem til hver medarbejder. Jeg kan bare svare og dele et Paper-dokument for at sige ‘Her bor oplysningerne.’"
5. Gør det kedelige arbejde til en sport.
For at gøre det endnu mindre besværligt at arbejde med dokumenter og holde nyansatte engagerede, besluttede People-teamet hos Dropbox at gamificere processen. De skabte en skattejagt, der guider nye medarbejdere gennem tilmeldingen og introducerer dem til et af de vigtigste værktøjer, virksomheden bruger til at koordinere projekter og kommunikere med medarbejdere – Dropbox Paper.
"Jeg bruger skattejagten, som fungerer som en rundvisning på vores fordelssider, som en introduktion til Paper," siger Dorena. "Vi bruger oplysninger om fordele i Paper-dokumenter til at vise dem deres første tilmeldingsinformation. Derefter sender vi dem en detaljeret liste over ting, de skal gøre på bestemte datoer. Jeg synes, at det viser, hvor nyttigt samarbejdet er. For med funktionen oplysning om visning kan du se ansigterne og navnene på de andre nye medarbejdere, der ser på dokumentet."
"Jeg begyndte for nyligt i teamet og nød virkelig skattejagten," siger Tony Hue, Lifecycle Marketing Manager hos Dropbox. "Selvom jeg stadig ærgrer mig over at vores hold ikke vandt skattejagten, var det nok den bedste måde at lære det grundlæggende i Paper og blive bekendt med arbejdslivet hos Dropbox."
Hvis du vil vide, hvordan Dropbox Paper kan gøre onboarding og andre opgaver nemmere for dit team, kan du se dropbox.com/paper.
