Sådan gør du fleksibelt arbejde til en succes

Hvis du er en leder med et team at passe på, er det aldrig nemt at følge med i ændringer på arbejdspladsen. 

Med fjern- og hybridarbejde er blevet normen, er fejlmarginerne for virksomhedsledere blevet indsnævret. Især når det kommer til at udforme de rigtige arbejdsopstillinger for deres medarbejdere.

Fleksibelt arbejde: Det hemmelige våben for små virksomheder?

Hvordan bruger små virksomheder fjernarbejde som en konkurrencefordel, der vil hjælpe dem med at trives i fremtiden? Dropbox satte sig for at svare på det i vores Choice Economy-rapport, en undersøgelse af over 2.000 ledere og medarbejdere i små virksomheder på tværs af otte lande. 

Vi ville se, hvordan fleksible arbejdsordninger har ændret medarbejdernes holdning til, hvordan, hvor og hvornår de arbejder. Pandemien så, at næsten to tredjedele af virksomhederne foretog bemærkelsesværdige eller betydelige forbedringer af deres virksomhedsstruktur, værktøjer og praksis for at muliggøre samarbejde. Det var trods alt essentielt med alle låst indendørs i de år. Men det var kun begyndelsen.

Det er blevet bevist, at ny teknologi kan hjælpe teams med at få arbejdet udført eksternt. Men hvordan opretholder vi det samme niveau af fleksibilitet, når nogle af vores teammedlemmer er på kontoret, og andre er hjemme?

Når alt kommer til alt, er det at opbygge højtydende teams, uanset hvor de er i verden, den vigtigste prioritet for enhver virksomhed, der ønsker at overleve de næste par år. Så, bakket op af vores forskning, har vi sikret os indsigt fra førende personer inden for fjernarbejde for at finde ud af, hvordan man implementerer fleksible arbejdsordninger.

Hvad betyder "fleksibelt arbejde"?

Fleksibelt arbejde er et alternativ til den traditionelle 9-5, kontorbaserede arbejdsordning. Det giver medarbejderne større kontrol over, hvornår, hvor og hvordan de arbejder. Det kan være deltid, fjern eller hybrid, komprimerede arbejdstimer, jobdeling eller noget helt andet.

For eksempel kan en fleksibel tidsplan gøre det muligt for en af ​​dine medarbejdere at arbejde fleksible start- og sluttider, så de passer til deres børnepasningsbehov.

Grundlæggende handler fleksibelt arbejde om at give medarbejderne mulighed for at skræddersy deres arbejdsplan og miljø, så det passer dem. Og det kan have betydelige fordele for arbejdsgivere og medarbejdere – herunder arbejdsglæde, engagement, motivation og balance mellem arbejde og privatliv.

Sådan får du fleksibelt arbejde til at fungere for dit team
 

1. Spørg medarbejderne om, hvad de ønsker

Hvis du vil tilbyde fleksibilitet på længere sigt, skal du først og fremmest forstå, hvad dine teams virkelig ønsker. Og det betyder at give dem valg, snarere end generelle løsninger eller måder at arbejde på.

Medarbejdere er faktisk ret gode til at afgøre, hvilket miljø der er bedst for dem på et givet tidspunkt. 

"De foretrækker måske at arbejde hjemmefra med fokuseret arbejde eller på kontoret med brainstorming og samarbejde, men de kan træffe denne beslutning selv. Og hvis du giver dem mulighed for at gøre det, vil du se en forbedret produktivitet som resultat," siger Kate Lister, direktør for Global Workplace Analytics. 

Så svaret er ikke at træffe forhastede beslutninger på dine medarbejderes vegne, men simpelthen at spørge dem og lede med det, de faktisk ønsker, selv om det overrasker dig.

2. Bliv ved med at opbygge kultur – selv når I er adskilt

Efter pandemien er der nye muligheder for at bringe alle de fordele ved arbejdskulturen tilbage, som mange medarbejdere nød. Men med mange af os, der arbejder hjemmefra regelmæssigt, er vi nødt til at sikre, at denne kultur ikke er helt kontorbaseret. Det behøver ikke at være svært – det kræver bare lidt mere planlægning. Når man tænker over det, har ad hoc-kaffe og drinks efter arbejde alligevel aldrig været særlig nemt, fleksibelt eller inkluderende for mange medarbejdere at deltage i.
 

Så hvad er alternativet? 

At få styr på kulturen betyder ikke, at man skal bruge en masse penge på smarte nye værktøjer. Vi kender alle til videoopkald, og det er vigtigt at huske, at vi kan bruge dem på forskellige måder og til andre ting end arbejde. Hybride møder giver kontorbaserede og eksterne medarbejdere mulighed for at samarbejde om konferenceopkald. Virksomheder kan holde kaffepausen i live ved at tilskynde fjernmedarbejdere til at planlægge opkald med kolleger og venner på arbejdet i arbejdstiden for blot at indhente det.

Når det er sagt, stikker kultur dybere end øl og kaffe. Vi skal matche sjov og leg med nogle af de mere personlige elementer i kulturen. Den retning starter fra toppen, siger Andreatta: "Ledere skaber oplevelsen af arbejdspladskultur for 90 % af medarbejderne. Og alligevel er der så mange virksomheder, der aldrig rigtig har investeret i lederuddannelse".

Uddannelse af ledelsen er vigtigt, fordi meget kultur i sidste ende bare handler om at få det grundlæggende på plads: Hvor let er det at bede om hjælp, få fri, diskutere problemer, man måtte have, osv. Virksomheder, der ønsker at få succes i en verden med fleksibelt arbejde, bliver nødt til at have styr på begge sider af sagen.  

3. Del de rigtige samarbejdsværktøjer

Kommunikation og samarbejde er grundlæggende for alle projekter, workflows og virksomheder. Hvis du forsøger at have det ene uden det andet, falder alt fra hinanden. 

Dette bekræftes af vores undersøgelse:

• Over en tredjedel af virksomhederne (36 %) så mangel på de rigtige samarbejdsværktøjer som en væsentlig barriere for at arbejde eksternt. 
• 48 % sagde, at manglende samarbejde havde en negativ indvirkning på medarbejdernes produktivitet. 
• 87 % af virksomhederne var også enige om, at forbedring af teamsamarbejdet vil være afgørende for deres organisations fremtid.

For virksomheder er det en klar nødvendighed at finde en platform, der bringer teams sammen på en enkel måde, giver dem mulighed for at integrere de værktøjer, de allerede bruger andre steder, og gør projektledelse enkel. 

Det betyder ikke, at man bare skal rode rundt på overfladen. Virksomheder er nødt til at bruge teknologi til at foretage betydelige, langvarige ændringer af arbejdspladsens processer for virkelig at høste det maksimale udbytte.

Dropbox er et eksempel. Vi tilbyder en komplet suite af værktøjer, der muliggør problemfrit samarbejde, nem opgavestyring, barrierefri deling og synkronisering af information og meget mere.

4. Innovér, innovér, innovér 

Endelig er det vigtigt ikke at se innovation som en enkeltstående proces. Uanset hvad du gør for at skabe et fleksibelt arbejdsmiljø, må du ikke holde op med at forbedre det. 

Hvad det betyder er simpelt. Udover at sikre regelmæssig feedback, skal du kontrollere dine forretningsprocesser ofte, og, hvis du er i tvivl, hyr en ekstern fagmand til at gøre det. Hvis du investerer i ny teknologi, skal du samarbejde med dine valgte leverandører for at maksimere den investering, du har foretaget, og oprette et tværfunktionelt team til at overvåge implementeringen og den bredere brug i hele virksomheden.

Endelig skal du sørge for, at alle interessenter er med på alle trin af rejsen. Den øverste ledelse spiller en afgørende rolle, når det gælder om at skabe forandringer i virksomheden, men det samme gør ibrugtagningen blandt alle medarbejdere i din virksomhed. Hvis du ikke kan få medarbejderne til at se værdien i de værktøjer og processer, du giver dem, eller ikke har rådført dig med dem om, hvordan og hvorvidt de vil bruge dem, vil de sandsynligvis lade dem ligge på hylden – og din fleksible arbejdsstrategi vil sandsynligvis ikke lykkes.

Arbejd med fleksibilitet med Dropbox

Uanset om du arbejder på deltid eller fuldtid, er kontorbaseret eller fjerntliggende, har Dropbox værktøjerne til at hjælpe dig med at administrere din fleksible tidsplan.

Fra skysynkroniseringsteknologi, der giver dig mulighed for at arbejde hvor som helst, til fildelingsfunktioner, der gør det nemmere at samarbejde med kolleger– du kan indstille dig selv og dit team til succes med Dropbox.