Table of contents
Vores liv er veldokumenteret. Vi modtager udtalelser, fører registre og arkiverer vigtige personlige dokumenter. Plus, der er alle de fantastiske billeder og videoer, vi tager, deler og gemmer. Alle kuraterer deres egen eklektiske samling af indhold. Og det er et stort ansvar at holde det organiseret og sikkert.
Da vi var små, indsamlede vores forældre den information for os. De lavede familiefotoalbum, optog hjemmevideoer og gemte vores dokumenter i arkivmapper. Men til sidst går opgaven fra forældrene til børnene. Vi tager alle besiddelse af vores indhold på et tidspunkt. Og mange af os hjælper også aldrende forældre med at holde sig organiserede.
Heldigvis gør digitale filer og cloudlager det nemt at katalogisere personlige oplysninger. Du kan underskrive dokumenter online, dele billeder med det samme og organisere sundhedsfiler på din telefon. Desværre ved ikke alle forældre, hvordan de skal bruge de nye værktøjer effektivt. Men det gør du – og lidt benarbejde på forhånd kan gøre livet nemmere for alle fremover.
Fem gode grunde til at få dine forældre på Dropbox
1. Deling af billeder og videoer er nemt
Ingen kan lide at se billeder så meget som mor og far. De elsker at se, hvor du har taget på ferie, og alle de eventyr, deres børnebørn har. Så det at sende billeder eller videoer er en god måde at holde kontakten på, uanset om det er på den anden side af byen eller på den anden side af landet.
Hvad er den bedste måde at dele billeder med dine nærmeste på? Du kan bruge sms eller e-mail. Men det er irriterende at skulle sende det samme billede flere gange, fordi dine forældre “ikke kan finde det”. Med Dropbox Family uploader du billeder direkte til en delt mappe. Så får dine forældre en meddelelse om, at der er et nyt billede at se. Desuden ved de også, præcis hvor de kan finde alt det, som du allerede har sendt. Det er nemt at sammenlægge jeres konti eller få dem i gang som brugere på din Dropbox Family-plan.
Se i dette videoklip, hvordan det fungerer:
Digital fotografering ændrede den måde, vi deler og gemmer familiebilleder på. De fleste af os har ikke længere kasser fyldt med gamle billeder. I stedet ender en masse billeder på en harddisk uden navn eller identifikation. Det er rart at vide, at vores minder er sikre – bortset fra, at eksterne drev ikke holder for evigt og kan gå tabt eller blive beskadiget. Det er ganske enkelt: Hvis det er værd at gemme, skal du opbevare det i skyen. Du kan nemt og automatisk sikkerhedskopiere vigtige filer, der er gemt på eksterne drev, med ekstern sikkerhedskopiering af drev for at beskytte dit indhold i skyen. Og med automatiske kameraoverførsler kan du sikkerhedskopiere alle dine billeder og videoer automatisk – du kommer i gang ved bare at aktivere kameraoverførsler, når du har downloadet Dropbox-mobilappen.
2. Enhver fil, formular eller dokument, du har brug for, er lige ved hånden
Samtykkeerklæringer, forsikringskort og juridiske dokumenter bliver stadig vigtigere, i takt med at folk bliver ældre. AARP har udgivet en juridisk tjekliste for omsorgspersoner i familier. Det første skridt, de anbefaler, er at indsamle de rigtige dokumenter, og det tredje er at organisere vigtige papirer. Den er god nok: To af deres seks tips understreger vigtigheden af dine forældres papirarbejde.
Det er selvfølgelig svært at vide, hvornår man får brug for en bestemt vare. Men hvorfor vente til en nødsituation med at opdage, at der mangler noget? Din forældres nye læge kræver normalt et forsikringskort og en komplet sygehistorie. Derudover skal du dele medicinske og økonomiske udgifter for at være berettiget til visse ydelser.
Merritt Whitley fra A Place for Mom citerer Tiffany Wise, der er Senior Director for kundeudvikling hos henvisningstjenesten for seniorboliger, i sit indlæg 30+ Essential Documents to Have in Order for Aging Parents: “Hvis familiemedlemmer ikke kan finde vigtige dokumenter som selvangivelser eller bankkontooplysninger, kan det forsinke eller endda medføre, at seniorer nægtes ydelser som Medicaid eller veteranydelser.”
Den bedste måde at forberede sig på er at have alt hos dig. Du kan gemme en forælders medicinske formularer, en varig fuldmagt og livstestamente i en enkelt mappe i Dropbox. Og alle de vigtige filer er øjeblikkeligt tilgængelige fra din smartphone eller en computer. På den måde behøver du ikke at lede alle vegne efter en formular – alt er lige, hvor du forventer at det skal være.
3. Det er meget nemmere at dele vigtig information med hele din familie
Har din aldrende forælder allergier? Hvilken receptmedicin tager de? Hvem er deres læge? Det er svært at huske alle detaljer i en forælders omsorgsplan, men det er vigtig information. Whitley siger: "At have hurtig adgang til en ældres medicinske historie kan være livreddende i en medicinsk nødsituation. For eksempel kan en enkelt medicinsk information, såsom en bestemt medicin, påvirke behandlingen dramatisk."
Der er en simpel smutvej til at huske dette bjerg af info: Skriv en liste. Nedskriv dine forældres medicin, lægens navne og helbredstilstande. Gem derefter dokumentet i Dropbox, og del det med omsorgspersoner og familiemedlemmer. Alle de nyeste oplysninger er ét sted, så du ikke behøver at dele de samme ting igen og igen. Og det er nemt at foretage opdateringer – du kan redigere Google Docs og Microsoft Office-filer direkte fra Dropbox.
4. eSignatures sparer tid og en masse besvær
Aldrende forældre bliver bedt om at underskrive en lang række forskellige dokumenter. Traditionelt er det en langsom og arbejdskrævende proces. Du venter flere dage eller uger på, at formularen kommer med posten. Når den så er underskrevet, skal du lave en kopi til dine optegnelser, stemple den og sende den tilbage. Hvert trin tager tid, og der er altid en chance for, at dokumentet bliver fejlplaceret et sted undervejs.
Sådan effektiviserer du det: Vælg eSign, når det er muligt. Med en e-signatur kan du afslutte hele processen på sekunder i stedet for dage. Digitale dokumenter og formularer leveres øjeblikkeligt. Dine forældre kan underskrive dem med kun et par klik. Og Dropbox til teams kan forbindes til førende værktøjer til e-signatur, så underskrevne filer gemmes automatisk.
E-signaturer er juridisk bindende, men nogle få formularer som f.eks. et testamente eller en fuldmagt kræver en fysisk underskrift. Du kan dog alligevel gemme en underskrevet kopi i skyen. Dropbox gør det nemt at scanne fysiske dokumenter. På den måde er dine forældres papirarbejde på ét sikkert sted. Og det er meget enklere at dele det altid opdaterede digitale dokument i stedet for en fotokopi.
5. Dropbox fungerer med de enheder, dine forældre allerede bruger
Det er ikke let at hjælpe aldrende forældre med en ny smartphone eller computer. Og når de først får styr på tingene, er det bedst at lade status quo være uforstyrret. Det samme gælder nye apps og tjenester. I en artikel for Forbes advarer forfatter Robin Seaton Jefferson: "... forskere fandt ud af, at meget 'frustration' med ny teknologi gjorde ældre voksne usikre på deres evne til at bruge den, hvilket efterlod dem umotiverede til overhovedet at prøve." Det betyder ikke, at du ikke kan opdatere dine forældres teknologi. Nøglen er at overveje deres behov nøje – og derefter tålmodigt lære dem at bruge nye værktøjer.
Dropbox fungerer på samme måde på forskellige platforme. Dine forældre kan se delte filer fra deres pc, selvom du arbejder på en Mac. Og alt opbevares sammen, uanset om du er på iOS eller Android. Alle har den samme oplevelse, selvom I ikke har den samme teknologi. Det gør det meget nemmere at hjælpe dine forældre med nye processer.
Vi samler alle et overflødighedshorn af optegnelser, fotos og dokumenter gennem hele livet. Så det er nemt at blive begravet i papirarbejde, især når man administrerer andre familiemedlemmers oplysninger. Heldigvis har cloud-lagring omformet rollen som arkivør. Tænk i stedet på dig selv som familiens tekniske direktør. Nu er det dit ansvar at vælge den rigtige teknologi til jobbet. Og Dropbox er en nem måde at dele og få adgang til uundværlige filer.
